Gestion de la Valeur Acquise : Définitions, Formules et Exemples
L'avantage de la valeur acquise: La gestion de la valeur acquise évalue la performance du projet en prenant en compte le périmètre, le planning et les ressources. Elle offre une vision claire du budget et des délais grâce à la valeur monétaire comme unité de base.
Au-delà des indicateurs simples: Se fier uniquement aux pourcentages de budget et de temps consommés peut masquer la vraie performance du projet : la gestion de la valeur acquise révèle si les dépenses correspondent réellement à l’avancement des travaux.
Gardez les parties prenantes à bord: En utilisant la gestion de la valeur acquise et le bon logiciel de gestion de projet, vous pouvez répondre plus précisément aux questions de vos parties prenantes concernant le respect du budget et des délais.
La gestion de la valeur acquise (EVM) est une technique de gestion de projet qui évalue la performance et l’avancement d’un projet en examinant des mesures concernant le périmètre, le calendrier et les ressources.
Elle peut vous aider à répondre plus précisément aux questions des parties prenantes telles que :
- Sommes-nous dans le budget ?
- Allons-nous terminer dans le budget ?
- Dépensons-nous comme prévu ?
- Sommes-nous dans les délais ?
Qu’est-ce que la gestion de la valeur acquise ?
L’EVM vous permet de rendre compte à la fois de l’avancement des délais et des coûts en utilisant une valeur monétaire comme unité de base. Elle procure un guide équitable pour les rapports d’avancement de projet.
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Maintenant, je sais ce que vous pensez : Mon outil de gestion de projet m’indique où j’en suis dans le projet et je connais l’état de mon budget. Est-ce que ce n’est pas suffisant ?
Pas toujours.
Supposons que vous travaillez sur le projet ABC. Le budget est de 100 000 $ et la durée prévue est de six mois. Nous venons juste de finir le deuxième mois.
La logique simple dirait que nous aurions dû dépenser 33 % du budget et être à 33 % d’avancement à ce stade. Mais ce n’est pas forcément toute la réalité.
Par exemple :
- Une équipe projet pourrait dépenser 33 % du budget sans que le projet ne soit avancé à hauteur de 33 %. Par exemple, peut-être travaillaient-ils avec une nouvelle technologie et ont consacré 33 % du budget et du temps à la R&D, ce qui les a retardés par rapport à l’avancement prévu.
- Il se peut qu’un projet ne doive pas dépenser 33 % de son budget durant le premier tiers de son calendrier. Si les 33 % initiaux du plan de projet correspondaient à la recherche et à la collecte des besoins menées par une équipe réduite à trois personnes, mais que les 66 % restants nécessitent une équipe de 18 concepteurs et développeurs, alors le budget du projet risque d’être compromis.
Nous devons donc plutôt mieux comprendre la valeur que nous avons créée au regard du temps et du budget investis.
De quoi ai-je besoin pour calculer la valeur acquise ?
Pour mettre en œuvre l’EVM et effectuer tous les calculs nécessaires, nous avons besoin des ensembles de données suivants :
Vous devrez également créer quelques tableaux pour relier toutes ces données.
Valeur planifiée
La valeur planifiée (PV) est la dépense prévue répartie dans le temps d’un projet. Elle décompose le budget pour montrer comment il sera dépensé tout au long de la durée du projet. Le total de tout le travail prévu doit correspondre au coût budgétisé total (TBC).
Voici un exemple de tableau PV pour un projet type :
Quelques points à retenir :
- Selon le Project Management Body of Knowledge (PMBOK), vos postes budgétaires devraient correspondre à votre organigramme des travaux (WBS). En tant que DPM, vous n’aurez peut-être pas ce document. Personnellement, je recommande d’utiliser les mêmes postes que ceux de votre devis, cela facilitera le rapprochement.
- Les périodes de temps peuvent être des mois, des semaines ou des trimestres.
- Dans l’exemple ci-dessus, les coûts de gestion de projet sont calculés en pourcentage du travail accompli. Ainsi, l’estimation du temps PM équivaut à 20 % de la somme des heures des autres tâches. La dépense mensuelle correspond donc à 20 % de la somme du budget de ce mois.
- Par exemple : mars
Coûts du travail planifié = 660 $ + 3 300 $ + 6 600 $ + 1 980 $ = 12 540 $
Temps PM = 12 540 $ x 20 % = 2 508 $
- Par exemple : mars
- La valeur planifiée cumulée possède la mention (PV) à côté d’elle. Lorsque nous utilisons PV dans les formules générales, il s’agit toujours du montant cumulé.
Coût réel
Le coût réel (AC) est le budget dépensé à ce jour sur le projet, regroupé dans les mêmes plages de temps. Il est important que les périodes soient identiques pour s'assurer que l’on compare des choses équivalentes.
Voici un exemple du tableau AC pour ce même projet type :
À retenir :
- Comme pour la PV, la valeur cumulative est celle qu’on utilisera pour les calculs.
- Il est plus simple d’extraire ces données directement de votre logiciel de gestion de budget projet ou de votre outil de suivi du temps. Cela s’inscrit dans une autre de mes bonnes pratiques : configurer les budgets de la même façon sur tous les outils. L’estimation, le rapport budgétaire et le rapport de valeur acquise doivent tous avoir les mêmes postes.
