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L’estimation des coûts est la création d’un budget de projet qui fonctionne pour votre agence et vos clients est pratiquement une forme d’art.

Comment le faire bien? Commencez par ce guide d’estimation des coûts, où vous apprendrez :

Vous pourrez également télécharger un modèle de budget de projet pour la refonte de votre site Web. À la fin de cet article, vous saurez quel type d’estimation utiliser – et quand – ainsi que les étapes et les outils pour gérer le budget de votre projet.

Project Budget - Project Estimates Guide

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Budget de Projet Et Notions de Bases de L’Estimation

Que cela vous plaise ou non, l’argent parle.

Pour réussir un projet, il est essentiel d’établir des budgets corrects et de contrôler les coûts. Les budgets sont habituellement le facteur prépondérant qui l’emporte sur tout le reste, et ils sont souvent la raison pour laquelle nous devons résoudre des conflits entre les agences et les clients.

Il y a aussi beaucoup de pression. Le processus d’estimation des coûts peut être stressant et effrayant ; il faut toujours deviner (d’où la raison pour laquelle il s’agit d’une estimation des coûts et non d’une prévision exacte) et si le budget du projet est erroné, vous pouvez vous retrouver en ligne de mire en tant que chef du projet.

Gérer avec succès les budgets des projets n’est pas simple. Mais si vous suivez les étapes de l’estimation et que vous la combinez avec un énoncé des travaux bien écrit, vous pouvez être certain que le budget de votre projet ne vous décevra pas. Poursuivez votre lecture pour trouver tout ce dont vous avez besoin pour commencer à faire fonctionner votre budget de projet pour vous !

Tout d’abord, couvrons les principes fondamentaux. Vous trouverez ci-dessous les réponses aux questions d’estimation les plus courantes, ainsi qu’une liste d’outils utiles pour gérer les estimations et les budgets. Ils ne feront pas tout le travail pour vous, mais les outils d’estimation des coûts des projets peuvent suivre et fournir des informations sur les projets qui alimentent vos estimations et votre planification budgétaire.

Les meilleurs estimateurs de coûts de projet

Il n’y a pas beaucoup d’outils d’estimation des coûts purement ludiques, mais voici quelques logiciels de gestion de projet qui incluent des outils pour l’estimation des coûts des projets, tels que des fonctionnalités de suivi du temps et du budget qui permettent des estimations plus précises des projets.

  1. Microsoft Excel– Estimateur de coût de projet largement utilisé avec de nombreux modèles d’estimation de projet pour Excel.
  2. Google Sheets – Outils gratuits d’estimation des coûts de projet alternatifs à Excel.
  3. Price&Cost– Outil d’estimation et de gestion des coûts SaaS pour la gestion financière des projets.
  4. BrainLeaf – Outil de détermination de la portée du projet qui aide à estimer avec précision les coûts du projet.
  5. Eastimate – Outil d’estimation SaaS gratuit pour créer des estimations et des échéanciers en collaboration.
  6. Simplestimate – Outil SaaS gratuit d’estimation de coût de projet avec estimation de coût en trois points et partage facile.
  7. Web Development Project Estimator – Estimation simple du coût d’un projet pour estimer le temps et les matériaux nécessaires à la réalisation d’un projet Web.
  8. Wrike – Outil logiciel complet de gestion de projet avec fonctionnalité d’estimation des coûts.
  9. CMAP Software – Logiciel d’estimation avec une interface propre; produit des estimations pour des projets complexes.

Questions fréquentes

Qu'est-ce qu'une estimation de projet?

Définition de l’estimation du projet

Dans le cadre de la gestion de projet, une estimation n’est qu’un calcul approximatif de l’effort et du coût qu’il faudrait consentir pour réaliser un projet. Il ne s’agit pas d’une garantie du coût final, mais plutôt d’un devis ou d’un guide (souvent une estimation approximative) du coût d’une action ou d’une livraison afin que le client puisse obtenir un budget pour démarrer le projet. Les estimations budgétaires sont faites avant le démarrage officiel d’un projet.

Pourquoi les estimations sont-elles importantes?

