Comment obtenir le contenu du site Web de vos clients (avec James Rose de Content Snare)

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Ben Aston :

Attendez-vous toujours que votre projet web soit mis en ligne ? Laissez-moi deviner, vous attendez le contenu ou peut-être que le client vous a envoyé du contenu, mais maintenant vous attendez celui qui correspond vraiment au site. Oui, c’est un défi pour tous ceux qui travaillent dans le développement web. Et les agences connaissent très bien ce problème, mais il existe une solution. Oui, il y a une meilleure façon de faire, alors continuez à écouter ce podcast pour comprendre comment vous débarrasser des interminables échanges d’emails, des pièces jointes volumineuses et du désordre des Google Docs, recueillir contenu et fichiers en un seul endroit grâce à des rappels automatisés avec un outil dont nous allons parler aujourd’hui.

Merci de nous écouter. Je suis Ben Aston, fondateur du Digital Project Manager. Bienvenue sur le podcast DPM. Que vous soyez un chef de projet expérimenté, un producteur digital ou autre, ou que vous vous retrouviez simplement à devoir gérer des projets, sachez qu’aujourd’hui, dans vos écouteurs, vous êtes accompagné de milliers d’autres dans la même situation. Chacun fait de son mieux pour lancer, planifier et livrer de meilleurs projets. Nous, à DigitalProjectManager.com, sommes là pour vous aider à gagner en confiance et monter en compétences comme chef de projet. Et nous sommes là pour vous connecter avec d’autres managers et leaders de projets.

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Aujourd’hui, je suis accompagné de James Rose. James est le co-fondateur de Content Snare, dont nous allons parler, ainsi que de la société Jira Technology. Il a été webdesigner et il essaie désormais d’aider designers et développeurs à mieux vivre, travailler moins et avoir de meilleurs clients. Bonjour James !

James Rose :

Ben, je suis ravi d’être ici. Même si, à part ça, je viens d’attraper tous les microbes reçus via un chauffeur Uber l’autre jour.

Ben Aston :

Content que tu sois là. Alors, dis-nous ce que tu fais maintenant. Tu diriges ton propre produit SaaS et aussi une agence de développement. Tu peux nous en dire plus ?

James Rose :

Oui, ça fait vraiment longtemps qu’on est dans le logiciel. Je crois qu’on s’est lancé en 2010, on a d’abord créé notre propre produit logiciel puis on a fini par développer des solutions pour d’autres, nos clients, comme une agence classique. Voilà notre studio de développement, Aktura Technology. Oui. On fait surtout du développement sur mesure pour des clients.

Mais, dans ce processus, on construisait aussi beaucoup de sites web et comme tu l’as dit en intro, le contenu est un vrai problème pour beaucoup, c’était notre cas aussi. Et via beaucoup de networking avec des webdesigners, je me suis rendu compte que ce souci était général. On cherchait un problème à résoudre parce que le logiciel, c’est vraiment notre domaine. Et là, ça a fait tilt : il fallait qu’on crée quelque chose pour améliorer notre collecte de contenu, et de nombreux autres designers/agences en avaient aussi besoin. C’est comme ça que Content Snare a démarré, on a maintenant ce produit SaaS, une plateforme qui aide à récupérer le contenu des clients à temps, sans les délais ni la galère de pièces jointes ou d’oublis dans le processus.

Ben Aston :

Génial. Parlons de Content Snare dans une minute. Mais d’abord, revenons en arrière : comment en es-tu arrivé à créer ce SaaS pour aider les agences ? C’est quoi ton parcours dans le monde des agences ?

James Rose :

Eh bien, c’est vraiment notre propre parcours. Contrairement à toi, je n’ai pas commencé dans une grosse agence. J’étais ingénieur à la base, en systèmes de contrôle/automatisation industrielle. Donc on écrivait du code pour des processus industriels. Mais ça nous a amené à développer des produits logiciels. Content Snare, c’est notre troisième produit. On en a vendu ou arrêté d’autres avant. Le web, on s’y est mis parce que dans l’informatique, on te demande de tout faire : « tu bosses dans le logiciel ? Super, tu peux me faire un site web / récupérer des données sur mon disque dur / ou me cloner une appli Uber pour chiots à 2 000 $ ? »

Voilà comment on a commencé à faire des sites. On en créait déjà juste pour essayer de les référencer sur Google et gagner un peu d’argent sur la pub… On s’est dit qu’on pouvait faire mieux, offrir un vrai service parce que beaucoup n’étaient pas satisfaits de leurs devs web. Si on fait du bon travail, on peut créer une agence correcte. C’est ce qu’on a fait : commencer sur le web puis se diversifier (Facebook Ads, Google Ads, marketing digital) avant de revenir à se concentrer sur les sites web, histoire de se spécialiser.

