Comment faire une planification de la demande en ressources : 5 étapes clés
La capacité compte: La demande en ressources et la capacité ne sont pas identiques—connaître la demande vous aide à trouver les membres de l'équipe ayant la capacité et les compétences nécessaires (ou à recruter plus de collaborateurs si besoin).
Les estimations font tout: Créez des estimations précises en vous basant sur des expériences passées ou des consultations avec les parties prenantes—vous pouvez utiliser cela pour calculer la demande en ressources et vous assurer que l'équipe gère efficacement son temps.
Utilisez des outils logiciels: Les logiciels de gestion des ressources peuvent vous aider à gagner du temps et à créer facilement des estimations précises, calculer la demande et la capacité, et attribuer les tâches à l'équipe.
L’un des plus grands défis en gestion de projet est de constituer la bonne équipe dotée des compétences adaptées pour atteindre les objectifs fixés. Il est tout aussi important d’identifier précisément la demande en ressources — c’est-à-dire le nombre d’heures nécessaires pour mener à bien les activités du projet.
Dans cet article, je vais expliquer comment prévoir la demande en ressources pour vos projets et partager quelques outils de gestion des ressources ainsi que des bonnes pratiques pour simplifier le processus de planification.
Qu’est-ce que la demande en ressources ?
La demande en ressources mesure le nombre de personnes nécessaires, ainsi que les compétences requises, pour atteindre les objectifs du projet. Outre les ressources humaines, la demande en ressources englobe également tout équipement et matériel pouvant être nécessaires à la réalisation du projet.
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Pour un projet de site web, la demande en ressources inclut les designers, ingénieurs et commerciaux essentiels à un lancement réussi. Sans designers, l’équipe pourrait manquer des compétences nécessaires pour répondre aux exigences du projet.
La demande en ressources comprend aussi des éléments comme le coût de la location du nom de domaine, les licences logicielles nécessaires et tout matériel requis (par exemple, des appareils de test).
Demande en ressources vs Capacité des ressources
Les ressources nécessaires pour atteindre avec succès les objectifs d’un projet (demande en ressources) ne correspondent pas toujours au temps que ces ressources peuvent effectivement consacrer à vos projets (capacité des ressources). C’est pourquoi certains responsables des ressources utilisent des techniques telles que la planification de capacité grossière avant même de procéder à une analyse détaillée capacité vs demande.
La capacité des ressources fait référence au temps que les ressources existantes peuvent réellement allouer à votre projet sans se surcharger. Il est important de noter que la capacité des ressources est légèrement différente de la disponibilité des ressources.
C’est-à-dire que même si une personne est disponible à temps plein sur votre projet, sa production reste limitée par des considérations pratiques (par exemple, congés payés, arrêts maladie, pauses, sommeil, etc.).
En gardant ces contraintes à l’esprit, il est préférable de considérer la capacité des ressources comme la production qu’un membre de l’équipe peut fournir sur une période donnée.
Pour en savoir plus sur la planification de la capacité, consultez notre guide complet sur la planification de la charge de travail et la liste des meilleurs logiciels de planification de capacité.
Pourquoi la planification de la demande en ressources est-elle importante ?
La planification de la demande en ressources aide un chef de projet à :
- Staffer les projets de manière appropriée : Comprendre les besoins en ressources de votre portefeuille de projets existants vous aide à identifier les membres d’équipe les plus adaptés pour réaliser le travail. En cas de lacunes, vous pouvez planifier pour les combler — que ce soit par un recrutement en interne ou par la sous-traitance à une entreprise de services professionnels.
- Anticiper la future demande en ressources : Anticiper les besoins futurs en ressources vous aide à prévenir les pénuries de personnel et à éviter les problèmes liés à l’utilisation excessive des ressources et/ou à la suroccupation. Réalisée correctement, cette démarche permet également d’éviter les conflits potentiels. Utilisez la prévision des ressources comme occasion de dialoguer avec vos parties prenantes à propos du pipeline de projets et assurez-vous de disposer des ressources adaptées aux prochaines étapes.
- Favoriser la motivation des employés et améliorer la performance : L’attribution des tâches selon les compétences et objectifs de carrière favorise la motivation, l’engagement et la performance. Cela améliore aussi la rétention et la rentabilité.
