Conseils de Priorisation : 8 Astuces pour Optimiser Votre Liste de Tâches
Maîtrisez Votre Liste de Tâches: Concentrez-vous sur les activités ayant le plus d'impact et dirigez vos efforts vers les résultats les plus précieux — vous pouvez y parvenir en organisant et en classant les éléments de votre liste.
Commencez par la Tâche La Plus Consistante: Libérez du temps et de l'espace mental en « avalant le crapaud » — c'est-à-dire en éliminant dès le début de la journée la tâche la plus grosse et la plus difficile de votre liste.
Essayez la Productivité Lente: Se précipiter et passer constamment d'une tâche à l'autre peut en réalité allonger la durée du travail, à cause des erreurs, des corrections à faire, et du temps nécessaire à votre cerveau pour s'adapter à chaque changement.
En tant que chef de projet, vous n’êtes pas étranger à la gestion de votre énorme liste de tâches (en plus de gérer celles de votre équipe). Il peut être difficile de savoir par où commencer lorsque vous êtes sollicité de toutes parts. Voici quelques-uns de mes meilleurs conseils et astuces pour vous aider à réfléchir plus stratégiquement et à faire avancer les choses.
1. Faites une liste complète
Pourquoi ça fonctionne : Vous connaissez l’expression « on ne voit pas la forêt à cause des arbres » ? Commencer par une liste complète vous permet de voir la forêt et les arbres ; vous pouvez donc décider de ce qui est réellement le plus important à faire, et ce qui peut attendre plus tard.
Si vous travaillez sur plusieurs projets différents ou rendez compte à de multiples parties prenantes, avoir une liste complète peut vous aider à prioriser et à savoir par où commencer. L’objectif n’est pas de satisfaire tout le monde, mais bien de prendre les meilleures décisions quant à l’utilisation de vos ressources limitées (c’est-à-dire votre temps et votre énergie).
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Comment démarrer : Établissez une liste de tout ce que vous avez à faire, sans vous soucier de l’ordre de priorité tant que votre « vidage de cerveau » n’est pas terminé.
Une fois la liste complète, vous pourrez alors commencer à les classer de la tâche la plus importante à la moins importante. Si vous trouvez des tâches que vous pouvez régler rapidement ou déléguer, faites-le tout de suite : c’est tout bénéfice.
2. Avalez le crapaud
Pourquoi ça fonctionne : Avaler le crapaud signifie aborder en premier les tâches les plus difficiles ou les moins attrayantes de votre liste. En commençant par l’élément le plus ardu, vous libérez de l’espace mental qui aurait pu être accaparé par cette tâche qui plane au-dessus de vous. Vous créez également un élan qui vous permet d’enchaîner plus facilement sur les autres tâches (après avoir avalé le crapaud), surtout si la liste est longue.
Comment démarrer : Prenez votre liste (voir astuce numéro un) et choisissez la tâche la plus importante. Découpez cette tâche en étapes plus petites et plus gérables, et cochez-les une à une jusqu’à achever la tâche principale. Fragmenter une tâche en sous-tâches permet de réduire la charge mentale et rend la gestion plus facile.
3. Si tout est urgent, rien n’est urgent
Pourquoi ça fonctionne : Quand les membres de l’équipe projet, les clients ou les parties prenantes viennent tous vous voir avec des tâches ou besoins urgents, cela peut vite devenir ingérable et cacophonique. Mettre en place de vrais niveaux de priorité et apprendre à dire non devient essentiel. Réfléchissez à votre priorité maximale : si tout est important, vous risquez de vous paralyser ou de vous concentrer sur les mauvaises choses.
Comment démarrer : Expliquez à l’équipe votre propre définition de l’urgence. Par exemple, si quelqu’un attend de vous une information ou un retour, et que votre réponse conditionne la poursuite de son travail d’une façon qui pourrait compromettre le planning, alors là, oui, c’est urgent. Vous pouvez aussi utiliser la méthode Ivy Lee pour structurer vos priorités quotidiennes et éviter d’être constamment distrait.
Expliquez à la personne qui fait la demande comment vous évaluez l’urgence et assurez-vous que vous êtes bien alignés. Ainsi, vous ne douterez plus de votre décision et ne vous sentirez pas coupable si un détail émerge plus tard et vous donne l’impression d’avoir mal jugé le caractère urgent de la demande.
Par exemple, j’ai géré la création d’un logiciel sur mesure pour un client. Mon ingénieur principal essayait de terminer une amélioration afin que l’équipe du client puisse la tester. Entre-temps, le client était frustré car une autre tâche (beaucoup plus mineure, mais gênante à l'usage) restait en attente dans le backlog.
Cependant, l’ingénieur pensait qu’en terminant d’abord l’amélioration pour permettre au client de la tester, il les aidait à disposer de plus de temps avant le lancement. Nous avons résolu la situation en validant les priorités avec le client lors des réunions de suivi suivantes.
4. Repoussez les échéances lorsque c’est possible
Pourquoi cela fonctionne : S'accorder un peu plus de marge de manœuvre peut vous aider à être plus productif et efficace, ainsi qu'à réduire le sentiment d’être submergé face aux priorités qui s’accumulent.
Comment commencer : Examinez votre liste de priorités pour repérer les occasions où vous pouvez vous permettre de déplacer certaines tâches. Une matrice de priorisation peut vous aider à classer les tâches selon leur urgence et leur importance, afin d’identifier celles qui peuvent être décalées. Si rien ne semble pouvoir bouger, discutez avec vos collègues ou parties prenantes des ajustements possibles. Bien souvent, les choses ne sont pas si urgentes qu’on le pense. Repousser et demander un avis extérieur peut s’avérer très utile.
