La science (et l’art) des estimations de projet + Top 6 des techniques
Lorsque vous devez prendre une décision d'achat importante, quelle est la première chose que vous faites ? Probablement un peu de recherche pour comprendre quels sont les tarifs du marché et ce à quoi vous devez vous attendre en termes de dépenses. C’est une légère simplification d’une estimation de projet, mais c’est ce que vous faites.
Avant de lancer un nouveau projet, vos équipes et vos clients font probablement la même chose : essayer de comprendre combien coûtera la réalisation du travail.
Mais le coût n’est pas le seul élément à prendre en compte dans votre processus d’estimation de projet ; tout le monde aura également besoin de comprendre combien de personnes et combien de temps seront nécessaires pour mener à bien le travail.
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Dans le monde numérique, les prix, la composition des équipes et les délais peuvent varier énormément pour des projets similaires. Cela s’explique par la multitude de variables, notamment :
- L’étendue des travaux à réaliser
- Les membres de l’équipe disponibles pour effectuer le travail
- Les compétences des membres de l’équipe impliqués dans le projet
- Le temps dont dispose l’équipe pour terminer le travail
Alors, comment un chef de projet et son équipe parviennent-ils à déterminer combien va coûter un projet avant même d’avoir commencé le travail ?
L’estimation des coûts peut être un véritable défi : élaborer un budget de projet adapté à votre équipe et à vos clients, si vous travaillez en agence, relève à la fois de l’art et de la science (des données).
Ce guide vous fournira les outils et les techniques dont vous avez besoin pour réaliser des estimations plus précises.
Qu’est-ce qu’une estimation de projet et quand en avez-vous besoin ?
Une estimation est simplement un calcul approximatif de l’effort et du coût qu’il pourrait falloir pour mener à bien un projet.
Il ne s’agit pas d’une garantie du coût final — cela fournit plutôt au client un devis ou une indication (souvent une fourchette) de combien il pourrait en coûter pour réaliser ou livrer quelque chose, afin qu’il puisse obtenir le budget pour démarrer le projet. Les estimations budgétaires sont faites avant que le projet ne soit officiellement lancé.
Nouveau dans l’estimation ou envie de vous exercer ? Vous pouvez télécharger le modèle de budget de projet pour une refonte de site web ci-dessous. À la fin de cet article, vous saurez quel type d’estimation utiliser — et quand — ainsi que les étapes et outils logiciels de gestion budgétaire pour gérer votre estimation de projet et, à terme, le budget de votre projet.
Quelle est la différence entre une estimation et un budget ?
Une estimation est une approximation, tandis qu’un budget est le montant total de fonds dont vous disposez pour mener à bien votre projet. Habituellement, une estimation de projet devient un budget de projet une fois que le sponsor ou le client a donné son accord.
Une distinction importante avant d’entrer dans le vif du sujet : avant d’estimer, vous devez savoir combien les choses coûtent en interne. Ce chiffre peut être inférieur à ce que vous facturez réellement à un client (pour tenir compte des frais généraux et des profits).
Vous devez connaître les coûts fixes de votre activité avant de fournir une estimation destinée au client (notez que cela ne s’applique pas aux équipes numériques en interne).
Cet article ne se concentrera pas sur la façon de déterminer les coûts, car ce sujet pourra être abordé dans un autre article.
Pourquoi les estimations de projet sont-elles importantes ?
L’estimation peut sembler être un processus fastidieux, mais il est essentiel. Et même s’il peut être tentant de copier-coller une estimation des coûts et de l’envoyer telle quelle, il est important que les chefs de projet comprennent que chaque estimation de coûts est unique.
L’estimation fait partie intégrante du rôle de gestion de projet — le processus de calcul d’un coût prévisionnel est crucial pour définir les paramètres d’un projet.
