BPM vs Flux de travail : 5 différences et similitudes clés
Vision globale des avantages: La gestion des processus métier offre une approche complète pour améliorer vos processus. Elle permet de cartographier le travail afin d’identifier les goulots d’étranglement, contrôler les coûts et accroître l’efficacité.
Maîtrise étape par étape: Les flux de travail, à l’inverse, se concentrent sur des tâches précises d’un projet. Ils aident à simplifier et automatiser les actions et à faire avancer la progression.
L’efficacité avant tout: BPM et les flux de travail visent tous les deux à améliorer l’efficacité opérationnelle, mais avec des approches différentes : BPM de façon globale, les flux de travail au niveau des tâches.
La gestion des processus métier (BPM) et les workflows sont deux cadres différents utilisés pour simplifier et automatiser le travail à l’aide de logiciels de gestion des workflows, en particulier dans la gestion de projet.
Je vais vous donner un contexte sur ce que sont la BPM et les workflows, puis explorer en détail cinq différences et similitudes clés.
Qu’est-ce que la gestion des processus métier (BPM) ?
La BPM est une approche holistique et globale qui vise à encapsuler les processus d’une organisation. Les outils de BPM permettent aux membres de l’équipe de modéliser les processus afin d’identifier et d’éliminer les goulets d’étranglement, maîtriser les coûts, soutenir l’efficacité opérationnelle, favoriser l’innovation et améliorer la productivité.
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Il s’agit d’une pratique d’amélioration continue utilisée pour améliorer les résultats des projets, les services ou les processus. Les workflows liés à la gestion des processus métier font partie des initiatives de transformation numérique dans lesquelles de nombreuses organisations investissent.
Qu’est-ce qu’un workflow ?
Un workflow est l’ensemble des tâches qui composent le flux séquentiel d’activités au sein des opérations d’entreprise. Les workflows se distinguent des processus en ce qu’ils sont axés sur les tâches et privilégient l’automatisation de tâches spécifiques à l’intérieur d’un processus.
Les workflows existent dans les systèmes opérationnels où les chefs de projet peuvent suivre l’état des tâches, y compris leur avancement, les commentaires, les validations ou d’autres informations. Le suivi des tâches et les échanges bilatéraux dans les outils de workflows sont d’une grande aide dans des situations comme l’onboarding. Les chefs de projet cherchent aussi souvent à optimiser les workflows afin de contribuer à éliminer les goulets d’étranglement ou les retards dans les projets.
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BPM vs Workflow : Différences & similitudes
Bien que la gestion des processus métier et les workflows se soutiennent mutuellement dans un système, il est important de bien comprendre leurs rôles et fonctionnalités spécifiques. Cette connaissance peut grandement améliorer la performance des projets ainsi que l’efficacité des workflows et la performance de l’entreprise.
Voici un résumé des différences et similitudes entre la gestion des processus métier et les workflows autour de plusieurs aspects fondamentaux.
| BPM | Workflow | Similitudes | |
|---|---|---|---|
| Objectif | Améliore la performance globale de l’entreprise | Automatise des tâches spécifiques | Les deux visent à améliorer l’efficacité |
| Périmètre | À l’échelle de l’organisation | Spécifique au processus | Impliquent tous deux une succession de tâches |
| Responsable | Dirigeants d’entreprise | Propriétaires et gestionnaires de processus | Incluent tous deux la surveillance visuelle des flux de tâches |
| Outils | Appian, Confluence, Jira, Pipefy | Asana, Trello, Monday, Smartsheet | Modélisation, automatisation, suivi, personnalisation, tableaux de bord, rapports analytiques |
| KPI | Processus : efficacité, coûts, durée des cycles, satisfaction client | Tâches : taux et durée d’achèvement, nombre de tâches dans le temps, efficacité, nombre d’erreurs | Mesurent efficacité, temps, coûts, erreurs, suivi des performances |
Différences
- Périmètre : la BPM est une approche globale qui englobe l’ensemble des processus de l’organisation. Les workflows, en revanche, sont limités à des processus spécifiques à l’intérieur de l’organisation.
- Objectif : la BPM vise à améliorer la performance et l’efficacité globales de l’entreprise, tandis qu’un workflow vise à automatiser des tâches spécifiques.
- Responsabilité : en général, la mise en œuvre et la gestion de la BPM relèvent de la direction d’une organisation. À l’inverse, les workflows sont gérés par les responsables ou propriétaires du processus.