Si vous ne pouvez pas reporter des éléments de votre liste, voyez où vous pouvez gagner du temps ailleurs. Devez-vous vraiment être présent à chaque réunion ? Même une demi-heure ou une heure supplémentaire dans votre journée pour vous concentrer sur vos tâches peut faire une grande différence. Cela vous offre plus de temps pour vous concentrer et élimine un nouveau changement de contexte (l’un des pires ennemis de la productivité).
5. Ralentissez pour aller plus vite
Pourquoi cela fonctionne : Lorsque vous bâclez vos tâches et changez constamment de contexte, vous risquez plus d’oublier des détails importants ou de commettre des erreurs, ce qui vous oblige à refaire le travail. Ralentir, c’est aussi avancer plus vite : vous passerez moins de temps à corriger vos fautes ou, pire, à revoir les plannings de projet parce que vous avez oublié de terminer une tâche, d’obtenir une validation ou d’attribuer une ressource.
Comment commencer : Bloquez du temps dans votre agenda et assignez une durée précise à chaque tâche, en prévoyant suffisamment de temps pour l’achever correctement. Par exemple, vous pouvez réserver une heure le matin pour lire et répondre à vos e-mails afin de rédiger des réponses réfléchies avant votre première réunion.
6. Utilisez des outils de gestion de projet pour les plannings et les rappels
Pourquoi cela fonctionne : En changeant l’ordre de vos priorités, ne perdez pas de vue les tâches importantes. Gardez-les dans votre logiciel de gestion de projet ou votre système de gestion des tâches pour libérer de l’espace dans votre esprit (ou dans vos notes, si vous êtes adepte du papier). Programmez les dates d’échéance des semaines ou des mois à l’avance au besoin : votre « vous » du futur vous remerciera pour ces rappels opportuns.
Comment commencer : En gardant le suivi de vos propres tâches dans le même outil que celui utilisé pour gérer des projets, vous n’aurez plus à chercher dans plusieurs endroits ce que vous devez faire, ce qui allège la charge cognitive. Ajoutez les liens vers les ressources ou documents dont vous aurez besoin pendant que vous gérez vos tâches afin que votre outil devienne un point d’accès unique pour tout accomplir.
7. Rassemblez des données pour déterminer votre capacité
Pourquoi cela fonctionne : Vous avez peut-être l’impression d’être submergé en permanence, mais êtes-vous toujours aussi productif ? Gardez la trace de vos tâches à faire sur quelques semaines voire quelques mois. Combien de tâches accomplissez-vous chaque jour, et combien viennent s’ajouter ? Si l’on vous confie du travail plus rapidement que vous ne pouvez le traiter et que vous avez le sentiment de prendre du retard, récoltez des données pour l’attester.
Ces données peuvent vous aider à justifier l’embauche d’un coordinateur ou chef de projet supplémentaire. Si cela ne semble pas pertinent, il est peut-être temps de chercher du coaching pour mieux gérer votre temps, ou de tester de nouvelles techniques de gestion du temps.
Comment commencer : Sur votre liste de choses à faire du jour, utilisez un code couleur (ou la fonctionnalité de votre logiciel de gestion de projet) pour surligner vos tâches initiales. Si vous devez en ajouter, utilisez une autre couleur ou un autre tag. Vous pouvez également indiquer le temps pris par chaque tâche au fil de la journée. N’oubliez pas de noter aussi les moments passés en pause ou à l’écart du travail (repas, pauses, etc.).
À la fin de chaque journée, notez combien de tâches de votre liste de choses à faire vous avez accomplies et combien d'heures supplémentaires il vous aurait fallu pour terminer la liste entière. Vous pourriez avoir besoin de plusieurs heures additionnelles, mais si certaines tâches peuvent attendre, cela ne suffit peut-être pas à prouver que vous êtes surchargé.
Répétez cet exercice pour voir l’écart entre ce que vous parvenez à accomplir chaque jour et ce que vous devez réellement faire. Il peut y avoir des hauts et des bas (le volume de travail n’est pas le même tous les jours). Il peut aussi être utile de réaliser cet exercice pendant la période la plus chargée (si vous en avez une) et lors d’un moment plus calme afin de comparer la différence.
Si votre activité connaît de fortes fluctuations entre les périodes chargées et calmes, discutez avec votre équipe de direction de la possibilité de faire appel à de l’aide temporaire lors des pics d’activité au lieu de recruter un nouveau membre à plein temps. Si vous êtes prestataire, cet exercice peut vous aider à déterminer combien d’heures ou de projets vous pouvez absorber en même temps.
8. Essayez le "Body Doubling"
Pourquoi ça fonctionne : Si vous êtes facilement distrait et que vous avez besoin d’aide pour vous concentrer, travailler en silence avec un binôme ou un petit groupe peut s’avérer utile. Cette technique, appelée body doubling, est souvent recommandée aux personnes atteintes de TDAH, mais vous pouvez en tirer profit même sans ce diagnostic.
En tant que chef de projet, vous pouvez vous retrouver avec une liste de tâches fastidieuses ou peu valorisantes qui ne vous enthousiasment pas particulièrement. Quelqu’un doit les faire, et il n’y a rien de mal à avoir besoin d’un petit couplage de motivation extérieure.
Comment commencer : Invitez un collègue ou ouvrez une salle Zoom. Définissez une durée précise pour votre session de travail, par exemple une heure. Fixez votre objectif pour la session. Par exemple, cela peut être l’audit des feuilles de temps, la création d’un nouveau planning de projet ou la mise à jour de vos modèles de rétrospective.
Mettez-vous au travail et laissez votre partenaire faire de même. Lorsque le temps est écoulé, partagez avec votre partenaire ce que vous avez (ou n’avez pas) accompli. Répétez aussi souvent que nécessaire jusqu’à ce que toutes vos tâches soient terminées.
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