Raisons pour lesquelles vous devez estimer le coût de revient

L’estimation peut sembler un processus douloureux, mais c’est un processus crucial. Et même s’il peut être tentant de copier-coller une estimation de coût et de l’envoyer joyeusement, il est important que les gestionnaires de projet comprennent que chaque estimation de coût est unique. L’estimation est un élément fondamental du rôle de la gestion de projet – le processus de calcul du coût d’un projet est important pour définir les paramètres d’un projet.

Voici pourquoi vous devez estimer le coût de votre projet avant de commencer :

  1. Les estimations fournissent un prix – vous devez savoir combien vous allez facturer aux clients (et quand) pour que le client puisse décider s’il vaut la peine d’investir et aller de l’avant avec le projet
  2. Les estimations apportent de la clarté – lorsque vous connaissez le budget d’un client, le processus de production d’une estimation des coûts aide à définir l’approche puisque l’équipe devra travailler ensemble pour définir l’approche globale, les rôles, les responsabilités, les produits livrables, le processus et le plan de ressourcement.
  3. Les estimations fournissent des jalons – en divisant un projet en phases et en tâches, avec un niveau d’effort assigné à chacune d’elles, l’estimation des coûts vous donne l’occasion de » vérifier le pouls » d’un projet afin de savoir s’il est sur la bonne voie ou pas.
  4. Les estimations dictent un plan de ressources – dans la définition de l’approche et de l’estimation, il définit également le niveau d’effort que vous pouvez déployer pour le projet, ce qui nécessite parfois la mise en place d’un calendrier des activités ou la limitation du nombre d’activités de surveillance de la direction.

Qu'est-ce qui est inclus dans une estimation de projet?

Pièces d’estimation du projet

Voici ce qui est habituellement inclus dans une estimation pour le client. Un calcul approximatif des :

Tâches (ce qui va être fait)

Ressources (par qui)

Taux (à quel taux de facturation, dans quelle devise, avec quel montant d’impôt)

Durée (pour combien d’heures ou de jours)

+ toute majoration et tous les frais de tiers (comme l’hébergement, la photographie, les déplacements ou les frais de subsistance)

_____________________________

= Estimation Totale

Quelle est la différence entre une estimation et un budget?

Estimation vs. Budget

Une estimation est une approximation, tandis qu’un budget est une sorte de plan financier. Habituellement, une estimation de projet devient un budget de projet une fois que le client a approuvé l’estimation du projet. Le budget du projet détermine le coût total alloué par le client pour le projet.

L'estimation est-elle importante dans les projets Agiles?

Estimation pour les projets Agile

Il y a une tendance à ne pas essayer de donner des estimations de coûts en heures ou en jours du tout. Parce qu’après tout, à quel moment une estimation des coûts est-elle juste? L’alternative consiste simplement à dimensionner les tâches et à commencer à travailler sur un projet, à voir ce que vous pouvez accomplir, puis à calculer ce que vous serez capable d’accomplir lorsque vous aurez établi votre vitesse. À première vue, cela semble formidable – vous n’avez pas à fournir de vraies estimations et vous continuez de dépenser jusqu’à ce que vous n’ayez plus d’argent. Si vous pouvez vous en tirer comme ça, alors super. Ne continuez pas à lire.

Le problème, c’est que ça fonctionne rarement. Si les clients se lancent dans un projet, ils ont besoin de savoir combien cela va leur coûter afin de décider si ça vaut la peine de le faire. Ils doivent être en mesure de calculer le ROI (retour sur investissement) et de décider si les avantages des projets l’emportent sur les risques et les coûts. Et pour cela, ils ont besoin d’une estimation des coûts.

Est-il préférable de surestimer ou de sous-estimer les projets?

Surestimation ou sous-estimation?

Vous voulez jouer la sécurité ? L’une des responsabilités de votre gestionnaire de projet est de réaliser vos projets de façon rentable et dans les limites de votre budget. Ainsi, l’option facile et sûre peut être de surestimer et d’ajouter beaucoup de matières grasses ou de « d’ajouter un coussin », pour vous assurer de ne pas dépasser le budget du projet. Mais jouer la sécurité pourrait coûter à votre agence tout le projet – estimation trop élevée et le projet pourrait être radié comme étant trop coûteux et ne jamais démarrer.

