Conseils de priorisation : 8 façons de pirater votre liste de tâches
Maîtrisez votre liste de tâches: Concentrez-vous sur les activités qui ont le plus d’impact parmi celles que vous avez à accomplir et dirigez vos efforts vers les résultats les plus précieux — vous pouvez y parvenir en organisant et en classant les éléments de votre liste.
Commencez par la tâche la plus conséquente: Libérez du temps et de l’espace mental en « mangeant la grenouille » — en venant à bout de la tâche la plus importante et la plus difficile de votre liste dès le début de la journée.
Essayez la productivité lente: Se précipiter et passer constamment d’une tâche à l’autre peut en réalité allonger la durée du travail, en raison des erreurs, des reprises et du temps nécessaire à votre cerveau pour se remettre dans le contexte entre chaque changement.
En tant que chef de projet, vous n’êtes pas sans savoir ce que c’est que de devoir vous attaquer à votre énorme liste de tâches (en plus de gérer les listes de tâches de votre équipe). Il peut être difficile de décider par où commencer lorsque vous êtes sollicité de toutes parts. Voici quelques-uns de mes meilleurs conseils et astuces pour vous aider à réfléchir de manière plus stratégique et à faire avancer les choses.
1. Faites une liste complète
Pourquoi ça marche : Vous connaissez l’expression selon laquelle on ne voit pas la forêt à cause des arbres ? Commencer par une liste complète vous permet de voir à la fois la forêt et les arbres, afin de décider de ce qui est réellement le plus important à traiter et de ce qui peut attendre.
Si vous travaillez sur plusieurs projets différents ou rendez des comptes à plusieurs parties prenantes, disposer d’une liste complète peut vous aider à établir vos priorités et à décider par où commencer. Il ne s’agit pas de satisfaire tout le monde, mais de prendre les meilleures décisions quant à l’utilisation de vos ressources limitées (c’est-à-dire votre temps et votre énergie).
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Comment commencer : Faites une liste de tout ce que vous avez à traiter et ne vous préoccupez pas de l’organiser par ordre de priorité avant d’avoir terminé de vider votre esprit.
Une fois votre liste complète, vous pouvez commencer à classer les éléments du plus important au moins important. Si vous repérez des éléments que vous pouvez régler rapidement ou déléguer, faites-le immédiatement : c’est un bonus.
2. Mangez la grenouille
Pourquoi ça marche : Manger la grenouille signifie s’attaquer en premier aux tâches les plus difficiles ou les plus rébarbatives de votre liste. En commençant par l’élément le plus ardu de votre liste, vous libérez de l’espace mental qui pourrait être autrement monopolisé par cette tâche qui vous préoccupe. Vous créez également un élan qui peut vous aider à traiter les autres éléments de la liste (après avoir mangé la grenouille), en particulier lorsque la liste est longue.
Comment commencer : Prenez votre liste (voir l’astuce numéro un) et choisissez la tâche la plus importante. Décomposez cette tâche en étapes plus petites et plus faciles à gérer, puis cochez-les une par une jusqu’à avoir terminé la tâche principale. La décomposition en étapes plus petites rend la tâche moins accablante mentalement et plus facile à gérer.
3. Si tout est urgent, rien ne l’est
Pourquoi ça marche : Lorsque les membres de l’équipe projet, les clients et les parties prenantes viennent tous vous voir avec des tâches, des questions ou des besoins urgents, cela peut devenir accablant et générer beaucoup de bruit. Définir correctement les niveaux de priorité et apprendre à dire non devient essentiel. Réfléchissez à votre priorité absolue : si tout est important, vous risquez de vous retrouver paralysé ou de vous concentrer sur les mauvais éléments.
Comment commencer : Expliquez à l’équipe votre définition de l’urgence. Par exemple, si quelqu’un attend de vous des informations ou des retours et que cela l’empêche d’avancer dans son travail d’une manière susceptible de compromettre le calendrier, alors oui, c’est urgent. Vous pouvez également utiliser la méthode Ivy Lee pour structurer vos priorités quotidiennes et réduire le risque de vous laisser entraîner dans des distractions.
