Comment rejoindre une communauté en ligne peut vous aider à progresser en tant que chef de projet

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Michael Mordak : Bonjour, c'est Michael du Digital Project Manager. Bienvenue dans le Portrait de Membre d'aujourd'hui. Nous avons réussi à rassembler la plus grande et la plus impressionnante collection de chefs de projet qui créent du changement et remettent en question les paradigmes actuels dans le domaine. C'est pourquoi nous partageons leurs histoires, les tournants personnels et professionnels que nous prenons en essayant de répondre à la question millénaire : Que veux-tu devenir ?

Aujourd'hui, nous discutons avec une membre remarquable de la communauté, la PDG et fondatrice de Chingona Coach, Nicolassa Galvez. Niko a souvent été la seule cheffe de projet dans son organisation. Elle s’est donc tournée vers la communauté, non seulement pour avoir accès à la mutualisation des connaissances, mais aussi pour trouver du mentorat et se connecter avec des personnes qui comprennent le rôle et les frustrations qui l'accompagnent.

Alors Nicolassa, j’adorerais vous entendre nous donner un aperçu des quelques communautés auxquelles vous participez actuellement.

Nicolassa Galvez : J’appartiens à beaucoup de communautés en ligne. Bien sûr, la communauté Digital Project Manager. Je suis une « anti coach de carrière » donc je fais aussi partie de beaucoup de groupes de coaching, pas seulement pour les coachs qui développent leur activité, mais aussi pour ceux qui souhaitent recevoir du coaching.

Des deux côtés de ce spectre, je fais partie de plusieurs groupes de femmes latinas qui développent leur entreprise ou s'intéressent au développement personnel. Il y a également un groupe de financement communautaire centré sur les associations. C’est un groupe de personnes du secteur associatif qui veulent changer la manière dont les associations sont financées.

Michael Mordak : Génial. J’ai remarqué que vous avez mentionné plusieurs groupes.

J’aimerais savoir comment vous trouvez le temps de veiller à porter attention à chacune de ces communautés et leur accorder le temps nécessaire ?

Nicolassa Galvez : Je n’ai aucune notification sur aucun de mes appareils. Je ne supporte même pas les notifications silencieuses ou les petits points rouges. Donc en fait, je dois aller activement les chercher moi-même.

Je filtre aussi vraiment mes e-mails. Beaucoup des groupes où je vais, les mails sont automatiquement archivés, je ne les vois même jamais. Mais, pour les 5 à 10 groupes où je veux vraiment participer activement, ce sont les mails qui m'y amènent, ou bien j’ai une question ou une idée et je vais les consulter volontairement.

Michael Mordak : D’accord. Donc vous ne planifiez pas, par exemple, cinq minutes par jour spécifiquement pour ces communautés. C’est plus quand ça vous vient à l’esprit ?

Nicolassa Galvez : Oui. Ou bien grâce aux e-mails, comme je fais en sorte de recevoir les e-mails des groupes. Parce qu’ils peuvent inclure un résumé des échanges ou, par exemple, Digital Project Manager envoie quelque chose sur l’intelligence artificielle et comme ça m’intéresse, je vais voir dans le groupe ce que disent les gens parce que j’ai reçu l’e-mail.

Michael Mordak : Donc en gros, vous vous adaptez à votre agenda pour trouver du temps pour toutes ces choses.

J’ai été intrigué par votre mention de l’anti coaching de carrière, car ce n’est pas intuitif pour tout le monde. Pouvez-vous expliquer ce que c’est ?

Nicolassa Galvez : Oui, j’ai toujours eu du mal avec le travail salarié. Je peux à peine garder un poste plus de 18 mois, que ce soit à cause de ma culture ou parce que j’ai un TDAH ; j’ai beaucoup de mal avec la politique de bureau.

Ce n’est pas tant pour les tâches, mais je suis très mauvaise niveau politique de bureau. Et je n’ai pas trouvé de coaching qui aborde cela, sauf pour réécrire son CV ou savoir envoyer des mails convenables. Donc l’anti coaching de carrière, c’est pour celles qui ont été socialisées en tant que femmes et pour qui les conseils traditionnels ne fonctionnent pas. Il y a autre chose à explorer, à soutenir ensemble.conseils de carrière

Michael Mordak : Oui, c’est génial. C’est vraiment un espace nécessaire et utile dont beaucoup pourraient bénéficier. J’aime que vous consacriez votre temps à cela et que cela soit un si grand focus.