L’autre tentation, surtout si vous êtes une personne qui aime faire plaisir, est de prendre des risques – d’établir un budget qui, vous le savez, n’est pas assez élevé, mais qui sera acceptable pour le client. Ce n’est pas bon non plus, car cela ne fait que reporter à plus tard les discussions difficiles sur la nécessité d’avoir plus de budget.

La vraie réponse : marchez sur la corde raide de l’estimation

Trouver le bon équilibre entre une estimation trop élevée ou trop basse vous permet de gérer la tension entre ces deux éléments : la sécurité et le risque – créer une estimation des coûts que le client peut acheter, mais qui est assez élevée pour vous permettre de respecter votre budget.

Types de modèles de tarification de l’agence

Les modèles d’établissement des prix courants des agences comprennent (1) les estimations de temps et de matériaux et (2) les prix fixes. Cette liste n’est en aucun cas exhaustive, mais lorsque vous estimez des projets, il est utile de comprendre le type de modèle de tarification utilisé par votre agence afin de pouvoir créer des estimations et des budgets qui correspondent à votre modèle. Vous trouverez ci-dessous une définition simple ainsi que les avantages et les inconvénients de chaque modèle de tarification.

Temps et matériel (T&M)

Définition

Une estimation de type temps et matériaux où le client s’engage à payer en fonction du temps passé, et pour les matériaux (plus une majoration), peu importe la quantité de travail requise.

Avantages

  • L’avantage pour le client est qu’il peut continuer à changer d’avis sur les exigences et ne pas avoir à s’inquiéter du fait que le contrat doit être modifié et si le travail ne prend pas aussi longtemps que prévu, il ne paie pas le temps qu’il n’utilise pas.
  • L’avantage pour l’agence est que si le travail prend plus de temps que prévu, le client doit continuer à payer. Avec un budget de temps et de matériel, le client assume le risque.

Inconvénients

En réalité, la plupart des contrats ont tendance à être pondérés en faveur des clients; les contrats de temps et de matériaux sont généralement plafonnés, avec un prix maximum garanti, ce qui signifie que le client obtient un remboursement si le projet est terminé rapidement et que l’agence prend le risque et doit payer pour tout excédent. De plus, comme la portée du contrat n’est souvent pas clairement définie dans le temps et les matériaux, il arrive parfois que les clients commencent à contester les heures de travail. Donc, pour ce type de contrats, il est très important de conserver des feuilles de temps propres et précises et de suivre le temps passé sur le projet.

Estimation à prix fixe

Définition

Une estimation à prix fixe est un devis où le client accepte de payer un prix fixe, quel que soit le montant de l’effort appliqué au projet.

Avantages

  • L’avantage des devis à prix fixe pour le client est qu’il sait que s’il peut obtenir le budget pour le projet, il obtiendra tout ce qui est offert pour ce prix.
  • L’avantage des budgets à prix fixe pour une agence est que si vous pouvez obtenir du client qu’il accepte un prix élevé et qu’elle le livre plus efficacement, vous ferez un plus grand profit.

Inconvénients

Les clients peuvent parfois s’inquiéter des estimations de prix fixes (ou des prix fondés sur la valeur) parce qu’ils craignent de payer un prix trop élevé pour les services qu’ils fournissent. Par conséquent, les clients utilisent parfois les » meilleurs budgets définitifs à prix fixe » essayent d’obtenir des agences qu’elles soumissionnent les unes contre les autres. Un autre inconvénient est que si vous dépassez le budget du projet, le client ne paiera plus d’argent pour le projet. Avec un budget à prix fixe, l’agence supporte le risque du projet, il est donc important que la portée du projet soit étroitement définie.

Quel modèle de tarification de l’agence devrais-je utiliser?

En général :

  • Les estimations de temps et de matériaux sont excellentes pour les projets où il est difficile d’estimer avec précision la taille du projet, ou lorsqu’on s’attend à ce que les exigences du projet changent.
  • Les estimations à prix fixe sont très utiles lorsqu’il y a peu d’incertitude ou de risque dans le projet : un prix est convenu et ensuite payé.

