Cos’è un Documento di Avvio Progetto e Modello per Crearne Uno
Un project initiation document (PID) impedisce ai progetti di andare fuori controllo quando il perimetro cambia, gli stakeholder non sono d'accordo o i team perdono di vista le priorità. Ho visto anche i progetti meglio pianificati sfaldarsi senza una documentazione chiara e il giusto software di project management per tracciare decisioni, responsabilità e deliverable.
In questa guida, scoprirai come creare un PID che allinei i team fin dall'inizio, riduca le confusioni e ti offra una struttura affidabile per gestire scopo, comunicazione, rischi e approvazioni dalla partenza fino alla consegna.
Cos’è un Project Initiation Document?
Un project initiation document è un documento chiave che definisce l’ambito del progetto, i milestone del progetto e i criteri di successo del progetto. Inoltre, stabilisce il contesto del progetto e funge da documento fondamentale, importante sia come guida interna che per gli stakeholder esterni.
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Normalmente è un project manager a creare il PID durante la fase di avvio del progetto nel ciclo di vita del progetto, per stabilire tono, contesto, aspettative e vincoli dell’iniziativa.
rnrnIl PID è un artefatto della metodologia di project management PRINCE2 (ovvero, di solito non lo troverai nei progetti agili). Al di fuori di PRINCE2, viene utilizzato in modo intercambiabile con project charter o project brief. In quest’articolo lo intendiamo soprattutto in questo senso.","_content":"field_authornotes_content","layout":"layout--side_image","_layout":"field_authornotes_layout"},"mode":"preview"} /-->Perché è importante un Project Initiation Document?
Un project initiation document è importante perché aiuta la squadra a partire con successo senza generare troppo lavoro extra all’inizio.
Oltre a lanciare il progetto, il PID rimane un documento vivo che il team può consultare durante tutto il ciclo di vita del progetto. È una salvaguardia in caso di cambiamento delle risorse o di ingresso di nuovi membri, per permettere loro di mettersi rapidamente in pari.
Cosa includere in un Project Initiation Document
Un project initiation document dovrebbe includere quanto segue:
- Informazioni di base sul progetto (es. cliente, nome del progetto)
- Definizione del progetto
- Contesto/storia del progetto
- Criteri di successo
- Budget del progetto
- Timeline del progetto
- Ambito, inclusi cosa è incluso ed escluso
- Requisiti di progetto
- Deliverable
- Controlli di progetto
- Assunzioni e vincoli
- Fasi principali del progetto
- Ruoli e responsabilità degli stakeholder
- Rischi, assunzioni e dipendenze
Il tuo PID spesso è una stima iniziale basata sulla statement of work o la stima fatta dal team. Ci sono ancora tante cose in sospeso. Qualunque piano tu metta insieme potrebbe non andare come previsto.
Template di Project Initiation Document
Ecco un semplice modello di avvio progetto da scaricare e adattare ai tuoi progetti o iniziative. Include tutte le sezioni menzionate sopra. Abbiamo anche incluso un esempio compilato (maggiori dettagli di seguito) così potrai vedere esattamente cosa inserire in ogni sezione.
Esempio e Modello di Documento di Avvio Progetto
Ecco un esempio di come potrebbe apparire un documento di avvio progetto completato. Questo esempio compilato è disponibile con il modello menzionato sopra, per facilitarti nell'applicare questo formato ai tuoi progetti.
Come Creare un Documento di Avvio Progetto: 7 Passi
Ecco come creare un documento di avvio progetto che contenga le informazioni più importanti per il tuo team e gli stakeholder.
1. Definisci il Contesto
Inizia fornendo lo sfondo su alcuni dei motivi aziendali alla base del progetto (in caso contrario, chiedi al tuo account manager).
- Perché il cliente sta portando avanti questo progetto?
- Qual è il problema da risolvere?
- Di cosa si occupa il progetto?
- Ci sono motivazioni puramente tecniche, oppure lo scopo del progetto è radicato nella strategia dell'organizzazione?
- Quali sono gli obiettivi aziendali?
- Come definisce—e misura—il successo il cliente? Quali metriche utilizza?
Delinea la visione strategica, gli obiettivi, gli obiettivi di progetto e, idealmente, una dichiarazione di missione ad alto livello. Questo allinea il team all'approccio del progetto in modo che possa mantenere tali obiettivi presenti durante tutta l’esecuzione.
Avere questo contesto aiuta anche il team nella definizione di lavori aggiuntivi e possibili miglioramenti al progetto (es. non sarebbe fantastico se potessimo fare...?).
2. Definisci i Parametri del Progetto
Nel PID, sii trasparente riguardo ai vincoli del progetto, compresi aspetti come:
- Qual è il budget per questo progetto?
- Come viene suddiviso il budget per fase o per deliverable?
- Qual è la timeline prevista?
- Come immagini la collaborazione con il cliente?
- Qual è il primo obiettivo a cui il team lavorerà?
Alla fine, il team vince e perde insieme. È altamente improbabile consegnare un progetto di successo se ogni membro del team lavora in modo isolato. Costruire un team di esperti, invece che una semplice raccolta di individui, è fondamentale per stabilire cameratismo e incoraggiare la collaborazione fin dall'inizio.
3. Definisci le Specifiche
Successivamente, specifica i dettagli del progetto in una dichiarazione di ambito di progetto per fornire al team una chiara comprensione di ciò che deve essere consegnato perché il progetto abbia successo.
Ad esempio:
- Cosa è incluso e cosa è escluso dall'ambito?
