16 principes clés de la gestion de projet expliqués

2. Confirmer le sponsor du projet

Une personne doit être responsable d'un projet, ce principe consiste donc à confirmer ou à trouver un sponsor. Même si vous gérez le projet au quotidien en tant que chef de projet, le sponsor est la personne responsable du projet.

Il détient le budget et contrôle le personnel ou d'autres ressources dont vous aurez besoin pour atteindre les objectifs du projet. Si le sponsor de votre projet n'est pas évident dès le départ, travaillez avec votre manager ou votre équipe projet pour trouver ou désigner un sponsor. Même si vous pensez ne pas en avoir besoin, il se peut que vous ayez besoin de soutien supplémentaire plus tard dans le projet.

3. Définir des objectifs et buts clairs pour le projet

Il est de votre responsabilité, en tant que chef de projet, d’être clair sur les buts et objectifs que votre projet doit atteindre. Ce qui est mesuré est géré, soyez donc stratégique sur ce principe. Si ce qui est mesuré ne correspond pas aux attentes des parties prenantes ou aux résultats attendus du projet, vous n’aurez pas de succès.

Pensez SMART pour fixer les objectifs et aligner les buts du projet : cela signifie spécifique, mesurable, atteignable, réaliste et temporellement défini. Même si un objectif ambitieux (c’est-à-dire un objectif qui va au-delà de ce que vous pouvez raisonnablement atteindre) peut convenir dans certains cas, il vaut mieux promettre moins et dépasser les attentes.

4. Documenter tous les acteurs du projet

Documenter les parties prenantes et leurs rôles dans votre projet est essentiel, surtout en agence ou dans d'autres organisations qui travaillent sur des projets avec des clients ou partenaires externes.

Je ne connais pas un seul chef de projet en agence qui n’a pas vu surgir à la dernière minute un acteur inattendu qui a totalement bouleversé le projet. Qu’il s’agisse de demandes de révisions sur des livrables validés ou de modifications du périmètre ou du calendrier du projet, j’ai tout vu.

Travaillez avec votre client ou votre sponsor pour lister dès le début tous les acteurs impactés par le projet. Même s’ils jurent que cette personne ne sera qu’un observateur silencieux, mieux vaut éviter les surprises.

Astuce bonus

Pensez à inclure dans tout contrat ce qu’on appelle parfois une clause “voix dans l’ombre”. Cela signifie que si un nouvel acteur intervient tardivement et exige des modifications, ces changements pourront être facturés.

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5. Établir un calendrier et une date de fin de projet

La planification de projet relève davantage de l’art que de la science exacte, et cela peut être particulièrement difficile pour les débutants. 

Vous devez tenir compte du temps nécessaire pour accomplir chaque tâche, ainsi que d’autres facteurs tels que d’autres projets en cours ou des priorités concurrentes, les congés, les maladies, des tâches prenant plus de temps que prévu, des délais d’obtention des validations, des ressources ou d’autres besoins.

Lors de la création du planning initial, ajoutez une marge de sécurité et soyez un peu pessimiste. Prévoyez que la date de fin du projet se situe dans la partie haute de votre fourchette estimée. Mais n’êtes pas trop pessimiste sinon vous risquez que votre équipe reste inactive sans travail planifié.

6. Rédiger un plan de projet

Une fois que vous avez défini vos jalons et votre calendrier de projet, élaborez un plan détaillé. Cette étape sera un peu différente si vous menez un projet agile. Dans ce cas, créez un plan de sprint avec votre équipe afin de préciser ce que vous souhaitez accomplir lors du prochain sprint.

Pour les projets en cascade (waterfall) ou hybrides, cette étape est beaucoup plus détaillée. Planifiez précisément ce qui sera réalisé, quand cela le sera, afin d’atteindre la fin du projet. Vous pouvez attribuer les tâches à des personnes spécifiques (si vous connaissez votre équipe projet) ou à des rôles. Cela peut ressembler à une répartition des tâches pour un développeur, un stratège de contenu et un designer.

7. Déterminer l’équipe projet & définir les rôles

Parfois, le calendrier du projet détermine aussi la composition de l’équipe (en fonction des disponibilités), et d’autres fois, le plan de projet est construit en tenant compte de la disponibilité des membres clés de l’équipe.

En déterminant l’équipe projet, réfléchissez aux exigences du projet et aux compétences nécessaires à votre équipe pour les satisfaire. Si vous savez qu’il existe des lacunes entre les compétences de l’équipe et celles requises, pas de panique — plusieurs options s’offrent à vous.

Vous pouvez demander à d’autres membres d’agir comme mentors, ou solliciter des collègues au sein de votre organisation pour qu’ils contribuent à votre projet. Si aucune de ces possibilités n’est envisageable, songez à faire appel à un prestataire externe ou à intégrer un membre temporaire afin de pallier tout manque de compétence.

