Logiciel de gestion de projet : gadgets clinquants ou véritables catalyseurs ?

Lisez la transcription :

Nous essayons de transcrire nos podcasts à l’aide d’un programme informatique. Merci de pardonner d’éventuelles fautes de frappe, car le robot n'est pas parfait à 100%.

Galen Low : Outils de gestion de projet. Tout le monde veut en parler. Personne n’est vraiment satisfait du sien. Et la quête du parfait outil est devenue un véritable pèlerinage mondial.

Mais autant avoir le bon outil peut accroître l’efficacité et faire progresser une équipe plus rapidement vers ses objectifs, autant une grande partie du temps et de l’énergie que nous passons à parler d’outils serait mieux investie à comprendre si nous avons d’abord les bonnes bases : les personnes, les processus et des attentes claires.

Si vous luttez contre le syndrome de l’acquisition d’outils PM, continuez de nous écouter. Nous allons décomposer les éléments fondamentaux et humains qui doivent d’abord être traités pour bénéficier pleinement d’un logiciel de gestion de projet.

Bonjour à tous, merci d’être à l’écoute. Je m’appelle Galen Low pour The Digital Project Manager. Nous sommes une communauté de professionnels du numérique, en mission pour nous entraider à devenir plus compétents, plus confiants et plus connectés afin d’amplifier la valeur de la gestion de projet dans un monde digitalisé. Si cela vous intéresse, rendez-vous sur thedigitalprojectmanager.com.

Très bien. Aujourd’hui, nous parlons des logiciels de gestion de projet, s’il vous en faut réellement un ou non. Et aussi des écueils à éviter lors du choix de l’outil adapté à votre équipe.

Et aujourd’hui, je suis accompagné de Gray Mackenzie, cofondateur de ZenPilot. Gray, merci d’être avec nous aujourd’hui.

Gray Mackenzie : Oui, merci Galen, je suis ravi d’être ici. Et nous avons beaucoup de points communs entre nos deux entreprises. Ça devrait être une conversation intéressante.

Galen Low : Absolument, absolument. On s’est passionnés sur le sujet des logiciels de gestion de projet, de la gestion de projet en général, de la direction d'une agence rentable et en croissance.

Je me demande si ce n’est pas une bonne occasion : pouvez-vous nous en dire un peu plus sur ZenPilot, sur ce que vous faites, qui vous aidez et quel impact cela a ?

Gray Mackenzie : Oui. En résumé, ZenPilot, c’est un cabinet de conseil en formation. Nous aidons les agences à construire une organisation de référence pour qu'elles gèrent des équipes plus saines, plus productives et plus rentables.

Aujourd’hui, notre offre consiste à les aider à optimiser leurs opérations sur une plateforme de gestion de projet appelée ClickUp. Notre parcours vient du fait que nous dirigions d’abord une agence, puis avons développé un logiciel de gestion de projet, et finalement nous avons résolu ce problème d’opérations en agence, mais sur la base du logiciel de quelqu’un d’autre, en l’occurrence ClickUp.

Galen Low : Et donc, travaillez-vous exclusivement avec ClickUp ? Ou bien vous adaptez-vous à l’outil le plus pertinent pour chaque organisation ?

Gray Mackenzie : Très bonne question. Je ne pense pas que ClickUp convienne à tout le monde, mais c’est notre critère client. Nous ne travaillons qu’avec des personnes prêtes à utiliser ClickUp comme levier pour atteindre leur objectif final.

Ce choix, lorsque nous sommes passés de notre propre logiciel, une plateforme appelée DoInbound, ce que nous voulions conserver, c’était la capacité à offrir une stratégie et une expertise opérationnelle de haut niveau en agence, mais de manière super rapide et tactique.

Se spécialiser sur une plateforme nous permet, vous savez, d’avoir tout ce contenu pré-construit, toute cette infrastructure prête à l’emploi, que l’on peut brancher et personnaliser, mais on peut, parce qu’on est axé agences, faire gagner 50-60 % de temps dès le premier jour. Donc, pour simplifier en interne, nous avons décidé de ne travailler qu’avec ClickUp. Voilà pourquoi c’est notre critère pour déterminer qui nous accompagnons, et qui n’est pas éligible.

Galen Low : Je comprends. Je pense que ClickUp est un excellent outil et je respecte votre transmission du flambeau. Vous aviez votre propre logiciel propriétaire, mais vous avez choisi ClickUp parce qu’il offrait ce dont vous aviez besoin tout en continuant de s’améliorer. Pourquoi ne pas en profiter ?

