Humaniser votre processus d’affectation pour renforcer la culture sur le long terme (avec Morgan Megannety de Skeleton Crew Creative Studio)

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Galen :

Donc, ce travail qui devait être validé hier ne l’a finalement pas été. Maintenant, tu te démènes pour savoir ce que ton équipe va faire la semaine prochaine. Pendant ce temps, une pile de corrections front-end est arrivée d’un autre projet. Sonia est disponible, mais elle ne travaille pas sur React. Rishi pourrait s’en charger, mais il a du mal à gérer plus de deux projets à la fois. Arlen devra probablement s’y coller, même s’il comptait vraiment sur ce nouveau projet pour rester motivé dans son travail. Maintenant, il est un peu à risque de partir. Pourquoi les pièces du puzzle ne s’assemblent-elles jamais sans difficulté ? Si ce jeu de Tetris stressant vous parle, continuez à écouter. On va parler d’astuces et de conseils pour faire le tri dans les urgences et rester humain, afin d’équilibrer vos choix à court terme tout en préservant la santé de votre culture d’équipe sur le long terme. Merci d’être à l’écoute. Je m’appelle Galen Low pour The Digital Project Manager. Nous sommes une communauté de professionnels du digital avec pour mission de vous aider à devenir plus compétent, plus confiant, et mieux connecté pour livrer de meilleurs projets. Si cela vous intéresse, rendez-vous sur thedigitalprojectmanager.com.

Bonjour à tous ! Merci de passer ce moment avec nous dans le podcast DPM. Mon invitée aujourd’hui est une ancienne cheffe de projet digital devenue experte en opérations d’agences. Elle a plus de dix ans d’expérience à faire tourner de grandes agences au Royaume-Uni, et son équipe l’a même nommée salariée de la décennie. À côté, elle fabriquait du vitrail dans un abri de trois mètres sur trois dans son jardin, et elle a récemment accordé à son chat le bureau du coin dans sa nouvelle maison à Vancouver. Aujourd’hui, elle va partager certains de ses meilleurs secrets pour réussir la planification des ressources d’équipe sur plusieurs projets simultanés – un vrai casse-tête que beaucoup de nos auditeurs ne maîtrisent pas encore. Mesdames et messieurs, accueillez Morgan Megannety. Bonjour Morgan.

Morgan :

Salut Galen, comment vas-tu ?

Galen :

Je vais bien, merci d’être venue. C’est super de t’avoir.

Morgan :

Oh, ravie d’être ici. Merci beaucoup pour l’invitation.

Galen :

On va aborder aujourd’hui un sujet brûlant dont on me parle toujours. Beaucoup me partagent leurs maux de tête et leurs défis concernant l’affectation des ressources pour plusieurs projets – partager les talents, encourager le travail d’équipe côté PM, maintenir les opérations fluides. C’est un vrai puzzle que beaucoup rencontrent. J’ai vraiment hâte de creuser le sujet. Mais d’abord, je voulais te dire que j’ai beaucoup apprécié nos discussions récentes et apprendre à te connaître. Tu me sembles très énergique dans ton métier alors que tu occupes un poste vraiment stressant. Faire tourner une agence effervescente à plein régime, c’est du sérieux. Même pour des gens comme moi issus de la gestion de projet digital, je trouve ça impressionnant. Alors, qu’est-ce qui t’inspire au quotidien ?

Morgan :

Oui, bien sûr. Mon inspiration vient surtout des personnes avec qui je travaille. Le travail en opérations et en gestion des ressources, c’est surtout créer et faire appliquer des process. Et ces process sont surtout pensés pour faciliter la vie des gens avec qui on collabore. Donc, il s’agit d’être à l’écoute – des personnalités, de ce qui aide chacun à mieux travailler, des outils technologiques qu’on utilise, des process qu’exigent aussi les clients. Donc voilà !

