12 Migliori Pratiche per la Gestione di Progetti da Remoto per il 2026
A questo punto, si può dire con certezza che praticamente chiunque lavori nel mondo digitale lavora da remoto almeno in parte del tempo.
Per i project manager, questo presenta alcune sfide uniche. Come puoi restare sincronizzato con il tuo team se non puoi incontrarli di persona? Come puoi assicurarti che il tuo team stia lavorando sulle cose giuste al momento giusto? E come puoi gestire tutto ciò mantenendo sotto controllo i tuoi livelli di stress?
Ho raccolto le mie migliori pratiche di project management da remoto per gestire progetti e team, insieme ad alcune strategie che uso per gestire lo stress e prevenire il burnout.
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Che cos’è il project management da remoto?
Il project management da remoto prevede le stesse procedure, metodologie e obiettivi del project management tradizionale, ma la differenza è che, nel primo caso, il project manager non è fisicamente insieme al team di progetto.
Il team di progetto può essere totalmente da remoto e in diverse località, lavorare come team ibrido oppure stare insieme in ufficio.
I project manager da remoto devono trovare modi per unire tutto il team, far sì che tutti rispettino le scadenze e consegnare il progetto con la sfida aggiuntiva di non poter lavorare di persona con la squadra.
7 strategie per gestire team e progetti da remoto
Ecco alcuni dei miei migliori consigli e trucchi per restare sempre aggiornato sui progetti (e sui colleghi). Li mettevo già in pratica molto prima di lavorare da remoto, quindi li ho poi adattati alla mia routine di project management remoto.
1. Corruzione
Ho sempre avuto un motto: “Le caramelle fanno amicizia”. In ogni lavoro d’ufficio che ho avuto, sono arrivata con un grande barattolo di caramelle che riempivo con una vasta varietà di dolcetti. Sareste sorpresi di quante persone vengano volentieri alla tua scrivania se hai i loro dolcetti preferiti.
Prendevo nota di cosa mangiavano più spesso (o semplicemente glielo chiedevo direttamente) alcuni dei miei colleghi più difficili. Quando avevo una scadenza serrata, o sapevo che un collega stava lavorando su priorità concorrenti, o anche quando avevo brutte notizie o una domanda sciocca, prendevo alcune delle caramelle che sapevo piacessero di più e le lasciavo sulla loro scrivania. Senza dire nulla, solo lasciavo le caramelle.
Dopo circa un’ora, mandavo un messaggio o un’email per chiedere se avevano un momento per parlare – e quasi sempre ce l’avevano, perché erano molto grati.
Qual è quindi la versione remota di questo? La "corruzione" diventa semplicemente più complicata. Continuo a scoprire ciò che piace ai miei colleghi o ciò che apprezzerebbero e spedisco loro qualcosa che preparo io stessa, oppure faccio recapitare il regalo direttamente da Amazon.com o da qualche negozio locale vicino al mio collega.
Non ricorro quasi mai alla corruzione tanto quanto quando ero faccia a faccia, ma in generale le persone difficilmente dimenticano che ti sei preoccupato per loro in certe situazioni.
Per gli sviluppatori, potrei farlo nel mezzo di una lunga sessione di programmazione o a una particolare milestone, mentre per i team di UX e UI lo faccio all’inizio del ciclo di progettazione. Per un team QA, solitamente invio qualcosa all’inizio se il progetto da testare è complicato, oppure alla fine se da loro il progetto risulta più semplice.
Quando un progetto si conclude, cerco qualcosa che ogni mio collega potrebbe apprezzare e lo spedisco. I team completamente da remoto raramente ricevono vantaggi materiali perché non si trovano tutti nello stesso posto; quindi, fare questo gesto alla fine li entusiasma moltissimo a lavorare di nuovo con te al prossimo progetto, anche se si preannuncia impegnativo.
2. Crea un’atmosfera di squadra
Cerca di entusiasmare il team per il progetto durante il kickoff. In passato, ho sempre provato a creare una vera atmosfera di squadra elencando tutte le persone e i ruoli all’interno del progetto, anche se avevamo già lavorato insieme su 100 progetti.
