Gérer les Budgets de Projet et la Rentabilité (Avec Tomislav Car d’Infinum)

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Ben Aston :

Bienvenue dans le podcast DPM où nous allons au-delà de la théorie pour vous donner des conseils pratiques qui fonctionnent afin de mieux piloter des projets numériques. Merci de nous rejoindre ! Je m’appelle Ben Aston, fondateur de The Digital Project Manager. Alors, je me demande, vos projets respectent-ils le budget ? Savez-vous s'ils sont dans le budget ? Sont-ils rentables ? Savez-vous réellement à quel point ils sont rentables et en êtes-vous sûr ? Je me demande si cela changerait votre façon de planifier, prioriser et exécuter vos projets si vous saviez exactement où vous en êtes.

Eh bien, continuez d’écouter ce podcast, sponsorisé par Productive, pour comprendre comment piloter une agence plus rentable et tenir vos projets dans le budget. Aujourd’hui, je suis accompagné de Tom Car. Il est entrepreneur trentenaire, et ce qui est intéressant chez lui c’est qu’il n’a jamais eu de « vrai » emploi. Il est PDG de Infinum, une agence indépendante de conception et de développement de logiciels, et également de Productive, un outil destiné à piloter une agence rentable. Bonjour, Tom !

Tom Car :

Bonjour !

Ben Aston :

Commençons par ce fait curieux : n’avoir jamais eu de vrai boulot. Comment se fait-il que tu aies pu éviter, pendant toutes ces années, de travailler « normalement », ou du moins, d’avoir un emploi classique ?

Tom Car :

C’est effectivement une blague : je dis souvent que je n’ai jamais eu de vrai emploi, car à la sortie du lycée, vers 18 ans, j’ai monté ma propre boîte avec un associé et j’ai toujours travaillé pour moi. J’ai toujours dirigé des entreprises, donc je n’ai techniquement jamais « travaillé » ailleurs. Voilà pourquoi je dis que je n’ai jamais eu d’emploi.

Ben Aston :

Sympa ! Du coup, tu as monté Infinum alors que tu étais encore à l’université, ou c’est venu après ?

Tom Car :

Oui, en fait, à la fin du lycée, nous n’étions encore que des gamins qui faisaient du code et on voulait voir plus grand. On voulait créer une entreprise, et en même temps, on commençait nos études supérieures, mais on avait quelques bonnes idées, quelques opportunités. On a lancé la société, et les cinq ou six premières années, ça n’a été que nous deux, à la gérer en parallèle de nos études d'informatique.

Donc, les six premières années, ça fonctionnait bien. Imagine, tu es étudiant, tu gagnes un peu d’argent à côté grâce à l’entreprise. D’une certaine façon, c’est l’argent le plus facile que j’ai gagné. Par la suite, les choses se sont compliquées : il a fallu recruter, faire grandir l’entreprise, gérer plein d’autres aspects. Au début, c’était presque toujours juste nous deux, chez Matej – mon associé – dans sa cuisine. Aux États-Unis, on parle de startups de garage, pour nous, c’était la cuisine ! Après, on a commencé à embaucher, à grandir, et aujourd’hui, Infinum compte plus de 200 personnes, quelque chose comme ça.

Ben Aston :

Cool. Donc Infinum, c’est bien la société que tu as créée quand tu étais à l’université ?

Tom Car :

Oui, exactement la même entreprise.

Ben Aston :

Génial ! Aujourd’hui, vous êtes 200 personnes, réparties entre la Croatie et les États-Unis, c’est ça ?

Tom Car :

Oui, la plupart de nos clients sont aux États-Unis, la majorité de notre équipe est en Croatie, mais aujourd’hui c’est de plus en plus réparti partout. Ce n’est plus seulement la Croatie – c’est un peu partout en Europe et aux USA. Avec le digital, on peut travailler de n’importe où et c’est comme ça qu’on fonctionne actuellement.

Ben Aston :

D’accord. Parle-nous alors de la transition d’une équipe de deux vers 200 personnes ! Quels sont les défis auxquels tu fais face aujourd’hui et comment se comparent-ils à ceux que tu affrontais quand vous étiez 10 ou 20 ? Les défis évoluent comment ?