Voici pourquoi vous devez établir une estimation pour votre projet avant de lancer le travail :
- Les estimations fournissent des indications de tarification : vous devez savoir ce que vous allez facturer aux clients (et quand) afin qu'ils puissent décider s'ils disposent du budget nécessaire et si cela vaut la peine d'investir pour poursuivre le projet.
- Les estimations apportent de la clarté : lorsque vous connaissez le budget d'un client, le processus d’élaboration d’un devis contribue à définir l’approche. Vous pouvez utiliser votre connaissance du budget global pour déterminer les rôles du projet, les responsabilités et les livrables. Si le budget d'un client est inférieur de 20 % à votre estimation, par exemple, vous pouvez envisager de réduire le nombre de livrables dans le projet ou tenter de réaffecter les ressources afin d’éviter un dépassement de budget.
- Les estimations peuvent aider à établir un plan de ressources : au moment d’établir une estimation, vous pouvez également détailler les étapes ou l’approche à adopter pour réaliser le travail, ce qui pourra servir lors de la création de votre plan de gestion des ressources ou de la constitution de votre équipe projet.
Que comprend une estimation de projet ?
L’estimation de projet doit inclure tous les coûts associés au projet.
Cela peut être le coût du temps de l’équipe projet (facturé à l’heure ou à un tarif forfaitaire par projet), le coût de tout matériel ou de toute licence logicielle nécessaire à la réalisation du projet, les licences ou abonnements à tout logiciel tiers devant être intégré dans le cadre du projet, ainsi que tout autre coût qui sera refacturé au client pour une quelconque raison.
Certaines estimations de projet comprennent également un budget de contingence. Cela peut s’avérer très utile en présence d’incertitudes concernant le projet. Disposer de 10 à 20 % du budget au titre de la contingence peut offrir au chef de projet et à son équipe une petite « marge de manœuvre » lors de l’établissement d’une estimation.
Si vous et votre équipe ajoutez une réserve de contingence à votre estimation, assurez-vous d’être en accord avec votre client sur la manière dont vous communiquerez vos besoins pour puiser dans ce budget.
La manière dont les estimations de projets sont communiquées aux clients ou aux donneurs d’ordre peut varier selon les agences ou les équipes. Certaines sont plus transparentes que d’autres. Un conseil : plus vous serez transparent, plus il sera facile de s’assurer que rien n’a été oublié et que tout le monde est bien aligné sur les coûts.
3 types d’estimations de projet
Quels sont les types d’estimations ? Il en existe beaucoup, mais voici quelques-unes des estimations les plus courantes utilisées par les agences digitales :
Estimations approximatives de l’ordre de grandeur (ROM)
Parfois appelée estimation approximative, une estimation de l’ordre de grandeur aide un client à comprendre le coût et le niveau d’effort estimé pour un projet. Ce type d’estimation s’utilise généralement très tôt dans le processus de décision de lancement d’un projet et se présente souvent comme une fourchette approximative.
Par exemple, si un client sollicite votre agence pour créer un nouveau site web et que vous savez que votre cœur d’expertise concerne les sites web entre 95 000 $ et 150 000 $, mais que son budget est seulement de 50 000 $, le client pourra conclure que le projet ne correspond pas aux capacités de votre agence et cherchera une agence plus adaptée à ses besoins et à son budget.
Estimation budgétaire
Une estimation budgétaire sera beaucoup plus précise. Vous devez utiliser une estimation budgétaire lorsque le client est assez confiant sur la disponibilité de son budget, mais a besoin de davantage de détails sur la façon dont il sera alloué avant de décider d’avancer sur le projet.
Supposons que votre client soit satisfait de l’estimation approximative que vous avez proposée. L’étape suivante consiste à rassembler le plan projet proposé, accompagné du coût pour chaque phase ou livrable. Vous pouvez même inclure un calendrier prévisionnel qui indique à votre client quand le projet pourra commencer et combien de temps il prendra.
