Comment planifier un sprint Agile (avec Alexa Huston de Crema)

Lisez la transcription :

Nous testons la transcription automatisée de nos podcasts avec un logiciel. Merci de pardonner toute faute de frappe, le robot n'est pas fiable à 100%.

Ben Aston :

Bienvenue sur le podcast DPM, où nous allons au-delà de la théorie pour offrir des conseils d’experts en gestion de projet, afin de créer de meilleurs projets numériques. Merci de nous écouter. Je suis Ben Aston, fondateur de The Digital Project Manager.

Soyez honnête. Quittez-vous vos réunions de planification de sprint avec un backlog bien défini, approuvé, comportant des éléments estimés, et êtes-vous pleinement certain que votre prochain sprint va se dérouler comme prévu ? Probablement pas.

Même si nous savons tous que la planification du sprint est une bonne idée et essentielle au succès du projet, c’est difficile. Il est compliqué de bien faire les choses car on essaie de réduire l’ambiguïté, de créer l’alignement avec l’équipe et d’atteindre un consensus. Ce qui est toujours délicat.

Comment bien démarrer un sprint et organiser une planification efficace pour partir dans la bonne direction, afin d’éviter un nouveau faux départ et une autre réunion de planification ? En tant que chefs de projet, il nous incombe de bien gérer cette étape. Mais comment s’y prendre ? Bien planifier un sprint agile sera le sujet du podcast d’aujourd’hui, alors poursuivez votre écoute pour découvrir comment réussir votre démarrage de sprint.

Mon invitée spéciale aujourd’hui est Alexa Huston de Crema. Alexa est une ancienne DPM, qui travaille maintenant dans le développement commercial. Ce défi nous est familier et Alexa est une experte résidente de la Digital Project Manager School. Si vous souhaitez apprendre d’elle, rendez-vous sur notre Master de gestion de projet numérique, où elle interviendra. Rendez-vous sur DPMSchool.com pour en savoir plus. Bonjour Alexa.

Alexa Huston :

Bonjour Ben.

Ben Aston :

Bienvenue en 2019, notre premier rendez-vous de l’année ! Quels sont tes grands objectifs pour 2019, Alexa ?

Alexa Huston :

C’est une question piège. J'ai justement pris le temps de réfléchir à mes objectifs au réveillon et d’en écrire quelques-uns. Je ne suis pas très « bonnes résolutions », car je me fixe constamment de nouveaux objectifs. Mais j’aimerais faire de 2019 une année où j’apprends à me détendre. J’ai tendance à être très active, alors je tente de prendre plus de temps pour souffler, méditer, et vivre davantage l’instant présent.

Ben Aston :

Combien de fois as-tu réussi cette semaine ?

Alexa Huston :

Je préfère ne pas parler de mes succès pour l’instant.

Ben Aston :

L’important, c’est la responsabilité.

Alexa Huston :

Oui.

Ben Aston :

Une chose que j’ai remarquée, c’est que les bonnes résolutions semblent dépassées et que les défis de 30 jours deviennent tendance.

Alexa Huston :

C’est très vrai. Ma salle de sport propose des défis de 30 jours.

Ben Aston :

Oui.

Alexa Huston :

C’est aussi une tendance que j’ai observée. Ce format paraît plus facile à gérer, c’est moins intimidant si on fractionne les objectifs par mois.

Ben Aston :

Par mois, oui. Donc peut-être que le mois prochain, tu pourras essayer 30 jours de méditation.

Alexa Huston :

Peut-être. Je pourrais essayer.

Ben Aston :

Tu peux toujours t’y mettre–

Alexa Huston :

Trop tard pour janvier, mais pourquoi pas en février.

Ben Aston :

Bonne chance ! Moi j’essaie encore de définir les miens. Je me suis dit que je voulais y réfléchir à tête reposée. On est déjà une semaine dans la nouvelle année mais je ne veux pas m’engager à la légère sur quelque chose dont je ne suis pas certain. J’y travaille encore. Sinon, à part tes objectifs, quoi de neuf ? Que se passe-t-il chez Crema et quels sont tes projets pour cette année ?