Tom Car :

La principale différence, c’est que, quand tu es petit – 5 personnes – tu es très impliqué dans tous les projets pour tes clients. Tu es développeur ou designer, c’est toi qui réalises les prestations facturables pour les clients. Mais quand tu grandis, tu bascules sur la gestion : gestion de projet ou management d’équipe, ou un peu des deux. Et après, tu structures carrément ton entreprise. Il y a des étapes clés : autour de 10 personnes, tu dois repenser l'organisation, puis à 30, autre étape. À environ 80 salariés, nous avons instillé une hiérarchie, défini des process. Cette organisation nous porte encore aujourd’hui, à 200 personnes, même si on adapte selon les évolutions. Le plus gros changement, c’est qu’avec la croissance, les gens se connaissent moins, donc il faut travailler la communication interne et formaliser un peu plus les choses. Mais si tu y arrives, tu gardes la même culture, même à 200 personnes.

Ben Aston :

En évoluant, où trouves-tu l’inspiration et auprès de qui apprends-tu, en passant de la gestion d’une micro-société à 200 personnes ?

Tom Car :

Je la trouve principalement sur Twitter. J’y suis depuis longtemps et j’ai affiné une liste très sélective de personnes, entreprises, marques à suivre. A chaque ouverture, je trouve exactement les contenus qui m’intéressent. Il y a un peu tout : des gens du monde des agences, d’autres du monde des startups produits, des marques… Mon inspiration vient surtout des boîtes tech.

Ben Aston :

Et cette année, y a-t-il quelque chose que tu t’efforces d’améliorer, pour ton agence ou pour toi-même ?

Tom Car :

Oui, c’est à la fois professionnel et personnel : je vais à fond sur la productivité, surtout la mienne. Les mails, les tâches – c’est capital de s’organiser. Je ne sais pas si c’est pareil pour toi, mais plus de 20 mails non lus me rend anxieux ! C’est vraiment un point qui me passionne en ce moment.

Ben Aston :

Quel est ton système ?

Tom Car :

C’est un mix. Pour tout le travail, les tâches, on fait tout via Productive : ça sort tout ce bruit de ma boîte mail. Productive a sa propre boîte de réception, au format « boîte vide ». Et dans ma boîte perso, j’applique la méthode des quatre D, si tu connais : à chaque email, soit tu le supprimes, soit tu délègues, soit tu traites tout de suite, soit… j’ai oublié le quatrième… Ah oui, reporte-le…

Je me tiens à ça. Parfois, on garde des mails des semaines en se disant qu’on a besoin de du temps pour répondre, mais en fait il faut trancher plus vite ! Mon objectif pour l’an prochain c’est d’aller plus vite et déléguer davantage. J’ai déjà transmis pas mal de choses et j’en suis ravi.

Ben Aston :

Tu utilises donc ton propre outil, Productive, qui est complet pour la gestion des workflows. Raconte-nous pourquoi vous l’avez créé alors que vous étiez d’abord une agence – pas un éditeur de logiciel. Qu’est-ce qui vous a poussé à vous lancer dans un outil à part entière ?

Tom Car :

Au départ, Productive était un outil interne. Il existait des « time trackers », et la première version en était un. Je crois qu’on voulait juste s’amuser à créer un outil rapide de suivi du temps, pour essayer. On s’en est servi, on était encore une petite équipe, mais on sentait que nos projets n’étaient pas parfaitement gérés. Je me suis mis à faire des calculs dans Excel : nos coûts, le nombre d’heures, combien coûtent ces heures, combien facture-t-on, etc. Si c’est du forfait, c’est encore plus difficile à suivre.

Puis je me suis dit : et si on bâtissait un système autour de ça ? Je voulais avoir une vue d’ensemble à chaque instant. On a intégré ça dans Productive : tu logges tes temps, il t’indique si tu es rentable, et à quel niveau. Pour un forfait, tu démarres à 100% de profitabilité – tu n’as encore rien fait, rien facturé. Ensuite, à chaque heure passée, ça descend, jusqu’à zéro, puis tu passes en négatif : tu perds de l’argent, et dans Productive, les graphiques passent en rouge à zéro.

La première fois qu’on l’a appliqué à nos données sur quelques mois, tout était rouge ! On constatait qu’aucun projet n’était vraiment rentable. Juste en ayant ce retour visuel, tu réagis, tu pilotes mieux.

Ben Aston :

Productive a évolué depuis ce temps-tracking et estimation vers un vrai outil de workflow. Qu’y a-t-il dedans aujourd’hui ?