Types d’estimations

Quels sont les types d’estimations ? Il y en a beaucoup, mais voici quelques-unes des estimations les plus courantes que les agences numériques utilisent :

Estimation Ballpark

Utilisez une estimation Ballpark (approximative) lorsque le client essaie de déterminer s’il a le budget nécessaire pour réaliser un projet.

Le client aura besoin d’une estimation très approximative pour décider si le projet sera réalisable. Habituellement, une estimation approximative est donnée, donc si vous pensez que le projet peut coûter 100 000 $, vous donnerez une fourchette (de -25 % à +50 % d’écart) de 75 000 $ à 150 000 $ pour le budget du client.

Estimation du budget

Utilisez une estimation budgétaire lorsque le client pense qu’il a le budget et qu’il a besoin de plus de détails.

En supposant que le client est satisfait de l’estimation approximative fournie, vous pourriez alors élaborer un plan de projet rapide, comprenant une estimation des coûts et un calendrier que vous pouvez adapter au budget du client, en supposant que vous pensiez toujours que votre estimation approximative de 100 000 $ était exacte, vous pourriez donner un écart de (-10 % à +20 %) de 90 000 $ à 120 000 $.

Estimation SoW définitive

Utilisez une estimation SoW définitive lorsque vous avez terminé toutes les vérifications préalables et que vous avez besoin de l’approbation du budget du projet.

En supposant que le client est encore prêt à partir, l’étape finale de la mise au point de l’estimation consiste à rassembler l’énoncé des travaux qui comprendra l’estimation et le budget total du projet. Encore une fois, en supposant que votre estimation du budget de 100 000 $ est toujours valide, vous estimerez (écart de 0 % à +15 %) 100 000 $ + 15 000 $ pour les imprévus.

Bien sûr, vous pouvez passer directement à une estimation SoW définitive, mais si vous avez plus de détails, il vous faudra généralement beaucoup plus de temps pour la produire. Selon le type d’estimation que vous allez produire, vous pouvez utiliser différentes techniques d’estimation et approches d’estimation pour vous assurer de créer une estimation des coûts suffisamment précise.

Exemple simple de budget de projet

Faisons un gâteau. Un gâteau très cher.

Ci-dessous, vous trouverez une estimation budgétaire pour la réalisation d’un gâteau. Vous pouvez présenter un document comme celui-ci à un client et voir s’il peut obtenir 1 000 $ pour commencer le projet de fabrication de gâteau. Ensuite, après avoir affiné le devis estimatif, vous créez un énoncé des travaux et obtenez l’approbation avec un bon de commande.

Alors, vous aurez les arguments pour soutenir votre super gâteau. Certes, c’est un gâteau ridiculement cher, mais vous le méritez.

project budget estimate example

Exemple de budget de projet

Cet exemple d’estimation comprend certains renseignements essentiels sur le projet, notamment le nom du projet, le nom du gestionnaire de projet et la date. L’estimation répartit les tâches en phases et indique qui fera quoi, dans chaque phase du projet, et à quel niveau d’effort. Il est important de noter que cet exemple d’estimation montre également les coûts des tiers (que nous n’avons pas généreusement majorés) et un résumé de l’estimation qu’un client pourrait utiliser comme leur budget. Dans cet exemple de budget de projet, nous n’avons pas inclus de budget de risque, de budget de changement, de budget de contingence ou d’hypothèses parce qu’après tout, c’est juste un gâteau.

Liste de contrôle pré-estimation : 5 choses à savoir avant de créer un devis estimatif des coûts

Vous êtes au téléphone avec un client (qui est bien sûr dans l’ascenseur pour que vous ne l’entendiez pas correctement).

Ils veulent un chiffre :

« J’ai donc besoin d’une application similaire à Facebook, mais un peu différente. Combien ça fera? Pouvez-vous me dire combien aujourd’hui? J’ai VRAIMENT besoin de savoir aujourd’hui. Ok….? Quoi….? Je ne vous entends pas. Envoyez-moi le chiffre dans l’heure qui suit. Merci beaucoup, au revoir. »

D’accord, d’accord. Avant de commencer à vous démener pour donner un chiffre, passez en revue cette liste de contrôle :

  1. Connaître le projet
  2. Avoir un budget
  3. Avoir un plan
  4. Sachez pourquoi vous estimez
  5. Sachez de quel type d’estimation vous avez besoin

1. Connaître le projet

Avant de commencer à estimer quoi que ce soit, la première chose dont vous avez besoin pour vous faire entendre, c’est pourquoi vous faites le projet en premier lieu. Vous devez comprendre le dossier du client, ce qu’il essaie d’accomplir et pourquoi. Vous devez comprendre les résultats escomptés du projet et ce qu’ils pensent de son succès. Sans cette compréhension de base des objectifs stratégiques, il est difficile de savoir où mettre l’accent sur les efforts dans le projet.

