Prévision des ressources : meilleures pratiques, étapes et exemples

Cela se fait généralement à l’aide d’un logiciel de gestion des ressources.

Quels facteurs influencent la prévision des ressources ?

Lors de la planification d’un nouveau projet, commencez par bien comprendre son type, sa portée et le cadre de livraison. Ces informations orienteront vos choix pour la planification des capacités concernant les ressources disponibles. Parmi les indicateurs d’utilisation des ressources qui permettent de prendre de bonnes décisions :

• Budget : La connaissance de votre budget vous permet de prioriser le retour sur investissement du projet en allouant stratégiquement les ressources aux différentes activités. Un bon budget est clair sur les priorités stratégiques et intègre une marge de risque adaptée (entre 10 et 20 %).
• Périmètre : Un périmètre bien défini guide et permet d’identifier les ressources du projet. C’est la boussole à consulter pour le dérive du périmètre, qui peut nuire à l’exactitude de la prévision des ressources.
• Niveau de compétence et d’expérience des membres de l’équipe : Les membres se voient attribuer des tâches différentes, et l’effort nécessaire (LOE) pour les réaliser varie selon chacun. Pour une prévision saine, assignez les membres hautement qualifiés/expérimentés aux tâches critiques, les membres moins expérimentés aux tâches moins essentielles et répartissez les tâches récurrentes/redondantes de façon appropriée.
• Congés et absences imprévues : L’assiduité influence fortement la justesse de la prévision si les congés programmés ou l’estimation des absences ne sont pas intégrés. Pour limiter les absences inattendues, cultivez des liens solides basés sur une communication positive et régulière, la confiance, la transparence et un management qui garantit la sécurité psychologique.
• Membres à temps plein versus freelance ou temps partiel : Vous pouvez optimiser la stratégie de prévision en évaluant comment utiliser au mieux les ressources internes (en CDI) et quand il faut sous-traiter (freelances, CDD ou intérim). Les employés à temps plein sont économiquement pertinents pour les tâches de longue durée. Un collaborateur à temps partiel ou indépendant convient pour des missions spécialisées de courte durée.
• Projets à venir et imprévus : Avoir une bonne lisibilité des priorités et intégrer de la souplesse dans votre prévision permet d’anticiper les besoins futurs au sein du portefeuille pour soutenir les plannings de projets. Maintenez la flexibilité de l’équipe avec un taux de charge de 80 % sur la semaine. Si vos collaborateurs sont à 100 %, votre capacité d’agilité face aux risques ou à des imprévus est nulle, et votre prévision n’aura plus de valeur. 80 % est le nouveau 100 % pour éviter l’épuisement.
• Outils et technologies organisationnels déterminent votre accès, visibilité et capacité en planification des ressources afin de prendre des décisions stratégiques pour optimiser la performance des projets. Les bons outils de gestion des ressources permettent de limiter les risques et d’assurer la rentabilité.

Pourquoi la prévision des ressources est-elle importante ?

La prévision des ressources est un effort de planification crucial, directement lié à la santé du projet et à sa réussite. Optimiser la façon dont vous planifiez les projets vous permet de contrôler plus efficacement les résultats des projets.

Des prévisions de ressources précises mènent à des résultats de projet réussis, tels que des livraisons dans les délais et une solide performance financière. La prévision des ressources permettra de prendre en compte les besoins en ressources au niveau du portefeuille, réduisant ainsi les retards dus à la planification. 

Répéter cette bonne pratique vous donnera accès à des points de référence en matière de connaissances pour vos futurs projets afin d'assurer leur santé. Une prévision des ressources fournit aux parties prenantes et aux chefs de projet tout ce dont ils ont besoin pour prendre des décisions éclairées.

Comment prévoir les ressources d’un projet en 7 étapes

Voici comment prévoir les ressources d'un projet et en faire une pratique régulière de gestion des ressources projet :

Lead Smarter in the Age of AI

Join the DPM community for access to exclusive content, practical templates, member-only events, and weekly leadership insights - it’s free to join.

Sign up with:

LinkedInGoogleMicrosoft

Or sign up with email:

LinkedIn

This field is for validation purposes and should be left unchanged.

