6 Esempi e Modelli di Struttura di Scomposizione del Lavoro (WBS)

1. Esempio di WBS per Progetto Edile

In questo esempio di struttura di scomposizione del lavoro, il progetto di costruzione viene suddiviso in specifici deliverable in un diagramma a flusso ramificato per ogni fase del progetto. Questo è un esempio di una WBS basata sulle fasi: è suddivisa per fase, ma tiene anche conto sia dell'allocazione delle risorse che dei deliverable di progetto in base all'ambito.

Questo esempio di WBS definisce chiaramente quali passaggi devono essere completati in una fase del progetto prima che la fase successiva possa iniziare. È un modo semplice per vedere a colpo d'occhio lo svolgimento di un progetto di costruzione. Uno dei vantaggi del software di project management per la costruzione è che può aiutarti a impostare una WBS più velocemente e con meno errori.

2. Esempio di WBS per Progetto IT

Questo esempio di struttura di scomposizione del lavoro per IT o sviluppo software rientra in una categoria intermedia tra una WBS basata sulle fasi e una WBS basata sulle responsabilità. Ogni colonna rappresenta un particolare team che si occuperà di specifiche attività ai fini dell'obiettivo generale del progetto.

Questo tipo di WBS funziona bene con un diagramma di Gantt per mantenere l'organizzazione: puoi monitorare ogni team, i deliverable su cui stanno lavorando e la tempistica, così tutti restano in carreggiata. Puoi anche vedere facilmente possibili colli di bottiglia e ostacoli che potrebbero verificarsi se le attività di un team non possono iniziare finché quelle di un altro team non sono state completate. In questo modo, puoi pianificare anticipatamente per mitigare quei colli di bottiglia o dipendenze.

3. Esempio di WBS per Campagna di Marketing

Questo esempio di struttura di scomposizione del lavoro per una campagna di marketing è un altro esempio di WBS basata sulle fasi, ma è anche in parte una WBS orientata ai processi.

I pacchetti di lavoro di alto livello riguardano le varie fasi, ma ciascuna viene suddivisa nei processi che devono essere completati all'interno di quella fase. Questo può aiutare anche nella gestione delle metriche e nella definizione delle aspettative, purché i processi siano chiaramente definiti e il team li segua.

4. Esempio di WBS per la Pianificazione di un Evento

Questa struttura di suddivisione del lavoro per la pianificazione di eventi è un ottimo esempio di una WBS basata sui deliverable, poiché mostra quali attività devono essere completate per pianificare e organizzare con successo l’evento.

Sebbene la pianificazione di eventi possa essere gestita da un piccolo team, alcuni eventi possono richiedere la collaborazione di sempre più membri del team di progetto. Considera quali risorse saranno necessarie per far sì che tutto il lavoro venga completato in tempo, e per evitare di avere troppi o troppo pochi membri nel team (così che nessuno sia sottoutilizzato o sopraffatto dal carico di lavoro).

5. Esempio di WBS nel Settore Sanitario

Questo esempio di struttura di suddivisione del lavoro per un progetto in ambito sanitario adotta un approccio sia basato sulle fasi che sui deliverable. Vale anche la pena notare che hanno suddiviso il progetto in due distinte strutture di suddivisione del lavoro, cosa utile per i progetti che si estendono su periodi di tempo più lunghi.

6. Esempio di WBS per lo Sviluppo Prodotto

Questo esempio di struttura di suddivisione del lavoro per un progetto di sviluppo prodotto è una WBS orientata alle fasi. Ogni fase del progetto viene poi suddivisa in specifici deliverable di prodotto che devono essere completati all’interno di quella fase (ad esempio, nella fase di marketing, il team produrrà una strategia di mercato, un piano marketing e tutto il materiale di marketing).

Tipi di Strutture di Suddivisione del Lavoro

Come accennato, molte strutture di suddivisione del lavoro possono essere generalmente raggruppate in alcuni diversi tipi di sistemi WBS. Che vengano create in Microsoft Excel o tramite software WBS, tutte le WBS rientreranno in uno di questi tipi, con qualche variazione a seconda della rappresentazione visiva e degli strumenti di project management utilizzati.

