Pianificazione dei Progetti per Team Remoti: 5 Considerazioni
Rimanere Flessibili: Con membri del team in fusi orari diversi, sarà necessaria flessibilità su orari di lavoro e riunioni. Assicurati di chiedere a membri del team e clienti quali siano gli orari preferiti per le riunioni.
La Tecnologia Colma le Distanze: Sfrutta software di gestione progetti e piattaforme di comunicazione per mantenere un contatto stretto con membri del team, clienti e altri soggetti coinvolti nel progetto.
Il Coinvolgimento del Team è una Priorità: Favorisci un senso di inclusione e motivazione tra i membri remoti del team tramite regolari incontri di check-in e attività di team building come icebreaker, giochi o momenti per socializzare su Zoom.
Pianificare un progetto da remoto presenta alcune sfide uniche. Tutti amano la flessibilità di lavorare da casa, ma l'altra faccia della medaglia è che può essere più difficile collaborare, programmare riunioni e tenere traccia di chi sta lavorando a cosa.
In questo articolo, ti spiego come pianificare i progetti da remoto e quali aspetti devi considerare per assicurarti che il tuo progetto abbia successo.
Cos'è la pianificazione di un progetto?
La pianificazione di un progetto consiste nel creare una tabella di marcia su come portare a termine il progetto. Dovrebbe includere l'ambito del lavoro da svolgere, i principali obiettivi del progetto e i programmi.
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Aiuta a mantenere tutti i membri del team di progetto e gli stakeholder sulla buona strada per il completamento con successo del progetto, fornendo indicazioni e aspettative chiare.
Coinvolgi i membri del team di progetto e gli stakeholder chiave (in misura diversa, a seconda del loro ruolo nel progetto) nel piano prima di avviare qualsiasi lavoro o inserire informazioni nel tuo strumento di pianificazione del progetto.
Utilizzando le giuste tecniche di pianificazione progettuale, è più probabile ottenere l'adesione del team e meno probabile dover apportare cambiamenti significativi al piano di progetto man mano che il lavoro procede.
Come pianificare progetti da remoto
Quando lavori con membri del team da remoto, la cosa più importante di cui dovrai discutere è come verrà svolto il lavoro e come comunicherete tra voi.
Questo è particolarmente importante per i team distribuiti su diversi fusi orari. Programmare riunioni virtuali in orari che vadano bene per tutti (ossia durante l’orario di lavoro) aiuta a mantenere un equilibrio tra lavoro e vita privata per ogni membro del team, incluso te come project manager.
Utilizza software di project management da remoto, lavagne virtuali, videoconferenze e altri strumenti per la collaborazione del team per accorciare le distanze tra i membri e facilitare attività come il pair programming tra sviluppatori o test di accettazione utente e QA. Assicurati di pianificare queste esigenze prima di avviare il progetto.
5 aspetti da considerare per pianificare progetti da remoto
Ricorda questi cinque aspetti per gestire progetti da remoto: ti aiuteranno ad aumentare la probabilità di completare con successo il progetto, con un team unito e soddisfatto. Aggiungili alla tua checklist di pianificazione di progetto così da non perdere nessun passaggio fondamentale.
1. Orari di lavoro per i membri distribuiti del team
A seconda di come è strutturato il tuo team remoto, potresti avere persone in fusi orari che differiscono da 1 a 12 ore. Quando si forma il team di progetto, considera i fusi orari e come organizzerai eventuali riunioni.
Come consulente di project management, vivo a Filadelfia ma attualmente collaboro con clienti a New York, California, Canada, Australia, Praga e Chicago. Questo significa che a volte devo essere flessibile sugli orari di incontro e di lavoro per andare incontro ai miei team di progetto.
Quando collaboro con nuovi clienti o nuovi membri del team, chiedo sempre quali sono gli orari di riunione preferiti prima di iniziare un nuovo progetto. Conservo queste informazioni in un foglio che creo quando pianifico e avvio nuove attività e lo mantengo aggiornato durante tutto il progetto o incarico.