Dans tous les cas, il est primordial de bien clarifier les rôles de chacun. Toute ambiguïté ou incertitude peut provoquer des problèmes dans la livraison du projet, voire nuire à la dynamique d’équipe. Le meilleur moyen reste de formaliser ceci à travers un tableau RACI.

Il vous faut également instaurer un plan afin que chacun rende des comptes sur ses missions. En tant que chef de projet, il vous revient de veiller à ce que tout le monde fasse ce qu’il a dit, dans le délai convenu !

8. Déterminer le budget du projet

Soyez clair sur le budget du projet avant de démarrer tout travail, et assurez-vous que ce budget soit adapté au calendrier afin de ne pas le consommer trop rapidement. Si vous travaillez sur des projets facturables, surveillez de près les coûts de main-d'œuvre, et réajustez rapidement si certains membres consomment (et dépensent) trop d’heures.

S’assurer que le budget soit suffisant pour terminer le projet est une compétence qui demande du temps à maîtriser. Les estimations de projet ne sont en général que des approximations du temps et du coût requis. 

Fixez-vous pour objectif de ne pas dépasser 10% d’écart — c’est un bon indicateur pour mesurer la qualité de votre prévision budgétaire. Si vous avez la possibilité d’obtenir un budget de contingence, demandez-en un. Il s’agit d’une réserve supplémentaire que vous pouvez intégrer en cas de besoin.

En fonction de votre cahier des charges ou de votre contrat, des consignes supplémentaires peuvent être exigées pour utiliser ce budget de réserve. Cela peut comprendre une validation par le client ou un autre intervenant, et/ou l’utilisation totale du budget initial au préalable.

9. Déterminer le périmètre du projet

En tant que chef de projet, l’une de vos responsabilités majeures est de bien comprendre le périmètre et d’éviter tout débordement de périmètre. Si le périmètre évolue en cours de projet, ce n’est pas grave : il vous suffit alors de traiter un avenant afin de documenter, faire valider et exécuter la modification.

Il peut être tentant d’en faire trop pour impressionner le client ou le commanditaire, mais ce n’est pas une bonne idée. Votre mission consiste à gérer les attentes et vous assurer que le client ou la partie prenante reçoive bien ce qu’il a commandé.

Imaginez que vous vendiez une voiture à un client : si son budget est modeste, il doit plutôt envisager une Toyota ou une Honda, pas une Ferrari. À vous de lui trouver la meilleure Toyota ou Honda possible, et non de lui offrir une Ferrari pour ce même budget. Il en va de même pour les projets digitaux.

Votre but est que votre client bénéficie au mieux du budget et du périmètre fixés. Gardez les surprises et les « waouh » pour la façon dont vous livrez certains éléments ou pour une petite valeur ajoutée à la toute fin.

10. Élaborer un plan de gestion des risques

Vous avez votre planning, votre périmètre, votre budget, vos parties prenantes et votre équipe projet. Tout est prévu dans votre logiciel de gestion de projet, jusqu’au moindre détail, et il ne vous reste plus qu’à exécuter. Qu'est-ce qui pourrait mal tourner ? (Ne répondez pas à ça...)

C’est là qu’intervient votre plan de gestion des risques. Énumérez tout ce qui pourrait potentiellement faire dérailler votre projet. Cela peut inclure :

• Épuiser le budget trop tôt
• Des parties prenantes qui tentent d’ajouter du périmètre supplémentaire
• Un changement des priorités dans l’organisation
• L’apparition d’une nouvelle technologie qui rend votre projet obsolète
• Un membre clé de l’équipe a besoin de beaucoup de congés ou d’absence pendant le projet
• Trop d’inconnues modifient au fil du temps la meilleure démarche à suivre pour le projet

Une fois votre liste de risques établie, travaillez avec l’équipe et les parties prenantes pour prévoir comment les atténuer. Par exemple, si vous craignez un dépassement du budget, pensez à réduire les dépenses initiales ou à rechercher des moyens de travailler plus efficacement. Si vous vous inquiétez de l’arrivée d’une nouvelle technologie, informez-vous et évaluez s’il vaut mieux réaliser le projet maintenant ou attendre de voir comment évoluent les choses. 

Chaque approche a ses avantages et ses inconvénients, donc réfléchissez bien à ce qui atténue le risque au mieux. Il est pratiquement impossible d’éliminer tous les risques sur un projet, et ce n’est pas le but. L’objectif est d’éliminer ou d’atténuer autant de risques que possible afin d’augmenter les chances de réussite du projet.

11. Créez un plan de gestion du changement

Votre plan de gestion du changement s’adresse principalement à ceux qui seront impactés par le projet. Commencez par réfléchir à tout ce qui va changer avec la réalisation de votre projet.