Cela s’aligne sur votre cadre et vos philosophies pour aider les agences à se développer et à être durables, tout en gardant l’aspect plaisir et réussite.

Gray Mackenzie : Oui. J’ai travaillé avec un excellent coach de vente il y a quelques années, qui ne s’appuyait pas sur un outil spécifique mais avait son cadre remarquable. Beaucoup de contenus prêts à l’emploi, stockés dans Google Drive.

Beaucoup d’actifs pertinents. Mais en interne, pour notre CRM, nous étions sur HubSpot. Et je me rappelle m’être souvent dit que ce serait tellement bien si tout n’était pas dans Google Drive qu’on n’ait pas à tout transposer ou adapter. On avancerait tellement plus vite si on savait exactement quoi faire, avec des modèles déjà montés directement dans HubSpot. Cette expérience m’a conforté, car j’ai aussi des amis dirigeants d’agences huit chiffres qui bossent sur Monday, Asana, ou Teamwork, et tous ces outils sont excellents.

Donc il arrive que je me dise « Ah, si seulement on pouvait aussi les accompagner. » Mais ils sont très attachés à leurs plateformes et ne veulent pas en changer. Voilà mon encouragement : si ça fonctionne aujourd’hui, si vous êtes satisfait de votre logiciel PM, pourquoi tout chambouler ?

Mais cette expérience validante avec ce coach m'a montré qu’il est tellement plus efficace d’avoir quelqu’un avec une expertise de terrain ultra poussée, mais aussi une capacité stratégique.

Galen Low : J’adore. Et dans un sens, je vais droit au but dans notre discussion, mais parfois se focaliser sur l’outil, ses options et ses gadgets, devient vraiment une distraction.

En réalité, c’est juste une route vers une destination : il faudrait que ce soit tellement clé en main que les bonnes pratiques en lesquelles vous croyez, que vous maîtrisez, s’appliquent naturellement avec l’outil. Vous prenez l’outil pour résoudre le problème, point. On ne passe pas un temps fou à étudier son marteau et ce qu’il fait. Pas la peine d’analyser l’arrière du marteau, son manche… Non, c’est l’outil. Il sert à atteindre votre objectif. S’il est adapté et que vous le connaissez, alors pourquoi en changer ? Autre point : si on standardise, parce que j’ai vu ça souvent en agence, des agences où chaque projet est géré avec un outil différent…

On perd l'efficacité, on n’installe pas de routines, tout est embrouillé. Ça ne devrait pas être compliqué. Si je dois couper une planche, je prends ma scie circulaire, je coupe la planche. Je ne perds pas mon temps à me demander comment fonctionne la scie. Il faut avancer.

Gray Mackenzie : Oui. Ce que j’ajouterais sur le fait qu’on ne soit qu’une « boutique ClickUp », c’est qu’en fait, la raison pour laquelle j’insiste sur cette terminologie de filtre client, c’est qu’en notre temps, notre choix a été : quel est le meilleur outil ? Après des tests et des essais sur différentes plateformes, lequel est le plus pertinent pour la majorité des agences la plupart du temps ? Forcément, on veut maximiser notre potentiel client dans l’écosystème agence. Et ClickUp était ce choix. Si ça change plus tard, ClickUp ne sera plus notre unique outil.

Ce choix était aussi intentionnel car, dix ans plus tôt, on sortait d’une agence très « HubSpot centrique ». Quoi que vous vouliez sur HubSpot, on le faisait. Le problème, c’est que nous avons sous-traité beaucoup de notre stratégie à HubSpot – ce qui a quelques avantages, mais beaucoup d’inconvénients. Par nature, HubSpot étoffe sans cesse ses fonctionnalités.

Nous avions le marketing, puis le pôle vente, puis le support, puis le site web, maintenant le CMS Hub et l’Ops Hub… au final cinq hubs différents à gérer. Ce n’était pas ce qu’on voulait. On a vu trop d’agences s’épuiser à vouloir tout couvrir. Aujourd’hui, on a attaché notre drapeau à une plateforme, on s’y spécialise.

Bien qu’aujourd’hui nous soyons le plus grand partenaire d’implémentation ClickUp, ce n'est pas juste « on connaît ClickUp mieux que quiconque ». L’essentiel c’est de résoudre le problème opérationnel agence mieux que quiconque et ClickUp n’est qu’un véhicule.