A prescindere dalle preferenze, chiedo sempre il permesso prima di programmare riunioni con membri del team fuori dal loro consueto orario lavorativo. È una cosa utile da discutere durante la pianificazione così da sapere quanto sono flessibili le persone e in quali fasce orarie.
Questo rende più semplice pianificare riunioni e check-in di progetto. Se è davvero impossibile riunire tutti a causa dei fusi orari, puoi anche comunicare in modo asincrono usando strumenti di gestione progetto.
2. Stili e preferenze di comunicazione
Chiedi alle persone come preferiscono comunicare: alcuni team remoti hanno molte riunioni, mentre altri preferiscono condividere problemi e aggiornamenti in altro modo.
Se è facile andare a bussare alla porta di qualcuno o condividere un aggiornamento rapido durante la giornata quando si lavora insieme in presenza, i team remoti devono dedicare uno sforzo in più per pianificare la comunicazione. Questo vale sia per i team interni che per le agenzie che lavorano con clienti esterni.
Sebbene le preferenze di comunicazione di tutti debbano essere tenute in considerazione, quelle del cliente potrebbero avere priorità poiché è lui a pagare il lavoro. Ad esempio, se utilizza molto Slack o Microsoft Teams, dovrai comunicare su quel canale per assicurarti che abbia ciò di cui ha bisogno e che il progetto proceda a un buon ritmo.
Inoltre, valuta quanta comunicazione asincrona il team può tollerare. Slack è spesso visto come uno strumento per ricevere risposte immediate dai membri del team di progetto, ma non è sempre possibile.
Parlate durante il processo di pianificazione su come sfruttare funzionalità come la pausa delle notifiche e l'uso degli stati per indicare la disponibilità. Stabilire delle aspettative sul loro utilizzo può aiutare i membri del team a collaborare in modo più efficiente e ridurre al minimo le interruzioni.
3. Strumenti e risorse di cui il team ha bisogno per completare il lavoro di progetto
All’inizio della pianificazione, discutete dell’uso di software di gestione progetti, strumenti di comunicazione, videoconferenza, condivisione di file, lavagne virtuali, app di produttività e qualsiasi altro strumento o risorsa che utilizzerete.
La gestione remota dei progetti può richiedere strumenti aggiuntivi per sostituire elementi che normalmente si trovano in ufficio (come una lavagna). I membri del team potrebbero anche chiedere monitor aggiuntivi o altre tecnologie per lavorare in modo più efficace.
Verificate il vostro budget per queste spese o come richiederle prima di avviare un progetto. Ad esempio, sapere che potete pagare un account Zoom per il vostro team può aiutare a evitare di limitare il numero di partecipanti alle riunioni o bloccarle a 40 minuti (anche se delle volte i limiti di tempo non sono una cosa negativa).
Per stimare il budget necessario per strumenti e risorse, incontrate il team per elaborare una lista dei desideri prima dell’avvio del progetto: potrete poi fare delle stime consultando le pagine prezzi dei software e cercando le attrezzature o l’hardware richiesti. Maggiori dettagli sulla gestione delle risorse per team remoti qui.
Un altro aspetto da considerare durante la valutazione degli strumenti sono le integrazioni. Alcuni strumenti lavorano insieme già pronti all’uso, mentre altri richiedono personalizzazioni o la configurazione di API. A seconda delle competenze e della composizione del team, può essere più facile usare strumenti che hanno integrazioni integrate.
4. Modi per gestire feedback e performance nel corso del progetto
Una delle sfide che alcuni team riportano con il lavoro da remoto è la gestione delle performance e la creazione di opportunità di crescita.
Anche se alcuni ritengono che il tempo trascorso faccia a faccia sia essenziale per la crescita della carriera, non credo sia sempre vero. È importante rimanere visibili, partecipare attivamente e saper comunicare i propri successi e opportunità di crescita.