Guardo ciascuno negli occhi, il che crea una sorta di senso di responsabilità, come se il team si assumesse l’onere della propria parte nel progetto. È molto sottile, ma ho riscontrato che funziona benissimo per mantenere i colleghi coinvolti.
Alla fine del progetto, la maggior parte dei project manager festeggia in qualche modo. Nei lavori d’ufficio che ho fatto in passato, questo poteva significare andare fuori a pranzo, finire prima di lavorare e godersi qualche snack e bevanda nella cucina dell’ufficio, o semplicemente avere quell’ultima riunione di stato in cui tutti si danno il cinque. Ringrazio ogni collega, ancora una volta guardandolo negli occhi.
Durante i miei kickoff di progetto da remoto, inizio distribuendo un ordine del giorno del kickoff più dettagliato (diverso da quello che ho già inviato insieme all’invito alla riunione) che contiene alcune informazioni interessanti su ogni collega, anche se abbiamo già lavorato insieme su 100 progetti.
Includo nome, disciplina, fuso orario (molto utile quando hai persone sparse in tutto il mondo) e qualche info curiosa. A volte gli dò soprannomi, altre invece aggiungo dettagli che so su di loro.
È molto più lavoro, ed è un po’ (ok, molto) da cheesy, ma lo scopo è stimolare il lavoro di squadra, promuovere la coesione e sostituire quel contatto visivo con un altro tipo di connessione.
3. Mantieni il team coinvolto
Quando conduci una riunione di aggiornamento in ufficio, puoi facilmente vedere chi è coinvolto e chi no. Ma se lavori da remoto, una delle tue principali sfide è mantenere le persone coinvolte in modo da migliorare alla fine la collaborazione del team remota.
Inoltre, durante una riunione faccia a faccia, la maggior parte delle persone non darà troppo nell’occhio se non presta attenzione (a meno che non abbiano portato il telefono con sé, nel qual caso è molto evidente). Puoi anche leggere la stanza per capire quando qualcuno potrebbe avere un’obiezione o un commento, e puoi vedere quando il team inizia a distrarsi collettivamente e la riunione deve concludersi.
Non hai questo lusso se gestisci persone da remoto, anche se sei in videochiamata. Certo, la videoconferenza (usando uno strumento come Zoom) rende molto più semplice capire se qualcuno è palesemente distratto, ma comunque non puoi vedere il loro linguaggio del corpo e non puoi essere certo che non stiano facendo altro contemporaneamente. Dunque, per far funzionare la gestione dei progetti da remoto, devi mantenerli coinvolti in altri modi.
Magari chiederai loro di fare un aggiornamento su dove sono con la loro parte del progetto, insieme alla loro serie TV preferita da bambini. Potresti chiedere al tuo designer di dare l’aggiornamento del tuo sviluppatore in 10 parole o meno: può essere molto divertente se ci si lascia andare, oppure rivelatore se il tuo team lo prende sul serio.
Scopri cosa rende vivo il tuo team e incorporalo nelle tue riunioni.
4. Fai una conversazione prima di fare una richiesta
La maggior parte dei project manager non entra all’improvviso negli uffici degli altri per fare una domanda senza neanche dire ciao. Se lo fai, ti prego di rivedere le tue tattiche. Pochissime persone reagiscono bene! È molto semplice "entrare all’improvviso" nello spazio altrui inviando una domanda su Slack senza salutare, perché il mezzo sembra diverso. Ma in realtà è la stessa cosa.
Ora che lavoro da remoto, di solito inizio salutando e chiedendo come va la giornata. Poi domando se è il momento giusto per una breve domanda, che probabilmente richiederà circa 10 minuti per essere discussa. Se puoi, includi sempre una stima del tempo che pensi di occupare, così possono rispondere sinceramente se hanno davvero tempo.