Vous avez listé plusieurs communautés auxquelles vous participez. Pouvez-vous me dire pourquoi vous ressentez le besoin de rejoindre ces communautés ? Qu’en retirez-vous ?

Nicolassa Galvez : Dans quasi tous mes emplois j’ai souvent été la seule à ce poste.

C’est fréquent dans les associations, mais j’ai aussi travaillé dans de petites agences marketing comme cheffe de projet. Les agences sont si petites que j’étais la seule cheffe de projet. Je n’avais pas vraiment de collègues, il n’existe pas de groupes de networking pour chefs de projets dans chaque ville.

Donc je vais vers les communautés pour partager les réponses, pour me défouler, pour comprendre pourquoi c’est frustrant, parce que certains ne respectent pas les délais ou les consignes, ou juste pour demander de l’aide, éviter de réinventer la roue.

Pourquoi ne pas regarder ce que font les autres qui ont déjà l’expérience ? Et le mentorat aussi, je trouve que ce n’était pas si fréquent dans ma génération. Être dans une communauté, c’est pouvoir se mentorer mutuellement et en profiter quand on en a besoin.

Michael Mordak : Oui, c’est presque devenu un mot à la mode pour inciter les gens à transmettre leurs connaissances gratuitement à la nouvelle génération.

J’aime ce que vous dites, car dans la communauté DPM, nous avons nos groupes mastermind et des opportunités de participer à de petits groupes pour faire ce genre de mutualisation d’idées, récupérer des modèles pour faciliter le travail.

Je crois que l’un des canaux les plus actifs, c’est celui des frustrations. Les membres y partagent ce qu’ils ont sur le cœur avec ceux qui comprennent ce qu’ils vivent, qui ont connu la même chose.

J’aimerais aussi savoir, être active dans ces communautés, est-ce que cela vous a ouvert des portes ou permis de faire des choix de carrière que vous n’auriez pas eu sans ces communautés ?

Nicolassa Galvez : Pour moi, ça m’a surtout apporté la confiance. Je ne suis pas arrivée dans le management de projet de façon traditionnelle, genre en obtenant mon…

Michael Mordak : Le PMP ?

Nicolassa Galvez : Oui, certification. C’était juste un besoin, donc ils m’ont engagée et demandé d’être cheffe de projet. Alors j’ai cherché des ressources et je suis tombée sur Digital Project Manager. J'étais intentionnelle à ne pas faire la certification PMP à ce stade.

Donc faire partie de la communauté m'a donné confiance, le sentiment d'appartenir au secteur, que je savais ce que je faisais, et pour les choses que je ne savais pas, j’ai pu apprendre dans le groupe. Cela a aidé ma carrière car être avec ses pairs, participer à des discussions, des webinaires, des masterminds, c’est vraiment ce qui m’a le plus apporté, pas pour obtenir un poste, mais pour tenir dans le poste, pour ne pas me sentir « folle ».

Michael Mordak : J’adore ! La confiance, c’est tellement important surtout en début de carrière. L’entreprise a-t-elle payé la certification PMP ou vous a-t-on demandé de l’obtenir pour commencer ?

Nicolassa Galvez : Non, ils ne l'ont pas payée. Et je me suis dit : si vous ne payez pas, je ne paie pas non plus. Je savais que j’aimais le management de projet, sûrement parce que je suis très organisée sur papier à cause de mon TDAH. Si vous voyiez ma chambre ce serait le contraire, mais pour le travail je suis super structurée. Cela fait partie de mon parcours scolaire avec beaucoup de soutien.

Donc ils m’ont recrutée pour leur agence marketing parce qu’ils voyaient mon organisation. Mais ils n'ont jamais payé, même l’adhésion DPM, j’ai payé de ma poche car je savais avoir besoin de ce soutien professionnel.

Michael Mordak : C’est intéressant, car dans la communauté, beaucoup ont eu leur PMP.

Leurs connaissances sont là, et franchement vous pouvez demander ce que vous voulez sur le métier, ils vous transmettent ce qu’ils ont appris en préparant et passant l’examen. Donc si vous vouliez y aller, vous avez des ressources dans la communauté.

C’est un gain de connaissances et d’expérience grâce à ceux qui sont déjà passés par tous ces aspects du métier. Ça permet d’accélérer sa progression, d’éviter les tâtonnements d’autres ont déjà traversé.

Nicolassa Galvez : Oui. J’ai apprécié cela. J’aime la méthodologie de la gestion de projet, mais les compétences humaines, la gestion intermédiaire, jongler avec les dirigeants et les opérationnels, ce n’était pas mon naturel.