Come project manager che coordina team di progetto remoti, potresti parlare con i responsabili delle risorse umane della tua organizzazione sul piano per gestire le performance nel progetto e affrontare eventuali problematiche di rendimento.
Anche se può essere più facile lasciar passare inosservate piccole mancanze, come i membri del team che non completano il monitoraggio del tempo settimanale o non aggiornano gli strumenti di gestione progetti, il tuo ruolo come project manager è aiutare a monitorare la performance del team.
Imposta una dashboard o un report che ti avvisi su problematiche del progetto come attività in ritardo, dipendenze non gestite o avanzamento del progetto sotto una certa soglia. Trovare modi per dare un feedback equo e conciso in tempo reale e riconoscere chi supera le aspettative ti sarà d’aiuto.
Puoi anche tenere un Google doc separato o una nota (come una cartella privata su Google Drive) dove annotare le problematiche relative alla performance e i riconoscimenti, per essere sicuro che tutti ricevano i feedback e i complimenti che meritano lungo il ciclo di vita del progetto.
5. Coesione del team
Avere un team coeso che lavora bene insieme è fondamentale per la collaborazione remota e il successo del progetto. Quando pianifichi un nuovo progetto e riunisci team remoti, assicurati di creare occasioni perché i lavoratori remoti si conoscano tra loro. È possibile che il tuo team lavori insieme per la prima volta, e questo può rendere il lavoro meno arduo e più piacevole.
Non è necessario ricorrere a icebreaker banali e superati. Prova a inviare un sondaggio prima dell’inizio della pianificazione del progetto (una volta che saprai chi farà parte del team) e a condividere ciò che il team ha in comune. Ad esempio, può essere divertente sapere che il 75% dei membri del team sono nottambuli oppure che il 58% del team non funziona prima di due tazze di caffè al mattino.
Un'altra cosa da fare come project manager potrebbe essere inserire nel piano remoto del tempo affinchè il team abbia occasioni programmate di incontrarsi senza parlare necessariamente di lavoro.
Uno dei miei clienti dedica mezz'ora quasi ogni settimana in cui i team si riuniscono per giocare insieme su Zoom o discutere un argomento attuale (come l’intelligenza artificiale o il nuovo film campione d’incassi). Trovare tempo per conoscersi e creare connessioni al di fuori dei momenti di intenso lavoro sul progetto è un'ottima strategia di gestione del team di progetto.
Domande frequenti sulla pianificazione dei progetti per team da remoto
Qual è la chiave per garantire il successo di un progetto lavorando da remoto?
La chiave per garantire il successo di un progetto lavorando da remoto è una comunicazione buona e costante. Questo non significa per forza riunioni virtuali o videochiamate. La comunicazione può avvenire in modo asincrono attraverso un software di gestione progetti o strumenti di collaborazione come Slack o Microsoft Teams. In effetti, la maggior parte dei software di gestione progetti che si integra con Microsoft Teams può aiutarti a connetterti ancora di più, dato che permette di lavorare sui progetti direttamente in una scheda della piattaforma dove svolgete le vostre conversazioni.
Quali sono alcuni consigli per gestire team da remoto?
Ecco alcuni consigli e buone pratiche per gestire un team da remoto:
- Chiedi ai membri del team quali sono i loro orari di lavoro e le preferenze di comunicazione.
- Meglio comunicare troppo che poco, per assicurarti che tutti abbiano le informazioni di cui hanno bisogno e che i blocchi vengano risolti rapidamente.
- Utilizza più canali di comunicazione per rispettare le diverse preferenze e per rendere possibile la comunicazione asincrona.
- Crea occasioni in cui il team possa creare legami personali e conoscersi meglio. Mentre questo può avvenire in modo più naturale se il team si trova nello stesso luogo (come un ufficio o una città), quando gestisci un team da remoto deve essere organizzato in modo più intenzionale.
- Chiedi feedback e verifica regolarmente con i membri del team per assicurarti che nessuno si senta perso, escluso o isolato.
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