Pianificazione della Capacità vs Pianificazione delle Risorse: Differenze Chiave
Situazione Critica di Capacità: La pianificazione della capacità ti aiuta a valutare quanto lavoro possono svolgere i membri del tuo team e a garantire che le risorse soddisfino la domanda senza creare colli di bottiglia.
Risorse Pronte: La pianificazione delle risorse si concentra sull’assegnazione degli strumenti e del personale giusti ai compiti appropriati, in modo che ogni progetto abbia il supporto necessario per avere successo riducendo al minimo gli sprechi.
Una Coppia Dinamica: Combinare la pianificazione della capacità e delle risorse ti aiuta a ottimizzare le prestazioni, bilanciare domanda e offerta e allineare le risorse con i tuoi obiettivi strategici.
Effetto Palla di Cristallo: Una pianificazione proattiva della capacità e delle risorse offre una ‘palla di cristallo’ che può aiutarti a prevedere sfide e opportunità per garantire che i progetti vengano completati in tempo e nei limiti del budget.
Pianificazione della capacità e pianificazione delle risorse sono concetti strettamente correlati con ambiti leggermente diversi.
Quando si valuta la capacità, si confrontano domanda e offerta e poi si prendono decisioni su come gestire eventuali lacune. Nella pianificazione delle risorse, invece, ci si concentra maggiormente sui dettagli: quali risorse sono necessarie e su come assegnarle e gestirle per un'efficace gestione del portafoglio progetti.
Cos'è la pianificazione della capacità?
La pianificazione della capacità comporta il confronto tra la disponibilità dei membri del team e i requisiti di progetto, per poi prendere decisioni su come colmare eventuali lacune. Puoi utilizzare un software di pianificazione della capacità per monitorare facilmente la disponibilità delle risorse in tempo reale e prevedere la domanda futura.
Unlock for Free
Create a free account to finish this piece and join a community of forward-thinking leaders unlocking tools, playbooks, and insights for thriving in the age of AI.
Have an account? Log In
Esempio di pianificazione della capacità
Come funziona in pratica il processo di pianificazione della capacità? Ecco un esempio di pianificazione della capacità di carico di lavoro:
- Il tuo portafoglio progetti è composto da due linee di prodotto gestite utilizzando le risorse attuali.
- Nel prossimo trimestre, stai valutando di aggiungere un nuovo progetto che introduce una terza linea di prodotto.
Per prima cosa, valuta la tua offerta attuale di risorse umane rispetto alla domanda utilizzando una pianificazione della capacità approssimativa. Quindi, per questo esempio, supponiamo tu abbia 10 ingegneri a tempo pieno e 2 product manager a tempo pieno a supporto delle necessità attuali dei progetti.
Anche se questi membri del team sono a tempo pieno, ciò non significa che abbiano 8 ore al giorno da dedicare al tuo progetto. Devi considerare il tempo per pranzo e pause bagno, oltre a eventuali giorni di malattia e ferie pagate se sono dipendenti regolari a tempo pieno (non collaboratori).
Una stima più ragionevole della capacità sarebbe di 5 ore al giorno. Questo si traduce in 12 dipendenti x 5 ore/giorno x 5 giorni/settimana = 300 ore/settimana.
Successivamente, confronta la tua offerta con la domanda prevista dei progetti futuri. Se supponi che la terza linea di prodotto richieda la stessa quantità di personale a tempo pieno (1 product manager e 5 ingegneri), la domanda stimata è 6 dipendenti x 5 ore/giorno x 5 giorni/settimana = 150 ore/settimana.
Come si concilia la differenza tra offerta e domanda?
- Opzione 1: Smettere di supportare una delle linee di prodotto esistenti e allocare le risorse alla nuova linea. Si tratta di una questione di priorità.
Se gli stakeholder decidono che la nuova linea di prodotto deve essere aggiunta, hai altre due opzioni:
- Opzione 2: Assumere risorse aggiuntive con le competenze necessarie a supporto della nuova linea di prodotto. Ciò implica la scelta tra tre diverse strategie di pianificazione della capacità:
- Se ingaggi risorse in eccesso prima che si concretizzi il bisogno, questa è considerata una strategia lead. Può essere rischiosa se la domanda prevista non si realizza, in quanto impatta negativamente sulla redditività.
- Se assumi in modo incrementale man mano che emergono le esigenze, allora si tratta di una strategia match.
- Se aspetti ad assumere fino a quando la domanda si è concretizzata, allora utilizzi una strategia lag (la produzione può essere in ritardo mentre attendi di integrare le nuove risorse).
- Opzione 3: Supportare tre linee di prodotto con la capacità attuale. È rischioso, poiché la sovrallocazione può portare a burnout.
Troverai utile il nostro modello di pianificazione della capacità (disponibile tramite la nostra community di membri) e la nostra guida alle best practice di gestione della capacità durante questo processo.
Cos'è la pianificazione delle risorse?
La pianificazione delle risorse riguarda il modo in cui un'organizzazione assegna le risorse per eseguire le attività di progetto. È il processo che consiste nell'identificare le risorse disponibili, assegnare i compiti ai membri giusti in base a disponibilità e competenze, e gestirli quotidianamente.
