Planification de la Capacité vs Planification des Ressources : Principales Différences
Pénurie de capacité: La planification de la capacité vous aide à évaluer la charge de travail que vos membres d'équipe peuvent absorber et à faire en sorte que les ressources répondent à la demande sans créer de goulets d'étranglement.
Ressources prêtes: La planification des ressources se concentre sur l’affectation des bons outils et des bonnes personnes aux bonnes tâches, afin que chaque projet dispose du soutien nécessaire pour réussir avec un minimum de gaspillage.
Un duo dynamique: Combiner la planification de la capacité et des ressources vous permet d’optimiser les performances, d’équilibrer l’offre et la demande, et d’aligner l’allocation de ressources avec vos objectifs stratégiques.
L’effet boule de cristal: Une planification proactive de la capacité et des ressources agit comme une boule de cristal, vous aidant à prévoir les défis et opportunités, afin que les projets soient achevés dans les délais et le budget.
La planification de la capacité et la planification des ressources sont des concepts étroitement liés, mais avec des portées légèrement différentes.
Lors de l’évaluation de la capacité, vous comparez l’offre et la demande puis vous prenez des décisions sur la façon de combler les écarts. En planification des ressources, vous vous concentrez davantage sur les détails : quelles ressources sont nécessaires et comment les attribuer et les gérer pour une gestion efficace du portefeuille.
Qu'est-ce que la planification de la capacité ?
La planification de la capacité consiste à comparer la disponibilité des membres de l’équipe aux exigences des projets et à prendre des décisions pour combler les éventuels écarts. Vous pouvez utiliser un logiciel de planification de la capacité pour vous faciliter la surveillance de la disponibilité des ressources en temps réel et anticiper la demande future.
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Exemple de planification de la capacité
Comment le processus de planification de la capacité fonctionne-t-il en pratique ? Voici un exemple de planification de la capacité de charge de travail :
- Votre portefeuille de projets est composé de deux gammes de produits exploitées avec les ressources actuelles.
- Le trimestre prochain, vous souhaitez ajouter un nouveau projet introduisant une troisième gamme de produits.
Commencez par évaluer votre offre actuelle de ressources humaines par rapport à la demande à l’aide de la planification de capacité à grands traits. Ainsi, dans cet exemple, disons que vous disposez de 10 ingénieurs à temps plein et de 2 chefs de produit à temps plein pour soutenir vos besoins actuels en projets.
Même si ces membres de l’équipe sont à temps plein, cela ne signifie pas qu’ils peuvent consacrer 8 heures par jour à votre projet. Vous devez prendre en compte le temps pour le déjeuner et les pauses, ainsi que les congés maladie et les congés payés s’il s’agit d’employés réguliers (et non de prestataires).
Une estimation plus réaliste de la capacité serait de 5 heures par jour. Cela correspond à 12 employés x 5 heures/jour x 5 jours/semaine = 300 heures/semaine.
Ensuite, comparez votre offre avec les besoins de vos projets à venir. Si vous supposez que la troisième gamme de produits nécessitera le même effectif (1 chef de produit et 5 ingénieurs), alors votre demande prévisionnelle est de 6 employés x 5 heures/jour x 5 jours/semaine = 150 heures/semaine.
Comment concilier l’écart entre l’offre et la demande ?
- Option 1 : Arrêter de soutenir l'une des gammes de produits existantes et attribuer les ressources à la nouvelle gamme. Il s'agit d'une question de priorisation.
Si vos parties prenantes décident que la nouvelle gamme de produits doit être ajoutée, alors deux autres options s’offrent à vous :
- Option 2 : Embaucher des ressources supplémentaires possédant les compétences nécessaires pour soutenir la nouvelle gamme de produits. Cela implique de choisir entre trois stratégies de planification de la capacité différentes :
- Si vous mobilisez une capacité excédentaire avant la réalisation du besoin, il s'agit d'une stratégie d’anticipation (lead strategy). Cela peut être risqué si la demande prévue ne se réalise pas, car vous impactez négativement la rentabilité.
- Si vous embauchez progressivement lorsque les besoins émergent, il s’agit d’une stratégie d’ajustement (match strategy).
- Si vous attendez d’embaucher jusqu’à ce que la demande soit concrétisée, vous appliquez une stratégie de retardement (lag strategy) (la production peut prendre du retard le temps que vous recrutiez de nouvelles ressources).
- Option 3 : Soutenir trois gammes de produits avec la capacité actuelle. Cela est risqué, car une surcharge peut entraîner un épuisement professionnel.
Notre modèle de planification de la capacité (disponible via notre communauté de membres) ainsi que notre guide des bonnes pratiques pour la gestion de la capacité vous seront utiles lors de ce processus.
Qu'est-ce que la planification des ressources ?
La planification des ressources concerne la façon dont une organisation attribue ses ressources pour exécuter les activités d’un projet. Il s’agit du processus qui consiste à identifier les ressources disponibles, à attribuer les tâches projets aux bonnes ressources en fonction de leur disponibilité et de leur compétence, puis à les gérer au quotidien.