Concludo la conversazione chiedendo una cosa sulla loro vita personale, tipo "ehi, com’è andata la partita di tua figlia l’altro giorno?" Non deve essere una conversazione lunga e articolata, ma ricordati che siamo tutte persone, non solo computer che rispondono su Slack o altri canali di comunicazione.
5. Fai il punto senza essere autoritario
Un vantaggio di lavorare in ufficio con i tuoi colleghi è poter vedere quando sono presenti, alla scrivania, e a cosa sembrano lavorare. Come PM vuoi assicurarti che il lavoro proceda, così da non avere sorprese quando una scadenza si avvicina.
Quando si lavora da remoto, monitorare i progressi può sembrare di fare il babysitter, e nessun professionista apprezza questo atteggiamento. Una buona tattica che uso è tenere traccia della percentuale di compiti a lungo termine completati, e chiedo aggiornamenti periodici ai miei colleghi quando so che dovrò fare un report agli stakeholder.
In questo modo, sanno che sto solo facendo il mio lavoro e non sono assillante. Puoi anche responsabilizzare i membri del team chiedendo che aggiornino i progressi durante le riunioni periodiche di stato (che sono anche estremamente importanti per un team remoto, che non si incrocia di persona in ufficio), chiedere di vedere il lavoro in corso (è un vero test di ciò che è stato fatto rispetto a ciò che manca da fare), oppure chiedere semplicemente: "Ehi, pensi di riuscire comunque a rispettare la scadenza?"
Una cosa che non vuoi fare è chiedere troppo spesso, o troppo vicino all’ultima volta. Devi fidarti del tuo team remoto, forse anche più che di quello in presenza, per portare a termine il lavoro. Apprezzeranno il tuo rispetto e ti rispetteranno a loro volta.
6. Sii umano
Questo in realtà racchiude tutto ciò che abbiamo già affrontato: potresti essere un project manager remoto, lavorare tramite macchine e software, ma siete tutti esseri umani, e questo può andare perso.
È ancora più importante far sì che le persone ti conoscano come persona e che tu conosca ogni membro del team come persona, proprio per la natura del tuo lavoro. Racconta qualche battuta se fa parte della tua personalità. Chiedi della loro famiglia e dei loro animali domestici. Domanda che tempo fa da loro oggi.
Se lavori con colleghi in tutto il mondo, bastano pochi secondi (è davvero facilissimo) per cercare come si dice "ciao" o "grazie" nella loro lingua. È uno dei metodi più efficaci che ho trovato per creare un legame con chi lavora in un altro paese.
Per i miei amici nel Regno Unito o in Canada, cerco di inserire qualche slang, o di scrivere in quel modo buffo che hanno loro (dire "centre" invece di "center" è senz’altro più chic). Se lavori con persone in diversi fusi orari, saluta con "buongiorno" o "buon pomeriggio" secondo il loro orario.
7. Investi in un software per la gestione dei progetti
Un software di gestione progetti e altri strumenti per la gestione di compiti e attività sono fondamentali per gestire progetti, in ufficio come da remoto. Troverai più facile monitorare i progressi (così infastidirai meno i colleghi) e la maggior parte dei software di project management offre svariati strumenti di comunicazione e collaborazione integrati.
Se lavori in un'agenzia, prendi in considerazione l'utilizzo di software di gestione progetti per agenzie, progettati specificamente per gestire il ritmo rapido e l'approccio orientato al cliente tipico del lavoro in agenzia. Questi strumenti aiutano a ottimizzare i flussi di lavoro, gestire più progetti contemporaneamente e migliorare la collaborazione del team, rendendo il lavoro da remoto più efficiente e trasparente.
Se lavori in autonomia o con pochi collaboratori, valuta invece l'uso di software di gestione progetti per freelance, pensati per aiutare i project manager a restare organizzati, monitorare il tempo, fatturare i clienti e gestire le attività senza la complessità degli strumenti pensati per grandi team.