Alexa Huston :

C’est une très bonne question. Crema connaît une très forte croissance en ce moment. Personnellement, au travail, je m’adapte au travail à distance à plein temps pour la première fois. Notre équipe grandit, j’ai déménagé en Arizona fin 2018 et j’ai eu la chance de rester avec l’équipe Crema. Je découvre la vie de travail à distance, et tout le monde chez Crema est vraiment soutenant. On a aussi quelques autres membres de l’équipe en télétravail. Du coup, avec ces collègues et d’autres au siège à Kansas City, Missouri, on a mis en place une sorte de mini-groupe de travail à distance.

On est tous engagés à rester connectés au bureau, on identifie ce qu’il faut améliorer ou changer, et on veille à continuer de contribuer à la culture d’entreprise, même quand on n’est plus sous le même toit. C’est très stimulant pour moi. Cela me pousse à revoir ma discipline professionnelle. Au début j’étais persuadée d’être disciplinée, mais quand tu es chez toi, tu te dis « Oh, j’aimerais bien lancer une machine de linge… » Il faut apprendre à dire non à ces distractions.

Ben Aston :

Fini la lessive.

Alexa Huston :

Non, oui. Pas de lessive en 2019.

Ben Aston :

Quelles sont les trois choses, alors, que votre groupe a identifiées ? J’en ai trouvé trois, mais peut-être que tu en as cent. Mais pour ceux qui souhaitent passer d'une équipe co-localisée à une équipe à distance, quelles sont, selon toi, les trois mesures les plus importantes pour améliorer l'efficacité ou renforcer le sentiment d’appartenance à l’équipe ?

Alexa Huston :

Oui, c’est une bonne question. Un truc que j’ai beaucoup aimé, c’est tout simple : prendre du temps chaque semaine pour discuter de sujets non professionnels avec les collègues. Ça m’a beaucoup manqué, car j’avais tissé de vraies amitiés en trois ans là-bas, et c’est facile, quand on ne travaille pas sur les mêmes projets, de perdre contact tout simplement parce qu’on n’est plus voisins de bureau. Maintenant, on garde le lien via Slack ou des appels vidéo pour parler de la vie. Ça joue beaucoup sur le sentiment d’appartenance.

Ben Aston :

Oui.

Alexa Huston :

C’est important de maintenir des moments informels avec ceux avec qui on a envie de discuter. Et pas seulement : aussi avec les nouveaux membres de l’équipe, les gens qui arrivent, etc. Autre point, on a testé récemment les outils « Mural » ou « RealTime Board » pour nos réunions à distance : un tableau blanc digital très pratique pour rendre ces réunions plus interactives même à distance. On peut créer des post-its, voter, déplacer des éléments… c’est vraiment efficace.

Ben Aston :

Et ça s’appelle Mural ?

Alexa Huston :

Oui, Mural. M-U-R-A-L. Et RealTime Board, c'en est un autre. Dernier conseil pour la vie à distance : accepter de créer une sorte de sous-culture spécifique aux télétravailleurs. Chez nous, la culture interne est forte au siège, mais à distance, ça a une saveur différente. On essaie donc de créer notre propre dynamique, de personnaliser un peu les choses même à distance, tout en soutenant les valeurs et la mission de Crema.

Ben Aston :

Oui. Je trouve que le télétravail est un vrai talent. Surtout quand on n’a plus accès au contact physique et qu’il faut apprendre à garder le lien juste pour discuter. Lorsqu’on découvre de nouvelles personnes à distance, c'est encore un autre défi. Créer une culture commune alors que tout le monde est dispersé et dans des fuseaux horaires différents, ça demande beaucoup.