Name*

First name Last name

Business email*

This field is hidden when viewing the form

Free Account Module

Bottom BarLanding PageFooterInlinePop UpSidebarSSO

LinkedIn profile

Seniority*

Select an optionExecutive / C-suiteVPDirectorManagerIndividual ContributorOther

Company's AI adoption maturity*

Select an optionExploring opportunitiesRunning pilotsScaling adoptionEmbedded in the business model

1. Passez en revue votre pipeline de projets (portefeuille de programmes et de projets) 

Examiner votre portefeuille de projets vous permettra de clarifier quelles ressources partagées sont utilisées sur d’autres projets. Vous devez communiquer avec les autres chefs de projets afin de collaborer sur l’intégration efficace de votre projet dans le portefeuille sans perturber les autres projets. 

Faire cela vous fournira une idée du moment où votre projet pourra être lancé et une durée réaliste, basée sur la capacité partagée des ressources humaines. Une fois le pipeline ou le portefeuille analysé, vous pouvez déterminer l'ensemble des ressources requises et les compétences nécessaires au projet pour estimer le temps et le budget.

Actions à entreprendre :

• Utilisez votre logiciel de gestion de projet pour cartographier votre pipeline de projets.
• Planifiez des réunions avec les autres chefs de projets pour discuter de l’allocation des ressources.
• Ajustez les échéanciers du projet en fonction de la disponibilité des ressources partagées.

2. Déterminez les ressources et compétences nécessaires au projet

Utilisez vos connaissances opérationnelles des ressources et compétences nécessaires en créant une structure de répartition des ressources (RBS). Réfléchissez à la portée du projet et listez les compétences, niveaux d’expérience, types de contrats, équipements, logiciels et matériaux requis. Incluez tous les coûts, directs et indirects, pour élaborer une prévision budgétaire complète. N’oubliez pas de prendre en compte les frais tels que les déplacements, permis, outils et autres charges.

Une fois les ressources et compétences identifiées, vous pouvez consulter les données de projets similaires pour vous aider dans votre planification de gestion des ressources.

Actions à entreprendre :

• Créez une RBS détaillée dans votre outil de gestion des ressources.
• Répertoriez toutes les compétences, ressources et coûts nécessaires.
• Appuyez-vous sur les données de projets passés pour informer vos estimations budgétaires.

3. Analysez les données de projets précédents similaires 

Ensuite, faites un benchmark entre les données historiques de projets et votre projet actuel. Qu’est-ce qui a bien fonctionné dans la gestion des ressources précédentes ? Quels points devaient être améliorés ? Notez quelles estimations des ressources du projet différaient le plus des résultats réels.

Après analyse des données de projets passés, documentez comment, en tant que chef de projet, vous mettrez en œuvre les axes d’amélioration dans votre propre projet. Veillez à anticiper les risques potentiels aux étapes importantes du déroulement du projet.

En analysant les données des projets antérieurs, vous pourrez déterminer l’accessibilité aux ressources et les compétences nécessaires, apportant ainsi une structure fiable à votre prévision des ressources.

Actions à entreprendre :

• Utilisez votre logiciel de gestion de projet ou un logiciel de reporting pour agences marketing pour générer des rapports sur des projets similaires passés.
• Identifiez les tendances dans l’utilisation des ressources et ajustez vos prévisions en conséquence.
• Documentez les améliorations et les stratégies d’atténuation des risques liés aux ressources.

4. Déterminez la disponibilité des ressources et les compétences de votre équipe

Explorez les profils existants des membres de l’équipe dans votre logiciel de gestion des flux de travail. Identifiez qui possède les compétences nécessaires à votre projet et vérifiez leur disponibilité.

Si certains membres de l’équipe sont indisponibles, discutez d’une éventuelle flexibilité dans leurs horaires. Une fois que vous savez quels membres de l’équipe possèdent les compétences requises et avez confirmé leur disponibilité, vous pouvez les affecter aux missions du projet. 

Pour toutes les autres ressources, l’identification du temps, du coût et du processus d’accès sera variable. Il est essentiel de documenter ces variables dans votre prévision des ressources afin de suivre l’acquisition et l’utilisation de toutes les ressources sur un projet. Une fois la disponibilité des ressources et les compétences déterminées, vous pouvez formaliser l’attribution des membres de l’équipe aux différentes missions. 