Si votre estimation initiale était une large fourchette, vous pouvez aussi envisager de réaliser deux estimations budgétaires, l’une pour la fourchette haute et l’autre pour la fourchette basse. Même s’il est probable que vous cherchiez, avec votre client, à vous situer au milieu, cela offre des indications plus précises sur ce qu’ils obtiendront (et quand) à chaque extrémité de la fourchette.
Estimation SoW définitive
Utilisez une estimation SoW définitive lorsque toute la diligence raisonnable a été effectuée et qu’une validation de budget est nécessaire.
Supposons que ce client ait été très satisfait de votre estimation budgétaire et soit prêt à passer à la réalisation. L’étape finale du raffinement de l’estimation consiste à finaliser la déclaration de travaux (SoW), qui inclura l’estimation et le budget total du projet.
N’oubliez pas que le SoW constitue la base du contrat avec le client : il doit expliciter l’ensemble du périmètre du projet et les coûts qui lui sont associés. Ainsi, si le budget du projet (ou son périmètre) subit des modifications après signature du SoW, il vous faudra probablement passer un avenant au contrat.
Comment calculer les estimations de projet : 6 techniques d'estimation
Quels sont donc les méthodes d’estimation dans la gestion de projet ? Il existe plusieurs façons d'estimer un projet, et il vaut la peine de les connaître afin de savoir quelle technique utiliser et à quel moment l’employer sur votre projet.
Dans cette section, nous allons couvrir six techniques d'estimation. Il est utile de mentionner que vous pouvez utiliser l’IA pour l’estimation des coûts de projet en complément de ces techniques.
1. Estimation descendante (Top-down)
Dans une estimation descendante, vous décidez (ou votre client vous indique) le budget final pour l'ensemble du périmètre du projet, puis vous répartissez ce montant entre les différentes tâches ou phases.
Une fois le budget réparti par tâche ou phase, vous pouvez examiner ces éléments plus petits pour déterminer si le budget alloué vous paraît suffisant.
C’est ici que la part d’art et de science entre en jeu. Vous pouvez disposer de certaines données sur la durée des tâches pour vous aider à décider si les montants estimés semblent justes. Utilisez également votre expérience et votre intuition pour comprendre où, dans le projet, des éléments pourraient nécessiter plus de temps ou de ressources qu’à l’accoutumée.
Cela peut être dû aux besoins créatifs ou au fait que vous travaillez sur une application présentant des fonctionnalités plus complexes qu'aucun membre de l’équipe n’a jamais développées auparavant.
L’estimation descendante est une technique utile lors des premières phases d’un projet, quand vous essayez de vérifier si le budget du client est suffisant pour délivrer le projet.
L’avantage de l’estimation descendante est qu’elle permet de produire rapidement une estimation. Cela peut être utile si vous devez aider un client à déterminer si son budget est viable. Elle aide aussi le client à comprendre quel type de périmètre son budget pourrait permettre.
L’inconvénient de l’estimation descendante est qu’elle n’est pas toujours précise. Si vous utilisez une estimation descendante comme point de départ, veillez à valider avec votre équipe que le budget est correctement alloué afin que toutes les tâches puissent être réalisées avant d’inclure cette estimation dans une proposition de service.
2. Estimation analogique
Le processus d'estimation analogique utilise les données de projets similaires pour déterminer le coût total du projet.
Par exemple, si un client vous demande une refonte de site web et souhaite savoir combien cela pourrait coûter, vous examinez alors des projets similaires et basez votre première estimation sur ce qui a été facturé précédemment.
N’oubliez pas que si vous regardez des projets datant de plus d’un an, il faudra ajuster votre estimation en fonction d’une éventuelle augmentation des tarifs ou des coûts pour garder le budget aussi réaliste que possible.
Simple, non ? Oui, si vous disposez de données historiques pertinentes correspondant précisément au projet que vous tentez d’estimer. Cela suppose que vous avez des références de projets antérieurs suffisamment similaires pour autoriser une comparaison utile.