- Ci sono alcuni requisiti iniziali del progetto già definiti?
Una parte cruciale di questa sezione riguarda i deliverable richiesti. Poiché questi sono generalmente definiti all'inizio del contratto, il team deve comprendere quali sono le aspettative relative a tali deliverable. Questo include eventuali assunzioni e vincoli, come il numero di revisioni da considerare.
4. Definire la Struttura di Scomposizione del Progetto e il Piano di Allocazione delle Risorse
È importante che il team sia chiaro su come eseguire i deliverable del progetto. Ciò implica suddividere il lavoro in parti più piccole e identificare chi fa cosa.
Ecco un esempio di scomposizione di progetto ad alto livello:
Guida il team nel piano di massima e nella struttura di scomposizione del lavoro, in modo che possano fornire il loro contributo. Questo aiuterà a evidenziare dipendenze e coinvolgerà il team nello sviluppo del piano di progetto, per dare loro una comprensione del contesto progettuale e della responsabilità rispetto ai risultati.
Le scomposizioni di progetto possono variare nel livello di dettaglio utilizzato per mappare le diverse attività in ciascuna fase. Possono anche essere collegate a date specifiche e allineate con la pianificazione delle risorse.
5. Definire Chi Fa Cosa
Un aspetto importante del documento di avvio progetto è la struttura del team (sia interna che esterna.)
- Chi lavora nel team?
- Chi può approvare prima che qualcosa vada al cliente?
- Chi, dal lato cliente, deve essere consultato prima della validazione finale?
Stabilire questi canali di comunicazione aiuterà a evitare malintesi in seguito. Un diagramma RACI è uno strumento eccellente per documentare tutto ciò. Mostra chi è/chi deve essere:
- Responsabile: Chi si occupa di completare il lavoro?
- Accountable: Chi prende le decisioni?
- Consultato: Chi deve essere interpellato prima di procedere?
- Informato: Chi deve essere tenuto aggiornato?
Il modo migliore per sviluppare un diagramma RACI è elencare le consegne o le attività del progetto e mappare ciascuna sui ruoli sia dei membri interni che esterni del team. Poi, assegnare lo stato RACI. Assicurati che ci sia una sola persona accountable per ogni deliverable di progetto.
Definire ruoli e responsabilità del team è un ottimo modo per stabilire le aspettative sulla comunicazione di progetto e sulla governance di progetto. Riduce il rischio di sentire frasi come: “Pensavo fosse compito tuo” oppure “Avrei dovuto revisionare prima che venisse inviato al cliente.”
Team interno
Il team interno può includere il project manager, account manager, altri membri e la direzione, se necessario per approvare i deliverable.
Team esterno
Le grandi domande da porre al cliente sono:
- Chi sa cosa dobbiamo fare e perché?
- Chi è responsabile dell'approvazione del brief?
- Chi è accountable o responsabile dell'approvazione dei deliverable di progetto?
- C’è un comitato di indirizzo che dobbiamo consultare?
- Chi si arrabbierà se non li coinvolgiamo?
La matrice RACI è un ottimo modo per comprendere come funzionano le cose in un'agenzia e per entrare rapidamente nei flussi di lavoro interni. Accompagna la RACI con un piano di comunicazione che descriva come collaborerai tra i vari ruoli del team.
6. Identifica rischi, assunzioni, problemi e dipendenze
Includi una panoramica dei rischi e dei vincoli noti come parte del PID. I progetti possono essere complessi per motivi diversi ed è utile rifletterci, anticipare rischi e problemi di progetto e sviluppare strategie di mitigazione.
Ecco alcuni esempi:
- Tempistiche troppo brevi o troppo lunghe
- Vincoli di budget
- Incertezze tecniche
- Contesto di stakeholder complesso
- Punti di fallimento singoli
7. Condividi il tuo documento di avvio progetto
Assicurati di condividere il documento di avvio progetto con l’intero team. Fai firmare il cliente per formalizzare assunzioni, ruoli e responsabilità.
È anche utile farvi riferimento durante tutto il ciclo di vita del progetto, così che il team non perda il filo. Questo documento è prezioso quando nuovi stakeholder entrano nel progetto oppure quando il deliverable o il flusso di approvazione dei documenti si rivelano più complessi del previsto.
Per saperne di più, dai un’occhiata alla nostra "masterclass" 😉:
Documento di avvio progetto vs. piano di progetto
Il documento di avvio progetto copre il “cosa” e il “perché” dietro a un progetto (cioè gli obiettivi di progetto e il business case), mentre il piano di progetto si basa sul project charter per definire come gestirai il progetto, inclusa la gestione del rischio, il cronoprogramma di progetto, le comunicazioni, ecc.
Lo sviluppo del project management plan avviene dopo aver già ottenuto il consenso dal project sponsor per avviare il progetto (una fase che si svolge durante la fase di avvio del progetto).
PID vs. altri tipi di documentazione di avvio progetto
Un business case include una valutazione finanziaria completa per il progetto, compresa un'analisi costi-benefici, una valutazione del mercato e un'analisi della concorrenza.
Di solito inserisci una giustificazione di business per il tuo progetto come parte del documento di avvio progetto, ma in alcuni casi potresti anche preparare un business case separato per progetti particolarmente complessi.
Un documento di avvio progetto si distingue anche dall'agenda del kickoff di progetto, che è molto più tattica. Oltre a riepilogare i punti chiave del PID riguardanti l'ambito del progetto e gli obiettivi di business, evidenzia anche gli argomenti di discussione che desideri affrontare con gli stakeholder durante la fase di pianificazione del progetto.
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