Comment anticiper la demande en ressources
Si vous investissez du temps dans la mise en place de votre processus de planification, vous pourrez utiliser les données collectées pour soutenir à la fois la planification de scénarios futurs et la prise de décision en temps réel lors de l'exécution du projet. La planification de la demande en ressources comporte cinq étapes clés :
1. Identifier les tâches
Commencez par identifier les activités qui doivent être accomplies pour atteindre les objectifs du projet. Pour établir une liste exhaustive, fiez-vous à l'expérience acquise lors de projets précédents (votre expérience personnelle et tout retour d'expérience organisationnel), à vos compétences en pensée critique, ainsi qu'à des discussions avec vos parties prenantes.
Pour le lancement d'une application mobile, les activités types pourraient inclure la conception de l'interface utilisateur de l'application, l'écriture du code, les tests et la création d'une campagne marketing pour promouvoir sa sortie.
2. Estimer la durée de chaque tâche
Une fois la liste des activités établie, estimez le temps nécessaire pour accomplir chacune d’elles. Il vous faudra aussi déterminer quels types de ressources humaines sont nécessaires pour chaque activité.
Par exemple, un lancement d'application mobile peut nécessiter 80 heures de développement—65 pour un développeur junior, 10 pour un senior, et 5 pour l’assurance qualité (QA).
Si possible, utilisez les données de projets antérieurs pour informer vos estimations de projet. Si vous ne disposez pas de données historiques, consultez vos parties prenantes afin d'élaborer une fourchette d'estimations.
3. Calculer la demande
Faites la somme des durées estimées pour l'ensemble des tâches du projet afin d'établir un prévisionnel de demande. Si vous gérez un portefeuille de projets, récapitulez la durée pour chaque projet de l'organisation afin de calculer la demande de ressources au niveau du portefeuille.
Il est conseillé de déterminer une demande globale (nombre total d'heures) ainsi qu'une ventilation des heures nécessaires par rôle ou expertise.
4. Ajouter une marge de sécurité
Si vous n'avez pas prévu une marge dans vos estimations de durée à l’étape 2, il faudra alors intégrer une marge de sécurité au niveau du projet.
Un taux de 10 % de marge de sécurité est une bonne pratique pour anticiper tout problème imprévu de planification des ressources susceptible de fausser vos estimations.
5. Définir des personnes "bouchons" (placeholders)
Une fois que vous avez une vision préliminaire de la demande de ressources pour votre projet, définissez des personnes « bouchons » pour accomplir les tâches que vous avez estimées.
Vous pouvez comparer la demande en ressources et le planning de ce projet avec les ressources disponibles dans votre organisation pour établir une première vue de l’allocation des ressources.
Outils pour prévoir la demande en ressources
Un logiciel de gestion des ressources peut être un outil précieux pour aider les chefs de projet à planifier la demande en ressources. Par exemple, une fois que vous saisissez les données relatives à la demande prévue, la fonctionnalité de planification de scénarios permet d’expérimenter différents modèles d’allocation des ressources.
Une fois vos projets dotés en personnel, vous pouvez créer des tableaux de bord affichant des indicateurs d'utilisation des ressources, et mettre en place des automatisations qui génèrent des alertes lorsque vous approchez d’un goulot d’étranglement potentiel.
Au lieu de consacrer votre énergie à surveiller manuellement d'innombrables feuilles de calcul, vous pouvez intervenir, si besoin, pour résoudre des problèmes complexes nécessitant une intervention humaine.
Bonnes pratiques pour gérer la demande en ressources
Voici quelques bonnes pratiques à garder à l’esprit lors de la gestion de la demande en ressources :
1. Documentez vos hypothèses
Un plan gardé en tête n’est pas un outil de communication efficace avec les parties prenantes du projet, surtout lorsqu’elles ne comprennent pas pourquoi leur projet ne sera pas terminé d’ici la fin de la semaine.
En plus de présenter les estimations d’heures par ressource pour générer les coûts, consignez la logique utilisée pour établir ces estimations. Cela vous aide à éviter de fastidieuses questions de facturation plus tard dans le cycle de vie du projet.
2. Prévoir une marge de sécurité
Peu importe le temps que vous passez à planifier, certaines activités de projet prendront inévitablement plus de temps que prévu. Prévoyez une marge supplémentaire dans vos estimations de tâches pour pallier d'éventuels retards imprévus.
3. Impliquez les membres de votre équipe
La gestion des ressources n’est pas uniquement une équation mathématique. Lorsque vous planifiez le travail du projet, gardez à l’esprit quels membres de l’équipe pourraient tirer profit de la prise en charge d’une tâche donnée.
Assigner des membres d’équipe à des tâches pour lesquelles ils ont manifesté de l’intérêt augmente la probabilité qu’ils restent motivés et fournissent un travail de qualité.
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