Ben Aston :

Bien. Et donc, vous êtes une agence sans bureau physique ?

James Rose :

Oui, c’est ça.

Ben Aston :

Je sais que beaucoup de nos auditeurs sont dans le même cas, à gérer des équipes ou devs à distance qui sont parfois difficiles à joindre. Comment fais-tu pour que le travail en remote fonctionne ? Des conseils avec les développeurs à distance, parfois peu réactifs ?

James Rose :

C’est clairement un challenge constant, et on n’a pas totalement terminé là-dessus. Mais il y a quelques éléments. En général, les soucis avec des devs qui disparaissent, c’est souvent en embauchant des freelances. On m’a déjà dit (James Schramko peut-être) qu’il ne fallait prendre que du temps plein. Et depuis, pour pas mal de nos développeurs, ils sont quasiment à temps plein : ils commencent à 9h et terminent à 17h, mais on reste flexibles. Tant qu’ils préviennent s’ils doivent s’absenter, ça va. L’essentiel, c’est qu’ils travaillent tous les jours pour nous. Le fait qu’ils soient engagés à temps plein fait une énorme différence. On n’a plus de gens qui disparaissent.

Ben Aston :

Chanceux !

James Rose :

Bon, cela étant dit, on a déjà eu des temps pleins qui disparaissent : un au milieu d’un gros projet, il a disparu 4 jours. Je lui demande où il était : « J’étais dans les montagnes. Je bossais sur le projet mais pas d’accès à Slack. » Ce n’est pas acceptable, au moins prévenir. Inutile de dire qu’il ne travaille plus avec nous.

Voilà ma recommandation : si vous avez besoin de disponibilité, virez vite ceux qui n’assurent pas vraiment leur présence.

Ben Aston :

Tu parlais de Slack comme canal de comm’ pour l’équipe remote. Quels autres outils utilisez-vous pour gérer vos projets en interne ?

James Rose :

Aujourd’hui, c’est presque uniquement Jira. Avant, pour les sites web, on utilisait Teamwork Projects. D’ailleurs, on a arrêté cette partie car trop de choses à gérer, entre l’agence logicielle et Content Snare, ça suffit. Mais Teamwork Projects fonctionnait bien pour les petits projets… Je ne sais pas pour les gros ; pour eux, c’est Jira avec un Kanban classique, on peut définir des sprints, assigner les gens, organiser des revues avec les parties prenantes.

En avançant dans le process, chaque fonctionnalité passe par peer review, revue client, mise en préprod, test, puis production. Ce sont des processus complexes, et peu d’outils laissent autant personnaliser les workflows.

Ben Aston :

Oui.

James Rose :

Voilà.

Ben Aston :

Ça peut être agaçant.

James Rose :

Ah, je ne l’ai pas paramétré… Jira, quel outil pénible. Je ne dis pas que c’est le meilleur.

Ben Aston :

Mais tu as raison.

James Rose :

Une fois installé…

Ben Aston :

Tu as raison. Ce qui est fascinant avec Jira, c’est que tout le monde se dit « ça y est, on prend Jira ! » Et ensuite « euh, qui sait paramétrer les boards/projets ? » Il y a toujours une seule personne qui sait et si elle n’est pas là…

Mais le bon comme le mauvais côté de Jira, c’est les workflows. Impossible d’avancer une carte si ça ne colle pas au process : frustrant côté gestion de projet, mais pour le respect du process, c’est puissant.

James Rose :

Exactement. C’est frustrant parfois, mais aussi un bon mécanisme de contrôle, surtout avec des devs remote. C’est l’équilibre à trouver.