Actions à mener :

• Mettez à jour les profils des membres de l’équipe dans votre logiciel avec leurs compétences et disponibilités.
• Confirmez la disponibilité des ressources avec votre équipe.
• Ajustez les affectations de projets en fonction de la charge des membres de l’équipe.

5. Faites correspondre les ressources aux missions

Une fois que vous avez identifié les compétences nécessaires à votre projet, vous pouvez commencer à attribuer les tâches à votre équipe. Il est important d’échanger avec les membres de votre équipe pour mieux comprendre la complexité des différentes tâches du projet. Ils peuvent avoir des idées sur la durée des tâches, les ressources requises et les éventuels retards. Une fois les ressources assorties aux missions, vous pouvez estimer l’effort et le temps nécessaire pour chaque tâche. 

Actions à mener :

• Utilisez un logiciel de gestion de projet pour affecter les ressources aux tâches.
• Communiquez avec les membres de l’équipe pour affiner les estimations de tâches.
• Ajustez les affectations si nécessaire afin d’assurer une allocation optimale des ressources.

6. Tenez compte des absences imprévues, du turnover et des tendances de recrutement

Il est impératif en matière de prévision des ressources de prendre en compte les absences imprévues ou planifiées, le turnover et les tendances de recrutement. En le faisant, vous garantirez la bonne santé du projet en anticipant et en atténuant l’impact potentiel de ces facteurs sur les délais et le budget du projet. 

Les chefs de projet peuvent utiliser des techniques de tampon et élaborer des plans de contingence pour pallier les absences. La planification de la relève est un moyen interne utile pour gérer le turnover, en complément d’une stratégie d’embauche proactive.

Actions à mener :

• Intégrez des plans de contingence dans votre planning de projet.
• Polyvalencez les membres de l’équipe et documentez les processus clés.
• Restez informé des tendances du secteur en matière de recrutement et ajustez vos plans en conséquence.

Voici quelques techniques pour vous aider à vous préparer :

• Comblez les périodes d’absence planifiées dès la phase de planification (prévoir un chef de projet remplaçant pour le projet, s’il y a des absences programmées)
• Recrutez de manière anticipée et accordez du temps à cette démarche
• Traitez rapidement les écarts de compétences en ressources (vous pouvez les identifier grâce à une analyse des écarts de ressources)
• Assurez des communications fréquentes et ciblées entre vous-même et l’équipe
• Formez les membres de l’équipe projet à de nouvelles compétences, s’ils sont intéressés et susceptibles d’apporter leur aide en cas d’absence
• Tirez parti des outils d’automatisation des flux de travail
• Encouragez autant que possible la flexibilité du travail afin de permettre aux personnes de travailler de n’importe où selon leurs besoins

7. Surveillez et ajustez si besoin

Une prévision des ressources n'est qu'un des composants d’un excellent plan de gestion des ressources projet. Vous devez surveiller en continu votre projet et ajuster vos prévisions de ressources si besoin, en vous appuyant sur des données en temps réel et des outils de communication renforcés afin de rester flexible et réactif face aux changements.

Je recommande d’utiliser un logiciel de gestion des ressources pour suivre et adapter les activités du projet si nécessaire. Ces outils deviennent des alliés fiables pour donner une visibilité sur les personnes, les plannings et l’état d’avancement des activités. Les bénéfices de la collaboration interfonctionnelle sont rendus simples et accessibles. 

Avec une communication centralisée améliorée, vous pouvez rester flexible et réagir rapidement aux changements.

Actions à entreprendre :

• Utilisez votre logiciel de gestion de projet pour suivre l’avancement et effectuer des ajustements.
• Prévoyez des points réguliers avec votre équipe pour discuter de l’allocation des ressources.
• Mettez à jour vos prévisions de ressources en fonction des données et retours en temps réel.

Meilleurs logiciels de gestion des ressources

Les meilleurs outils pour planifier, suivre et optimiser les ressources projet.

Clicks on the links below may earn a commission, which supports our independent testing and review of software and services. Learn more about how we stay transparent.