Galen Low : Je comprends. Se spécialiser. Dans nos cercles, tout bouge tellement vite dans le monde digital. Impossible de tout maîtriser en profondeur. Il faut l’accepter.

Je respecte donc ce choix de ne pas tout savoir sur chaque outil. Si vous pouvez vous spécialiser correctement, et si la plateforme remplit vos exigences, alors c’est la meilleure option.

Gray Mackenzie : Oui, tout à fait. Cela ouvre beaucoup de possibilités.

Galen Low : Parfait. Entrons dans le vif du sujet. On parle d’agences en croissance, vous travaillez avec tout type d’agences, vous voyez sûrement plein de difficultés, d’écueils. Sur le sujet gestion de projet, d’après vous, quel est le signe révélateur qu’une agence doit remplacer son outil actuel ?

Gray Mackenzie : Je vois ça de façon holistique. Il y a trois piliers : l’outil (c’est souvent par là qu’on commence, on aime le marketing des outils, le clinquant). Ce n’est pas que ce n’est pas important, mais c’est loin d’être le seul volet. L’outil compte, certes.

Le deuxième pilier, c’est le processus. Vous, vous faites beaucoup là-dessus : comment systématiser ce qu’on fait ? Ce n’est pas qu’un souci d’outil. Dans une agence, la rentabilité vient de processus reproductibles. Si vos processus ne s’intègrent pas dans l’outil, si vous n’avez pas de modèles tout prêts, d’efficacité pour planifier/assigner/suivre, c’est compliqué. Donc le processus est crucial.

Et enfin, la composante humaine. Est-ce que l’équipe a des attentes claires et des règles d'engagement pour l’utilisation de l’outil ? A-t-elle eu la formation nécessaire ? On parle d’établissement des attentes et d’habilitation, ce qui veut dire formation, mais aussi : non seulement les échéances comptent, mais comment les gère-t-on concrètement dans le quotidien ? Peut-on avoir plein de tâches en retard ou faut-il replanifier, laisser un commentaire, etc. ? Les gens doivent connaître ces règles et savoir les appliquer efficacement.

Galen Low : J’adore cette vision, car toutes les agences croulent sous les outils. Et ce syndrome du gadget : suffirait-il d’ajouter encore un autre outil ? Sans établir un vrai « esprit processus » (qui n’est pas pour moi synonyme de rigidité, mais plutôt de prévisibilité).

En agence, parfois on onboarde ou on retire plein de gens sur un projet, qui débarquent en cours de route, sont nouveaux, sont freelance, fournisseur… Comment instaurer l’attente qu’il existe un process pour gagner en prévisibilité ?

Et la formation, c’est essentiel : on croit souvent qu’une demi-journée de formation sur ClickUp suffit, ensuite tout le monde saura utiliser l’outil. Mais en réalité, il s’agit plutôt de gouvernance. Et comme vous l’avez dit, l’important, ce sont les attentes (si une tâche est en retard, que doit-on faire ?). C’est la « manière de fonctionner ensemble ». Pas de sanction : dans les agences, tout le monde fonce à fond, c’est du bon boulot, parfois ça glisse, mais il faut le savoir et pouvoir réagir, pas l’ignorer et croiser les doigts…

Au final, ce sont des humains.

Gray Mackenzie : Oui, une agence est un business de services, composé de capital humain. On achète des heures, on les revend avec un profit pour faire tourner l’entreprise.

Sans système pour mesurer la performance sur ces aspects, c’est très difficile. Vous demandiez comment une agence sait qu’il est temps de changer d’outil. Généralement, quand on nous appelle, c’est « l’équipe n’aime pas le logiciel actuel ». Et c’est pas que je n’écoute pas le ressenti utilisateur, mais ont-ils bien le cadre pour le juger ? Ce qu’ils veulent vraiment, c’est de la clarté : quoi faire et comment. Il faut les trois piliers.

Plus les agences sont matures, plus elles maîtrisent déjà tout ça mais leur outil ne permet pas, par exemple, l’allocation de ressources ou la planification. Il y a parfois de vraies raisons de changer (d’outil), mais dans 90% des cas, le problème n’est pas l’outil mais l’absence de structure, de processus, de montée en compétences et d’une vraie routine de responsabilité, journalière, hebdo, mensuelle, trimestrielle.