- Il est très peu probable que votre AC corresponde exactement à votre PV, car l’humain n’est pas parfait, et ce n’est pas grave.
Valeur acquise
La valeur acquise (EV) est l’élément qui relie tous les calculs. Elle permet d’associer un montant en dollars à l’avancement du projet, dans les mêmes plages de temps, ce qui permet de comparer l’avancement et le budget dépensé sur une même base.
L’EV, fondamentalement, est le produit du pourcentage d’avancement et du coût budgété pour une tâche.
Elle se calcule avec cette formule : Valeur acquise EV = (PV)(% Achevé)
Exemple d’EV
Si la phase de découverte & recherche a un budget de 13 200 $ et qu'elle est réalisée à 60 % en fin de mois, on multiplie 13 200 × 60 % = 7 920,00
| Nom de la tâche | Budget | % Achevé | EV |
|---|---|---|---|
| Découverte & Recherche | $13,200.00 | 60% | $7,920.00 |
J’expliquerai plus bas comment déterminer l’EV d’une ligne, mais voici un exemple du tableau EV pour ce projet type.
À garder en tête :
- On a conservé les mêmes plages de temps pour assurer la cohérence.
- Une fois un poste complété, il reste à 100 % jusqu’à la fin du projet.
- Comme pour la PV et l’AV, c’est la valeur cumulative qui est nécessaire pour les calculs.
Qu’est-ce que le CPI et le SPI ?
L’indice de performance des coûts (CPI) et l’indice de performance du planning (SPI) sont deux indicateurs de la santé de votre projet.
Les deux indices, comme vu ci-dessus, consistent à diviser la valeur acquise (EV) par soit l’AC ou la PV. Le résultat de la division est compris entre 0 et 1, ou supérieur à 1.
Plus le résultat se rapproche de 1, plus la situation réelle se rapproche du plan. Plus on s’en éloigne, plus l’écart entre le plan et l’état actuel est important.
Pour le CPI, on divise la valeur acquise par le coût réel. Cela nous permet d’examiner ce qui a été accompli et de vérifier si cela correspond aux sommes dépensées. Un indice inférieur à 1 indique que le projet tend à dépasser son budget. Supérieur à 1, le projet est en dessous du budget.
Exemple de CPI
- Si le résultat est inférieur à 1, cela signifie que le projet dépasse le budget.
- Si le résultat est supérieur à 1, cela signifie que le projet est en dessous du budget.
- Si le résultat est égal à 1, alors le projet est conforme au planning.
Valeur acquise : 93,192.00
Coût réel : 121,225.00
CPI : 0.768752 (dépassement de budget)
Exemple de SPI
- Si le résultat est inférieur à 1, cela signifie que votre projet est en retard sur le planning.
- Si le résultat est supérieur à 1, cela signifie que votre projet est en avance sur le planning.
- Si le résultat est égal à 1, alors votre projet est conforme au planning.
Valeur Acquise (EV) : 93 192,00
Valeur Planifiée (PV) : 100 500,00
SPI : 0,926686 (en retard)
Tutoriel : Comment calculer la valeur acquise
Comme mentionné ci-dessus, la valeur acquise est EV = (PV)(% achevé), mais comment connaît-on le % d’achèvement ?
Cela peut être délicat, surtout si vos postes budgétaires ne correspondent pas exactement à la liste de vos tâches.
Lors de la planification d’un projet et de l’élaboration du calendrier, je trouve toujours utile de m’assurer que les tâches de niveau supérieur correspondent au budget. Tandis que votre liste de tâches est plus détaillée et vous permet de suivre l’avancement par petites étapes, vous pouvez aussi cumuler le % d’achèvement au niveau supérieur.
Dans un scénario idéal, vous disposez d’un outil (comme Microsoft Project) qui peut faire cela à votre place. Ce % d’achèvement de la tâche parente peut alors être utilisé pour calculer la valeur acquise associée à cette ligne budgétaire.
| Postes budgétaires | Liste des tâches du projet |
|---|---|
Planification | Lancement Configuration |
| Conception | Guide de style Wireframes Design Tour 1 Design Tour 2 |
| Développement | Sprint 1 Sprint 2 Sprint 3 |
| QA | Planification des tests Sprint 2 Sprint 3 UAT |
Si l’on prend la conception, par exemple :
| Valeur Planifiée | % d’achèvement | Valeur Acquise |
|---|---|---|
| Conception 20 000 $ | Conception (62,5 %) Guide de style (100 %) Wireframes (100 %) Design Tour 1 (50 %) Design Tour 2 (0 %) | 20 000 $*62,5 % = 12 500 $ |
Il peut être difficile de déterminer le % d’achèvement d’une tâche. C’est pourquoi il est généralement utile de le rattacher à des livrables spécifiques, mais cela fera l’objet d’un autre article sur la planification et la structure de découpage du projet (WBS).