Des estimations analogiques peuvent également s’appuyer sur des exemples extérieurs à votre propre expérience (par exemple, voici une enquête avec des chiffres approximatifs sur les coûts de développement d’applications mobiles).
À utiliser avec précaution : les exemples externes peuvent constituer un bon point de départ si vous n’avez jamais réalisé ce genre de projet, mais il faudra néanmoins effectuer un vrai travail d’analyse pour détailler les coûts de votre cas précis.
L’avantage de l’estimation analogique est qu’elle est très rapide et facile à appliquer, même avec peu d’informations sur le projet : tout comme l’estimation descendante, c’est une excellente technique pour établir une première fourchette de budget.
L’inconvénient de l’estimation analogique est qu’elle peut souvent manquer de précision. Même si des projets se ressemblent, chaque projet est unique : c’est souvent comme comparer des pommes et des oranges.
En outre, pour que les estimations analogiques soient viables et utiles, elles dépendent fortement de données historiques précises (voici une subtile incitation à réaliser une analyse de données à la clôture de votre projet !).
3. Estimation paramétrique
Si vous disposez des données et d’un peu de temps, une technique d’estimation approximative potentiellement plus précise est l’estimation paramétrique. L’estimation paramétrique reprend des variables issues de projets similaires et les applique au projet actuel.
Par exemple, supposons que vous deviez réaliser une animation de 2 minutes. Si le coût d’un projet précédent comportant la création d’une animation de 30 secondes était de 10 000 $, vous pourriez extrapoler le coût du projet actuel à environ 4 fois ce montant, soit près de 40 000 $.
L’avantage de ce procédé est qu’il est plus précis que l’estimation analogique puisqu’il utilise plusieurs jeux de données et exploite la relation statistique entre données historiques et variables. Elle est également très utilisée dans les projets de construction (et vous pouvez recourir à l’IA pour l’estimation dans la construction).
L’inconvénient est qu’avec les projets digitaux, il est souvent difficile de trouver des données pertinentes, car il existe une grande variété entre les projets. Un cas où ce n’est pas vrai, c’est si vous faites des affaires récurrentes avec le même client.
Supposons que votre client Animation adore son animation de 30 secondes et revienne vers vous 6 semaines plus tard pour deux animations de 40 secondes. Les données de votre premier projet (si le suivant est similaire) pourront facilement orienter ce nouveau projet.
4. Estimation à trois points
En partant du principe que vous avez terminé les estimations approximatives et que le client demande maintenant un véritable budget, vous devez commencer à utiliser des techniques d’estimation plus précises. Une estimation horaire unique par tâche est la plus simple, mais parfois il est préférable de raisonner en plages et de calculer une moyenne pondérée.
L’estimation à trois points permet de calculer une estimation réaliste des coûts à partir de trois données :
- L’estimation optimiste
- L’estimation pessimiste
- L’estimation la plus probable
Comment cela fonctionne-t-il ? Disons qu’après discussion avec votre équipe, vous estimez le temps de conception d’une page web ainsi :
- Cas optimiste : 3 heures
- Cas pessimiste : 9 heures
- Cas le plus probable : 5 heures
Si vous connaissez les cas optimiste et pessimiste, vous pouvez aussi en calculer la moyenne pour obtenir une valeur intermédiaire (quelque part entre les deux extrêmes).
L’avantage de l’estimation à trois points est qu’elle réduit le risque en prenant en compte les issues optimistes, pessimistes et les plus probables.
Les seuls véritables inconvénients sont que cette estimation prend un peu plus de temps à réaliser et que, si vous devez l’appliquer à des tâches jamais réalisées auparavant, il se peut que vous n’ayez pas d’idée précise du temps nécessaire.
5. Estimation ascendante
Lorsque vous en êtes à l’étape de création d’une déclaration de travail, il peut être utile de réaliser une estimation bottom-up.
L’estimation bottom-up utilise une structure de découpage du travail (WBS) que vous pouvez extraire de votre plan de projet et décomposer le projet en tâches individuelles, qui sont estimées séparément puis additionnées pour calculer le coût total du projet.