Alexa Huston :

Oui, ce n’est pas facile, c’est sûr. Mais si chacun est motivé et prêt à tester différents outils, on utilise aussi AppearIn, une plateforme pour des visioconférences simples, c’est super pratique. Et puis, je profite de mes trois ans avec cette équipe, mais ça ne sera pas toujours le cas. L’équipe grandit et rien que la semaine dernière, trois nouveaux collaborateurs sont arrivés. Je leur ai envoyé un message sur Slack : « Bonjour, je m'appelle Alexa, je travaille avec vous même si on ne se voit pas. Voilà qui je suis, et toi ? »

Ben Aston :

Oui.

Alexa Huston :

« On pourrait trouver un moment pour discuter »

Ben Aston :

Oui. Super, bon courage ! Je voudrais maintenant aborder le sujet introduit en début d’émission, à savoir les réunions de planification de sprint. Alexa a d’ailleurs rédigé un excellent article qui détaille le processus complet. Comme je le disais, le défi, c’est que même si on sait que la planification est indispensable, la rendre réellement efficace reste difficile. Pour commencer, pour ceux qui n’ont pas lu l’article, peux-tu nous définir ce qu’est la planification de sprint et pourquoi c’est important ?

Alexa Huston :

Cela vient de la méthodologie Scrum, c’est l’une des cérémonies ou réunions à organiser. Mais tout le monde peut utiliser la planification de sprint dès lors qu’on procède par sprints, c’est-à-dire des cycles où le travail commence et s’arrête. L’objectif est de répondre à : « Que pouvons-nous livrer lors du prochain sprint et comment allons-nous faire ? » Deux questions essentielles qui nécessitent souvent la collaboration de toute l’équipe. La réunion de planification de sprint sert à cela. Il y a beaucoup de préparation en amont et si l’on ne prend pas le temps de s’y préparer, cela peut empirer les choses au lieu de les améliorer.

On va donc aborder des manières de bien préparer le sprint, pour pouvoir dire : « On peut faire ceci, voici comment on va procéder. »

Ben Aston :

D’accord. Tu évoques aussi dans l’article l’importance de donner une définition claire au travail à réaliser pour les deux prochaines semaines, par exemple dans un sprint de deux semaines. Il ne s'agit pas juste d’une somme de tâches, il faut un objectif de sprint. À la fin du sprint, on doit avoir délivré quelque chose, apporter de la valeur au client, avancer de manière incrémentale.

Mais j’ai remarqué, surtout au début d’un projet, quand il s’agit de construire quelque chose de zéro, qu’il est difficile de fixer un objectif vraiment significatif. Plus tard sur le projet, quand le produit existe déjà et qu’on l’améliore, c’est plus facile. Aurais-tu des conseils pour justement formuler un objectif de sprint pertinent lorsqu’on construit un produit dès le départ ?

Alexa Huston :

Tu as raison, ce n’est pas évident, surtout en phase initiale, car on n’a pas beaucoup d’expérience ni sur le produit, ni en tant qu’équipe. Ce qui est certain, c’est que la planification de sprint s’améliore au fur et à mesure que l’équipe devient plus mature, soit parce qu’elle travaille ensemble depuis longtemps, soit sur le produit depuis longtemps. Au début, ce n’est pas le cas. Il faut donc parler franchement. Ce qui aide, parfois, c’est de jouer le rôle du bon ou du mauvais flic avec le product owner.

Il faut pousser l’équipe à se demander « Quel est votre ressenti ? Qu’est-ce qu’on pense pouvoir raisonnablement livrer ? » Il y a toujours ceux qui s’engagent trop ou pas assez, par souci de prudence. L’astuce, surtout au début, c’est d’identifier dans les stories envisagées pour le sprint, laquelle est la plus simple, et laquelle est la plus complexe. On s’en sert comme point de comparaison durant la discussion : « Si on s’engage sur cette story, est-ce comparable à la tâche la plus facile ou la plus difficile ? »

La conversation finit par poser des repères. Il faut aussi régulièrement interroger l’équipe : « Tout le monde est d’accord ? » Sinon, il est important de permettre à chacun d’exprimer ses doutes et apporter ses points de vue. Souvent, au début du projet, on hésite à parler franchement, mais il faut créer un climat qui encourage à s’exprimer. Multiplier ces points de contrôle et demander : « Est-ce que tout le monde approuve ? »

Sinon, on risque de passer à côté d’un avis important qui transformerait l’objectif de sprint. Prendre le temps d’interroger l’ensemble de l’équipe, à intervalles réguliers, c’est vraiment la clé.