2. Avoir un budget de projet

Il est bon d’avoir une idée du budget d’un client avant de commencer à faire quoi que ce soit. Souvent, un client prétend qu’il ne connaît pas le budget de son projet, alors quand il dit qu’il ne sait pas, cela signifie que vous devrez discuter de quelques options.

D’abord, commencez en haut. Renseignez-vous sur ce qui dépasse le budget de leur projet et travaillez à partir de là. Même s’ils ne pensent pas avoir un budget, ils auront évidemment une idée de ce qu’ils sont prêts à payer ou pas pour quelque chose.

Mais si vous pouvez au moins aider un client à déterminer les limites de son budget de projet, vous gagnerez beaucoup de temps en n’ayant pas à examiner toutes les options possibles.

3. Avoir un plan pour le projet

Lorsque vous estimez un projet, c’est beaucoup plus facile à faire si vous avez au moins un plan de projet simple. En réalité, vous devrez modifier le plan du projet pour l’aligner sur l’estimation, et vous devrez affiner l’estimation pour l’aligner sur le plan du projet.

La relation entre l’estimation des coûts et le plan de projet est symbiotique ; ils se nourrissent les uns des autres. Si vous plongez directement dans une estimation sans plan, vous découvrirez rapidement que vous aurez besoin d’un plan de projet d’accompagnement pour qu’elle ait un sens.

Cela dit, il peut également être utile pour la planification d’un projet si vous faites une estimation descendante rapide. Pensez-y comme à une esquisse de plan de projet. Son but est de mettre un enjeu en place et de déterminer l’effort que vous pourriez vous permettre d’appliquer aux différentes phases d’un projet pour voir s’il est réalisable.

Exemple d’estimation de site web

Par exemple, si vous savez que vous avez 100 000 $ pour un projet de refonte de site Web, vous pourriez répartir 100 000 $ ou 20 semaines d’efforts (en supposant que c’est 5 000 $ par personne et par semaine) comme suit :

BudgetEffort (semaines)
Définir $ 10,000.002
Créer $ 25,000.005
Développer $ 50,000.0010
Déployer $ 10,000.002
Évaluer $ 5,000.001
$ 100,000.0020

 

Il est utile de créer ce type d’estimation des coûts de très haut niveau avant de commencer votre plan de projet afin de fournir un contrôle de santé mentale pour ne pas surestimer l’ingénierie. Si vous n’avez aucune idée du niveau d’effort que vous pouvez vous permettre, vous avez parcouru la moitié du plan de votre projet et vous réalisez que vous l’avez trop cuit.

4. Sachez pourquoi vous estimez

Répondez à cette question : Qu’est-ce que vous essayez d’obtenir avec votre budget et l’estimation que vous créez?

Faites-vous une estimation pour obtenir un budget de projet précis? Ou pour atteindre un chiffre précis? Essayez-vous de gagner de nouveaux contrats ou de faire un prix d’appel pour obtenir plus de travail? Souhaitez-vous investir massivement dans le développement initial, qui peut servir de levier pour un groupe de projets à long terme, ou s’agit-il d’un projet technique risqué pour lequel il faudrait consacrer plus d’efforts au développement?

L’estimation des coûts aura toujours un contexte. Connaître l’ensemble de la situation vous permet de ne pas perdre votre temps à produire quelque chose qui pourrait être techniquement correct mais totalement inapproprié pour le projet.

5. Sachez de quel type d’estimation vous avez besoin

Dans la période précédant l’approbation du budget d’un projet par un client, il y a un processus de définition du budget. Alors, comment vous assurer que vous ne perdez pas de temps en créant une estimation détaillée des coûts qui dépasse largement le budget d’un client? Aux différentes phases d’un projet, nous pouvons utiliser différents types d’estimations.

