22 statistiques sur la gestion du temps pour alléger votre charge de travail

Si votre équipe ne se concentre pas sur ses tâches essentielles parce que la coordination prend trop de temps, les progrès ralentiront et le travail ne sera pas terminé dans les délais. Débarrassez votre équipe des activités inutiles et clarifiez les priorités afin qu’elle puisse se consacrer à ce pour quoi ses membres ont été recrutés. 

2. Les membres de l’équipe consacrent 27 % de leur temps au poste pour lequel ils ont été recrutés

Selon ce même rapport d’Asana, votre équipe ne consacre que 27 % de son temps aux tâches et responsabilités pour lesquelles ses membres ont été recrutés. Il s’agit d’un indicateur important de la productivité. Si votre équipe ne consacre pas son temps à son véritable travail, il sera difficile de terminer les projets et les tâches dans les délais. 

Découvrez sur quoi votre équipe travaille en dehors de la description de ses postes et voyez si vous pouvez lui retirer ces tâches. La priorisation est importante : si ces autres tâches sont importantes, planifiez-les à un moment précis afin que votre équipe sache clairement sur quoi travailler en premier. 

3. Les membres de l’équipe perdent 62 % de leur journée à effectuer des tâches manuelles et répétitives

Une autre révélation du rapport d’Asana est que 62 % de chaque journée de travail sont consacrés à des tâches manuelles et répétitives. Il peut s’agir notamment de remplir des feuilles de temps, d’envoyer du travail pour examen ou approbation et de mettre à jour l’état des éléments dans votre logiciel de gestion de projet.

Les outils d’automatisation des flux de travail peuvent effectuer les tâches répétitives à votre place. Imaginons que vous configuriez une automatisation qui se déclenche lorsqu’un membre de l’équipe marque un livrable comme prêt à être approuvé. Le logiciel peut vous envoyer une notification par e-mail, avertir le membre de l’équipe suivant qui travaillera dessus et mettre à jour la feuille de temps du membre de l’équipe en fonction du temps qu’il y a consacré.

4. 88 % de la semaine de travail habituelle d’un employé sont consacrés à la communication

Selon un rapport récent de Grammarly, l’employé moyen consacre la majeure partie de son temps à la communication. Cela comprend le temps passé en réunion, la rédaction et la consultation d’e-mails et de messages Slack, ainsi que les conversations en face à face. Le travail à distance y contribue en partie ; avec moins de personnes au bureau, l’équipe passe davantage de temps en réunion et à communiquer des mises à jour.

Pour réduire le temps que les gens consacrent à la communication (et augmenter le temps consacré à leurs tâches réelles), imposez des ordres du jour stricts pour les réunions, encouragez l’utilisation d’outils d’IA pour rédiger les communications et aidez votre équipe à développer ses compétences en communication.

Statistiques sur les interruptions, les réunions et les notifications

Ces faits sur la gestion du temps couvrent les distractions et les interruptions qui réduisent la productivité. 

5. Les membres de l’équipe estiment que les deux tiers des réunions auxquelles ils participent sont inutiles

Un autre enseignement important du rapport d’Asana est que les membres de l’équipe considèrent que la plupart des réunions sont inutiles. Elles leur font perdre un temps précieux et épuisent l’énergie et la motivation de votre équipe, en particulier lorsqu’elles auraient pu être remplacées par un e-mail. 

Avant de planifier une réunion, évaluez sa nécessité. Si vous cherchez à obtenir une mise à jour sur l’état d’avancement ou à transmettre des informations simples, il est préférable d’envoyer un e-mail. Si vous décidez d’organiser une réunion, établissez un ordre du jour clair et respectez le temps qui lui a été alloué.

6. Près d’un tiers des employés font des heures supplémentaires, principalement en raison d’un volume élevé d’e-mails et de notifications

Selon les données d’Asana, près d’un tiers des employés de bureau font régulièrement des heures supplémentaires, la principale raison étant un flux incessant de notifications, d’e-mails et de messages Slack. La surcharge de notifications est un problème courant, également lié à l’augmentation du travail à distance.