Prenons l’exemple d’un nouveau site web. Avec un nouveau site, les personnes chargées de le maintenir à jour devront apprendre à effectuer des modifications dans le back office. Et si vous apportez des changements, par exemple, aux formulaires de lead ou à leur destination, l’équipe marketing devra aussi apprendre à utiliser les nouveaux formulaires ainsi qu’à savoir où vont les données lorsqu’un formulaire est rempli.

Et qu’en est-il des visiteurs du site ? La politique de confidentialité ou les conditions d’utilisation seront-elles modifiées ? Veillez à ce que cela figure dans le plan et à communiquer fréquemment sur ces changements. Bien que de nombreux utilisateurs seront enthousiastes à l’idée du nouveau site, certains pourront résister. Prévoyez des solutions pour répondre à ces résistances et un accompagnement supplémentaire si nécessaire.

12. Créez un plan de communication

Je suis convaincu qu’aucune compétence n’est plus cruciale pour le chef de projet que la communication, et votre plan de communication a un impact majeur sur la performance de votre projet.

En plus des communications spécifiques avant, pendant et après le projet pour accompagner le plan de gestion du changement, il vous faut un plan pour faire circuler les points d’avancement, les retours et autres informations du projet auprès de votre équipe et de toutes les parties prenantes concernées.

Cela peut inclure :

• Des revues internes, des points d’équipe et des réunions individuelles avec les membres du projet
• Mises à jour de l’avancement (hebdomadaire, bimensuelle ou mensuelle)
• Relectures et validations par le client ou les parties prenantes
• Séances de feedback ou ateliers de travail
• Communications autour du lancement du projet
• Plans de formation
• Rétrospectives ou bilans post-projet

Assurez-vous que tous les membres de l’équipe sont connectés, bien informés et soutenus. Si certains se sentent exclus ou pas au courant, cela peut avoir un effet négatif. Mais ne consacrez pas non plus tant de temps aux réunions et aux communications qu’il n’en reste plus suffisamment pour le travail sur le projet.

13. Créez un plan d’assurance qualité

En tant que chef de projet, vous êtes responsable de la qualité sur vos projets. Tout comme pour la gestion des risques et la gestion du changement, vous allez élaborer un plan d’assurance qualité pour garantir que l’équipe livre un travail de grande qualité.

À quoi ressemblent les phases de test et contrôle qualité du projet ? Quel est le seuil minimal d’acceptation et jusqu’où pouvez-vous aller pour dépasser cet objectif ?

14. Concentrez-vous sur la création de valeur

Si vous demandiez à 10 (ou 100) parties prenantes différentes comment leur chef de projet apporte de la valeur, vous obtiendriez 10 (ou 100) réponses différentes. Il ne s’agit pas seulement des livrables de projet et des plannings. Il s’agit de faire avancer le projet en assurant une bonne collaboration de l’équipe ET d’atteindre les résultats attendus.

Quel que soit le temps que vous passiez à étudier des stratégies de gestion de projet dans des manuels comme le PMBOK, ils ne pourront pas vous indiquer exactement comment faire, car cela sera différent pour chaque projet et chaque équipe sur laquelle vous travaillez.

15. Surveillez l’Avancement & la Performance

Les plannings de projet ne sont presque jamais des éléments que l’on peut mettre en place et oublier. Les phases de retours s’allongent. Les livrables doivent être ajustés. L’équipe commence à fatiguer à force de trop changer de contexte.

Cela fait partie de votre rôle en tant que chef de projet : garder un œil attentif sur l’avancement du projet et la performance de l’équipe. Une particularité fréquente dans de nombreuses organisations est que les membres de l’équipe projet ne rapportent pas directement au chef de projet. Ainsi, lorsque des problèmes de performance apparaissent, vous devrez collaborer avec d’autres responsables de l’organisation pour les résoudre.

16. Clôturez le Projet & Documentez les Enseignements Tirés

Toutes les bonnes choses ont une fin, et il en va de même pour vos projets. Lorsque tous les livrables ont été remis et validés, il est temps de débuter votre liste de clôture de projet et de documenter les enseignements tirés dans un modèle.

Votre liste de clôture devrait inclure des éléments comme s’assurer que les dernières factures ont été envoyées, révoquer les accès aux disques partagés ou aux programmes, et archiver le projet dans vos outils de gestion de projet. Vous voudrez peut-être aussi envoyer un sondage de satisfaction client.

Pour documenter les enseignements tirés, organisez une rétrospective de projet ou un bilan de fin de projet. Si vous ne pouvez pas réunir l’équipe, envoyez un questionnaire afin que chacun puisse s’exprimer. Les informations recueillies ici pourront aider vos futurs projets à mieux se dérouler, et les lacunes des processus pourront être corrigées.

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