5 Techniques d’estimation du budget du projet

Quelles sont donc les méthodes d’estimation de projet en gestion de projet? Il y a plusieurs façons d’estimer un projet et il vaut la peine de se familiariser avec elles afin de connaître la technique d’estimation de votre projet. Dans cette section, nous allons aborder cinq techniques d’estimation :
Project Budget - Cost estimation techniques infographic

Estimation descendante

Décidez du total, puis divisez ce total en tâches ou en phases.

L’estimation descendante (ou top down) est une excellente technique d’estimation approximative qui consiste à prendre un budget de projet et à le découper en tranches de façon à allouer un certain nombre d’heures aux phases ou aux tâches du projet. Ensuite, vous décidez (oui, devinez) si le montant alloué pour la phase ou la tâche est approprié et essayez d’ajuster la portée du projet en fonction du budget alloué.

Comme nous l’avons mentionné lors de la discussion sur « Avoir un plan pour le projet », l’estimation descendante est une technique utile à utiliser dans les premières phases d’un projet lorsque vous essayez de valider si le budget du client est suffisant pour réaliser un projet.

L’inconvénient de l’estimation descendante est qu’elle est totalement inexacte et qu’on peut soutenir qu’elle n’est pas vraiment une estimation du tout – elle consiste à découper des morceaux de budget pour différentes tâches. Elle suppose que le budget global du projet est déterminé avant le début du projet et qu’il ne changera pas.

L’avantage de l’estimation descendante est qu’elle peut être très rapide, ce qui peut être très utile si vous essayez d’aider un client à déterminer si son budget est viable ou non. C’est également utile pour aider un client à essayer de comprendre le type d’étendue que son budget pourrait permettre.

Estimation analogue

Utiliser les données de projets similaires pour décider d’un total similaire

Une autre excellente technique d’estimation approximative est l’estimation analogue. L’estimation analogue peut sembler fantaisiste, mais cela signifie simplement un budget de projet comme vous l’avez déjà fait auparavant. Un exemple d’estimation analogue serait de dire : « L’an dernier, nous avons fait trois projets de conception de site Web qui nous ont coûté chacun 100 000 $, alors voici un budget de 100 000 $ pour la conception de votre site Web ».

C’est simple, n’est-ce pas? Eh bien oui, si vous avez des données historiques pertinentes qui correspondent exactement au projet en cours que vous essayez d’estimer. Il suppose que vous disposez de données provenant de projets antérieurs qui sont suffisamment similaires pour permettre une comparaison utile.

Des estimations analogues peuvent également être dérivées d’exemples extérieurs à votre expérience de projet ou à celle de votre équipe (par exemple, voici une enquête avec des chiffres approximatifs sur les coûts de développement d’applications mobiles). Soyez prudent – les exemples extérieurs peuvent être un bon point de départ si vous n’avez jamais fait ce type de projet auparavant, mais vous devrez quand même faire preuve d’une certaine diligence raisonnable lorsque vous ventilez les coûts pour votre cas particulier.

L’inconvénient de l’estimation analogue est qu’elle est inexacte même s »il y a des similitudes entre les projets, les projets sont toujours uniques – c’est souvent comme essayer de comparer des pommes et des oranges. De plus, pour que les estimations analogues soient viables et utiles, elles doivent reposer en grande partie sur des données historiques exactes.

L’avantage de l’estimation analogue est qu’elle est très rapide et facile, et peut être utilisée avec peu d’informations disponibles sur le projet – tout comme l’estimation descendante, c’est une excellente technique d’estimation à utiliser quand vous avez juste besoin d’une estimation approximative.

Estimation paramétrique

Utiliser les données et les variables pour calculer le total

Si vous avez les données, et un peu plus de temps à votre disposition, une technique d’estimation approximative potentiellement plus précise est l’estimation paramétrique. L’estimation paramétrique prend des variables de projets similaires et les applique au projet en cours.