Quand on creuse la « responsabilité », on se rend compte qu’on mesure parfois de façon peu structurée, ou alors simplement la rentabilité projet globale mais pas les intrants, ou on sort les rapports horaires juste pour fliquer… Très peu de routines saines de contrôle, ce qui est normal. Nous-mêmes, on était mauvais à ça à l’époque. Mais il y a de bien meilleures façons.

Galen Low : Est-ce votre façon de démonter le prétexte « cet outil ne nous convient pas, il nous en faut un autre » ? Est-ce que vous commencez réellement par examiner leurs routines ?

Gray Mackenzie : Oui, totalement. Ça surprend d’ailleurs, venant d’un spécialiste ClickUp, mais je suis souvent le premier à dire « Vous êtes peut-être très bien sur Monday. Le souci n’est pas Monday vs ClickUp. » Dire l’inverse serait malhonnête et un échec assuré pour tous. Donc, d’abord, on fait le point sur l’existant : où en êtes-vous, où est l’écart avec les standards d’une agence performante, et quel chemin faut-il emprunter ? Les trois piliers sont toujours à traiter : outil, process, humain.

Galen Low : Vous avez des exemples de clients qui finalement se disent « on va rester sur Google Sheets, on a juste besoin de clarté ? »

Gray Mackenzie : Moins avec Google Sheets, mais on a eu des agences sur d’autres outils. Par exemple, une web-agence de 40 personnes à Baltimore. Elle a suivi notre étape initiale appelée « blueprint », où on dresse un état des lieux puis un plan d’action. À la sortie, la migration vers ClickUp aurait été bénéfique sur certains aspects (relation client, flexibilité, intégrations…), mais ce n’était pas le bon moment. Il restait beaucoup de travail humain à faire d’abord. Ce cas est assez fréquent : d’autres sujets à traiter avant de changer d’outil.

Galen Low : Je comprends. On m’a déjà mis à l’épreuve dans un autre podcast en me demandant « Pourquoi faudrait-il un logiciel de gestion de projet ? Qu’a-t-on de mal à ne se servir que d’une liste de tâches ou d’un document Word ? » C’est vrai que, jusqu’à un certain stade, si ça marche, il ne faut rien changer, surtout pour les petites équipes/projets.

Mais tout ça revient au syndrome du gadget, cette envie compulsive de nouveaux outils. Et c’est vrai, nombreux sont ceux qui cherchent LA solution clinquante à injecter immédiatement à leur écosystème. Je ne suis pas expert ClickUp, mais j’aime leur slogan « Un outil pour les gouverner tous », mais ce n’est pas littéral. ClickUp s’intègre aussi à d’autres outils. Curieux : comment aidez-vous les agences à déterminer quels outils sont nécessaires et doivent s'intégrer (par ex. à ClickUp), et lesquels sont redondants ou inutiles ?

Gray Mackenzie : C’est une grosse part de notre valeur ajoutée dans nos missions : « quels outils avons-nous vraiment besoin ? » Comme tout logiciel, ClickUp promet de tout faire, mais ce n’est parfois pas optimal. ClickUp dit avoir un chat – donc exit Slack ? Sauf que si vous souhaitez des intégrations natives, Slack en a plein que ClickUp n’a pas. Donc, choisir le bon outil pour le bon usage, le minimum d’outils « best in class », bien utilisés et bien connectés. Derrière nos missions d’implémentation, il y a beaucoup de travail d’intégration et d’automatisation.

Par exemple le CRM : HubSpot est la référence, donc on l’utilise pour le CRM, ClickUp pour le gestion de projet. On pourrait refaire un CRM dans ClickUp, on a un template, mais si vous avez déjà HubSpot, il fait beaucoup mieux les fonctions de CRM que ClickUp. On travaille donc sur l’intégration de la chaîne : si un deal se passe, on bascule tout proprement dans ClickUp (workflow, projet, etc.), intègre les outils de communication (Teams, Slack…), finances (QuickBooks), gestion documentaire, email… Tout doit bien s’articuler. Mais attention au ROI : si une automatisation vous fait gagner deux heures par semaine à 50 $/heure mais coûte 15 000 $ à développer, c’est une longue période d’amortissement. Ce n’est pas grave si tout n’est pas automatisé. Dans ce cas, il faut un process manuel, mais tout aussi fiable qu’une automatisation.