Expliquez à la personne qui formule la demande comment vous déterminez si quelque chose est urgent et assurez-vous que vous êtes sur la même longueur d’onde. Ainsi, vous ne remettrez pas votre décision en question et ne vous sentirez pas mal si un détail apparaît plus tard et vous donne l’impression d’avoir mal compris le degré d’urgence.
Par exemple, je gérais le développement d’un logiciel personnalisé pour un client. Mon ingénieur principal essayait de finaliser une amélioration afin que l’équipe du client puisse la tester. Pendant ce temps, le client était frustré, car une autre tâche du carnet de demandes devait corriger un problème mineur qui le gênait lorsqu’il utilisait le logiciel.
Cependant, l’ingénieur pensait qu’en terminant d’abord l’amélioration destinée aux tests, il aidait le client en lui donnant davantage de temps pour tester avant le lancement. Nous avons résolu la situation en validant les priorités avec le client lors des futures réunions de suivi.
4. Repoussez les échéances lorsque c’est possible
Pourquoi cela fonctionne : Un peu plus de marge de manœuvre peut vous aider à être plus productif et efficace, et à réduire le sentiment de surcharge qui peut accompagner des priorités concurrentes.
Comment commencer : Examinez votre liste de priorités afin de repérer les possibilités qui vous permettraient de réorganiser les tâches. Une matrice de priorisation peut vous aider à classer les tâches selon leur urgence et leur importance afin d’identifier celles qui peuvent être déplacées. Si vous ne trouvez rien, échangez avec les membres de votre équipe ou les parties prenantes pour déterminer ce qui peut être ajusté. Souvent, les choses ne sont pas aussi urgentes que nous le pensons. Repousser certaines demandes et obtenir un point de vue extérieur peut être utile.
Si vous ne pouvez pas repousser les tâches de votre liste, cherchez où vous pouvez récupérer du temps ailleurs. Devez-vous participer à toutes les réunions ? Même une demi-heure ou une heure supplémentaire dans votre journée pour vous concentrer sur votre liste de tâches peut être extrêmement utile. Vous disposez ainsi de davantage de temps de concentration et éliminez une autre situation dans laquelle vous devez changer de contexte (un facteur notoirement néfaste pour la productivité).
5. Ralentissez pour aller plus vite
Pourquoi cela fonctionne : Lorsque vous vous précipitez dans vos tâches et changez constamment de contexte, vous êtes plus susceptible d’oublier des détails essentiels ou de commettre des erreurs, ce qui entraîne des reprises. Ralentissez pour parcourir votre liste plus rapidement : vous n’aurez pas à consacrer autant de temps à corriger les erreurs ou, pire encore, à ajuster les calendriers des projets parce que vous avez oublié de terminer une tâche, d’obtenir une approbation ou d’affecter une ressource.
Comment commencer : Bloquez des plages horaires dans votre calendrier et attribuez une durée précise à chaque tâche, en prévoyant suffisamment de temps pour la terminer. Par exemple, vous pouvez bloquer une heure le matin pour consulter vos e-mails afin de vous assurer d’avoir assez de temps pour formuler des réponses réfléchies avant votre première réunion.
6. Utilisez des outils de gestion de projet pour les plannings et les rappels
Pourquoi cela fonctionne : Lorsque vous réorganisez vos priorités, ne perdez pas de vue les tâches importantes. Conservez-les dans votre logiciel de gestion de projet ou votre système de gestion des tâches afin de libérer de l’espace mental (ou de la place dans vos notes si vous préférez le papier et le stylo). Définissez si nécessaire des dates d’échéance plusieurs semaines ou plusieurs mois à l’avance : votre futur vous remerciera de ces rappels opportuns.
Comment commencer : En suivant vos propres tâches dans le même outil que celui où vous gérez vos projets, vous n’aurez pas à chercher à plusieurs endroits les différentes informations dont vous avez besoin pour faire votre travail, ce qui réduit la charge cognitive. Ajoutez des liens vers les ressources ou les documents dont vous aurez besoin pendant que vous gérez vos tâches, afin de faire de votre outil un point central pour mener à bien vos activités.