1. WBS basata sui deliverable: La WBS basata sui deliverable è di gran lunga la struttura di suddivisione del lavoro più comune. Scompone ogni progetto in specifici deliverable e poi suddivide i compiti di conseguenza. È utile per un'ampia varietà di progetti.
2. WBS basata sulle fasi: La WBS basata sulle fasi è eccellente per la gestione del rischio e per progetti ad alta intensità di gestione delle risorse, come lo sviluppo software. Questa struttura suddivide il progetto in fasi, e ogni fase viene ulteriormente suddivisa in compiti.
3. WBS orientata ai processi: Meno comunemente utilizzata, questo tipo di WBS suddivide il progetto in base ai processi adottati piuttosto che ai deliverable prodotti. È ideale per settori orientati ai servizi che si concentrano più sul servizio fornito che su un obiettivo o prodotto specifico.
4. WBS basata sulle responsabilità: Questo tipo di WBS viene utilizzato nei progetti più complessi, con più stakeholder, dipartimenti o aziende coinvolte. Suddivide il progetto in sezioni in base a chi è responsabile per il completamento di ciascuna parte dell’intero progetto.

Come Creare una Struttura di Suddivisione del Lavoro

Segui questa semplice lista di attività per costruire una struttura di suddivisione del lavoro per il tuo progetto.

1. Identifica i deliverable di progetto.
2. Scomponi i deliverable in pacchetti di lavoro.
3. Riallinea le attività in una sequenza per stabilire quando dovrebbero essere completate.
4. Raffina le tue stime per assicurarti di aver assegnato un livello di sforzo a ciascuna attività nella tua WBS.
5. Programma le attività sulla base della sequenza e del livello di sforzo previsto.
6. Rivedi il team di progetto per assicurarti di avere un piano realistico in base alle risorse disponibili.
7. Rivedi il piano completato con il tuo team per raccogliere il consenso.

Ecco altri suggerimenti da esperto da seguire mentre crei la tua WBS:

• Crea un dizionario della WBS: un dizionario della WBS è strutturato gerarchicamente come la WBS, ma include una breve descrizione di ogni pacchetto di lavoro. Questo aiuta a chiarire l’ambito di ogni attività così che tutti i membri del team comprendano le proprie responsabilità.
• Considera la regola 8/80: i pacchetti di lavoro dovrebbero richiedere almeno 8 ore e non più di 80 ore di sforzo.
• Usa la regola del 100%: assicurati che la WBS includa il 100% del lavoro necessario a completare il progetto, senza attività superflue o non correlate. Le attività figlie a qualsiasi livello devono rappresentare il 100% del lavoro necessario a completare l’attività genitore.
• Concentrati sui risultati, non sulle azioni: focalizzati su deliverable e risultati invece che su azioni specifiche. Ad esempio, concentrati su "il sistema frenante" piuttosto che su "calibrare le pastiglie dei freni".
• Evita di fare supposizioni: procedere basandosi su supposizioni anziché su dati verificati può compromettere il progetto. Evita di fare ipotesi e assicurati che tutti i dati siano accurati e completi.
• Scala le attività al livello di progetto: il livello più alto rappresenta l’intero progetto e la dichiarazione d’ambito per il ciclo di vita del progetto; non farti distrarre dai dettagli.
• NON ignorare i feedback: non rivedere la WBS con il team e gli stakeholder per raccogliere i loro feedback e ottenere consenso può portare a problemi nelle stime delle attività e nell’esecuzione generale. Assicurati che il team di progetto sia d’accordo con le stime delle attività nella WBS per favorire allineamento e responsabilità.

La tua WBS dovrebbe delineare l’intero piano di progetto fino ai livelli più bassi dei deliverable di progetto. È una delle tante tecniche di pianificazione di progetto usate dai project manager di successo.

Strumenti per creare un modello WBS

Esistono anche numerosi strumenti software per WBS e modelli che possono renderti la vita molto più facile mentre lavori sulla tua WBS.

Per iniziare, ecco un modello WBS scaricabile gratuitamente. Per modificare il file, scaricalo come file XLSX e utilizzalo in Google Sheets o Excel. Il file include anche un esempio di WBS che puoi utilizzare come modello.

E ora?

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