L’avantage de la technique d’estimation bottom-up est qu’elle est la plus précise et, en étant détaillée, permet un suivi rigoureux de l’avancement du projet par rapport à l’estimation. Vous savez très vite si un projet dépasse le budget si les tâches commencent à prendre plus de temps que prévu.
L’inconvénient de l’estimation bottom-up est qu’elle est longue à réaliser et ne peut réellement être utilisée que lorsque vous connaissez tous les détails relatifs à chaque tâche du projet.
De plus, en devenant très granulaire (et en estimant au niveau de chaque tâche), cela peut parfois gonfler le coût de l’estimation. Pour cette raison, c’est une excellente technique à utiliser en complément de l’estimation analogique lorsque vous souhaitez valider la pertinence de votre estimation.
6. Méthode du chemin critique
La méthode du chemin critique (CPM) concerne davantage le calendrier du projet que le budget. Cela dit, bien que certaines des méthodes d’estimation que nous avons vues dans cet article se concentrent sur l’estimation des coûts, nous avons aussi parlé de l’importance que votre estimation de projet aborde les délais du travail.
Le chemin critique est la durée la plus courte entre le début et la fin du projet. Dans un projet, certaines tâches peuvent être réalisées simultanément et d’autres dépendent les unes des autres.
Par exemple, si votre projet consiste à déployer un logiciel pour une nouvelle borne digitale, vous ne pouvez pas installer votre logiciel développé dans la borne tant que celle-ci n’a pas été aménagée.
Ainsi, les tâches de commande et d’assemblage de la borne sont sur le chemin critique du projet, et le projet ne peut pas être terminé (c’est-à-dire que le logiciel ne peut pas être installé) tant que la borne n’a pas été assemblée et n’est pas prête à recevoir le logiciel.
Comment la durée peut-elle s’aligner avec le budget ? Si votre client souhaite que le projet soit livré plus rapidement qu’il n’est faisable avec l’équipe actuelle et la chronologie prévue, vous pourriez devoir ajuster le budget pour gérer vos ressources et vous permettre d’ajouter des personnes au projet afin d’atteindre leur échéance cible. Un logiciel de gestion des ressources peut s’avérer utile pour ce type d’analyse, car il vous permet d’organiser visuellement les coûts projet et les efforts à travers l’équipe, et de planifier toute éventualité liée à vos ressources.
Quelles techniques d’estimation devriez-vous utiliser ?
Il n’y a pas de bonne ou de mauvaise méthode d’estimation, et il se peut même que vous en utilisiez plusieurs pour un même projet ! Pour déterminer quelle technique d’estimation utiliser, considérez le type d’estimation dont vous avez besoin en fonction de ce que vous connaissez du travail et d’où en est votre équipe ou client dans le processus de décision.
Ainsi, même si l’estimation bottom-up peut sembler être la meilleure approche, il n’est pas toujours conseillé de l’utiliser lorsque vous manquez de temps ou de ressources, ou qu’il reste beaucoup d’inconnues, même si elle est la plus précise.
Estimation de projet en pratique
Si vous n’avez jamais réalisé d’estimation de projet auparavant, c’est le bon moment (et sans risque) pour essayer.
Pour l’exercice, faisons un gâteau. Un gâteau très cher.
Ci-dessous, vous trouverez une estimation budgétaire pour la réalisation d’un gâteau. Vous pourriez présenter un document de ce genre à un client pour voir s’il peut sécuriser 1 000 $ pour lancer le projet de pâtisserie. Ensuite, après avoir affiné l’estimation, vous rédigeriez une déclaration de travail et obtiendriez une validation via un bon de commande.
Ensuite, vous prépareriez votre gâteau d’exception. Certes, c’est un gâteau ridiculement cher, mais bon, vous l’avez bien mérité.