7. Recueillez des données pour déterminer votre capacité
Pourquoi cela fonctionne : Vous vous sentez peut-être constamment dépassé ou surchargé, mais êtes-vous toujours productif ? Suivez vos tâches à faire pendant quelques semaines, voire quelques mois. Combien de tâches terminez-vous chaque jour et combien sont ajoutées ? Si l’on vous attribue du travail plus rapidement que vous ne pouvez l’accomplir et que vous avez l’impression de prendre de plus en plus de retard, recueillez des données pour le prouver.
Ces données peuvent vous aider à justifier la nécessité d’un soutien supplémentaire sous la forme d’un coordinateur de projet ou d’un autre chef de projet. Si cela ne semble pas nécessaire, il est peut-être temps de chercher un accompagnement pour mieux gérer votre temps ou de tester de nouvelles techniques de gestion du temps.
Comment commencer : Utilisez une couleur précise pour coder votre liste de tâches de la journée (ou utilisez la fonctionnalité de votre logiciel de gestion de projet pour mettre en évidence vos tâches initiales). Si vous devez ajouter des éléments à votre liste, utilisez une autre couleur d’encre ou étiquetez les tâches en conséquence. Vous pouvez également noter le temps consacré à chaque tâche au fil de votre journée. Pensez à indiquer tout moment passé loin du travail (comme les pauses repas ou les pauses).
À la fin de chaque journée, notez quelle part de votre liste de tâches vous avez accomplie et combien d’heures supplémentaires il vous aurait fallu pour terminer la liste complète. Vous pourriez avoir besoin de plusieurs heures supplémentaires, mais si les tâches peuvent attendre, cela ne suffit peut-être pas à démontrer que votre charge de travail est excessive.
Répétez cet exercice pour voir l’écart entre ce que vous accomplissez chaque jour et ce que vous devez réaliser. Il peut y avoir des hauts et des bas (le volume de travail n’est pas le même tous les jours). Vous pouvez également faire cet exercice pendant votre période de forte activité (si vous en avez une) et pendant une période où le volume est plus faible, afin de comparer les résultats.
Si votre entreprise connaît de fortes variations entre les périodes d’activité intense et les périodes creuses, discutez avec votre équipe de direction de la possibilité de faire appel à une aide temporaire pendant les périodes chargées plutôt que d’embaucher un autre membre de l’équipe à temps plein. Si vous êtes prestataire indépendant, cet exercice peut vous aider à déterminer combien d’heures ou de projets vous pouvez gérer simultanément.
8. Essayez la double présence
Pourquoi ça marche : si vous vous sentez distrait et avez besoin d’aide pour vous concentrer, travailler en silence avec un partenaire ou un petit groupe peut vous aider. Bien que cette technique, appelée double présence, soit souvent recommandée aux personnes ayant reçu un diagnostic de TDAH, vous pouvez en tirer profit même si vous n’avez pas reçu ce diagnostic.
En tant que chef de projet, vous pouvez vous retrouver avec une liste de tâches fastidieuses et peu enthousiasmantes que vous n’avez pas vraiment envie d’entreprendre. Quelqu’un doit bien s’en charger, et il est normal d’avoir besoin d’un peu de motivation extérieure.
Comment commencer : prenez un collègue avec vous ou créez une salle Zoom. Limitez la durée de votre session de travail à environ une heure à la fois. Définissez votre objectif pour la session. Il peut s’agir, par exemple, de vérifier les feuilles de temps, de créer un nouveau calendrier de projet ou de mettre à jour vos modèles de rétrospective.
Mettez-vous au travail et laissez votre partenaire faire de même. Lorsque le temps est écoulé, dites à votre partenaire ce que vous avez fait (ou ce que vous n’avez pas réussi à faire). Répétez l’opération autant que nécessaire pour terminer toutes vos tâches.
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