Podcast DPM : Donnez du sens à vos responsabilités de chef de projet (avec Patrice Embry)

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Ben Aston :Merci d'écouter ce podcast. Je suis Ben Aston et voici le podcast du Chef de Projet Digital. Ce podcast est présenté par Clarizen, le leader des logiciels de gestion de projet d'entreprise et de portefeuille. Rendez-vous sur Clarizen.com pour en savoir plus.

Aujourd'hui, je suis rejoint par Patrice Embry, l'une de nos expertes DPM résidentes du Digital Project Manager. Patrice, merci encore d'être avec nous.

Patrice Embry :Avec plaisir.

Ben Aston :

Je me demande si tu sais vraiment ce que tu es censé faire au-delà de toutes ces responsabilités listées dans ta fiche de poste ; respecter le planning, organiser le budget. Comment aller plus loin ? Comment pouvons-nous nous distinguer du lot ? Ce n’est pas vraiment ce que nous faisons, mais la façon dont nous le faisons.

Aujourd'hui, nous allons donc parler de la façon d'élever nos responsabilités quotidiennes de chef de projet et de les remplir de façon plus efficace. Il s'agit vraiment de comprendre ce que vous devriez réellement faire de votre temps. Mais si jamais c'est la première fois que vous nous écoutez, laissez-moi présenter correctement Patrice.

Patrice fait partie de notre équipe car c'est une excellente rédactrice, elle a une expérience riche et variée, et on a l'impression qu'elle est toujours partout sur Slack ! Et si vous ne nous avez pas encore rejoints dans la Communauté de membres, vous pourriez être en train de discuter avec Patrice à l’instant même. Alors, rendez-vous dans la section Ressources du Digital Project Manager et rejoignez plus d'un millier d'autres chefs de projet digitaux qui échangent sur d’innombrables sujets passionnants.

Patrice a travaillé pour toutes sortes de clients, agences, grandes entreprises, et tout ce qui se trouve entre les deux. Et en tant qu’experte DPM, Patrice interviendra exceptionnellement comme invitée dans notre prochaine formation « Maîtriser la gestion de projet digital ». Si vous ne voyez pas de quoi il s'agit et que vous avez besoin d'une formation PM, allez voir ! Il s'agit d'une formation intensive de sept semaines, avec vidéos interactives, exercices hebdomadaires, discussions de groupe et possibilité de séances de coaching. Rendez-vous vite sur digitalprojectmanagerschool.com et inscrivez-vous : il ne reste plus que quelques places.

Mais Patrice, dis-nous ... Je sais que tu es chef de projet à distance, mais peux-tu expliquer un peu aux auditeurs sur quels types de projets tu travailles en ce moment ?

Patrice Embry :Bien sûr. Actuellement, je mène des missions de gouvernance pour l’un de mes clients, je fais l’intermédiaire entre le marketing et, vous savez, les développeurs, ce qui est toujours un vrai défi pour un chef de projet. Ce n’est pas vraiment un projet unique mais plutôt une question de workflow et process. Je termine également un projet : la version Android d’une application iOS destinée à aider des personnes à trouver des missions ponctuelles chez eux ou des courses à faire, confiées à quelqu’un ayant un peu de temps disponible.

Je travaille aussi avec de formidables clients finaux pour la mise à jour de leurs sites. Beaucoup de projets sur Drupal. Et j’accompagne de grandes associations pour faire remonter des informations à des acteurs importants, tels que les Nations Unies. Ce projet-là est vraiment prenant et l’un des plus gratifiants de ma carrière jusqu’à maintenant.

Ben Aston : Combien de projets cela fait-il ? Six, sept projets en même temps ? Ou plus ?

Patrice Embry : Oui, on peut dire ça. Il y a trois projets principaux, et la mission de gouvernance est plus time-boxée. Mais c’est un peu comme tout ce qu’on fait chaque jour, mais condensé en quatre heures.

Ben Aston :Et sur cette partie gouvernance, tu interviens comme consultante externe pour aider les équipes à mieux fonctionner, c’est ça ?