Planifiez du temps pour le « travail en profondeur », pendant lequel vous vous concentrez sur la tâche à accomplir et les notifications sont désactivées. Ne consultez pas vos notifications pendant ce temps : cela interromprait votre concentration et vous auriez besoin de temps pour vous reconcentrer. Faites savoir aux membres de votre équipe qu’ils peuvent faire de même (sauf en cas d’urgence). Avec davantage de temps de concentration, les employés ne devraient pas avoir besoin de rester tard (ni de consulter leurs notifications en dehors des heures de travail).

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7. En Australie, les réunions imprévues sont la principale raison pour laquelle les employés restent tard

Les données d’Asana suggèrent que, pour les employés australiens, la principale raison des heures supplémentaires réside dans les réunions imprévues. Elles sont tout aussi problématiques que les réunions inutiles : lorsque vous les planifiez à l’avance, chacun peut organiser sa journée en conséquence. 

Lorsque des réunions surgissent de manière imprévue, le travail est réorganisé, ce qui signifie qu’une tâche doit être repoussée. Si la tâche repoussée est assortie d’une échéance stricte, votre équipe devra peut-être rester tard. Essayez de ne pas ajouter de réunions de dernière minute aux agendas de votre équipe (sauf, encore une fois, en cas d’urgence).

8. Une charge de travail excessive est la principale source de stress pour un tiers des employés aux États-Unis

Le rapport d’Asana montre que la principale source de stress pour un tiers des employés américains est une charge de travail excessive. Il s’agit d’un problème courant qui peut avoir de nombreuses causes : l’évolution ou l’augmentation des responsabilités au fil du temps, le départ de membres de l’équipe ou l’ajout de nouvelles tâches sans priorisation adéquate. 

Communiquez le niveau de priorité de toute nouvelle tâche. Sans cette clarté, l’équipe risque de donner la priorité au mauvais élément, d’être submergée ou d’essayer de faire plusieurs choses à la fois (ce qui nuit davantage à la productivité). Planifiez le travail qui doit être effectué et identifiez les tâches à faible valeur que vous pouvez supprimer ou déprioriser.

Statistiques sur le temps perdu, les inefficacités et le travail en double

Ces statistiques montrent l’importance de la gestion du temps pour réduire les processus inefficaces et le gaspillage.

9. Les employés consacrent 91 minutes par jour à des réunions et tâches sans importance

Selon une étude récente d’Acuity Training, les membres des équipes consacrent en moyenne une heure et demie par jour à des tâches et réunions qui ne sont pas pertinentes pour leurs fonctions. Cela signifie qu’ils disposent de moins de temps pour le travail qui fera réellement avancer les choses ou rapprochera vos projets de leur aboutissement.

Avant d’envoyer une invitation à une réunion, examinez attentivement la liste des participants : toutes les personnes invitées doivent-elles être présentes ? La réunion est-elle pertinente pour les tâches et les livrables sur lesquels elles travaillent ? Il en va de même pour les tâches. Avant d’attribuer une nouvelle tâche, assurez-vous qu’elle entre dans le cadre de leurs responsabilités.

10. La moitié des employés n’ont jamais analysé leur utilisation du temps

Une autre conclusion de l’étude d’Acuity Training est que près de la moitié des employés n’ont jamais analysé leur utilisation du temps. Vous devriez surveiller attentivement la manière dont les membres de l’équipe passent leur temps par défaut — les feuilles de temps ont une incidence sur la facturation, après tout —, mais il est également utile de leur demander d’examiner régulièrement leur propre utilisation du temps et de réaliser un audit du temps.

Une fois qu’ils auront eu l’occasion d’analyser le temps et les efforts consacrés à chaque tâche, ils verront si leurs efforts correspondent à leur impact, identifieront les domaines à améliorer et mettront en œuvre des changements qui les rendront plus efficaces.