1. 1. Celoxis — Idéal pour les outils de gestion des ressources alimentés par l’IA
2. 2. Dayshape — Meilleure gestion des ressources basée sur l’IA pour les cabinets de services professionnels
3. 3. Scoro — Idéal pour anticiper l'utilisation de l'équipe
4. 4. Rocketlane — Idéal pour une collaboration unifiée avec les clients
5. 5. Float.com — Idéal pour la gestion des ressources avec visibilité financière
6. 6. Kantata — Idéal pour une gestion des ressources centrée sur l’humain
7. 7. Hub Planner by Milient — Idéal pour les entreprises de taille moyenne et les grandes entreprises
8. 8. Saviom — Idéal pour la planification des ressources et la gestion de la capacité
9. 9. Retain — Idéal pour les organisations complexes multi-départements
10. 10. monday.com — Idéal pour une planification simple de la charge de travail

Un logiciel de prévision de projet s’avère également utile pour anticiper de manière globale les ressources, plannings et budgets projet.

Exemple de prévision des ressources

Voici un exemple de la manière dont vous pourriez réaliser des prévisions de ressources sur un projet type. 

1. Présentation du projet

• Nom : The Fun App
• Durée : 4 mois

2. Vue d’ensemble des ressources

Sur la base de la définition du périmètre, vous aurez déjà une idée de ce qui sera nécessaire. Néanmoins, cela ne suffira pas à établir la liste complète des ressources. Vous devez décomposer votre périmètre en une structure de découpage du projet (WBS). Ceci peut être fait à l’aide d’un tableau blanc numérique, d’un logiciel WBS spécifique ou d’un modèle WBS.

Dans votre WBS, vous verrez les tâches et activités nécessaires à l’aboutissement du projet. Vous pourrez alors vous demander ce qui est requis pour chaque livrable et mener une analyse des compétences. Avec une idée claire de ce qu’il faut, vous pouvez estimer les ressources pour chaque tâche. 

Ensuite, calculez la durée de chaque tâche du WBS. Avec cette information, vérifiez la disponibilité de vos membres d’équipe et des autres ressources. Faites-vous face à des risques ?

Identifiez les risques potentiels à intégrer à votre plan de gestion des risques – tenez compte des absences, du marché et de la technologie. Évaluez comment ces facteurs peuvent impacter le projet et ajustez en conséquence. 

Élaborez votre plan de prévision des ressources en décrivant précisément comment toutes les ressources du projet seront réparties et gérées pendant la durée du projet. Définissez clairement et ouvertement les rôles et responsabilités, et ayez votre plan de contingence prêt : il est votre meilleur allié pour anticiper l’avenir.

Voici ce que renvoie cet exercice :

Équipe projet : composée de personnel interne et d’un rédacteur freelance

• Chef de projet x1 : responsable de la santé du projet, de la livraison et de l’identification des besoins du client
• Designer d’application x1 : responsable du parcours utilisateur, du wireframing, de la conception selon les besoins du code et de la maquette visuelle complète
• Développeur d’application x1 : responsable du bon fonctionnement du périmètre applicatif, d’un prototype finalisé et fonctionnel, et de la réussite de la mise en ligne
• Créatif visuel x1 : responsable de l’ensemble du contenu visuel
• Rédacteur freelance x1 : responsable de l’ensemble du contenu écrit
• Testeur assurance qualité x1 : chargé de tester et corriger les problèmes/bugs de l’application

Autres ressources : 

• Licences de logiciels de conception et développement x2 @100 par licence
• Honoraires du freelance x1 @ $50 par heure
• Équipement : existant, pas de nouveaux coûts matériels
• Matériel : espace de bureau existant, pas de nouveaux coûts matériels

3. Répartition des ressources

• Phase 1 : Conception
  • Designer, Chef de projet
• Phase 2 : Création de contenu
  • Créatif visuel & Rédacteur freelance, Chef de projet
• Phase 3 : Développement
  • Développeur, Chef de projet
• Phase 4 : Tests & révisions
  • Testeur assurance qualité, Chef de projet
• Phase 5 : Lancement
  • Développeur, Chef de projet

4. Plan de secours

• Absences :
  • Un registre de contacts contractuels pour remplacer en cas d'absence d'un rédacteur.
  • Personnel interne aux compétences transversales pouvant intervenir en remplacement du designer, développeur ou chef de projet absent
  • Le client peut fournir des retours au début et à la fin de chaque phase.

