Come Condurre un’Analisi del Divario delle Risorse: 5 Passaggi Fondamentali
Attenzione al Divario: Comprendendo i bisogni attuali e futuri di risorse per i tuoi progetti, puoi allocare e acquisire strategicamente gli asset necessari in anticipo, così che il tuo progetto proceda senza intoppi.
Segnali Precoce: Prima rilevi i divari di risorse, meglio potrai affrontare proattivamente questi problemi, aiutandoti a mitigare i rischi prima che ostacolino l'avanzamento del progetto.
Il Software è la Soluzione: Il software per la gestione delle risorse è il modo più semplice per individuare e colmare i divari di risorse nei tuoi progetti, e può farlo automaticamente facendoti risparmiare tempo e fatica.
Condurre un'analisi dei gap delle risorse può aiutarti, come project manager, a valutare quali risorse hai già impegnato nei lavori attuali e futuri e quali risorse ti servono per gestire con successo un progetto.
Comprendendo cosa hai a disposizione e confrontandolo con ciò di cui hai bisogno, puoi pianificare rispetto ai gap identificati per assicurarti di disporre delle risorse giuste per completare i tuoi progetti o iniziative nei tempi previsti, nel rispetto del budget e dell'ambito concordato.
Che cos'è l'analisi dei gap delle risorse?
L'analisi dei gap delle risorse è una fase dell'analisi delle risorse durante la quale si esaminano le risorse disponibili e si confrontano con quelle necessarie. Questo include personale di progetto e membri del team, attrezzature, software o qualsiasi altra risorsa necessaria per completare le attività di progetto.
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È anche importante considerare le competenze del tuo team quando esegui un'analisi dei gap delle risorse. Ad esempio, potresti aver bisogno di dieci membri del team a tempo pieno per soddisfare i requisiti di ore contrattuali il mese prossimo.
Alcuni progetti richiedono sia designer che sviluppatori; altri potrebbero aver bisogno di più risorse dedicate allo sviluppo. Devi comprendere quante persone sono necessarie per completare il lavoro e quali competenze devono avere per completare tutte le attività previste.
Perché è importante l'analisi dei gap delle risorse?
L'analisi dei gap delle risorse è importante perché può aiutarti a identificare eventuali mancanze nella tua allocazione delle risorse sia a breve termine (quali risorse ti servono nelle prossime settimane) sia a lungo termine (quali risorse serviranno nel prossimo trimestre o entro sei mesi).
Ecco alcuni altri motivi per cui conviene effettuare analisi dei gap delle risorse regolarmente nei tuoi processi aziendali ricorrenti:
- Per confermare di avere le risorse giuste per completare il lavoro pianificato: Effettuare regolarmente un'analisi dei gap delle risorse può aiutarti a capire se disponi realmente delle risorse necessarie per portare a termine le attività (o progetti) previste. Ad esempio, se hai sei progetti di design e sviluppo di siti web in programma per i prossimi 3 mesi, hai abbastanza designer, sviluppatori e project manager per completare il lavoro?
- Per assumere le persone giuste al momento giusto: Se realizzi un'analisi dei gap delle risorse per i lavori previsti (progetti che prevedi di acquisire o iniziare in futuro), puoi vedere chi potrebbe essere necessario assumere e quando dovrebbero iniziare. Puoi anche utilizzare dati storici come riferimento, se appropriato. Ad esempio, potrai ottenere indicazioni su quanto tempo occorre per assumere un designer di livello intermedio rispetto a uno senior. A questo scopo potresti trovare utile un software per agenzie di staffing.
- Per pianificare a budget le spese necessarie per acquisire risorse aggiuntive: Comprendere eventuali gap nelle risorse e il budget necessario per colmarli ti aiuterà a gestire la questione prima che il budget venga fissato (e ti consentirà di evitare di cogliere di sorpresa il management).
- Per bilanciare i carichi di lavoro tra i membri del team: Anche se è normale che ci siano momenti di maggiore o minore lavoro nel team, condurre un'analisi dei gap delle risorse e considerare i principali indicatori di prestazione (KPI) e metriche come l'utilizzo delle risorse per persona ti aiuterà a bilanciare meglio i carichi di lavoro ed evitare fluttuazioni troppo marcate. A nessuno piace essere sovraccaricato per sei o più settimane, per poi non lavorare su nulla per un mese.
- Per prevedere le risorse necessarie ai lavori futuri: Effettuando un'analisi dei gap delle risorse per lavori futuri (lavori che non hai ancora acquisito o che partiranno tra 6 o più mesi), puoi essere più proattivo nel colmare le lacune. Hai un progetto in programma per l'estate? Considera di pubblicare eventuali offerte di lavoro o richieste di collaborazione già in primavera, in modo da avere il tempo di scegliere la persona giusta per il ruolo.
Come effettuare un'analisi dei gap delle risorse
Ecco una guida passo passo per svolgere un'analisi dei gap delle risorse e interpretare i dati raccolti.
1. Valuta la disponibilità dei membri del team
Inizia valutando la disponibilità dei membri del tuo team. Questo può essere semplice come creare un foglio di calcolo con il nome di ciascun membro e il numero di ore in cui sono disponibili ogni settimana. Ricorda di considerare eventuali ferie o permessi.
Anche se potresti non riuscire a tenere conto di assenze improvvise, come malattia, lutto o modifiche tardive alle tempistiche di progetto, questa attività ti fornirà comunque una buona panoramica della capacità e disponibilità attuale del team per i progetti. La gestione di queste informazioni può essere facilitata da un software di gestione delle risorse del personale.
2. Assegna provvisoriamente i membri del team
Il passo successivo è assegnare provvisoriamente i membri del team. Se lavori per un'agenzia con più clienti e diversi progetti provvisori in cantiere in un dato momento, questo passaggio potrebbe diventare complicato.