11. 70 % des employés perdent 20 heures par semaine à cause de processus et d’outils inefficaces

Un rapport de Quickbase suggère que près de 70 % des employés perdent la moitié de leur semaine à cause de « systèmes fragmentés » : des données réparties entre plusieurs outils, des processus obsolètes et des systèmes inefficaces. Cela entraîne des pertes de productivité, de temps et de revenus.

Disposez d’une source unique de référence pour vos projets (c’est-à-dire un logiciel de gestion de projet) qui regroupe toutes les informations dont votre équipe a besoin pour accomplir ses tâches, au lieu d’utiliser cinq feuilles de calcul différentes, un outil de collaboration, un outil distinct pour suivre le temps et un autre pour suivre l’avancement.

12. Les entreprises américaines perdent près de $500 milliards en raison de la productivité des employés

Une étude récente d’Economist Impact montre que les entreprises américaines perdent collectivement $468 milliards en raison de la faible productivité et des distractions. Les membres des équipes n’accomplissent pas autant de tâches qu’ils le pourraient, ce qui affecte les résultats financiers de votre entreprise.

Cela ne signifie pas que les employés se relâchent ou procrastinent volontairement : de nombreuses distractions (parfois importantes) peuvent détourner du temps des tâches essentielles. Des pratiques de gestion du temps, comme la planification de périodes de concentration et la désactivation des notifications, peuvent être utiles dans ce cas.

13. Les employés consacrent 10 % de leur journée à des tâches déjà effectuées

Le rapport d’Asana souligne que les employés consacrent 10 % de leur journée à du travail déjà effectué. Cela représente plus de 200 heures par an perdues à cause de tâches réalisées en double.

Veillez à ce que votre logiciel de gestion de projet soit à jour concernant ce qui a été réalisé, ce qui doit être fait et les personnes qui travaillent sur chaque tâche. Vous devriez également organiser des réunions quotidiennes et des points de suivi réguliers, tout en surveillant aussi les niveaux de communication. Les membres de l’équipe se transmettent-ils efficacement le travail ? Se tiennent-ils mutuellement informés de ce qui a été réalisé ? Vous pouvez également mettre en place des processus clairs et des automatisations pour assurer le bon déroulement des opérations.

Statistiques sur les systèmes et outils de gestion du temps

Ces statistiques sur la gestion du temps portent sur l’utilisation d’outils et de systèmes logiciels de gestion du temps pour mieux gérer son temps. 

14. Seulement 18 % des personnes disposent d’un système dédié de gestion du temps

La récente étude d’Acuity Training montre que moins de 20 % des employés disposent d’un système dédié pour gérer et hiérarchiser leur temps. Avec un système dédié de gestion du temps, vous et votre équipe pouvez travailler plus efficacement et accomplir davantage.

Votre système peut inclure des outils de gestion des tâches ou un logiciel de suivi du temps, ainsi que des méthodes comme les listes de tâches, le blocage de créneaux dans le calendrier et des stratégies spécialisées de gestion du temps comme la technique Pomodoro ou le fait de « manger la grenouille ».

15. Un tiers des employés utilisent une liste de tâches pour gérer leur temps et leurs tâches

Selon Acuity Training, un tiers des employés utilisent des listes de tâches pour gérer leurs tâches et leur temps, ce qui en fait la méthode de gestion du temps la plus populaire à cet effet. L’important est que vous et votre équipe utilisiez ce qui fonctionne pour vos projets et vos processus. Ne forcez pas tout le monde à utiliser la même liste de tâches s’ils préfèrent organiser leurs tâches importantes d’une autre manière. 

16. Un quart des employés utilisent leur boîte de réception pour gérer leur temps et leurs tâches

Selon cette même étude d’Acuity Training, 25 % des personnes utilisent leur boîte de réception pour gérer leur temps et leurs tâches. C’est une bonne option pour les membres de l’équipe qui passent leur temps dans leur boîte de réception, comme ceux des services commerciaux, du service client, de l’informatique et du marketing.