Ben Aston :

Oui. Ce que je constate souvent, c’est que l’équipe de développement n’a pas nécessairement le même enthousiasme ni les mêmes priorités que le product owner. Comment parvenir à un alignement ? J’aime l’idée de vérifier régulièrement avec l’équipe : « Est-ce qu’on prend la bonne direction ? Cet objectif vous paraît-il réaliste ? » Mais as-tu des astuces pour obtenir leur adhésion et les rapprocher des objectifs du PO ?

Alexa Huston :

Oui, j’ai plusieurs pistes. La première, c’est la rédaction d’une vision du projet, une phrase affichée pendant la réunion (ou même tout le temps) que chacun puisse consulter facilement et se rappeler le but. Parce que, tu as raison, les motivations diffèrent selon qu’on est développeur, designer ou PO ; mais si tout le monde peut s’y référer, cela facilite l’alignement.

L’autre astuce, en tant que non-technicienne à la base, c’est de reformuler systématiquement les points techniques de manière très simple pour valider la compréhension commune. Quand j’entends des discussions pointues, je n’hésite pas à m’arrêter, à reformuler « Est-ce bien ça ? Est-ce vraiment ce qu’on cherche à obtenir ? » Parfois tout le monde est d’accord, sinon ça peut ouvrir une discussion utile. Le but, c’est de jouer un rôle de médiateur et de simplificateur, pour vérifier que chacun est bien sur la même longueur d’onde.

Ben Aston :

Exactement. Le but de la préparation, c’est justement de commencer à aligner les points de vue en amont, par exemple en discutant individuellement avec les membres de l’équipe avant la réunion. Ça aide à désamorcer certains blocages, par exemple avec une personne au fort caractère qui aurait d’autres priorités.

Alexa Huston :

C’est tout à fait ça. Et l’ironie de la planification de sprint, c’est qu’elle ne marchera que si l’on fait un travail de planification en amont. Il faut prendre le temps de préparer le backlog, s’assurer que le PO a réuni suffisamment de travail anticipé, voire de quoi tenir sur deux sprints. C’est l’étape la plus exigeante, car cela demande du temps, de la rigueur, et souvent, les gens sont débordés.

J’espère donc que le PO et le chef de projet auront du temps pour préparer le backlog avec le client. Car ce backlog intègre non seulement des user stories et fonctionnalités, mais aussi des bugs, des retours des parties prenantes, des retours utilisateurs… tout doit s’y retrouver. Si on ne prévoit pas ce temps, la réunion de planification ne servira pas : même avec deux à quatre heures de réunion, on n’aura pas le temps de tout estimer et d’en repartir avec une vraie feuille de route.

Au final, on risque de n’avancer que sur deux stories et de devoir partir en cours de réunion, faute de temps.

Ben Aston :

Oui.

Alexa Huston :

C’est parfois compliqué.

Ben Aston :

Quand on est déjà en sprint, comment préparer le backlog pour le sprint suivant ? L’idéal est d’arriver à la réunion avec des stories bien définies, des critères d’acceptation en place, la définition de fini actualisée, et une estimation grossière pour savoir si elles devraient entrer dans le sprint ou non. Mais qui s’en charge pendant que le sprint est en cours ? L’équipe a déjà la tête dans le guidon…

Alexa Huston :

Exactement.

Ben Aston : Et comment as-tu géré cela ?