Supposons, par exemple, que vous ayez un projet de développement d’une animation de 2 minutes. Vous savez peut-être que le coût d’un projet antérieur de développement d’une animation de 30 secondes était de 10 000 $. Vous pourriez alors extrapoler que le coût du projet actuel serait d’environ 4 x le coût, soit environ 40 000 $.

L’avantage de ce processus est qu’il est plus précis que l’estimation analogue parce qu’il utilise plus d’un ensemble de données et utilise la relation statistique entre les données historiques et les variables.

L’inconvénient est qu’avec les projets numériques, il est souvent difficile de trouver des points de données utiles.

Estimation en trois points

Obtenez trois estimations différentes et prenez une moyenne pour calculer le total.

En supposant que vous en avez fini avec l’estimation approximative et que le client a demandé une estimation budgétaire appropriée, vous devez commencer à utiliser des techniques d’estimation plus précises. Une seule estimation horaire par tâche est la plus simple, mais il est parfois agréable de penser en intervalles et de prendre une moyenne pondérée.

L’estimation en trois points est un moyen de calculer une estimation réaliste des coûts à l’aide d’une estimation du meilleur cas, du pire cas et du cas le plus probable. Il y a différentes façons d’utiliser ces nombres, selon la façon dont vous voulez pondérer le résultat, mais une façon simple d’utiliser les données est d’utiliser la formule suivante

(Meilleur + Pire + Plus probable) / 3 = Estimation prévue

Par exemple, après en avoir discuté avec votre équipe, vous estimez le temps nécessaire pour concevoir une page Web comme suit :

  • Meilleur – 3hrs
  • Pire – 9hrs
  • Plus probable – 5 heures

(Meilleur + Pire + Plus probable) / 3 = Estimation prévue

(3 + 9 + 5) / 3 = 5,7 heures

L’avantage de l’estimation en trois points est qu’elle réduit le risque – en tenant compte du meilleur, du pire et des résultats les plus probables, vous obtenez une estimation du projet qui tient compte d’une partie de l’incertitude et du risque dans une tâche.

Le seul inconvénient réel de l’estimation en trois points est qu’il faut un peu plus de temps pour la faire!

Estimation ascendante

Estimez toutes les pièces individuelles et additionnez-les pour obtenir le total.

Lorsque vous êtes sur le point de créer un énoncé des travaux, il peut être utile de faire une estimation ascendante (ou bottom-up). L’estimation ascendante utilise une structure de répartition du travail (OTP) que vous pouvez reprendre de votre plan de projet et décomposer un projet en des tâches individuelles qui sont ensuite estimées séparément, puis additionnées pour calculer le coût total du projet.

L’avantage de la technique d’estimation ascendante est qu’elle est plus précise et qu’en étant granulaire, elle permet un suivi robuste de la progression d’un projet par rapport à l’estimation. Vous savez très rapidement si un projet dépasse le budget ou si les tâches commencent à prendre plus de temps que prévu.

L’inconvénient de l’estimation ascendante est qu’elle prend beaucoup de temps à produire et qu’elle ne peut vraiment être utilisée que si vous connaissez tous les détails de chaque tâche d’un projet. De plus, en devenant très granulaire (et en estimant au niveau d’une tâche), elle peut parfois gonfler le coût d’une estimation. Pour cette raison, c’est une excellente technique à utiliser en plus de l’estimation analogue, lorsque vous essayez de valider la pertinence de votre estimation.

Quelles techniques d’estimation devriez-vous utiliser ?

Il n’y a pas de bonne ou de mauvaise méthode d’estimation – il suffit d’utiliser une technique d’estimation appropriée pour le budget, l’échéancier et le stade auquel en est un projet. De toute évidence, plus une méthode d’estimation des coûts est précise, plus le processus de production devient coûteux et long. Ainsi, bien que l’estimation ascendante puisse sembler être la meilleure approche, il n’est pas toujours recommandé de la faire lorsque vous manquez de temps ou de ressources, même si c’est la plus précise.

Comment créer un budget de projet

Vous avez donc passé en revue la liste de contrôle de pré-estimation. Vous savez quel type d’estimation vous devez produire, et maintenant vous êtes prêt à créer une estimation des coûts.