Il software di gestione delle risorse memorizza dati storici dei progetti, orari dei membri del team e le desiderate percentuali di utilizzo delle risorse per aiutarti a costruire un piano di staffing solido.
Esempio di Pianificazione delle Risorse
Torniamo all'esempio in cui la tua organizzazione vuole aggiungere una terza linea di prodotto. Di nuovo, supponi che avrai bisogno di 5 ingegneri e 1 product manager per supportare questo progetto.
Una volta che hai fatto l'inventario dei progetti in arrivo e identificato i relativi fabbisogni di risorse, dovrai determinare la disponibilità delle risorse. Hai abbastanza risorse interne per gestire il lavoro, oppure devi assumere personale esterno?
Poi, assegna le risorse ai compiti di progetto in base alle competenze richieste. Qui andrai nel dettaglio, ad esempio quanti ingegneri back end rispetto ai front end sono necessari per eseguire il lavoro. Pianifica anche una soluzione di emergenza nel caso non riuscissi a garantire le risorse di progetto necessarie entro i tempi previsti.
Quindi, una volta definito il piano di gestione delle risorse, assegna le risorse specifiche al progetto e monitora in tempo reale come vengono utilizzate. Apporta le modifiche necessarie durante l'esecuzione del progetto per evitare possibili carenze di risorse.
Capacity Planning vs Resource Planning: Differenze e Somiglianze
Ecco un riepilogo di come capacity planning e resource planning differiscono e sono simili in alcune aree chiave:
| Capacity Planning | Resource Planning | Somiglianze | |
|---|---|---|---|
| Scopo | Confronta la disponibilità delle risorse con i requisiti del progetto | Identifica, assegna e gestisce le risorse per soddisfare le esigenze del progetto | Valuta la disponibilità delle risorse come elemento chiave |
| Strategie | Strategia anticipatoria, strategia di adattamento o strategia reattiva | Considera la disponibilità delle risorse, i costi, le responsabilità e le dipendenze | Considera la disponibilità delle risorse e le responsabilità |
| Ambito | Panoramica strategica di domanda e offerta | Visione dettagliata di allocazione delle risorse e utilizzo delle risorse | Valuta la domanda di risorse |
| Orizzonte temporale | Continuativo, idealmente. Altrimenti: alla fine del trimestre o anno fiscale O prima dell'inizio di un nuovo progetto | Continuativo | Dovrebbe essere valutato continuativamente |
Differenze
1. Diversi Livelli di Dettaglio: Strategico vs. Orientato all'Esecuzione
La capacity planning analizza i livelli globali di domanda e offerta all'interno del tuo portfolio progetti e identifica eventuali lacune. Puoi utilizzare queste informazioni per facilitare le decisioni relative alla priorità dei progetti e all'allocazione delle risorse.
La resource planning esamina come le risorse vengono assegnate a livello di progetto e ti aiuta a prendere decisioni sul personale sulla base di disponibilità, costi, responsabilità e dipendenze.
2. Diversi Orizzonti Temporali
A seconda della maturità del processo di workforce capacity planning della tua organizzazione, potresti scegliere di eseguire la capacity planning come esercizio unico, sia alla fine del trimestre o anno fiscale, sia prima dell’avvio di un nuovo progetto. La resource planning invece dovrebbe essere sempre eseguita in modo continuativo.
Somiglianze
1. Valutare la Disponibilità delle Risorse
La disponibilità delle risorse è un fattore di rilievo sia per la capacity planning che per la resource planning.
La capacity planning valuta la capacità del pool di risorse esistente di supportare i progetti futuri. Questo include determinare se tali risorse dispongano di ulteriore disponibilità per dedicarsi ad altri progetti.
Nella resource planning, valuti anch'essa la disponibilità delle risorse per aiutarti a prendere decisioni sull’allocazione delle risorse.
2. Considerare la Domanda di Risorse
La domanda di risorse è un altro elemento chiave della capacity planning e della resource planning. Se non prevedi accuratamente le necessità future dei progetti, diventa difficile elaborare una strategia per come regolare la capacità o allocare le risorse esistenti.
Quando Utilizzare Capacity Planning e Resource Planning
Sfrutta i principali momenti di svolta nel ciclo aziendale, come la fine di un trimestre o di un anno fiscale o l'inizio di un nuovo progetto, per analizzare la capacità esistente e confrontarla con la domanda prevista. Questo ti aiuterà a prendere decisioni di assunzione intelligenti e tempestive.
Una volta che hai una buona panoramica di domanda e offerta, assegna le tue risorse per soddisfare la domanda e monitora e adatta la situazione, se necessario, durante l'esecuzione del progetto.
Leggi di più: Consulta la nostra lista dei migliori software per la gestione delle risorse dei dipendenti per aiutarti a gestire la pianificazione delle risorse e della capacità.
Unisciti per ulteriori approfondimenti sulla gestione delle risorse
Vuoi entrare in contatto con altri project manager digitali per condividere risorse e best practice? Unisciti alla nostra community e accedi a oltre 100 modelli, esempi e campioni e connettiti con centinaia di altri project manager digitali su Slack.