Il y a des moments où il faudra se fier à son intuition. Vous, en tant que chef de projet, avez une idée si vous êtes à 50 % ou 75 % d’avancement sur une tâche de votre liste. C’est là que le fait d’être proche de l’équipe et de mener des discussions honnêtes et transparentes vous apportera beaucoup de bénéfices.
6 formules pour la gestion de la valeur acquise
Voici une fiche mémo de toutes les formules nécessaires pour calculer, rapporter et comprendre votre valeur acquise.
1. Valeur acquise
Utilisé pour : évaluer l’avancement du projet en fonction de la valeur estimée du travail réalisé
Formule : EV = (PV)(% Achevé)
Comment interpréter les résultats :
- Un widget d’une valeur de 2 000 $ achevé à 75 % représente 1 500 $ de valeur acquise : 2 000 $ x 75 % = 1 500 $
2. Écart sur le planning
Utilisé pour : déterminer si votre projet est en retard, en avance ou conforme au planning (en valeur monétaire)
Formule : SV = EV – PV
Comment interpréter les résultats :
- Si ce résultat est négatif, cela signifie que votre projet est en avance sur le planning
- Si le résultat est positif, cela signifie que votre projet est en retard sur le planning
- Si le résultat est zéro, cela signifie que votre projet est conforme au planning
3. Variation des coûts
Utilisé pour : comprendre si le projet est au-dessus, en dessous ou conforme au budget (en valeur monétaire)
Formule : VC = EV – AC
Comment interpréter les résultats :
- Si le chiffre est négatif, cela signifie que votre projet dépasse le budget
- Si le chiffre est positif, cela signifie que votre projet est dans ou en dessous du budget
- Si le résultat est zéro, cela signifie que votre projet respecte le budget
4. Indice de performance des coûts
Utilisé pour : déterminer si votre projet est au-dessus ou en dessous du budget (en pourcentage d'effort)
Formule : IPC = EV ÷ AC
Comment interpréter les résultats :
- Si le résultat est inférieur à 1, cela signifie que votre projet dépasse le budget.
- Si le résultat est supérieur à 1, cela signifie que votre projet est en dessous du budget.
- Si le résultat est 1, alors votre projet respecte le planning.
5. Indice de performance du calendrier
Utilisé pour : comprendre si un projet est en retard ou en avance sur le calendrier (en pourcentage d'effort)
Formule : IPCal = EV ÷ PV
Comment interpréter les résultats :
- Si le résultat est inférieur à 1, cela signifie que votre projet est en retard sur le calendrier.
- Si le résultat est supérieur à 1, cela signifie que votre projet est en avance sur le calendrier.
- Si le résultat est 1, alors votre projet est conforme au planning.
6. Coût estimé à l’achèvement
Utilisé pour : estimer l'écart entre les coûts prévus et réels lorsque le projet arrive à son terme
Formule : CEA = TBC ÷ IPC
Comment interpréter les résultats :
- Si le résultat est supérieur à votre budget prévu à l'achèvement, ce surcoût prévu doit être corrigé ou prévu.
Outils utiles de gestion de la valeur acquise
Je sais ce que vous pensez : vous vous dites « Mackenzie, dois-je vraiment mémoriser toutes ces formules ? N’existe-t-il pas des outils qui font ça ? »
La réponse est oui, mais je n'en ai pas trouvé qui le font particulièrement bien.
Ma méthode préférée pour effectuer des calculs EVM est d’utiliser un tableur comme Google Sheets ou Excel. Voici comment vous pouvez commencer à utiliser ma méthode dès aujourd’hui :
- Créez plusieurs onglets dans Google Sheets ou Excel pour recueillir les données et générer le rapport. Je recommande un onglet par calcul. Exemple : un onglet pour la valeur planifiée, un pour la valeur acquise, et un pour les coûts réels.
- Bonus : consultez mon modèle de calcul EVM.
- Si ce n’est pas déjà fait, apprenez à utiliser et à apprécier les tableaux croisés dynamiques ! : )
- Exportez les données appropriées depuis votre outil de gestion de projet – cela peut vous donner le pourcentage d’avancement au niveau de la tâche ou du projet
- Exportez les données adéquates depuis votre outil de suivi du temps – cela peut vous fournir les coûts réels
- Et voilà, vous avez les données EVM à portée de main !
Pourquoi la gestion de la valeur acquise est-elle importante dans les projets numériques ?
Introduire la gestion de la valeur acquise dans mon département et dans ma gestion de projet m’a enfin permis d’obtenir des rapports cohérents sur tous les projets. Je ne me basais plus sur un ressenti personnel.
Selon moi, la transparence est la meilleure politique et les données nous donnent un objectif à atteindre. Si votre projet a un SPI inférieur de 20 % à l’idéal, le problème à résoudre est : comment pouvons-nous avancer 20 % plus vite pour rattraper le retard, et la réponse à cela est ce que vous partagez avec votre client.
Il ne vous faut pas beaucoup de données pour faire ces calculs, mais il vous faut quelques points de mesure. Si vous disposez d’une estimation de projet (même très générale), d’un calendrier de projet (même approximatif) et de données réelles sur les coûts, vous pouvez rendre compte de la valeur acquise de votre projet.
Et maintenant ?
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