Tom Car :

On a commencé par y ajouter des fonctionnalités, en réfléchissant à l’orientation qu’on voulait donner à l’outil. Dans le monde des agences, on a montré l’outil à d’autres et leur retour était souvent : « Génial, mais moi j’utilise ça pour telle chose, et ça pour telle autre… » Tous voulaient pouvoir tout regrouper au même endroit, pas seulement pour éviter de payer cinq outils, mais surtout parce que les données sont dans des silos différents, reliés dans Excel.

On a donc voulu que Productive devienne l’unique lieu où tout est géré : gestion de projets, facturation, suivi du temps, rentabilité, CRM… tout y est.

Ben Aston :

Quel type d’agences trouve le plus d’intérêt à Productive ? Quelle typologie de clients ?

Tom Car :

Au niveau mondial, les agences font en général entre 10 et 100 employés. Il y a des plus grandes, des plus petites, mais c’est la moyenne. Notre clientèle se situe aussi là-dedans : certains plus petits, certains plus gros. Les attentes diffèrent : les plus petites sont axées sur la gestion quotidienne, le micro-management au sens positif ; les plus grosses sont attachées au reporting, à la prévision – anticiper l’avenir, voir les métriques. Nos meilleurs clients sont ceux qui veulent travailler sur leur entreprise, pas juste dans leur entreprise ; ils veulent s’améliorer et simplifier leur vie.

Ben Aston :

Qu’y a-t-il sur la roadmap de Productive ? L’outil est complet, il y a aussi la facturation ? Vers où va le produit ?

Tom Car :

Oui, il y a la facturation. On propose un module de facturation autonome, avec intégrations : vous facturez depuis Productive puis exportez pour la comptabilité, sur QuickBooks, Xero, etc.

Notre priorité pour les deux prochains trimestres c’est la flexibilité. Nous lançons par exemple les champs personnalisés. Jusqu’ici, Productive fonctionne comme nous l’avons pensé, mais les clients demandent « Puis-je ajouter un champ sur un budget ? Sur un projet, car on procède comme ça ? ». On ne veut pas surcharger l’interface, donc on ouvre la souplesse. Les custom fields existent déjà (en bêta), et à partir de là, on développe le reporting sur mesure.

Un autre enjeu est la prévision. Actuellement, on voit la rentabilité passée, mais demain, on veut informer les utilisateurs de leur future rentabilité. Si vous planifiez le projet et l’équipe dans Productive, vous saurez ce qu’il restera à la fin.

Ben Aston :

Cela touche alors à l’intelligence artificielle et l’avenir du management projet ? Gartner a récemment évoqué la disparition de 80% du travail des chefs de projet au profit de l’IA. Selon toi, comment le métier évolue-t-il ? Quelles fonctions voulez-vous automatiser dans Productive ?

Tom Car :

Honnêtement, je ne crois pas à ce genre de déclaration de Gartner. Leur business, c’est de faire des annonces radicales. Tout chef de projet sait qu’il est impossible, dans un futur proche, d’automatiser la relation humaine. Ce qu’on cherche, c’est à éliminer la partie calculs et Excel, pour que les chefs de projet puissent se consacrer à l’essentiel : la communication. Aucune IA ne remplace la négociation, la médiation, les décisions humaines. L’automatisation doit chasser le travail répétitif (alertes budgets, etc.), pour permettre aux vrais gestionnaires de passer au cœur de leur métier.

Ben Aston :

Revenons à la rentabilité d’agence, cœur du problème chez Productive à l’origine. Comment mesures-tu cette rentabilité, par où commencer ?

Tom Car :

La rentabilité se mesure classiquement : vos revenus moins vos coûts. Le problème, c’est que vous la calculez souvent trop tard – en fin de mois, de trimestre, voire d’année, auprès du comptable. Nous avons changé cela, car quand vous faites du forfait, vous avez une somme fixe à dépenser. Il faut donc déterminer la marge visée : en agences, typiquement entre 20 et 40% si c’est bien fait.

Ben Aston :

Je trouve que c’est élevé pour une agence classique.

Tom Car :

Ça dépend en effet : les agences de développement logiciel font de meilleurs marges que les agences pub par exemple. Mais si vous atteignez cette marge, c’est bon. Le tout est de savoir en permanence où vous en êtes– cela permet d’anticiper et d’ajuster. Souvent, le problème de ce métier, c’est l’imprécision. Le client demande un prix, on annonce un chiffre et on croise les doigts. Si on devait détailler chaque estimation, on n’aurait jamais le temps… C’est un subtil équilibre.