Galen :

Tu aimes vraiment ton job, c’est donc là que tu trouves l’inspiration. Je m’en doutais, j’adore cette réponse. Et tu fais ça depuis un certain temps – même à ton niveau, sur quoi essaies-tu encore de progresser ?

Morgan :

Eh bien, je ne sais pas si tu es au courant de ce qui se passe depuis quelques mois, mais il y a cette pandémie en cours ? Oui, c’est assez important donc. Le plus gros enjeu pour moi est de réussir à donner un sentiment d’équipe, même sans espace physique pour se voir tous les jours. C’est un défi pour tout le monde en ce moment. On doit aussi sans cesse ajuster nos façons de faire. Comme je le disais, rester à l’écoute des collaborateurs et des clients et adapter nos process au fur et à mesure. Ne jamais rester figé.

Galen :

Allons-y : parlons d’affectation des ressources, comment tu t’y prends, comment tu restes zen, et quelles astuces tu as accumulées en 10 ans d’opérations pour aider nos auditeurs à surmonter leurs propres maux de tête liés à l’allocation des ressources. Mais peut-être, d’abord, peux-tu nous parler de ton parcours pro : tes débuts comme cheffe de projet, ta bascule vers l’opérationnel, ce genre de choses.

Morgan :

Oui, bien sûr. J’ai décroché un poste dans une agence digitale après avoir été licenciée dans une agence non-digitale en 2008. Pendant la grande récession, je me suis retrouvée sans emploi, mais le digital recrutait. J’ai obtenu un job, et suis vite passée de collaboratrice polyvalente à première cheffe de projet digital de l’agence. Ça m’a plu, il y avait du travail, ce qui était essentiel pour moi. Ensuite, j’ai rejoint un plus grand département digital dans une agence de pub intégrée. Au bout de 6 mois, j’ai basculé vers les opérations, comme responsable de studio, un choix qui s’est avéré parfait pour moi. J’y suis restée 9 ans et fait grandir le pôle opérations de moi seule à 4 personnes : une responsable recrutement, un responsable de studio, un assistant studio – parce qu’il y a beaucoup d’administratif dans ce poste.

Galen :

On dirait une équipe de rêve.

Morgan :

Oui, c’était génial. On avait de gros clients, des missions passionnantes : Cadbury, O2, Kia, Transport for London, EasyJet… On réalisait toutes sortes de projets digitaux, des bannières et animations classiques à des apps Alexa, jeux, jusqu’à la recherche d’image façon Instagram… plein de trucs sympas. Depuis ce printemps, je suis directrice des opérations dans un studio plus petit, plus agile – on fait aussi de jolis projets, moins 100% digitaux, mais un peu tout de même. Et j’utilise les mêmes fondamentaux et process devenus clés dans une grosse agence.

Bref, j’adore ça.

Galen :

Super. J’adore l’idée de faire ce boulot à différentes échelles. Parle-moi justement de la transition gestion de projet – opérations. Ça a semblé fluide. Est-ce lié ? Les mêmes langages, compétences ?

Morgan :

Oui. Clairement, avoir un vécu en gestion de projet m’a aidée à comprendre les difficultés que vivaient les chefs de projets et les producteurs, et à mieux compatir quand ils venaient me parler de leur besoin en ressources. Honnêtement, j’ai trouvé la gestion de projet très difficile. Ça faisait ressortir toutes mes angoisses ! Je dormais mal… Mais comme responsable de studio, c’était le pas de côté parfait. En tant que cheffe de projet, tu penses d’abord à livrer le projet dans les temps & budgets. Passer responsable de studio, c’est s’occuper d’abord des gens. Ça m’a vraiment plu : si on se soucie d’eux, ils feront du super boulot. Ça m’a beaucoup plus correspondue, je n’ai pas regretté ce virage, au contraire, c’était une très bonne décision de carrière.