Patrice Embry :Exactement. Je mets en place des processus et je fais le lien avec un prestataire externe qui travaille sur le développement, en interface avec un département marketing interne de grande taille, et j’aide non seulement à livrer le travail, mais aussi à conseiller sur les bonnes pratiques, mettre en place les workflows et vérifier que les développeurs de l’agence aient bien tout ce qu’il leur faut. C’est donc un peu de tout, combiné. Et, cerise sur le gâteau, comme c’est pour une entreprise et non une agence, je n’ai pas à remplir de timesheet ! C'est le rêve pour tout chef de projet : ne pas avoir à pointer ses heures.

Ben Aston :Un luxe.

Patrice Embry :Je confirme !

Ben Aston :Quelles techniques utilises-tu pour faciliter la collaboration entre ces deux équipes ?

Patrice Embry :C’est aussi compliqué car les développeurs sont dans un autre pays, le marketing est présent à l’international. Il faut s’assurer que tout le monde parle vraiment la même langue, comprenne exactement le vocabulaire de l’autre. On se rend vite compte qu’une petite expression dans un pays peut être totalement obscure ailleurs.

Donc parfois, il faut vraiment vérifier que chacun se comprend ! Mais la plupart du temps, il s’agit de vérifier l’exactitude, de s’assurer que tout le monde réfléchit bien à l’ensemble des implications de sa demande. Souvent les gens demandent juste une page. Très bien, mais on commence là, et on approfondit ensemble. À chaque fois, ils deviennent un peu plus aguerris, et tout le process s’améliore au fil du temps.

Ben Aston :Cela doit être satisfaisant de voir que ça fonctionne mieux !

Patrice Embry :Oui, tout à fait. C'est gratifiant quand quelqu'un vous dit qu’il se souvient de ce que vous avez expliqué.

Ben Aston :Je fais ce truc-là.

Patrice Embry :Voilà. Et je leur dis « bravo, tu mérites ton étoile d’or ! ». Mais avec certains clients, ils ne saisissent pas... « C’est quoi une étoile d’or ? ». Donc ...

Ben Aston :On n’a pas d’étoile d’or ici. (rires)

Ben Aston :Quels sont les défis que tu rencontres actuellement ?

Patrice Embry :Le plus difficile, c’est de jongler entre les différents contextes, les clients. Déjà, en agence, c’est un challenge de passer d’un dossier client à l’autre, mais quand on change de structure à chaque mission, c’est épuisant. J’ai la chance, pour deux des projets, d’avoir mis en place le workflow moi-même. Mais quand ce n’est pas possible, il faut s’adapter : tel client travaille avec Trello, mais il l’utilise à sa façon ; un autre travaille avec Zendesk… C’est très compliqué d’enchaîner ainsi, surtout quand certains ne veulent que dix heures dans la semaine, mais en fait découpées en quinze petites tranches sur plusieurs jours.

Du coup, rester concentrée, ne pas s’emmêler dans les dossiers ou confondre les interlocuteurs, c’est vraiment la plus grande difficulté du travail en freelance que je fais maintenant.

Ben Aston :Sur quoi souhaites-tu progresser, t’améliorer en ce moment ? Quels sont tes objectifs ?

Patrice Embry :Justement ça. Mon but à long terme, c’est d’attirer des missions où je conçois le workflow, pas juste me greffer à des process déjà établis, avoir mon mot à dire. Je pense être sur la bonne voie. Il ne me reste plus qu’à sélectionner les clients avec lesquels je suis en phase, et écarter ceux avec qui ce n’est pas le cas. C’est ça mon objectif du moment.

Ben Aston :Tu parlais de changement de contexte, de workflows différents, d’outils variés. As-tu récemment adopté un outil, un logiciel ou un mode de fonctionnement qui t’a changé la vie ?

Patrice Embry :C’est drôle, je suis très digitale, mais pourtant je fais aussi des choses à l’ancienne. J’ai toujours mon carnet papier et un stylo. J’utilise aussi des moyens physiques : par exemple, dans un article pour le Digital Project Manager sur le travail à distance, j’expliquais que quand j’ai mes chaussures aux pieds, je travaille ! Chaussures = travail. Quand je termine, je les retire, c’est comme un petit rituel de télétravail.

Pour faciliter le changement de contexte, je change même d’endroit !

Ben Aston : Je pensais que tu allais dire que tu changes de chaussures !