Ben Aston :

C’est clair. Un de tes trucs, c’est la productivité. J’ai vu passer tes stats Zapier : tu as automatisé 9 000 tâches ce mois-ci. Quels Zaps conseilles-tu aux PM ? Tes favoris ? Qu’est-ce qui booste vraiment la productivité ?

James Rose :

Excellente question !

Ben Aston :

Tu as sûrement oublié tellement c’est automatisé…

James Rose :

Ce n’est pas faux. Mais j’ai revu tout ça récemment car on me pose la question et surtout parce que j’enregistre justement un cours sur comment j’utilise Zapier. Donc, j’ai fait le tri : quels Zaps sont duplicables ? Pour moi, il faut d’abord bien comprendre Zapier, son potentiel, les outils qu’on utilise pour voir quels événements déclenchent quoi. Quand on a ça, on peut construire des automatisations.

Un exemple simple : dans Jira, j’avais une automatisation qui surveillait chaque déplacement d’une fonctionnalité ou bug d’une colonne à une autre. Dès que tout était mis en préproduction, Zapier créait un résumé, un digest, et me l’envoyait dans Trello. Car je gère mes to-do perso sur Trello.

Ça me dépose une carte avec la liste des nouvelles fonctionnalités déployées chaque semaine. Un coup d’œil et je peux faire une vidéo d’explication des nouveautés pour les clients. Simple mais gain de temps énorme.

Ben Aston :

Excellent.

James Rose :

Il y a aussi l’automatisation de documents. Par exemple, quand tu as été interviewé dans mon podcast, au moment de la réservation tu as répondu à des questions sur toi et les sujets possibles. On peut utiliser Zapier pour créer des documents pré-remplis.

J’ai un workflow pour le podcast qui duplique un modèle et y ajoute nom, site web, informations… Tout est prêt pour l’enregistrement. Encore un grand gain de temps. C’est plein de petits trucs du genre.

Ben Aston :

Je pense effectivement qu’à chaque fois qu’on se surprend à faire des copier-coller, il y a une solution pour automatiser ça.

James Rose :

La double saisie, c’est énorme. Si vous saisissez la même info dans plusieurs outils, c’est LE cas type. Mais aussi quand une action découle d’un événement dans un autre outil. Par exemple, après un envoi de proposition, on change la personne de statut dans le CRM : on peut automatiser ça.

Ben Aston :

Pour nous, c’est pareil avec Master in Digital Project Management School, on a tout branché dans Pipedrive et Google Sheets. Quand quelqu’un s’inscrit ou paie, tout se synchronise automatiquement, pas besoin de tout actualiser à la main.

James Rose :

Exactement. Un autre bon usage, ce sont les tableaux de bord. Beaucoup choisissent ou changent d’outil selon la restitution de données, mais souvent on peut se créer son tableau de bord perso en remontant toutes les infos dans Google Sheets par exemple, puis construire précisément ce dont on a besoin chaque jour.

Ben Aston :

Oui, c’est malin. Je dis Zapier, James dit Zapier…

James Rose :

Le CEO dit Zapier, donc j’opte pour ça !

Ben Aston :

Tu gagnes. Revenons à Content Snare. Comme agences web, on court toujours après le contenu client, le bon contenu, au bon format, dans les délais. C’est dur parce que peu de clients ont un copywriter ou alors c’est tout en bas de leur priorités. Parle-nous de Content Snare, « outil de workflow de contenu » : concrètement, c’est quoi ?

James Rose :

À la base, c’était très simple. L’idée première, c’était juste d’éliminer les chaînes d’emails. « Envoie-moi le contenu de ta page d’accueil », ils envoient un tiers, des images trop petites, un logo en 16 pixels… Tu dois tout télécharger, tout ranger, demander des modifs sur les images, expliquer pourquoi ce n’est pas utilisable. En retour, nouvelle version, mots à mettre en lien notés en rouge… On a tous vécu ça. Les fils d’emails deviennent interminables et Gmail finit par planter, même sur un gros PC. Hallucinant. Il n’y avait pas de solution. Tout ce que je voulais, c’était centraliser tout, savoir ce qui était terminé, ce qui devoir être retouché, refuser une partie si ce n’était pas adapté (« ce titre est trop long » par exemple), mettre des limites (100 caractères max). Voilà ce qu’on a intégré au produit.