Cet exemple d'estimation inclut des informations critiques sur le projet, telles que le nom du projet, le chef de projet, et la date. L'estimation décompose les tâches en phases et montre qui exécutera quelle tâche à chaque étape du projet ainsi que le niveau d'effort fourni.
Il est important de noter que cet exemple d'estimation montre aussi les coûts tiers (que, très généreusement, nous n'avons pas majorés) et un résumé d'estimation que le client pourrait utiliser comme budget.
Dans cet exemple de budget de projet, nous n'avons pas inclus de budget pour les risques, de budget de changement, de réserve ou d'hypothèses car, après tout, ce n'est qu'un gâteau et nous essayons de garder cela simple.
Modèle d'Estimation de Projet
Si vous êtes à la recherche d’un modèle d’estimation de projet, vous avez de la chance. Nous avons créé ce modèle de budget de projet pour un projet de conception web d'une valeur de 100 000 $. Il correspond au plan de projet que nous avons élaboré, ce qui vous permet d’utiliser les deux simultanément.
Téléchargez le modèle et utilisez-le au fur et à mesure que vous suivez le reste de ce guide.
Les fichiers comprennent l'estimation des coûts du projet et les modèles d'estimation de projet, que vous pouvez réutiliser pour vos propres projets. Si vous cherchez un modèle de budget de projet pour Excel, nous l'avons également inclus dans ce lot, ainsi qu'une simple liste de contrôle pour l'estimation de projet.
5 Choses à Savoir Avant de Créer une Estimation de Projet
Pour créer votre propre estimation, certaines informations sont nécessaires. Que vous travailliez en interne et envisagiez un nouveau projet pour votre équipe ou votre service, ou que vous travailliez dans une agence et puissiez être sollicité pour le compte d'un client, voici ce que vous devez rassembler pour élaborer la meilleure estimation possible.
1. Définir le projet
Avant de commencer à estimer quoi que ce soit, la première chose à comprendre est la raison d’être du projet. Vous devez saisir le brief du client, ce qu’il cherche à accomplir et pourquoi.
Vous devez comprendre les résultats attendus du projet et à quoi ressemble la réussite pour eux. Sans cette compréhension de base des objectifs stratégiques, il est difficile de savoir où concentrer les efforts dans le projet.
Si le projet est de nature technique, demandez tous les documents techniques que vous pouvez obtenir. Par exemple, pour un projet de site web, informez-vous sur la plateforme souhaitée, où il sera hébergé, et toute fonctionnalité ou intégration qui devra être développée.
Si votre client n’est pas encore certain, deux options s’offrent à vous : vous pouvez faire (et documenter) quelques hypothèses/recommandations sur la base de leur site actuel, ou bien proposer une fourchette d’estimation et y revenir plus tard !
2. Demandez le budget du projet
Il est utile d’avoir une idée du budget du client avant de commencer quoi que ce soit. Souvent, un client affirmera qu’il ne connaît pas son budget, ce qui signifie que vous devrez discuter de plusieurs options. Vous pouvez essayer de proposer quelques chiffres et voir la réaction du client.
Par exemple, demandez : « Que penseriez-vous de dépenser 75 000 $ pour ce travail ? » Si le client estime que c’est trop élevé, vous saurez que vous devez viser plus bas, ou bien, si vous savez d’après votre compréhension du projet que vous ne pouvez pas réaliser un projet concluant avec ce montant, vous pouvez mettre fin à la discussion dès maintenant.
Même si c’est un domaine nouveau pour vous et votre client potentiel, la personne qui signe les chèques devrait avoir une idée de ce qu’elle prévoit dépenser ou de ce qui est autorisé.
Obtenir cette information dès le départ vous fera gagner beaucoup de temps et évitera les allers-retours, ou la déception d’avoir passé des heures à établir un devis/proposition qui ne correspond pas aux besoins de votre client.