Oui, ça marche aussi. Mais c’est la même idée. Un de mes clients « time-boxés », pour qui je fais la gouvernance, je travaille dans une autre partie de mon bureau à la maison, avec un autre ordinateur aussi, celui fourni par la société. Puis je bascule à mon autre bureau et sur mon matériel pour d’autres tâches. J’essaye de faire un bloc de travail à la fois, souvent avec un cadrage horaire clair sur chaque tâche, même s’ils n’achètent pas un bloc de mes heures.

Ce n’est pas toujours évident, mais j’essaie ainsi de garder le fil. Mais ce n’est pas facile !

En tout cas, j’aime bien ton idée des espaces de travail multiples. Ça me fait penser à un système de bureaux disposés en hexagone où tu fais le tour au fil de ta journée !

Patrice Embry :On n’en est pas là, mais ce serait sympa !

Ben Aston :Super. Parlons de l’article que tu as écrit sur les responsabilités du chef de projet. C’est presque un abus de langage, car ce que tu décris va bien au-delà d’une simple liste de tâches : tu expliques vraiment comment passer du bon chef de projet à l’excellent chef de projet. Tu montres que notre rôle a changé en dix ans : nous sommes plus stratégiques, plus leaders qu’exécutants. Toi, comment as-tu vécu cette évolution ?

Patrice Embry :Honnêtement, c’est bien plus satisfaisant d’avoir un rôle plus stratégique, et j’ai bossé dur pour en arriver là. Je vois arriver des jeunes dans la profession qui n’ont pas besoin de lutter autant que nous pour faire reconnaître leur vision stratégique, et c’est une bonne chose !

Toutes les personnes qui exercent ce métier depuis longtemps ont dû se battre pour en arriver là. Je ne souhaite à personne de devoir refaire ce chemin. Car gérer un projet, ce n’est pas juste appliquer des tâches : ce sont des cerveaux stratégiques à la base ! Ce sont eux qui assurent la réussite – pas des robots qui exécutent.

Je suis très heureuse que le métier bouge. Mais l’exigence qui en découle concerne des attentes différentes, ce qui m’amène à parler de ce fameux article. Les fiches de poste ne reflètent pas toujours la réalité du métier.

Donc, une fois embauché, il faut monter en niveau, être à la hauteur de ceux qui ont ouvert le chemin avant nous et poursuivre cette exigence stratégique.

Ben Aston :Justement, tu abordes cinq responsabilités dans ton article, mais c’est plutôt un prisme à travers lequel on peut s’améliorer. Au fond, tout le monde fait les mêmes choses : organiser, suivre, consigner les besoins, motiver l’équipe…

Mais ce qui compte, ce n’est pas la liste de tâches, mais la manière de faire. Parle-nous de la première, la prise de besoins : souvent vue comme une tâche d’exécution. Mais sous un angle stratégique, comment cela se traduit-il ?

Patrice Embry :La collecte des besoins est souvent redoutée ! Quand on rédige un compte-rendu ou que l’on assiste à une réunion de recueil des besoins, on pourrait se contenter de tout noter, ce qui est correct sur le papier, mais il faut aller bien plus loin. Il faut comprendre la logique business derrière chaque point.

Si vous voyez une incohérence, il faut la relever. Idéalement, il faut que l’équipe développement commerciale vous ait transmis la logique business globale. Mais souvent vous pouvez aussi faire des recoupements : ce que le client dit vouloir, ce qui est écrit, est-ce cohérent ? Ces deux exigences ne sont-elles pas contradictoires ?

Les chefs de projet savent souvent repérer ces incohérences mais n’osent pas suffisamment intervenir. Il faut se sentir légitime pour dire : mon rôle ne s’arrête pas à collecter, je dois suggérer, proposer des alternatives, me baser sur mon expérience et conseiller utilement. Être force de proposition, comprendre l’ensemble des enjeux business et m’assurer que les exigences en tiennent compte.

Ben Aston :C’est très pertinent ! Souvent, on démarre par une collecte technique des besoins sans prendre de recul, alors que tout part d’une raison business, d’une problématique utilisateur ou client. C’est crucial d’aller au-delà et de demander pourquoi, et comment chaque demande contribue aux objectifs.

Les clients arrivent parfois avec une liste exhaustive, mais ils perdent de vue la big picture. Tu as raison : demander pourquoi et rester vigilant à l’articulation de ces besoins avec la stratégie du client, c’est essentiel.