Galen Low : Excellent point. Ce que j’entends, c’est que beaucoup rêvent d’une utopie où tous les outils fusionneraient, façon Power Rangers, en un outil méga-performant. Mais l’important est de savoir quel outil sert à quoi et comment ils se parlent. Parfois, l’intégration commence par définir le process manuel pour que le CRM parle au logiciel de gestion de projet, puis retour d’expérience en fin de projet, par simple lien entre les deux. Ce n’est pas toujours une intégration profonde type API/magie/I.A. Parfois, c’est du simple script ou du manuel. On est plus dans l’orchestre que la machine unique.

Gray Mackenzie : Oui. Une erreur qu’on a faite au début avec ClickUp, c’est de s’emballer à tout automatiser, car l’API ClickUp est très puissante, bien plus que notre ancienne plateforme qui ne publiait rien. Les agences y voyaient du rêve : on va tout automatiser et pouvoir bosser les pieds sur la table. Mais le vrai piège, c’est qu’en automatisant un mauvais process, on accélère seulement le problème. Mieux vaut d'abord le faire manuellement, itérer, puis automatiser ce qui marche et est stable. C’est long et rébarbatif côté process, mais indispensable pour améliorer et fiabiliser avant d’automatiser. On a les retours de milliers d’agences ; on challenge souvent les process avant tout.

Galen Low : C’est là où j’ai compris l’intérêt du filtre : les clients viennent vers vous en étant prêts à migrer (leap) vers ClickUp, mais parfois votre accompagnement se limite au process, car vous avez vu mille cas, avez la solution adaptée, même si ClickUp n’est finalement pas la priorité. Mais le process design, c’est peut-être finalement le plus gros bond à faire pour une agence.

Gray Mackenzie : Oui, tout à fait.

Il y a cette citation – attribuée à différents auteurs – : « Si vous ne pouvez pas décrire ce que vous faites comme un process, c’est que vous ne savez pas ce que vous faites. » Beaucoup d’agences pensent avoir un process… En fait, c’est dans la tête du patron, pas sur papier, et dépends de chaque personne. Commencez déjà par l’écrire, ensuite on itère. Souvent, c’est évident pour tout le monde dès que c’est écrit, ou on voit directement des axes d’amélioration ou de justification métier. Parfois, on découvre des voies d’amélioration en travaillant avec un coach ou via le regard externe.

Galen Low : Oui, je me retrouve là-dedans. Beaucoup voient le process documenté comme gravé dans la pierre, alors que le but est d’ouvrir la discussion pour l’améliorer. Si ce n’est pas écrit, ça ne changera pas. Ce n’est que le début de l’itération.

Gray Mackenzie : Oui. Ça paraît laborieux, mais ce n’est pas insurmontable. Typiquement, dix semaines suffisent à implémenter outil, formation, process pour une agence, ce qui est un gros investissement, mais loin de deux ans de travail. Avec le bon cadre, ce n’est pas si long, et c’est là que commence l’amélioration continue. Pour une équipe, les gains d’efficacité sont parfois spectaculaires, tripler la productivité à effectif constant n’est pas rare.

Galen Low : C’est vraiment impressionnant, et plus rapide que je l’imaginais. Vous l’avez dit : il faut réfléchir ROI, équilibre entre production client et investissement transformation. Dix semaines, c’est moins d’un trimestre, et si on atteint cette efficacité, c’est gagnant.

Je voulais parler du volet conduite du changement : parfois, même après changement et documentation, l’adoption tarde, certains refont comme avant, ou la dynamique retombe. Comment restez-vous impliqué pour s’assurer que l’adoption est pérenne ?

Gray Mackenzie : Très bonne question. Voici trois axes, bien différents de la plupart des « implémenteurs » d’outil PM qui ne font « que » mettre l’outil en place. Notre démarche est plus engagée : 1) Établissement d’attentes claires et formation ; 2) la carotte ; 3) le bâton.

Pour la formation, on pose les règles, par exemple : « Si ce n’est pas dans ClickUp, ça n’existe pas. » Impossible d’avoir du crédit si tout n’est pas tracé dans ClickUp. Pareil pour le suivi du temps, dates d’échéance, compensation, assignation… Tout doit être codifié, associé à des formations concrètes dans l’outil.

Ensuite vient la carotte : montrer la valeur : piloter sa liste de tâche quotidienne, voir sa charge, collaborer en toute transparence, détecter les disponibilités… Tout cela grâce à l’outil. La participation à ce système permet une meilleure gestion, un encadrement meilleur de l’équipe, de la clarté, un gain pour tous.