J’ai été cheffe de projet huit ans mais je n’ai jamais voulu le rendre « officiel » par la certification. Car ce n’était pas un métier qui m’attirait sur le long terme mais j’aimais le travail et la communauté. Du coup, avoir un endroit hors du « parcours officiel » c’était très important pour garder le lien, même quand je n’étais plus cheffe de projet car je passais ma certification de coaching.

Mais je gérais mon activité de coaching comme un projet ! Donc ça restait essentiel d’être dans le groupe, car il y a bien plus dans la communauté que juste la gestion de projet, ça valait la peine de rester impliquée.

Michael Mordak : C'est excellent. Et une question originale : parmi toutes vos communautés, quelle est la personne la plus cool ou la plus influente que vous ayez rencontrée ?

Nicolassa Galvez : Je voulais justement dire Ben, même si cela devait concerner d’autres groupes, car j’ai fait partie de DPM depuis si longtemps.

Les débuts sur Slack, puis la plateforme en ligne, puis à nouveau Slack… et sa grande implication. C’est intimidant d’arriver sans certification, et d’avoir un des fondateurs du groupe aussi présent, accessible, non élitiste, ça a marqué la culture du groupe sur toute la communauté. C’est resté, même après cinq ou six ans, cette ambiance ne s’est pas perdue.

C’est encore une communauté très accueillante. C’est important que quelqu’un donne ce ton. Beaucoup comme Patrice ont aussi été vraiment aidants, vérifiant que les questions de tous reçoivent une réponse. J’ai eu quelques questions associatives, je ne connais pas son parcours exact, mais elle a pu répondre sur la gestion de projet dans les associations et veille à ce que personne ne soit laissé sans réponse. Ce sont pour moi les stars des communautés.

Michael Mordak : Oui, c’est cela que j’apprécie dans la communauté. C’est comme une porte dérobée pour entrer en contact même avec les dirigeants ou influenceurs du secteur : ils participent, ils répondent, ils partagent leurs expériences.

Souvent, ils se rendent disponibles, parce que cela fait partie de leur vie, ils aiment ça et y passent du temps.

Nicolassa Galvez : Oui. Ce n’était pas un cercle fermé.

Michael Mordak : Exactement. Je crois qu’on a vraiment un super groupe de gens passionnés, qui aiment partager leurs connaissances et aider les autres à comprendre ce qu’ils ont eux-mêmes appris au fil de leurs carrières.

Et Patrice est un bon exemple, mais il y a aussi nombre d’autres personnes dans le groupe, prêtes à partager leur savoir. Rarement une question reste sans réponse.

Nicolassa Galvez : Oui, j’adore ça. Et il y a aussi le sens de l’humour dans cette communauté. C’est rare, surtout en ligne, et dans Slack, c’est beaucoup de texte donc pas si évident de faire passer l’humour. Mais depuis le début, il y a eu cet esprit, jamais pour se moquer de ceux qui ne savent pas, mais plutôt pour souligner notre humanité collective, l’entraide. C’est vraiment chaleureux et ça enlève certaines barrières. Si les chefs de projet sont stressés, ils peuvent parler famille, enfants, bref, c’est une communauté légère, pas dans le sens du manque de sérieux, car ils aiment leur métier — mais l’ambiance n’est pas stressante, on ne doit pas se prouver.

Michael Mordak : Est-ce que vous retrouvez cette ambiance dans d’autres communautés ?

Nicolassa Galvez : Non.

Michael Mordak : Oh, non ? Comment cela change-t-il votre façon d’y interagir ?

Nicolassa Galvez : Oui, il faut davantage se « masquer », comme disent les personnes avec TDAH ou neuro-atypiques. Cela demande de l’énergie.

J’ai un humour très sec, qui passe mal à l’écrit, mais dans la communauté DPM ça fonctionne, car cet aspect fait partie de leur culture. On ne prend pas tout au pied de la lettre. c’est plus humain. J’ai travaillé à distance bien avant la pandémie, je suis très habituée à l’échange en ligne, je préfère parfois même ça en présentiel. Mais certaines communautés sont très froides. Elles sont utiles, j’y vais poser une question ou lire les digest.

Mais pour l’ambiance, c’est pas pareil, alors que DPM et deux autres communautés c’est le genre où on a envie d’aller prendre un café ou un verre avec les gens. Ce n’est pas la norme dans beaucoup d’espaces en ligne.

Michael Mordak : Super. Et alors pour finir, je voulais savoir, même si vous n’êtes plus cheffe de projet, mais à l’époque, quelle était la partie du métier que vous aimiez le moins ?

