6 diapositives de présentation du lancement de projet pour aligner l’équipe
Imaginons que vous soyez fin prêt pour votre réunion de lancement de projet. Vous avez préparé un ordre du jour, envoyé une invitation à la réunion, préparé votre équipe avec un lancement en interne et rencontré le client au préalable.
Vous vous retrouvez maintenant devant le sponsor du projet et votre équipe projet, prêt à présenter, mais sans aucun support visuel permettant au client de suivre. Créer une présentation de lancement de projet élégante et très soignée vous aidera à éviter ce scénario.
Que doit contenir votre présentation de réunion de lancement de projet ?
Avant toute chose, assurez-vous que votre présentation PowerPoint (ou Google Slides) de réunion de lancement de projet correspond à votre ordre du jour. Vous ne voulez pas semer la confusion parmi les participants pendant la réunion de lancement avec des diapositives qui ne correspondent pas aux points de l’ordre du jour.
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Voici un exemple de plan que peut suivre votre présentation de réunion de lancement de projet, conforme à notre ordre du jour. Veillez à ce que vos diapositives contiennent des versions sous forme de puces des points que vous aborderez. Personne ne veut lire des paragraphes entiers qui correspondent exactement à ce qui est dit à voix haute.
Présentations
Il ne s’agit pas seulement de présenter les noms et les rôles des membres de votre équipe. N’oubliez pas :
- Des visages souriants et joyeux, ainsi qu’un organigramme
- Quelques informations sur votre agence : ce que vous faites et comment vous le faites (assurez-vous que tout soit très pertinent ; personne ne veut assister à un cours d’histoire de l’agence)
Contexte du projet
Vous souhaitez absolument obtenir l’avis du client sur cette section. N’oubliez pas de lui demander son contenu afin de pouvoir l’ajouter à votre présentation avant la réunion. Devoir passer d’une présentation ou d’un ordinateur portable à l’autre pendant la réunion fait perdre du temps et nuit à son bon déroulement.
Présentation du projet
Là encore, vous voudrez obtenir l’avis du client. Une fois que celui-ci aura détaillé cette section, ajoutez toutes les autres notes ou informations recueillies lors de la phase de découverte du nouveau projet qui seront pertinentes pour les membres de votre équipe projet et les principales parties prenantes. Assurez-vous que les éléments suivants sont abordés :
- Objectif du projet
- Compréhension du projet
- Objectifs du projet
- Le problème métier que le projet est censé résoudre
- Périmètre du projet
Réussite
Idéalement, vous en aurez brièvement discuté avec le client lors de la réunion préalable au lancement, afin de partager une première compréhension de ce à quoi ressemble un projet réussi. Ajoutez ces notes à la présentation.
Si ce n’est pas le cas, vous pouvez inclure certains KPI, des mesures de réussite ou d’autres indicateurs de réussite du projet que vous utilisez habituellement pour ce type de projet ou ce secteur d’activité précis. Laissez ce point ouvert à la discussion avec le client, afin que son avis soit également pris en compte.
Gestion de projet
Abordez ici les éléments standards de gestion de projet mentionnés dans l’ordre du jour :
- Plan de projet
- Calendrier et jalons du projet (les diagrammes de Gantt sont très utiles ici !)
- Méthodologie
- Tâches et livrables spécifiques (un bref aperçu de votre diagramme RACI est généralement une bonne idée)
- Risques et dépendances
- Plan de communication, canaux de communication et plan de travail en équipe
- Plan de gestion du changement
- Rapports d’avancement du projet et suivi de la progression du projet
N’hésitez pas à utiliser une nouvelle diapositive pour chaque sujet et à garder des diapositives courtes et concises.
Autres sujets
Cette partie est un peu plus ouverte : laissez le client décider de ce qui doit encore être abordé. Vous pouvez également inviter votre équipe projet à s’exprimer si le temps le permet (même s’il pourrait être utile de filtrer leurs questions avant la réunion !)
Prochaines étapes
Indiquez ce qui doit être fait ensuite, tant du côté de l’équipe projet que du côté du client. Dressez clairement la liste des actions à effectuer, des échéances et du moment où vous, en tant que chef de projet, assurerez le suivi. La clarté des tâches et la fermeté concernant les échéances vous aideront à obtenir l’adhésion de l’équipe projet et du client.
Modèle d’ordre du jour d’une réunion de lancement de projet
Téléchargez notre modèle d’ordre du jour d’une réunion de lancement de projet et prenez une longueur d’avance sur votre prochain lancement de projet. Nous avons également inclus un exemple afin que vous puissiez voir exactement comment le remplir. Il est très utile pour créer votre propre ordre du jour ainsi que votre propre présentation de réunion de lancement de projet.
Ce modèle est disponible via l’adhésion à DPM, ainsi qu’une variété d’autres modèles de lancement de projet.
Quelle est la prochaine étape ?
Vous êtes prêt à organiser votre réunion de lancement de projet ! N’oubliez pas qu’il s’agit d’une étape essentielle du processus de démarrage du projet—l’objectif du lancement est de vous assurer que vous et votre équipe comprenez parfaitement ce que souhaite le client et de définir les attentes avec lui.
Il est également judicieux d’organiser un dernier point de 10 minutes avec l’équipe projet juste avant la réunion de lancement avec le client (indépendamment de votre réunion interne de lancement de projet), afin de vous assurer que tout le monde est sur la même longueur d’onde.
Pour en savoir plus sur les lancements de projet et les autres activités de démarrage de projet, abonnez-vous à la newsletter de The Digital Project Manager.