Patrice Embry :Oui ! Et pour faire cela efficacement, il faut s’être imprégné de la stratégie globale du projet. Ce n’est pas juste dire « attention, il y a une incohérence », c’est aussi être capable de proposer une orientation plus pertinente. Il faut dépasser le simple rôle de secrétaire de réunion.

Ben Aston :Justement, parlons de l’organisation du projet, une des responsabilités classiques en fiche de poste. Rangements, dossiers, organisation... Comment vas-tu au-delà, comment insuffler une démarche stratégique à ce rôle ?

Patrice Embry :Le but, c’est que chacun trouve les infos rapidement. J’ai eu le cas douloureux dans un projet avec la migration de PDF sur un nouveau site, sans vérifier, il y avait trois versions différentes de branding dans ces fichiers ! Si je n’avais pas ouvert plusieurs fichiers, on aurait eu la catastrophe plus tard. Récemment, sur un autre projet important, toutes les images contenait des filigranes (« watermarks ») alors qu’en vignette tout semblait parfait. Visiblement, ce n’étaient pas les images finales ! Si on n’avait pas fouillé, ce serait passé en développement.

Bref, il ne s’agit pas juste de classer, mais de creuser, de comprendre, de vérifier et de s’approprier le contenu. Lire, analyser, même si votre temps est limité, doit faire partie de votre implication : cela permet d’assurer la réussite globale du projet.

Ben Aston :Tu as raison : il faut un état d’esprit de contrôle et d’anticipation, pas juste d’enchaînement mécanique. On pourrait juste faire circuler les fichiers en espérant que tout roule, mais le projet nécessite qu’on s’approprie le sens et qu’on vérifie que tout sert la finalité globale. On connait souvent mieux que quiconque le projet et son contexte... Le rôle de simple secrétaire ne suffit plus !

Venons-en à un autre point clé : la motivation de l’équipe. Évidemment, il faut avant tout que l’équipe avance, produise. Mais quel regard portes-tu, en termes de leadership, sur la motivation et le management de l’équipe ?

Patrice Embry :C’est amusant, la motivation passe par l’individuel, j’en parle dans l’article : le meilleur ami du chef de projet, c’est les bonbons ! Ça marche pour créer du lien, sauf quand on travaille à distance (sauf pour se remonter le moral à soi-même !). Mais surtout, il faut connaître les gens, leur parler, échanger, se souvenir de leurs anecdotes personnelles…

À l’échelle de l’équipe, il faut aller au-delà, fédérer, comprendre les mécanismes de chacun. Le leadership, c’est aussi gérer le négatif, devoir recadrer ; mais si on a su motiver en amont, ces conversations seront plus faciles : l’équipe sait que vous êtes pour elle, qu’elle peut vous faire confiance. Parfois, j’aime dire que PM, c’est aussi « Psychologue Manager » ! Il faut mériter la confiance du groupe : on ne se contente pas de faire des comptes-rendus et distribuer des tâches, on doit incarner le projet, donner du sens, soutenir dans les moments difficiles et donner envie d’avancer.

Ben Aston :Ce que tu évoques va loin dans la posture du leader. Pour motiver, il faut relier chacun au sens du projet : leur montrer pourquoi c’est important, ce que ça change pour eux, leur donner une raison d’y croire et d’investir leur savoir-faire.

Si le cœur du projet n’est pas inspirant, on peut motiver par d’autres leviers : la perspective d’autres projets, une réussite future, le salaire... L’important, c’est de conserver une dynamique positive, sinon la démotivation gagne toute l’équipe. Nous PM, devons être les premiers à croire, à espérer !

Patrice Embry :Exactement.

Ben Aston :Merci beaucoup Patrice ! Ce fut un vrai plaisir de t’avoir aujourd’hui.

Patrice Embry :Merci, c’est partagé !

Ben Aston :Si vous souhaitez participer à la discussion, commentez directement sur l’article du Digital Project Manager – et si vous voulez échanger avec Patrice, elle sera ravie de vous répondre. Elle est très active et c’est elle qui poste les emojis « cœur cadeau » !

Patrice Embry :C’est le « cœur cadeau » !

Ben Aston :Si vous voyez le cœur cadeau, c’est Patrice. Elle est partout, alors ouvrez l’œil. Merci encore de votre écoute, et rejoignez-nous sur Slack ! À bientôt !