Quando si tratta di gestire progetti da remoto, esistono diversi strumenti ideali per la gestione remota dei progetti e dei team remoti. Questi offrono risorse e funzionalità extra per videoconferenze, archiviazione cloud, automazioni, Gantt e Kanban condivisi, strumenti per la gestione e l'ingaggio del team, e molto altro.
Gli strumenti per la gestione remota dei progetti devono essere il più possibile accessibili, nel caso in cui alcuni membri del team non dispongano di una connessione Internet cablata, e devono facilitare la condivisione di file e documenti in tutto il team (magari anche oltre confine). Una buona app mobile è sempre un valore aggiunto.
5 modi per ridurre lo stress come project manager da remoto
Ecco i miei consigli principali per mantenere la calma ed evitare il burnout lavorando da remoto (fenomeno davvero troppo comune!).
1. Organizza il tuo spazio
La maggior parte dei project manager ha un modo specifico di organizzare la propria scrivania per essere il più efficiente possibile. Questo è spesso un aspetto molto più rilevante per i project manager rispetto ad altri ruoli, dato che sono chiamati a gestire tanti aspetti di diversi progetti contemporaneamente.
Nel mio ultimo lavoro in ufficio, avevo due lavagne bianche, due grandi bacheche di sughero, due monitor, una tastiera e un mouse wireless e due lampade da scrivania con luce soffusa.
Ci ho messo un po' a sistemare lo spazio come volevo, proprio come capita a molti project manager che fanno affidamento su un ambiente ordinato e controllato. Quando qualcosa non era al suo posto nel mio ufficio, facevo fatica a concentrarmi. La maggior parte dei project manager sa di cosa ha bisogno per sentirsi organizzata.
Perché, allora, tanti project manager che lavorano da remoto si accontentano di ritagliarsi un angolino in casa con una piccola lampada e uno o due cassetti? Se prendi seriamente il lavoro da remoto, devi considerare il tuo ufficio come un vero ufficio. Se non hai una stanza dedicata, devi accettare che il tuo spazio lavoro assomiglierà a uno spazio di lavoro.
Il mio workspace è nella mia sala relax, quindi quando decidiamo di rilassarci in quella stanza, anche quando non sto lavorando, conviviamo con le due lavagne, le grandi bacheche di sughero, vari monitor e lampade da scrivania che mi servono per lavorare in modo efficace. Non ridimensionare lo spazio solo perché è un ufficio da remoto, altrimenti rischi di trovarti distratto dalla sensazione di disorganizzazione.
2. Crea dei confini
Chi lavora da remoto ha bisogno di confini per separare vita e lavoro. Mentre la maggior parte dei datori di lavoro teme che i propri dipendenti da remoto trascorrano la giornata sul divano a guardare Netflix, i project manager da remoto affrontano spesso il problema opposto: lavoriamo troppo perché il lavoro è sempre a portata di mano, 24/7. I confini diventano quindi fondamentali per evitare burnout o sforare i budget.
Questi confini non devono essere troppo formali o impegnativi: devono semplicemente funzionare. I miei confini sono scarpe e luci. Se sono a casa e sto lavorando, ho le scarpe e le luci della scrivania accese. Quando finisco di lavorare, anche se sto ancora indossando le scarpe, spengo le luci della postazione.
Molte persone con uno spazio dedicato semplicemente chiudono la porta. Penso che per i project manager servano più segnali di stop: altrimenti rischiamo di voler "controllare ancora una mail". Qualunque cosa tu scelga come tuo confine, assicurati solo di essere coerente, così che diventi un'abitudine naturale e non debba faticare a ricordartelo.
3. Coltiva l'interazione umana
Il lavoro del project manager non è semplice. Sei responsabile del progetto, ma spesso non delle persone. Sei responsabile dei risultati, ma non sei tu a realizzarli. È una situazione frustrante, e questa frustrazione può accumularsi se non trova uno sfogo.
Esistono modi per scaricare la tensione—un cambio di ambiente, una passeggiata, uno spuntino—che possono essere utili sia a chi lavora in ufficio che da remoto. Tuttavia, ciò che ai lavoratori da remoto manca spesso è la presenza di altre persone.