Un logiciel de gestion des ressources stocke des informations comme des données historiques sur vos projets, les plannings des membres de l’équipe et l’utilisation souhaitée des ressources pour vous aider à élaborer un plan de staffing solide.
Exemple de planification des ressources
Revenons à l’exemple où votre organisation souhaite ajouter une troisième gamme de produits. Supposons encore une fois qu’il vous faudra 5 ingénieurs et 1 chef de produit pour mener à bien ce projet.
Une fois que vous avez dressé l’inventaire de vos projets à venir et identifié leurs besoins en ressources, vous devrez déterminer la disponibilité des ressources. Disposez-vous des ressources nécessaires en interne pour prendre en charge ce travail, ou devez-vous embaucher à l’extérieur ?
Ensuite, assignez les ressources aux tâches du projet en fonction des compétences requises. C’est là que vous entrerez dans le détail, comme le nombre d’ingénieurs back-end et front-end nécessaires à la réalisation du projet. Prévoyez un plan de secours au cas où vous ne seriez pas en mesure d’obtenir les ressources du projet selon votre calendrier préféré.
Puis, une fois votre plan de gestion des ressources établi, attribuez les ressources spécifiques au projet et surveillez leur utilisation en temps réel. Procédez à des ajustements si nécessaire au cours de l’exécution du projet afin d’éviter d’éventuels manques de ressources.
Planification de la capacité vs planification des ressources : différences et similitudes
Voici un résumé des points de différence et de similitude entre la planification de la capacité et la planification des ressources dans plusieurs domaines clés :
| Planification de la capacité | Planification des ressources | Similitudes | |
|---|---|---|---|
| Objectif | Compare la disponibilité des ressources avec les exigences des projets | Identifie, alloue et gère les ressources afin de répondre aux besoins des projets | Évalue la disponibilité des ressources comme composant clé |
| Stratégies | Stratégie d’anticipation, stratégie d’adaptation, ou stratégie de retardement | Prend en compte la disponibilité, le coût, les responsabilités et les dépendances des ressources | Considère la disponibilité des ressources et les responsabilités |
| Périmètre | Vue stratégique de l’offre et de la demande | Vue détaillée de l’allocation des ressources et de leur utilisation | Évalue la demande de ressources |
| Horizon temporel | Continu, idéalement. Sinon : en fin de trimestre ou d’exercice, OU en amont d’un nouveau projet | Continu | Doit être évalué en continu |
Différences
1. Différents niveaux de détail : Stratégique vs. Centré sur l’exécution
La planification de la capacité examine les niveaux globaux d’offre et de demande à travers votre portefeuille de projets et identifie les écarts éventuels. Vous pouvez utiliser ces informations pour soutenir la prise de décision en matière de priorisation des projets et d’allocation des ressources.
La planification des ressources s’intéresse à la façon dont les ressources sont allouées au niveau du projet et vous aide à prendre des décisions de dotation en fonction de la disponibilité, du coût, des responsabilités et des dépendances.
2. Horizons temporels différents
Selon la maturité du processus de planification de la capacité du personnel dans votre organisation, vous pourriez choisir d’effectuer la planification de la capacité comme exercice ponctuel, soit en fin de trimestre ou d’exercice, soit avant de lancer un nouveau projet. La planification des ressources doit toujours être réalisée de manière continue.
Similitudes
1. Évaluer la disponibilité des ressources
La disponibilité des ressources est un facteur à prendre en compte aussi bien pour la planification de la capacité que pour la planification des ressources.
La planification de la capacité évalue la capacité de votre pool de ressources actuel à soutenir les projets à venir. Cela inclut la détermination de la possibilité pour ces ressources de disposer de plus de marge de manœuvre à consacrer à d’autres projets.
Dans la planification des ressources, vous examinez également la disponibilité des ressources afin de prendre des décisions concernant leur affectation.
2. Prendre en compte la demande de ressources
La demande en ressources est un autre aspect clé de la planification de la capacité comme de la planification des ressources. Si vous n’êtes pas en mesure de prévoir avec précision les besoins futurs du projet, il sera alors difficile de formuler une stratégie pour ajuster la capacité ou allouer les ressources existantes.
Quand utiliser la planification de la capacité et la planification des ressources
Profitez des points d’inflexion clés du cycle économique, comme la fin d’un trimestre, d’un exercice fiscal ou le démarrage d’un nouveau projet, pour analyser votre capacité existante et la comparer à la demande prévue. Cela vous aidera à prendre des décisions d’embauche intelligentes et opportunes.
Une fois que vous avez une bonne visibilité sur l’offre et la demande, allouez vos ressources pour répondre à la demande et surveillez, puis ajustez si nécessaire, tout au long de l’exécution du projet.
En savoir plus : Consultez notre liste des meilleurs logiciels de gestion des ressources employés pour vous aider à optimiser la planification des ressources et des capacités.
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