Galen :

J’aime beaucoup ce focus sur l’humain. C’est vrai, côté projet, l’important c’est la livraison, alors qu’en opération, tu prends soin des gens. Bref, donnons un peu de contexte à nos auditeurs. On va creuser l’affectation des ressources mais juste, pour ceux qui ne connaissent pas le terme : qu’est-ce que l’affectation de ressources, et pourquoi c’est vital dans une organisation ?

Morgan :

Bonne question ! Fondamentalement, l’affectation de ressources, c’est le fait d’avoir un ensemble de personnes aux compétences variées, et définir de façon efficace sur quoi elles vont travailler chaque jour.

Galen :

Planifier la vie des gens, donc.

Morgan :

Oui, du lundi au vendredi, pas weekend inclus ! Le but, c’est que le département soit rentable, mais qu’on n’ait pas trop de gens inoccupés à un instant T. Il faut donc anticiper les « goulets d’étranglement » à venir, déplacer les tâches si besoin, ou décider s’il faut recruter en freelance ou en CDI. Mais pour moi, le plus important, c’est éviter que les gens s’épuisent. Il s’agit de marier compétences et missions, de comprendre ce dont chacun a besoin (objectifs de carrière…) pour rester motivé, et offrir des opportunités intéressantes. On doit intégrer les besoins individuels pour garder tout le monde engagé. Ce n’est pas juste du Tetris, comme on le dit souvent. Oui, bien sûr ça y ressemble parfois – une bonne planification ressemble à un tableau de Tetris – mais il s’agit aussi de bien connaître les capacités techniques de chacun pour placer les bonnes personnes au bon endroit.

Galen :

J’aime bien cet aspect multi-couches : associer les gens à ce qu’ils savent faire, mais aussi à ce qu’ils aiment faire. Il y a aussi la notion de “construire une vie autour du travail”, tu vois ?

Morgan :

Absolument. Parfois, il faut aussi avoir des discussions où tu expliques que pendant un certain temps, il y aura peut-être des tâches qui plaisent moins. Il faut permettre aux gens d’exprimer leurs frustrations et instaurer un climat de confiance où ils peuvent le faire.

Galen :

J’apprécie ta façon de voir les choses. Question piège : quel est, selon toi, le secret d’une affectation de ressources réussie et d’un studio performant ?

Morgan :

Idéalement, tu as une équipe heureuse simplement par le fait d’être là ! Mais soyons honnêtes, le bien-être de l’équipe devrait passer avant tout. Ensuite, il est important de définir un rythme régulier dans la semaine – s’organiser sur les jours-clés pour les réunions, et donner un certain cadre dans la façon de fonctionner afin que chacun soit sur le bon projet au bon moment. Une bonne organisation hebdomadaire est essentielle du point de vue de l’affectation des ressources. Bâtir là-dessus avec des systèmes en place (on en parlera sûrement plus tard) est aussi clé. Pas forcément besoin d’un système très avancé, mais il faut un moyen de suivre demandes et ressources, une structure pour que tout le monde ait la bonne info au bon moment.

Galen :

C’est logique. C’est probablement la partie stressante pour moi dans ton job : tu as 5 jours ouvrés pour savoir qui fait quoi la semaine suivante, gérer changements de planning, priorités, staffing – il y a des limites. Il n’y a pas de place à l’erreur, tout doit être prêt pour lundi.

Morgan :

Oui, tout à fait. Un rythme régulier, et aussi une méthode claire pour recevoir les demandes de ressources. Il ne faut pas juste m’interpeller dans le couloir ou m’écrire un mail ou un Slack. Avec 25 producteurs, je ne peux pas tout suivre sinon !

Galen :

Il ne doit rien se perdre. Pour contextualiser : à combien de projets et de personnes sur plusieurs missions faisais-tu face en même temps dans une grosse agence ?

Morgan :

L’agence où j’ai passé le plus de temps comptait environ mille personnes dans le monde, la grande majorité à Londres. Le studio digital avait atteint cent personnes à mon départ, dont environ 75 « resourçables », c’est-à-dire affectés à des projets. On faisait appel à au moins 5 à 10 freelances en plus, parfois plus. Il y avait entre 75 et 100 projets en simultané, de projets d’un ou deux jours à de gros chantiers de plusieurs mois, par exemple un système de design pour un grand opérateur télécom. Tout pouvait devenir très gros.