Utilisez notre liste de contrôle d’estimation des coûts ci-dessous pour créer un budget de projet en 1o étapes. Voici une estimation des coûts en images qui résume les étapes :

Project budget cost estimation - infographic

Dans cette liste de contrôle d’estimation de projet, nous avons simplifié le processus de création d’une estimation de coût de projet en dix étapes simples. Ce sont les éléments de base qu’il vous faut maîtriser pour établir une estimation de coût solide pour votre projet :

1. Définissez l’idée

Obtenez un peu de clarté. Comprenez ce que vous faites, pourquoi et comment. Vous devez rapidement retravailler l’idée initiale en une solution viable qui correspond au budget, à l’échéancier et aux objectifs stratégiques du projet du client afin qu’elle donne des résultats.

2. Identifiez les éléments

Décomposez-la. Lorsque l’idée est claire, identifiez les produits livrables spécifiques et définissez le processus requis pour chacun d’entre eux afin de pouvoir estimer avec précision l’effort pour le budget total.

3. Faites vos recherches

Ne négligez aucun détail. Revenez à votre liste de contrôle pré-estimation et faites connaissance avec le client, les membres de l’équipe et l’historique du projet afin d’être clair sur les attentes, les budgets, les compétences, l’expérience et les performances passées.

4. Posez des questions difficiles

Demandez comment et pourquoi. Pour estimer correctement, vous devez être parfaitement clair sur tous les aspects du projet afin de pouvoir demander à votre équipe comment elle peut le réaliser au mieux, puis continuer à demander pourquoi – en sondant leurs estimations pour commencer à découvrir leurs hypothèses.

5. Préparez-vous à l’imprévu

Planifiez le plan B. Vos coûts prévus sont le cadet de vos soucis – ce sont les coûts imprévus qui sont le véritable obstacle. Les projets se déroulent rarement exactement comme prévu, alors tenez compte d’un montant approprié de budget pour le risque, des changements apportés au calendrier ou à la portée du projet et de l’incertitude de votre estimation afin que vous puissiez toujours respecter votre budget.

6. Connaissez vos limites d’estimation

Ne devinez pas. Connaissez votre horizon de planification et divisez le projet en phases afin de ne donner que des estimations pour les phases pour lesquelles vous pouvez fournir en toute confiance des coûts – pour le reste, ne fournissez que des estimations approximatives à distance.

7. Prise en compte des coûts cachés

Incluez tout. Assurez-vous d’inclure les coûts indirects du projet; pour la gestion du compte et du projet, pour l’estimation du projet, les matériaux de main-d’œuvre, les dépenses du projet, les rapports, la facturation, les frais de tiers, les déplacements et les frais de subsistance et la clôture du projet.

8. Vérifiez-le

Les erreurs coûtent cher. Examinez la liste de contrôle post-estimation pour vous assurer que les coûts de main-d’œuvre, les processus, les phases, les tâches, les cartes de taux, les taux de change, les formules et les coûts des tiers sont tous correctement comptabilisés et vérifiés deux fois pour en vérifier l’exactitude.

9. Mises en garde sur votre estimation

Ne vous exposez pas. Ne fournissez jamais une estimation des coûts sans inclure des hypothèses standard qui fournissent des détails sur les produits livrables, les attentes du client et les attentes en matière de communication, ainsi que sur la propriété des extraits finaux du projet.

10. Soyez intelligent

Le fait de vendre à perte ou de sur-vendre un projet crée des maux de tête plus tard dans le projet, alors essayez d’être aussi honnête et réaliste que possible; cela rendra les rapports plus simples et créera un climat de confiance avec vos clients.

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Ben Aston

Ben Aston

Je suis Ben Aston, chef de projet digital. Je travaille dans l'industrie depuis plus de 10 ans au Royaume-Uni dans les plus grandes agences digitales de Londres, notamment Dare, Wunderman, Lowe et DDB. J'ai tout livré, des vidéos virales aux CMS, en passant par les jeux flash, les bannières publicitaires, l'eCRM et les sites de commerce électronique. J'ai eu la chance de travailler pour un large éventail de bon clients: des marques automobiles comme Land Rover, Volkswagen et Honda, des marques utilitaires comme BT, British Gas et Exxon, des marques FMCG comme Unilever et des marques d'électronique grand public comme Sony.

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