5. Suivi et ajustement

• Suivre l’avancement du projet dans le logiciel d’automatisation du flux de travail (gestion de projet) et ajuster les tâches, les modèles d'allocation ou le temps si nécessaire afin de garantir la bonne santé du projet.
• Exploiter les marges de tolérance aux risques pour s’adapter aux imprévus.

Meilleures pratiques pour la prévision des ressources

Les meilleures pratiques en matière de prévision des ressources en gestion de projet vous aideront à optimiser et à standardiser les méthodes pour garantir la réussite de nombreux projets. 

• Anticipez : Explorez ce qui sera nécessaire, quand et pour combien de temps en suivant les étapes ci-dessus. 
• Optimisez l’allocation des ressources : Passez plus de temps sur les tâches facturables ou à forte valeur, et moins sur les « tâches périphériques ». 
• Soyez prêt à vous adapter : Le changement est inévitable. Prévoyez de la flexibilité dans le temps et le budget du projet, surtout si les prévisions se sont historiquement révélées imparfaites.
• Utilisez un logiciel de gestion de projet : Les outils d’automatisation des flux et de prévision portent différents noms mais offrent des fonctionnalités similaires. Choisissez-en un pour optimiser la performance du projet et de l’équipe.
• Communiquez et collaborez : Avec l’équipe-projet, au sein de l’entreprise, avec les parties prenantes et votre réseau. Soyez cohérent et approprié dans votre communication pour renforcer les relations. La communication et la collaboration vous aident à accéder aux ressources, combler les lacunes et mobiliser votre réseau pour déjouer les défis, qu’il s’agisse d’une offre sur des licences logicielles ou du remplacement d’un collaborateur absent.    
• Vérifiez et mettez à jour régulièrement la prévision des ressources : Cela vous permet de rester sur la bonne voie, de réduire les risques et de réagir rapidement si d’autres équipes métier ou projets ont besoin d’emprunter des ressources. 
• Pratiquez : Testez de nouvelles compétences en gestion des ressources et pratiquez régulièrement. C’est une compétence : chaque exercice apporte des résultats.

Retrouvez plus de meilleures pratiques de gestion des ressources ici. 

Défis courants dans la prévision des ressources

Pas d’inquiétude si vous rencontrez des difficultés dans la prévision des ressources. Elles surgissent toujours. L’important n’est pas de les éviter, mais d’être prêt avec un plan lorsqu’un défi se présente. Affrontez les enjeux avec courage et tact. 

• Planification des ressources : Prévoyez une solution de remplacement pour les membres de l'équipe ayant un congé prévu et formez en interne des collaborateurs afin qu'ils puissent intervenir, ce qui permet d’éviter les frais de recrutement et les retards. Ne surbookez jamais vos employés et utilisez un outil de planification des ressources ou une plateforme de planification de la capacité pour surveiller la capacité. 
• Retards côté client : Les clients peuvent ralentir la progression s'ils mettent du temps à communiquer. Envisagez d’intégrer des exigences de retour d’information dans le contrat. 
• Échéances de projet inexactes : Pour éviter une surcharge des ressources voire l’échec du projet, tenez compte du portefeuille de projets et des besoins de votre projet, puis collaborez avec les membres de l’équipe afin d’insérer les projets tout en maintenant un portefeuille équilibré. Les compétences en communication et en négociation sont essentielles.
• Transparence budgétaire : Assurez-vous d’avoir accès à la liste complète de tous les postes du budget du projet et à leurs estimations, qui doivent s’additionner au budget total du projet. Au fur et à mesure de la saisie des dépenses réelles, ajoutez-les au budget et suivez les écarts. Maintenez la santé budgétaire en comparant les devis aux factures, en garantissant l’exactitude et seulement des écarts raisonnables. 

Restez en avance et rejoignez-nous pour encore plus de conseils en gestion de projet

Vous êtes ici parce que vous êtes passionné(e) et déterminé(e) à accomplir un travail remarquable. Votre curiosité est votre super-pouvoir pour surmonter les défis auxquels vous faites face. Restez ambitieux, cher ami. Vous irez loin, et nous sommes là pour vous accompagner dans votre parcours !

Vous souhaitez échanger avec d'autres chefs de projet digital pour partager des ressources et des bonnes pratiques ? Rejoignez notre communauté de membres et accédez à plus de 100 modèles, exemples et cas concrets. Échangez avec des centaines d'autres chefs de projet digital sur Slack.