Galen :

Et au niveau des personnes : un membre d’équipe travaille sur combien de trucs en même temps en moyenne ?

Morgan :

Ça dépend du poste et des missions. Les “discipline leads” supervisaient jusqu’à 15 projets, mais n’étaient pas dans la production pure. Les exécutants étaient généralement sur 2 à 3 projets maximum. Nous évitions de trop diluer les collaborateurs et tout planning passait par discussion avec les leads pour garantir une répartition optimisée des compétences et du temps. Il arrivait parfois qu’un imprévu oblige quelqu’un à jongler sur 4 ou 5 jobs un même jour, mais on essayait de limiter cela.

Galen :

Et côté flexibilité, tu sembles vanter l’organisation, mais beaucoup trouvent ça trop rigide. Quelle est ta philosophie : robot ou danseureuse ?

Morgan :

100% danseuse ! J’insiste sur les process parce qu’ils permettent d’être plus flexibles ! Si tout n’arrive pas dans tous les sens, tu peux absorber l’imprévu. Par exemple, si un vendredi après-midi on t’annonce que quatre UX designers ne peuvent finalement pas commencer lundi comme prévu, tu peux gérer : réaffecter sur d’autres tâches, reporter un contrat, voir si le client prend en charge le manque… La flexibilité est primordiale, tout change sans cesse et c’est le boulot du responsable des ressources de s’y adapter. Ça rend la mission intéressante !

Galen :

J’adore l’idée d’un système structurant justement fait pour réagir à l’imprévu… et tu sembles aimer ce challenge.

Morgan :

Oui, c’est stressant, mais c’est motivant. Parfois on a l’impression que tout va s’écrouler… mais ça finit toujours par s’arranger, et après on peut savourer le week-end !

Galen :

Tu as peut-être juste beaucoup de chance !

Morgan :

Je ne pense pas. C’est surtout savoir parler aux gens – beaucoup de gens – et appliquer quelques règles, par exemple sur la façon dont les producteurs nous préviennent d’un changement pour qu’on puisse s’organiser équitablement pour tous, même pour les freelances. S’il y a une annulation tardive et que ça met un freelance “dans la panade”, il est normal qu’on demande au client de prendre en charge ce changement. On est là pour gagner de l’argent, pas subir les erreurs et les imprévus gratuitement.

Galen :

C’est très humain cet aspect. Beaucoup d’agences ne prennent pas ces précautions avec les indépendants, mais tu trouves ça normal d’essayer, parce que tout le monde a droit de vivre dignement.

Morgan :

Oui. Et c’est aussi une question de réputation : je veux que les freelances aient envie de revenir bosser avec nous, qu’ils disent du bien de nous. Pour attirer les meilleurs, il faut soigner tout le monde, CDI comme indépendants. C’est la base de tout le reste.

Galen :

Tu as raison. Mal se comporter finit par te priver de talents, et tu subis un turn-over permanent. La réputation, c’est tout pour attirer les meilleurs, qui deviendront peut-être la colonne vertébrale de ton équipe sur la durée.

Morgan :

Exactement. Ce n’est pas compliqué : il faut juste faire les choses bien, être sympa et attentionné avec tout le monde. Ça change tout, même les journées difficiles !

Galen :

J’aime cette vision. Passons à l’essentiel : les modes de travail. On a parlé des membres d’équipe comme « ressources », mais en réalité, ce sont des humains avec chacun ses besoins, motivations, méthodes, faiblesses… Comment prendre en compte la variété des façons de travailler ? J’ai eu des devs refusant les réunions l’après-midi, des archis UX n’acceptant que deux projets par jour maximum… Quelle est ta méthode ?