- Outils : la BPM s’appuie sur des logiciels (comme Onspring ; consultez les tarifs d’Onspring ici) qui offrent une vue d’ensemble des processus de votre organisation. Les workflows, eux, utilisent des outils d’automatisation qui facilitent la rationalisation de tâches spécifiques.
- KPI : les KPI de la BPM sont généralement larges et incluent des indicateurs comme le retour sur investissement et la satisfaction client. À l’inverse, les KPI des workflows sont spécifiques à la tâche visée (ex. : temps d’exécution d’une tâche).
Similitudes
- Amélioration de l'efficacité : Les plateformes BPM et les outils de gestion des workflows visent tous deux à améliorer l'efficacité au sein d'une organisation. Ils y parviennent en simplifiant les processus et les tâches respectivement.
- Séquençage des tâches : Le BPM et les workflows impliquent tous deux des séquences de tâches. Alors que le BPM s'intéresse à la séquence de toutes les tâches organisationnelles, les workflows se concentrent sur les fonctions au sein d'un processus spécifique.
- Supervision humaine : Malgré l'utilisation de l'automatisation des workflows, le BPM et les workflows nécessitent tous deux une supervision humaine. Cette touche personnelle permet de s'assurer que les processus et les tâches se déroulent sans accroc et que tout problème pouvant survenir soit géré le plus rapidement possible.
- Intégrer pour favoriser la centralisation : Les logiciels BPM et les logiciels de gestion de processus et de workflows peuvent s'intégrer (à des degrés divers) à vos systèmes et outils existants pour centraliser les processus et les tâches.
- Mesurables : Le BPM et les workflows sont tous deux mesurables à l'aide de métriques spécifiques. Grâce aux processus métiers et aux workflows associés, les organisations peuvent suivre leur performance et améliorer les processus lorsque nécessaire.
En savoir plus : Automatisation des workflows vs logiciels de gestion de projets : quelle est la différence ?
Avantages de l'utilisation du BPM & des Workflows
Le BPM et les workflows offrent de nombreux avantages à votre entreprise :
- Meilleure productivité et efficacité : Le BPM et les workflows permettent l'automatisation, en particulier lorsqu'ils sont appuyés par des outils logiciels (c'est d'ailleurs un des principaux avantages des logiciels BPM). Vous pouvez ainsi réduire les efforts manuels et les goulets d'étranglement. Cartographier vos workflows peut également vous aider à éliminer les étapes superflues et à garantir un ordre logique des opérations.
- Responsabilité et supervision accrues : Le BPM et les workflows permettent de définir précisément les rôles et responsabilités. Chaque membre de l'équipe sait exactement de quoi il est responsable, ce qui encourage la prise d'initiative et la propriété des tâches. Cela permet également de réduire les situations du type « Je croyais que c'était untel qui s'en occupait ».
- Qualité et cohérence accrues : Le BPM et les workflows garantissent que les tâches sont réalisées de la même manière à chaque fois. Le travail et les livrables seront ainsi plus cohérents, de meilleure qualité, et plus faciles à contrôler et à approuver. Vous pouvez aussi intégrer des étapes de validation à vos workflows afin de réduire les erreurs.
- Plus de flexibilité et d'adaptabilité : Une fois que vos workflows ou votre BPM sont en place et que vous pouvez observer le déroulement exact de vos processus, il devient beaucoup plus simple de les ajuster en fonction de l'évolution de vos besoins ou objectifs, ou de la croissance de votre organisation. Ils peuvent également servir de cadre pour conduire des changements au sein de votre structure.
Quand utiliser le BPM et quand utiliser les workflows
Les systèmes BPM aident les organisations à améliorer leur efficacité et performance globale. Ils sont aussi très utiles pour gérer des processus complexes impliquant plusieurs départements.
Les workflows, à l'inverse, servent à automatiser des tâches spécifiques et répétitives au sein d'un processus. Ils sont particulièrement adaptés lorsque les tâches simples n'impliquent pas plusieurs départements.
Exemples d'utilisation du BPM :
- Optimisation de processus inter-départementaux complexes
- Amélioration du parcours client pour renforcer la satisfaction
- Portefeuilles de gestion de projets et gestion des ressources
- Optimisation de la chaîne d'approvisionnement
Exemples d'utilisation des workflows :
- Amélioration du processus d'intégration des employés
- Gestion des tickets du support client
- Collaboration sur le contenu et validation
- Optimisation des tâches de gestion de projet
Bien que le BPM et les workflows répondent à des besoins différents, ils ne s'excluent pas mutuellement. Ils sont souvent plus efficaces lorsqu'ils sont utilisés ensemble, le workflow jouant un rôle de support dans une stratégie BPM plus large.
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