Encore une fois, laissez votre équipe travailler de la manière qui lui convient le mieux. Vous pouvez également connecter votre boîte de réception à votre logiciel de gestion de projet ou à votre CRM afin que toutes les informations relatives au projet restent au même endroit, même si les équipes travaillent depuis leurs boîtes de réception individuelles.

17. Les personnes qui utilisent la matrice d’Eisenhower sont plus susceptibles de sentir qu’elles maîtrisent leur travail

Selon l’étude d’Acuity Training, 50 % des personnes qui déclarent utiliser la matrice d’Eisenhower pour gérer leur temps et leurs tâches estiment que leur charge de travail est maîtrisée tous les jours. Les 50 % restants déclarent que leur charge de travail est maîtrisée 4 jours par semaine. 

La matrice d’Eisenhower répartit le travail en 4 catégories : urgent et important, urgent mais pas important, important mais pas urgent, et ni urgent ni important. Commencez par l’utiliser vous-même avant d’y impliquer l’équipe. Vous pouvez l’utiliser pour vos propres tâches de gestion de projet ou pour hiérarchiser le travail du projet. 

18. Le marché des logiciels de suivi du temps pèsera 32 milliards de dollars d’ici 2028

L’analyse de Data Bridge Market Research montre que le marché des logiciels de suivi du temps est en pleine croissance. Cela s’explique probablement par le besoin des dirigeants de s’assurer que leurs employés sont productifs (ce qui va de pair avec l’augmentation du retour au bureau et le fait de demander aux employés d’en faire davantage avec moins de ressources).

Un marché en croissance stimule la concurrence entre les fournisseurs de logiciels de suivi du temps qui souhaitent maximiser leur part de marché, ce qui en fait le moment idéal pour investir dans un logiciel de suivi du temps. Choisissez un outil adapté à vos besoins en matière de fonctionnalités requises, de taille de l’équipe, d’intégrations avec les outils logiciels existants et de tarification. 

Statistiques sur la clarté, l’objectif et les gains de productivité

Ces statistiques sur la gestion du temps montrent comment la clarté et l’objectif peuvent accroître la productivité.

19. Moins de la moitié des employés comprennent comment leur travail contribue à la réussite

La récente étude d’Asana a révélé que 46 % des employés ne comprennent pas comment leurs résultats aident leur organisation à atteindre ses buts et objectifs. C’est une situation propice au désengagement et à une mauvaise gestion du temps.

Tenez les membres de l’équipe informés de la manière dont leur travail contribue à la réussite du projet et de l’organisation. Ils auront une idée plus claire de leurs priorités et seront plus motivés et productifs lorsqu’ils verront comment leur travail s’inscrit dans une perspective plus large.

20. Au Japon, 19 % des travailleurs comprennent comment ils contribuent à la réussite

Selon le rapport d’Asana, encore moins d’employés japonais comprennent comment leur travail aide leur organisation à atteindre ses objectifs (19 %). Ce chiffre est nettement inférieur à la moyenne mondiale (46 %). Le même conseil s’applique ici. Au début de nouveaux projets ou initiatives, consacrez du temps à aider votre équipe à comprendre la vision d’ensemble à laquelle elle contribue.

21. Au Royaume-Uni, 68 % des employés se voient confier chaque semaine des tâches qui ne contribuent pas à la réussite de l’organisation

Selon Asana, 68 % des travailleurs britanniques doivent effectuer chaque semaine un travail qui ne contribue pas aux objectifs de l’entreprise ou du projet. Cela détourne le temps des membres de l’équipe des tâches prioritaires qui contribuent réellement à vos objectifs, et travailler sur des tâches qui n’ont pas de valeur ou qui ne sont pas pertinentes démoralisera votre équipe. 

Établissez les priorités et demandez-vous si certaines tâches sont simplement agréables à avoir et donc moins urgentes. Certaines peuvent également ne pas mériter d’être réalisées : la matrice d’Eisenhower peut vous aider à le déterminer.