Sia che tu voglia sfogarti sul lavoro, sia che tu abbia solo bisogno di parlare di altro, l'interazione con i colleghi è una parte essenziale della cultura aziendale.
I project manager da remoto devono avere altre persone con cui parlare durante la giornata, altrimenti rischiamo o di avere un crollo nervoso, o, per chi vive con altri esseri umani, di farlo avere a loro.
La prima volta che ho lavorato da remoto, non ho parlato con nessuno durante il giorno se non tramite email di lavoro con colleghi e clienti. Quando mio marito tornava a casa la sera, stanco dopo una lunga giornata di lavoro passata a parlare con persone, io gli saltavo addosso. Non faceva bene a nessuno dei due.
Ora ho due reti di amici con cui parlo durante la giornata: una è un fantastico gruppo di colleghi, con cui posso parlare di problematiche di project management e ricevere consigli su dilemmi di progetto; l'altra è un fantastico gruppo di persone che non hanno niente a che vedere con il PM, con cui posso parlare della vita in generale, di Westworld o degli sketch del SNL.
Importante da notare: Parlo con queste persone durante la giornata quando il mio programma lo permette. Non limito il mio accesso all’email personale o ai canali Slack durante l’orario di lavoro, perché questa è la mia unica valvola di sfogo. Non lascio mai che questa interazione influisca sulle mie prestazioni lavorative, ma senza questa interazione il mio lavoro ne risente. Trova ciò che funziona meglio per te.
4. Lavora Fuori (da Casa)
Anche se hai a disposizione reti di amici o colleghi durante la giornata, dovresti comunque cercare di trovare il tempo, almeno ogni tanto, per stare in mezzo ad altre persone. Mi definisco un lavoratore da remoto, non qualcuno che “lavora da casa”, perché lavorare “da casa” è troppo limitante. Di tanto in tanto, lavora in una caffetteria, trova uno spazio di coworking o magari fermati anche solo alla biblioteca del tuo quartiere.
Non devi per forza iniziare conversazioni con sconosciuti, ma stare in presenza di altre persone può ricaricarti e farti sentire parte della società. Qualunque cosa tu possa fare per uscire di casa ogni tanto (o anche più spesso!) ti aiuterà a non diventare un recluso e a restare al massimo livello nel tuo ruolo di PM.
5. Sfrutta i Benefici
Conosco tantissimi project manager che hanno paura di fare qualsiasi cosa che possa sembrare egoista—prendere l’ultimo sacchetto di gadget rimasto in cucina in azienda, scegliere la prima fetta di pizza, nominarsi nell’email di congratulazioni per il lancio di un progetto inviata a tutti.
Faccio lo stesso anch’io. Così spesso mi ritrovo a pensare che davvero non dovrei approfittare dei vantaggi del lavoro da remoto. Poi mi ricordo che ritagliarmi un po’ di tempo per fare cose che mi rendono felice, senza compromettere la mia disponibilità o la qualità del mio lavoro, in realtà mi rende un project manager migliore.
Così porto fuori i cani due volte al giorno per lanciare qualche pallina da tennis. Metto una lavatrice così non devo pensarci più tardi. Indosso i pantaloni della tuta ogni giorno per essere il più comoda possibile mentre lavoro. Sfruttare davvero i vantaggi del lavoro da remoto non mi rende meno project manager.
E adesso?
Prova queste strategie e best practice per la gestione di progetti da remoto su te stesso e sul tuo team di progetto remoto. Sperimentale tutte se stai già lavorando da remoto, pensi di farlo in futuro o semplicemente lavori da casa di tanto in tanto.
Lavorare con queste strategie di project management da remoto ogni volta che puoi probabilmente renderà il tuo lavoro più semplice e soddisfacente. Tutto ciò che puoi fare per creare una cultura di interazione umana in un mondo pieno di schermi e risposte scritte, fallo—scoprirai che lavorare da remoto non è poi così distante dal resto.
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