Inizia con il lavoro attualmente contrattualizzato e assegna i compiti a tutti i membri del team. Puoi anche assegnare il lavoro dei potenziali progetti (lavoro che non hai ancora ottenuto o che non è ancora iniziato) per vedere se è necessario prenotare altri progetti o rallentare un po' per evitare il sovraccarico del team. Tieni presente che avrai un'altra opportunità per fare queste valutazioni più avanti.
3. Individua le lacune
Una volta assegnato il lavoro esistente e allocate tutte le tue risorse attuali, cerca le lacune. Qual è lo stato attuale della tua utilizzazione delle risorse e come si confronta con lo stato desiderato? Ci sono membri del team sovraccarichi e altri sottoutilizzati?
Una volta compreso dove si trovano le lacune, puoi poi elaborare un piano d’azione per affrontarle (nel prossimo passaggio di questo processo).
4. Crea un piano per colmare le lacune
Ci sono due modi principali per colmare eventuali lacune: bilanciare i carichi di lavoro tra i membri del team esistenti, oppure aggiungere più risorse (assumendo nuovi membri del team o prendendone in prestito da altri team).
- Se hai bisogno di fare bilanciamento del carico tra i membri del team, avvia la conversazione con i responsabili di team o altri project manager.
- Se devi colmare una lacuna assumendo un nuovo membro del team, affronta la questione con le risorse umane o la dirigenza. Presenta la lacuna individuata e il tipo di risorsa di cui hai bisogno per colmarla.
Ad esempio, se individui una carenza di sviluppatori nel team per il prossimo anno o più, potresti dover assumere uno sviluppatore a tempo pieno. Ma se l’analisi mostra che la lacuna riguarda solo un periodo temporaneo (es. alcune settimane o mesi), valuta l’utilizzo di un collaboratore esterno (o freelance) per coprire la mancanza temporaneamente.
5. Prevedi le risorse in anticipo per i progetti futuri
Quando si tratta di prevedere le risorse per progetti futuri, segui gli stessi passaggi dell’analisi delle lacune sulle risorse a breve termine e valuta cosa hai e di cosa hai bisogno. Tieni presente che molto potrebbe cambiare prima che questi progetti vengano avviati.
Le persone potrebbero lasciare l’azienda, le tempistiche potrebbero cambiare e gli stakeholder potrebbero avere altre priorità che richiedono lo spostamento di risorse verso altre aree (ad esempio lavorare a un nuovo prodotto o servizio).
Detto ciò, individua proattivamente le lacune e pianifica per affrontarle. Quello che impari analizzando il lavoro futuro può aiutarti in qualsiasi pianificazione strategica delle risorse e supportare i processi decisionali.
Strumenti per l’analisi delle lacune nelle risorse
Puoi facilmente utilizzare Google Sheets o Excel per creare un modello di analisi delle lacune sulle risorse o un modello di pianificazione delle risorse, ma ci sono molti software di project management e software per la pianificazione delle risorse che puoi utilizzare mentre analizzi le lacune di risorse.
Se temi che i processi attuali non siano efficienti o efficaci per valutare la situazione attuale e assicurarti di poter soddisfare le esigenze di clienti o utenti, uno dei principali vantaggi degli strumenti di pianificazione delle risorse è che sono stati progettati proprio per questo scopo. Qui sotto puoi trovare alcuni dei nostri strumenti software preferiti per la gestione delle risorse.
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Sfide con l'analisi delle lacune nelle risorse
Per aiutarti a condurre al meglio la tua analisi delle lacune, ho raccolto le sfide più comuni che potresti incontrare e come puoi superarle:
- Mancanza di organizzazione: Se la tua azienda non dispone di una gestione centralizzata dei progetti e della gestione delle risorse, può essere difficile avviare (e tantomeno completare) il processo di analisi delle lacune nelle risorse. Anche solo raccogliendo l'elenco di tutte le risorse in un foglio di calcolo e osservando come vengono assegnate giornalmente o settimanalmente, avrai una solida base da cui partire per individuare eventuali carenze e prendere decisioni informate su come colmarle.
- Livelli di prestazione variabili: Non tutti possono mantenere una prestazione al 100% (o più) per il 100% del tempo, quindi le variazioni nei livelli di prestazione possono creare lacune nelle risorse. Membri del team che impiegano più tempo del previsto o che sono assenti per riposo e recupero possono avere un impatto significativo.
- Cambiamenti nella strategia aziendale: Cambiamenti significativi negli obiettivi strategici della tua azienda possono influenzare l'allocazione delle risorse. Ad esempio, se passi dall'offrire solo servizi di progettazione e sviluppo di siti web alla gestione della manutenzione dei siti, avrai bisogno di risorse aggiuntive con competenze diverse da quelle già presenti nel team. Quindi, mentre "sulla carta" potresti essere in grado di coprire tutti i tuoi progetti, la realtà potrebbe essere diversa a causa della differenza tra le competenze richieste.
- Fattori esterni: Un'altra sfida sono i fattori esterni che possono influenzare i vincoli delle risorse. Comprendere quali fattori esterni possono avere un impatto sulla performance attuale (e pianificata) e come possano essere collegati alle lacune nelle risorse può essere una sfida per i nuovi project manager. Ad esempio, un membro del team potrebbe aver bisogno di un lungo congedo medico, un cliente o uno stakeholder potrebbe chiedere una modifica importante all'ambito di lavoro o al progetto, oppure tecnologie obsolete o non più supportate possono causare interruzioni. Fattori fuori dal tuo controllo possono influenzare direttamente le risorse di progetto o causare discrepanze nel processo di pianificazione delle risorse.
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