22. Les travailleurs en état de flux sont jusqu’à 5 fois plus productifs

Selon une étude de McKinsey, les employés sont jusqu’à cinq fois plus productifs lorsqu’ils sont en état de « flux ». L’état de « flux » est associé au sport et signifie que vous êtes totalement concentré sur l’exécution de ce qui doit être fait. Il n’est pas possible d’entrer en état de « flux » sur commande : cela dépend du plaisir que vous procure l’activité, de vos habitudes et des distractions qui se produisent autour de vous.

Cependant, vous pouvez maintenir l’engagement et la motivation de votre équipe en reconnaissant les efforts qui le méritent, en lui permettant de comprendre la vision d’ensemble et en lui offrant de la flexibilité concernant l’attribution des tâches, les horaires de travail et la participation aux réunions lorsque cela est possible (même si ce n’est pas toujours le cas).

FAQ sur la gestion du temps

Voici les réponses à certaines questions fréquemment posées sur la gestion du temps.

Quels sont les principaux défis liés à la gestion du temps auxquels les chefs de projet sont confrontés ?

Les principaux défis liés à la gestion du temps auxquels les chefs de projet sont confrontés comprennent les interruptions causées par les réunions, les e-mails et les notifications, qui réduisent la concentration ; les changements de périmètre et l’évolution des priorités ; ainsi que les erreurs de communication qui entraînent des erreurs et des reprises. Parmi les techniques utiles de gestion du temps figurent le blocage de plages horaires, la réservation de périodes dédiées à la concentration et la hiérarchisation à l’aide de la matrice d’Eisenhower.

Comment les chefs de projet peuvent-ils aider leurs équipes à hiérarchiser efficacement les tâches ?

Les chefs de projet peuvent aider leur équipe à hiérarchiser les tâches en clarifiant les priorités à l’aide de techniques telles que la matrice d’Eisenhower, MoSCoW et l’affinage du backlog. 

La matrice d’Eisenhower et la méthode MoSCoW facilitent la prise de décision concernant les tâches à traiter en premier, celles à déléguer, celles à planifier et celles à supprimer. L’affinage du backlog (utilisé dans Scrum et les méthodes agiles) consiste à choisir les tâches à réaliser dans un délai donné. Échangez aussi souvent que possible avec les membres de votre équipe afin de vous assurer qu’ils comprennent ce qui est attendu d’eux.  

Quel rôle les logiciels de gestion de projet jouent-ils dans la gestion du temps ?

Les logiciels de gestion de projet sont extrêmement utiles pour gérer le temps. Ils comprennent souvent une fonctionnalité de suivi du temps, qui vous aide à comprendre combien de temps prennent les tâches et à repérer les situations dans lesquelles les membres de l’équipe consacrent trop de temps (ou pas assez) à certaines activités. Les outils de gestion de projet permettent également de suivre l’avancement des tâches et d’améliorer la responsabilisation en indiquant clairement qui travaille sur quoi.

Quel est l’impact d’une mauvaise gestion du temps sur le moral de l’équipe et l’épuisement professionnel ?

Une mauvaise gestion du temps affecte négativement le moral de l’équipe et provoque l’épuisement professionnel. Lorsque les membres de l’équipe sont accaparés par les réunions et les notifications au lieu de se concentrer sur les priorités, ils se sentent stressés et peuvent, dans certains cas, devoir travailler davantage. Cela mène à l’épuisement professionnel et à un manque d’équilibre entre vie professionnelle et vie privée, ce qui pousse les membres de l’équipe à se désengager, diminue le moral et augmente le taux de départ. 

Quelles sont les bonnes pratiques permettant aux chefs de projet de montrer l’exemple en matière de gestion du temps auprès de leurs équipes ?

Les chefs de projet peuvent montrer l’exemple en matière de gestion efficace du temps en réservant des plages dédiées au travail concentré et approfondi, en désactivant les notifications lorsque cela est nécessaire, en fixant des limites et en refusant les réunions inutiles. Au niveau du projet, vous pouvez définir des délais et des estimations réalistes pour le travail, clarifier régulièrement les priorités et éviter la dérive du périmètre.

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