Alexa Huston :

Très juste. En réalité, une fois la planification de sprint achevée, l’équipe se concentre sur le travail. Mais il faut aussi songer à la préparation du prochain sprint — pourquoi ne pas intégrer dans l’objectif du sprint une marge pour cela ? Si on a besoin d’impliquer davantage l’équipe sur le sprint suivant, il vaut mieux en parler tout de suite et ajuster la charge planifiée. Sinon, impossible pour eux de tout faire. En pratique, c’est au PO et au chef de projet de travailler en coulisses avec le client pendant que l’équipe avance. Mais on peut aussi caler des créneaux — par exemple, après le daily stand-up, prendre 15 minutes pour échanger sur les points à clarifier avant que chacun ne se replonge dans le projet. Trouver le bon moment, sans perturber le travail de fond, offre des échanges plus efficaces et permet à l’équipe de reprendre son travail rapidement.

Il faut faire preuve d’empathie et d’intuition pour identifier le bon timing, mais au fil des itérations, on repère les bons moments pour « tirer » quelqu’un 10 minutes ou programmer une courte réunion pour s’assurer que tout est prêt.

Ben Aston :

Un point qui aide, selon moi, c’est d’ajuster légèrement le rythme des sprints. Par exemple, avancer la période de freeze code ou la release pour libérer une demi-journée à la veille de la réunion de planification. Ainsi, dans un sprint de deux semaines, le freeze ou release aurait lieu le mercredi soir, ce qui libère le jeudi pour finaliser les derniers points et garder le jeudi après-midi libre. Du coup, la réunion de planification peut se tenir le vendredi matin, ce qui laisse à l’équipe le temps d’échanger et de clarifier les choses en amont. Certes, ça réduit un peu la durée du sprint, mais dans les contextes très incertains, cela évite d’arriver en réunion sans que rien n’ait été discuté. Comme tu dis, vouloir boucler deux semaines de travail en quatre heures, ce n’est pas réaliste. Il faut vraiment s’accorder le temps de préparer le sprint suivant.

Alexa Huston :

Oui, j’aime beaucoup cette approche.

Ben Aston :

Le seul inconvénient, c’est de raccourcir un peu le sprint. Mais ça évite d’arriver en réunion avec beaucoup d’ambiguïté et d’avoir à improviser. Car il faut bien comprendre que même en Scrum, même en agile, la planification est fondamentale et nécessite d’autant plus d’efforts, sous peine de perdre en efficacité.

Il y a cette croyance que l’agilité veut dire improvisation : en réalité, il faut planifier encore plus, car les cycles sont plus courts, concentrés sur peu de jours. On ne peut pas se contenter de foncer tête baissée. Ce n’est pas parce qu’on fonctionne en sprints qu’on doit se passer de préparation.

Alexa Huston :

Exactement. Souvent, on pense qu’en agile, il n’y a ni documentation ni formalisme, or ce n’est pas vrai. Certes, on va plus vite, mais il reste une phase de préparation indispensable, quelle que soit la méthode. Il est impossible d’obtenir des résultats sans plan, et il faut aussi accepter de le réajuster en cours de route, après chaque rétrospective par exemple. Le paradoxe de la planification reste qu’il faut aussi accepter qu’elle ne se déroule pas toujours comme on l’imaginait. Mais c’est indispensable.

Ben Aston :

Oui, c’est un processus continu, pas un événement ponctuel. Il faut sans cesse réajuster et pivoter. Durant la réunion, l’objectif, c’est donc de passer en revue les éléments du backlog, définir avec l’équipe l’objectif du sprint, garantir l’alignement et l’adhésion, constituer et estimer le backlog de sprint pour que tout le monde sache ce qu’il devra livrer, précisément, à la fin du sprint.

Ce qui complique souvent les choses (encore une histoire de préparation), c’est que l’équipe n’a généralement pas eu le temps de consulter le backlog correctement avant la réunion. Résultat : après plusieurs heures, seul un petit nombre de stories ont été estimées, alors qu’il en reste beaucoup à planifier sur deux semaines. Du coup, beaucoup d’items se transforment en spikes, c’est-à-dire qu’on réserve du temps pour les étudier car on ne sait pas encore les estimer. As-tu des astuces pour accélérer la réunion de planification et éviter qu’elle ne s’éternise sur les détails, pour finir avec un volume de travail insuffisant ?