Morgan :

Dans mon ancienne agence, on a tenté les deux premières heures sans réunion pour tout le monde, afin de laisser du temps de concentration. Certains métiers sont de toute façon en réunion constante (les producteurs…), donc ils ont du mal ensuite à rédiger leurs scopes. Ce genre de trucs, il faut essayer, adapter selon ce qui convient à l’équipe. Pour limiter le nombre de projets par jour, c’est une bonne chose d’éviter de trop éparpiller les collaborateurs, mais il faut surtout estimer et planifier au plus juste le temps nécessaire – si deux projets suffisent à remplir la journée, tant mieux, mais sinon, il faut faire le job.

Galen :

C’est ça, poser un cadre donne de la flexibilité. La vie oblige à s’adapter, mais si on est organisé et qu’on fixe les attentes, chacun peut travailler dans ses conditions idéales la plupart du temps, même si ce n’est pas possible à chaque fois.

Morgan :

Tout à fait. Mais il faut aussi comprendre pourquoi une personne apprécie un nombre restreint de missions par jour – est-ce un vrai souci d’organisation du temps, d’estimation des tâches, ou y a-t-il un autre problème ? Il faut rentrer dans les détails et adapter au mieux pour leur faciliter la vie.

Galen :

Exactement. Parfois, c’est une question de “contexte-switch” qui prend du temps. Si c’est intégré dans le plan, tant mieux. Un « job » de 15 minutes, ce n’est jamais 15 minutes ! Il faut prévoir le temps d’installation, de prise de connaissance… donc des créneaux réalistes.

Morgan :

Oui, c’est pareil côté organisation du briefing et des transferts de fichiers. Toute l’agence doit fonctionner pour optimiser l’efficacité de chacun !

Galen :

Oui, l’organisation est la clé. Ce qui m’amène à la question de la granularité. Jusqu’à quel niveau doit-on planifier : journée, demi-journée, heure, minute ?

Morgan :

En partie, ça dépend de la manière dont le client paie. Nous avions quelques forfaits, mais la plupart des missions étaient réglées “au projet”. Chaque minute devait donc être justifiée. On ne programmait pas jusqu’à la minute, mais viser des créneaux de 30 minutes ou 1 heure est une bonne habitude. Ça demande du travail, mais c’est préférable, surtout pour les studios dynamiques. Pour les projets longs en “sprint”, c’est plus simple : tu bloques la période sur un projet et c’est réglé. Le degré de planification dépend du projet.

Galen :

Doit-on inclure les réunions internes dans la planification ? Par exemple un séminaire interne de 8h non-productives le vendredi…

Morgan :

Pour 8h, oui ça doit figurer dans le planning des ressources, des semaines à l’avance ! Pour les petites réunions, comme les kickoffs du lundi matin d’une demi-heure – c’était dans l’agenda de tous mais pas dans le planning général. Il ne faut juste pas que ça vire au micro-management du planning, à chacun aussi d’alerter s’il ne peut pas participer. Le mieux reste de tout mettre dans la planification, afin de vérifier avec tout le monde la faisabilité et les risques de surcharge, et d’en discuter si besoin.

Galen :

L’important, c’est d’avoir assez d’informations pour dialoguer. Chacun travaille différemment, certains refusent le micro-management… mais l’essentiel est de créer une culture de dialogue où l’on peut exprimer ses contraintes. On a parlé du stress d’une agence surchargée, mais l’inverse : comment garder motivées les personnes mises “sur le banc”, sans mission, ou en attente de feedback ?

Morgan :

Pour nous, il y a toujours une liste de projets internes à faire : showreel, projets “proactifs”, formation (par exemple se former à un nouvel outil), etc. Donc si on a du temps libre, on en profite. Il faut que chacun connaisse ses propres objectifs, et il y a toujours des tâches internes à avancer. Si quelqu’un se démotive sur des missions peu gratifiantes, il doit pouvoir en discuter, se voir proposer des missions plus stimulantes ou travailler en binôme avec un collègue pour apprendre. Il faut donner de l’importance à chacun.