La partie moins fun : le bâton, ou plutôt le contrôle et amélioration. Chaque jour, dans une équipe de 20, il suffit de 15 minutes par jour pour un référent, autre que le patron (qui va vite se lasser, c’est normal – il faut quelqu’un d’autre). Ce référent veille au respect des règles (zéro tâche en retard, replanification, commentaires informant les personnes parties prenantes, etc.). On vérifie les tâches terminées sans temps suivi, les tâches sans assignation, sans dates ni estimation de charge...

La formation précède le lancement, on vend la vision, puis lors du déploiement, il y a toujours cette phase d’adaptation, un creux de découragement (valley of despair, la traversée du désert) d’une ou deux semaines. Rapidement, la moitié de l’équipe s’y fait, au bout de deux à trois semaines, tout le monde adhère, et l’expérience s’améliore, mais il faut maintenir l’effort d’accompagnement, d’explication (comment faire une mention, laisser un commentaire…).

Pour finir, niveau monitoring, chaque semaine on fait un rapport de tendance et la direction s’implique pour résoudre les blocages hiérarchiquement si besoin. Chaque mois/trimestre, on évalue les résultats (rentabilité, projets problématiques, clients à privilégier/facturer, profitabilité suivant les types de services…).

C’est cette boucle : attentes, vision, contrôle, amélioration. Toute évolution relance le processus : attentes, (re)formation, vision, contrôle, amélioration.

Galen Low : J’adore. L’erreur fréquente, c’est de ne faire que le bâton. Mais le bâton, ce n’est pas que sanctionner, c’est aussi coacher. Il s’agit aussi de rassurer, d’accompagner. Il faut des champions à tous les niveaux, un vrai engagement managérial – un enjeu stratégique, pas juste un souci de livraison d’une tâche. Il y a donc aussi une vraie carotte au sommet.

Ce processus est participatif, ancré dans le réel : vous n’imposez pas une solution, vous la co-construisez, tenez compte des spécificités (parfois bizarres/inhabituelles) de chaque client. C’est ce qui fait la réussite changement et animation. Nombre de cabinets ne font pas cela et échouent. Parfois, ne pas migrer vers ClickUp, c’est aussi un bon choix. C’est d’abord une question d’état d’esprit, pas seulement d’outil miracle. In fine, tout repose sur l’humain, la résistance au changement, l’envie de s’améliorer, et la complexité humaine en agence (cadre très exigeant et rythmé). L’outil seul ne suffit jamais.

Gray Mackenzie : La dimension comportementale est le problème principal à résoudre. Je préférerais toujours une équipe soudée avec un process clair (même sous Excel) qu’une équipe non engagée sous le plus beau ClickUp bardé d’intégrations. Le standard : tout avoir. Mais à choisir, il faut d’abord l’engagement. Il faut écouter les utilisateurs, intégrer leur vécu, leurs besoins réels. Sinon, on rate l’adoption. Parfois il faut trancher mais surtout coacher (80 %), et à la marge sanctionner si volonté délibérée de blocage. Mais l’immense majorité veut bien faire et a juste besoin d’accompagnement. Les gens oublient, il faut répéter les choses sept fois parfois avant qu’elles ne s’installent.

Galen Low : Voilà. Dans le coaching sportif aussi, on ne vire pas un joueur à la moindre erreur. Il y a du mentorat, de l’accompagnement, parfois un peu de fermeté mais l’essentiel est d’amener chacun au succès. Merci.

Je termine sur une question décalée : Il y a plein de logiciels d’agence client/fournisseur — quelle fonctionnalité miracle manque à l’appel, selon vous ?

Gray Mackenzie : On a une liste interne de dix problèmes clés à résoudre (parcours client, process templates prêts à déployer, etc.). Sur sept, je pense qu’on est à 8 ou 10/10. Sur certains, on n’y est pas encore, notamment la prédiction et la planification des ressources/capacités à l’avenir. On a aujourd’hui un modèle, mais il reste bien du manuel. Par exemple, transformer des prospects en besoins RH à horizon huit semaines, ça reste artisanal. Parallax, par exemple, tente de faire le pont entre HubSpot et la gestion projet – très fort côté prévision, mais pas d’intégration totale avec ClickUp (le passage d’un prospect à une vraie planification reste manuel). Pour les jeunes agences, ce n’est pas critique, mais à l’échelle, il manque clairement une intégration complète « forecast embauche ». On a cherché, des dizaines d’heures, sans trouver la solution idéale. Pour beaucoup d’agences, ça permettrait de supprimer les incertitudes sur les embauches. C’est un problème d’un deuxième niveau de maturité (après l’automatisation des process classiques, vient le besoin de prédire avec finesse l’embauche, la charge, etc.).