Alexa Huston :

Oui, c’est fréquent. De manière concrète, ce que j’ai fait, c’est simplement de rappeler aux participants la tenue de la réunion à venir, sans être insistante, mais en les invitant à relire les items qui leur seront proposés. L’environnement des développeurs est souvent saturé, ils jonglent avec plusieurs produits, donc un petit rappel « Pensez à préparer vos questions ou à lire les stories concernées pour la planification de demain », ça aide.

Sinon, on se retrouve dans une réunion qui finit en marécage de questions et, au final, rien n’avance. C’est du temps perdu, et on sait tous combien il est précieux. Je ne sais pas si, de ton côté, tu as déjà dû reprogrammer une réunion de planification ou couper le sprint en deux, mais il ne faut pas bâcler la préparation sous prétexte que les stories sont ce qu’elles sont. Il s’agit vraiment de respecter chaque étape : définition de l’objectif, estimation du travail, équilibre de la charge, etc.

Sinon, si la charge n’est pas ajustée, il y a deux risques : soit on charge trop, la moitié des stories restent inachevées, l’équipe se démotive et a l'impression d’échouer ; soit on planifie trop peu, et le projet n’avance pas. C’est l’élan de réussite qui fait avancer les équipes Scrum. Il faut ce sentiment de progrès collectif.

Alexa Huston :

En effet. Et si tu vois qu’un membre de l’équipe est particulièrement attentif aux imprécisions ou cherche à clarifier les points techniques, propose-lui de participer aux réunions de pré-planification. Chez nous, la présence des développeurs à ces séances est facultative, mais parfois, avoir un représentant du pôle technique permet de gagner en efficacité et d’anticiper les questions dès l’amont.

Sur un projet, l’un des développeurs était calé sur une difficulté technique et s’exprimait souvent à ce sujet en séance. Après coup, je lui ai proposé de rejoindre les réunions préparatoires, en option, pour affiner le backlog du point de vue technique. Dans notre cas, ça a très bien fonctionné. Bref, si quelqu’un fait souvent remonter les imprécisions, cela vaut le coup de lui proposer de rejoindre l’équipe préparatoire. Cela peut vraiment fluidifier la planification.

Ben Aston :

Oui. Tu as inclus énormément de conseils dans l’article, donc vraiment, je recommande à chacun d’y jeter un œil. Pour moi, la vraie conclusion, c’est que, si la réunion de planification en elle-même est importante, le travail préparatoire l’est encore plus. On ne peut pas croire qu’en deux ou quatre heures on planifiera de façon efficace deux semaines de travail sans préparation en amont. Consacrez du temps à la préparation, la réunion n’en sera que plus productive.

Merci beaucoup Alexa pour ta participation, ce fut un plaisir de t’avoir avec nous.

Alexa Huston :

Merci à toi pour l’invitation !

Ben Aston :

En tant qu’experte DPM, Alexa va également intervenir dans notre cours Mastering Digital Project Management qui démarre en février. Si vous cherchez une formation en gestion de projet, allez voir ! C’est un programme intensif de sept semaines qui inclut vidéo, webinaires, devoirs, discussions de groupe, et même des séances de coaching. Rendez-vous sur DPM.com et inscrivez-vous avant que ce soit complet. Enfin, si vous voulez participer à la conversation, laissez un commentaire sur l’article ou rendez-vous dans la section ressources de digitalprojectmanager.com pour rejoindre notre communauté Slack et échanger sur tous les sujets du numérique et de la gestion de projet. Si vous avez apprécié ce podcast, abonnez-vous.

Prenez quelques minutes pour laisser un avis honnête sur le podcast DPM sur iTunes. Les notes et commentaires sont essentiels : merci d’y contribuer, cela nous aide à faire progresser l’émission ! À très bientôt, et merci de nous avoir écoutés.