Galen :

Ça aide à l’équilibre. Et pour les décisions difficiles, en cas de sous-charge chronique, licenciements ou chômage partiel par exemple ?

Morgan :

Oui, parfois il y a des décisions difficiles. Parfois un client retire un projet nécessitant un profil ou compétence spécifique. On tente alors de repositionner la personne, de dynamiser l’offre sur d’autres clients, car perdre un bon collaborateur est pénible. Mais il y a aussi les cas où malgré tout, un recrutement ne colle pas (compétences, attitude…), il faut parfois avoir une conversation franche, comprendre ce qui ne va pas, voir comment aider… Et seulement si rien ne fonctionne, envisager la séparation avec l’aide du RH. Mais personne n’aime ça.

Galen :

Donc tu prévois plusieurs couches : des projets internes, de la formation, du dialogue avant tout. Passons à un sujet plus léger : outils versus méthodes. Beaucoup dans notre communauté cherchent le Saint-Graal logiciel d’affectation des ressources, adaptable à leurs besoins. As-tu trouvé l’outil miracle ?

Morgan :

Ça change vraiment beaucoup de choses ! Trouver l’outil rêvé qui centralise finances, feuilles de temps, demandes et planification… Je ne l’ai jamais trouvé (rires). Moi, j’adore Float. Il est super simple, permet différents niveaux d’accès, intègre une fonction de feuilles de temps, et je peux suivre facilement les budgets. Chez mon ancienne (très grosse) agence, on utilisait un Google Form pour collecter les demandes, c’était basique mais efficace pour obtenir toutes les infos clés (nature/descriptif du job, compétences, niveau, validation, assets, deadline…). Ça remplissait un tableur central. Tout système, aussi simple soit-il, permet déjà d’organiser le suivi et les discussions. Le reporting de rentabilité, par contre, manque avec des Google Sheets – c’est ce qui m’a poussée à chercher plus performant ensuite.

Galen :

Merci, c’est clair ! Maintenant, revenons à l’aspect humain. Tu as été élue employée de la décennie, considérée comme la meilleure animatrice d’équipe, la plus organisée et “joueuse la plus précieuse”. Comment garder la tête froide dans ce chaos ?

Morgan :

C’est gentil ! Je pense que j’aime juste vraiment les personnes avec qui je travaille. Tout ce que je fais vise à leur simplifier la vie, qu’ils passent de bonnes journées ! Si je peux rendre la gestion des ressources plus simple pour une productrice débordée qui déménage en ce moment, je fais mon maximum. Et puis j’aime l’agitation, avoir plusieurs choses à faire, l’énergie que ça donne.

Galen :

Donc, l’affectation de ressources mêle rentabilité et vraie attention aux gens qu’on côtoie quotidiennement, pour créer une culture où il fait bon travailler – même à distance aujourd’hui. Il y a une réputation robotique autour du métier, mais en réalité, ce sont des vies qu’on organise.

Morgan :

Exactement. C’est ce qui rend ce travail si passionnant : l’humain est au centre, ce n’est pas qu’une histoire de “Tetris” ou de planification abstraite !

Galen :

Top, Morgan, merci ! C’était un plaisir. J’ai adoré cette conversation. J’espère que nos auditeurs aussi.

Morgan :

Merci à toi ! C’était super. C’est mon sujet préféré !

Galen :

On te réinvitera sûrement : il y a tellement à dire sur l’affectation. On n’a fait qu’effleurer la surface !

Morgan :

Avec plaisir, tu sais où me trouver.

Galen :

Parfait. Et vous, qu’en pensez-vous ? Quels trucs et astuces avez-vous pour obtenir toutes les ressources d’équipe dont vos projets ont besoin ? Qu’est-ce qui marche, qu’est-ce qui bloque ? Racontez-nous en commentaire. Et si vous souhaitez aller plus loin, rejoignez notre communauté et le programme DPM.

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