Autre point : il serait génial qu’un outil permette d’analyser automatiquement qui fait quoi le plus efficacement dans l’équipe et propose de mieux attribuer les tâches, en croisant les historiques de réalisations, pour que chacun travaille là où il excelle. Aujourd’hui, il faut ruser, aucun outil ne le fait vraiment car chaque agence a ses façons d’assigner, de structurer. Mais ce serait extrêmement demandé, ce serait même la direction que nous visions au début avec notre propre outil… mais ça exigeait un cadre ultra structurant. Rien que sous forme de plugin, ce serait génial : suggestions automatiques d'affectation, d’optimisation des ressources.

Galen Low : Oui, il y a une vraie demande ! J’y pensais aussi, le problème de granularité, car tout le monde assigne différemment… J’ai eu la même discussion récemment dans le podcast avec Alyson Caffrey sur l’usage des données : oui, ça aide à initier les conversations, pas à sanctionner, mais à célébrer l’efficacité, analyser, progresser. Et côté pipeline (ventes, embauches), pareil. Quand j’étais chef de projet/dirco, au-dessus de 60 %, on staffait le projet comme si c’était sûr, mais tout était sur tableur, pas de prédiction. Là, un outil intelligent pourrait tout changer, faire des simulations avec l’IA, recommander ou non une embauche selon le risque, l’historique de signature, de dépassement… C’est ça que cherchent beaucoup d’agences pour scaler, trouver la limite entre l’équipe commerciale et la capacité de production. Si on embauche alors que le pipeline se tarit, c’est risqué. C’est tout l’enjeu du business modèle agence « arbitrage d’heures », comme vous l’aviez décrit.

Gray Mackenzie : Oui, il faut l’équilibre entre risque et rentabilité : une équipe ultra-utilisée, c’est performant mais fragile – dès qu’un membre flanche, tout s’écroule.

Galen Low : Voilà. Là, on est vraiment coincés !

Gray Mackenzie : Il faut le bon équilibre entre maximiser l’utilisation et gérer le risque d’épuisement.

Galen Low : Chers développeurs de logiciels, voilà le prochain « million dollar idea ». On vous l’offre. Et contactez-nous quand ce sera prêt !

Gray, c’était un échange passionnant. J’en ai beaucoup appris et j’espère que nos auditeurs aussi. Si l’on souhaite en savoir plus sur ZenPilot, où doit-on aller ?

Gray Mackenzie : Deux options. D’abord, le site zenpilot.com – en cherchant « ClickUp pour agences », vous trouverez beaucoup de contenus, notre podcast Agency Journey, des ressources pour patrons d’agence. Deuxième option : se situer via notre évaluation santé agence/projets. Nous avons près de 2 700 clients agences et, dans la phase blueprint, un audit « agency ops » qui était longtemps un doc Word pénible à traiter. Depuis, nous sommes passés à un quiz en 19 questions sur zenpilot.com/pm-benchmark (échelle d’accord/désaccord, format non-obligatoire/anonyme ou email pour recevoir le résultat personnalisé). Tout cela permet de se comparer au benchmark global et de positionner le niveau de maturité en PM.

Galen Low : Je l’ai fait, ça prend moins de 5 minutes. Un excellent point de départ pour n’importe quelle organisation de gestion de projet. Je mettrai le lien en description pour y accéder. Vraiment utile !

Gray Mackenzie : Super, merci encore Galen pour l’opportunité de venir échanger, ce fut un vrai plaisir. N’hésitez pas à me contacter, ou les membres de l’audience aussi au besoin.

Galen Low : Merci d’avoir partagé vos connaissances !

Gray Mackenzie : Avec plaisir.

Galen Low : Alors, qu’en pensez-vous ?

Le logiciel de gestion de projet est-il un mal nécessaire pour grandir, ou le secret pour libérer tout le potentiel de votre agence ?

Racontez-nous une anecdote : Avez-vous déjà vécu la mise en place d’un outil de gestion de projet qui n’a pas convenu à votre organisation ? Quel a été l’impact ?

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