En résumé, la première version, c’était une sorte de formulaire en ligne, accessible via un lien unique, le client peut reprendre où il s’est arrêté, tout est enregistré automatiquement. S’ils ferment la page, ils retrouvent la progression la prochaine fois. Et l’aspect clé, c’était la relance automatique par mail. Avant, je bloquais du temps chaque semaine pour relancer tous ceux en retard. Maintenant, Content Snare s’en charge tout seul. Voilà l’essence du concept.

Ben Aston :

Je pense que la fonction de rappel, surtout si ça vient d’un outil et non d’une personne, c’est très puissant. On peut relancer, mais si c’est le système qui dit « attention, c’est pour demain », ça a plus d’effet.

James Rose :

Oui, c’est plus facile de « blâmer l’outil ».

Ben Aston :

C’est ça.

James Rose :

Il y a deux écoles. Certains préfèrent relancer eux-mêmes et désactivent les rappels automatiques pour personnaliser à chaque fois, d’autres adorent l’automatisme de Content Snare parce que ça fluidifie la relation : « c’est l’outil qui relance, c’est automatique ».

Ben Aston :

Super. Et quels sont les futurs développements de Content Snare ? Vers quoi allez-vous évoluer ?

James Rose :

On a une roadmap immense, 5 ans de dev devant nous ! Ce que l’on remarque, c’est que plus on a de grosses agences/grands comptes, plus la demande en workflow se fait sentir. Plusieurs personnes chez le client peuvent être responsables de différentes parties du contenu, que ce soit pour différentes pages ou sections. On réfléchit à comment gérer ça tout en gardant une simplicité extrême. C’est notre crédo : il faut que ce soit hyper simple pour le client.

La prochaine grosse release, c’est de repenser la saisie du contenu client pour n’afficher qu’un élément à la fois, pas comme un formulaire classique. Ça peut vite paraître insurmontable sinon. Donc la nouvelle version met tout sur la simplicité. On travaille aussi sur la collaboration : commentaires à la Google Docs, possibilité de taguer des gens sur une section précise.

Ce sera collaboration, workflow, gestion multi-utilisateurs. Ça va représenter un gros challenge, mais on va y arriver.

Ben Aston :

À mesure que vous travaillez avec de grandes entreprises, ce sont en effet les process internes qui comptent : tu bosses avec l’équipe marketing, mais elle doit faire valider par d’autres. Où gèrent-ils leurs étapes d’approbation, et comment intégrer ça à l’outil ?

James Rose :

Exactement, et tu me fais penser à un autre besoin : les processus d’approbation à plusieurs étapes (manager, CEO, marketing, etc.). Pour l’instant, c’est binaire (« approuvé » ou non). Mais on va ajouter des workflows à plusieurs niveaux.

Ben Aston :

C’est fun n’est-ce pas ? Pour un chef de projet, rien de plus frustrant : « j’ai fait mon taf, tout est prêt — mais j’attends le client ! ». Parfois c’est du texte, des visuels, de la vidéo… Sans le contenu, rien n’avance.

Et côté stratégie de contenu, architecture, aide pour cartographier ou hiérarchiser les besoins, comment l’outil vous y assiste ?

James Rose :

Aujourd’hui, c’est assez basique. Toute la stratégie se fait ailleurs, Content Snare permet de définir les pages et leur contenu. Mais il y a des fonctions de gain de temps : possibilité d’enregistrer des modèles (pages, sections, ensembles…), envoyer des briefs (certains utilisent Content Snare comme questionnaire initial ou brief très long). Ils enregistrent ce modèle puis l’envoient au client, qui peut le compléter en plusieurs étapes.

Certains construisent la structure du site avec le client devant eux, ajoutent toutes les sections, et laissent le client poursuivre ensuite. Pour la planification plus poussée (ex : plan de site), on va sans doute créer à terme un outil spécifique (site map), mais sans aller jusqu’à faire le wireframing (il existe de très bons outils et on cherche plutôt à s’intégrer avec ces solutions-là).

Ben Aston :

Content Snare répond clairement à ce besoin : il vous faut du contenu client pour mettre en ligne, et si vous voulez éviter la galère des emails ou des dizaines de Google Docs, testez contentsnare.com ! Merci beaucoup James d’être venu.

James Rose :

Ben, un plaisir, merci à toi.

Ben Aston :

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