Ben Aston :

Au-delà de cela : Productive permet-il de calculer le coût par personne, en incluant salaires, locaux, charges, etc. ? Fonctionnez-vous à ce niveau de granularité ou restez-vous plus haut niveau ?

Tom Car :

Oui, nous avons un module qui gère les surcoûts, c’est-à-dire tout ce qui n’est pas salaire : locaux, matériel, voyages, repas d’affaires… y compris le personnel non facturable. Je fais partie des coûts indirects, de même que les commerciaux. L’idée, c’est de répartir ces surcoûts sur le prix de base des heures facturables. Productive attribue automatiquement ces dépenses, et prend aussi en compte les heures non facturables (RH, administratif…). Cela permet une vraie visibilité sur la rentabilité.

Ben Aston :

Outre la rentabilité (clé pour survivre !), quels autres indicateurs suivez-vous pour jauger la santé de l’agence ?

Tom Car :

Avec toutes les données bien centralisées, on peut suivre l’utilisation : c’est le pourcentage de temps passé en mission client. Si ce chiffre est trop bas, vous ne facturez pas assez. Trop haut, vous n’investissez pas assez dans l’équipe (formation, amélioration, R&D...). Une bonne cible est 75-80% en moyenne : certains sont à 100%, d’autres travaillent en interne, écrivent un article, etc. Plus important encore : l’utilisation future, qu’on appelle disponibilité. Prédire à trois mois permet d’éviter d’être coincé avec trop de salariés sans mission ni de devoir licencier. Notre outil de planification vous permet d’anticiper ça.

Ben Aston :

Intéressant. Maintenant, côté gestion de budget et rentabilité projet, au moment où vous avez constaté cet « over budget » systématique, quelles étaient les causes principales ? Mauvaise estimation ? Ajouts internes ou demandes client (scope creep) ? Comment l’éviter ?

Tom Car :

Le scope creep est souvent le principal. Être chef de projet est difficile, tu veux faire plaisir au client (qui paie), et tu dis oui à tout par réflexe. C’est naturel, on n’aime pas dire non. Chez nous, c’est surtout le scope creep. Mais si tu sais exactement où tu en es côté budget, tu peux avoir des discussions proactives avec le client et corriger le tir. Les clients savent très bien quand ils dépassent le périmètre ; on peut alors clarifier la situation et ajuster. L’apprentissage est aussi essentiel : en analysant les projets passés, on repère des modèles (« ce type de client, ce type de projet… ») et on améliore. Quand on a plusieurs chefs de projet, tout le monde peut apprendre des autres, voir comment les autres gèrent, etc. Mais le scope creep est clairement l’ennemi n°1.

Ben Aston :

L’option la plus facile pour un PM, c’est effectivement de dire oui au client. Que conseilles-tu à tes chefs de projet pour limiter ce scope creep ?

Tom Car :

Première étape : bien définir le périmètre au départ, même si c’est difficile. Beaucoup se contentent d’une estimation rapide, le client dit oui, et c’est lancé sans tout maîtriser. C’est souvent obligé (manque de temps en phase de vente), mais je conseille, même après l’accord du client, de refaire un tour, d’affiner le périmètre, valider de nouveau. Le périmètre sera alors beaucoup plus précis, ce qui vous aidera sur le long terme, surtout côté budget.

Ben Aston :

Je préconise aussi l’estimation « ballpark » initiale, puis l’affinage, puis enfin l’élaboration détaillée du cahier des charges. Cela prend du temps, mais au fur et à mesure on pense à des éléments qu’on aurait oubliés au début. Très bon conseil !

Tom Car :

Exactement. Au fil du temps, on en sait de plus en plus, donc on affine. Il ne s’agit pas de tout investir d’un coup, mais d’adapter l’effort conjointement avec le client tout au long du projet.

Ben Aston :

Merci beaucoup Tom, c’était passionnant de t’avoir avec nous !

Tom Car :

Avec plaisir, merci à vous !

Ben Aston :

Et vous, qu’en pensez-vous ? Comment gardez-vous le cap sur vos budgets projets et quelle est la rentabilité de vos projets ? Avez-vous testé Productive ? Donnez-nous votre avis en commentaire ou rejoignez-nous sur thedigitalprojectmanager.com pour rejoindre notre équipe Slack et échanger autour de la livraison de projet et de la rentabilité. N’hésitez pas à vous abonner au podcast et à laisser un avis honnête ! Jusqu’à la prochaine fois, merci de votre écoute.