Nicolassa Galvez : En fait, j’apporte la gestion de projets dans mon association actuelle, même si ce n’est pas mon rôle officiel. Je ne peux pas survivre sans système de gestion de projet. Là, on utilise Trello mais je préfère ClickUp, j’essaie de faire avec. Je crois que j’amènerai le rôle de cheffe de projet partout où j’irai.

Michael Mordak : Quand on a découvert la gestion de projet, on ne lâche plus jamais ça !

Nicolassa Galvez : Oui, même dans mon activité de coach, je suis abonnée à ClickUp, je paie pour, même pas la version gratuite. C’est officiel, c’est très important.

Mais ce qui me frustrait le plus, c’est le manque d’autonomie inhérent au rôle de cheffe de projet. On pose le cadre, mais je n’avais pas réalisé à quel point c’est un métier de diplomate. Il faut beaucoup d’écoute, de communication, de transmission.

Les soft skills sont indispensables. Je n’arrivais jamais à en maîtriser toutes. Je ne pense pas que tout le monde réalise à quel point c’est un métier relationnel, et si on aime la collaboration, aider deux groupes ayant le même objectif à trouver des compromis, alors la gestion de projet ce n’est pas juste répartir des tâches.

Je pourrais distribuer des tâches à longueur de journée, mais il fallait qu’elles soient faites, et cela passe par les compétences relationnelles, la gestion ascendante et descendante. Gérer en haut était le plus difficile. Je défendais l’équipe de dev parce que les managers leur compliquaient la tâche.

C’était ça le plus dur – même si les dev’ ne respectaient pas toujours les délais, je comprenais car on leur imposait des dates folles.

Michael Mordak : Pour finir sur une note positive, qu'est-ce que vous préfériez dans ce métier ?

Nicolassa Galvez : Je pourrais passer ma vie dans les logiciels et processus de gestion de projet. Je trouve ça fascinant, comme un puzzle ou un labyrinthe. J’adore, les tâches, sous-tâches, estimer le temps, tout planifier. Bien sûr ça ne se déroule jamais comme prévu alors j’aime affiner, recommencer, et j’adore les logiciels de gestion de projet.

Michael Mordak : Comme un puzzle qui change sans cesse.

Nicolassa Galvez : Oui, c'est comme un puzzle-blob ! J’adore les logiciels, les tableurs. Avant, je faisais tout sur tableur, mais avec tous ces nouveaux outils… dans les associations c’est beaucoup de tableurs et je trouve qu’ils ratent quelque chose.

J’adore les tableurs, mais laissez-moi vous montrer un logiciel de gestion de projet, vous serez bluffé !

Michael Mordak : Amenez-les vers la lumière, montrez-leur qu'il existe de meilleures méthodes. Merci ! Et merci beaucoup d’avoir discuté communauté et partagé votre expérience, car ce n’est pas toujours simple de s’intégrer ou s’investir dans une communauté.

Mais il y a tellement de valeur, de connaissances. Si on rejoint la bonne, où l’on se sent à sa place, il y aura toujours quelqu’un pour aider, partager son temps, et vraiment vous accueillir.

Ça vaut le coup de faire le premier pas et essayer de s’intégrer. Peut-être que vous rejoignez une communauté et ne dites rien au départ…

Nicolassa Galvez : Oui, quelqu’un l’a fait aujourd’hui, juste en mode observateur. Oui, rejoignez et observez tant que vous voulez.

Ce matin dans la communauté DPM, quelqu’un disait “c’est la première fois que je pose une question”.

Michael Mordak : Ah oui, c’est vrai.

Nicolassa Galvez : Et c’est parfait. Vous pouvez poser une question quand vous voulez. On n’est pas obligée de se présenter d’entrée. Parfois, je n’en ai pas envie. Parfois jamais, mais la communauté reste utile. Parfois après plusieurs mois, alors je me présente. Il n’y a pas de règle, être discret dans la communauté c’est OK, vous êtes toujours le bienvenu.

Michael Mordak : Bien sûr, parfait. Merci encore pour votre temps et vos réponses à toutes ces questions. On reste en contact sur le Slack DPM.

Merci d’avoir écouté ce Portrait de Membre avec Nicolassa. Elle a encore plein de conseils et d’expériences à partager. Venez discuter avec nous sur le channel Slack, avec toute notre communauté des Digital Project Managers. Pour en savoir plus sur l’adhésion, rendez-vous sur thedigitalprojectmanager.com/membership.

À bientôt et merci de nous avoir écoutés !