3. Ayez un plan pour le projet
Lorsque vous estimez un projet, il est bien plus facile de le faire si vous avez au moins un plan de projet simple. En réalité, il vous faudra ajuster le plan de projet (et le planning du projet) pour qu’il soit cohérent avec l’estimation, et affiner l’estimation pour qu’elle corresponde au plan.
La relation entre l’estimation des coûts et le plan de projet est symbiotique ; l’un nourrit l’autre. Si vous vous lancez directement dans une estimation sans plan, vous constaterez rapidement qu’un plan de projet d’accompagnement est nécessaire pour donner du sens à l’ensemble.
Ceci dit, il peut aussi être utile pour la planification de faire une estimation rapide descendante (« top down »). Considérez cela comme un croquis du plan projet. Son objectif est de marquer le terrain et de déterminer combien d’efforts vous pouvez allouer à chaque phase afin de juger de la faisabilité globale.
Un autre aspect clé du plan, particulièrement important pour des estimations en agence, est de considérer qui va travailler sur le projet et combien de temps ils y consacreront.
Par exemple, si vous avez trois développeurs web à différents niveaux de séniorité, ils factureront à des taux horaires distincts (en supposant que vous estimiez sur la base d’un tarif horaire). Admettons que le développeur le plus senior facture à 250 $/heure, le développeur intermédiaire à 175 $/heure, et le junior à 115 $/heure.
Votre estimation devra être fondée sur la personne la plus susceptible de travailler sur ce projet et sur le temps que vous pensez qu’elle devra consacrer à chaque phase ou jalon du projet.
N’oubliez pas d’inclure un certain temps facturable dans votre estimation pour la consultation ou la relecture du travail par des responsables seniors. Il peut s’agir de votre lead developer vérifiant du code, ou du directeur artistique s’assurant que la charte graphique est respectée.
4. Sachez pourquoi vous faites une estimation
Est-ce que vous estimez pour obtenir un budget précis ? Ou pour cibler un chiffre spécifique ? Essayez-vous de décrocher une nouvelle mission ou de vendre un projet à perte pour en obtenir d’autres par la suite ? Voulez-vous investir massivement dans la découverte initiale, ce qui pourrait servir à plusieurs futurs projets, ou est-ce un projet technique risqué où il faut dédier plus de ressources au développement ?
L’estimation des coûts a toujours un contexte. Disposer de la vue d’ensemble garantit que vous ne perdrez pas votre temps à produire quelque chose de techniquement correct mais totalement inadapté au projet.
5. Sachez quel type d’estimation il vous faut
Avant qu’un budget de projet ne soit validé par un client, il y a un processus de définition du budget. Alors, comment s’assurer de ne pas perdre de temps à créer une estimation détaillée des coûts bien au-delà du budget du client ? À différentes étapes du projet, nous pouvons utiliser différents types d’estimations.
FAQ sur l’Estimation des Projets
Quand faut-il réaliser des estimations de projet ?
Les estimations de projet doivent être réalisées afin d’aider à prendre des décisions concernant les projets. Cela peut servir à aider l’équipe ou le client à décider s’ils vont aller de l’avant avec un projet, ou à déterminer le budget final avant le lancement du projet.
Il est possible que vous deviez effectuer une estimation grossière, plus générale, lors des premières étapes de la planification d’un projet, puis une estimation plus détaillée et précise afin d’obtenir un devis ou un contrat signé et accepté.
L’estimation est-elle importante dans les projets agiles ?
Oui, mais elle ne se fait pas de la même façon que dans un projet classique en cascade. En méthodologie agile, le travail est organisé dans un carnet de produit (backlog) et livré en sprints. Lors de la réunion de planification du sprint, on estime les fonctionnalités à réaliser dans le sprint. Tout au long de l’avancement du travail, de nouveaux éléments sont ajoutés au backlog et certains peuvent être retirés s’ils deviennent obsolètes.
Alors, comment cela fonctionne-t-il dans une agence ou dans un projet contractuel où il faut donner au client un prix global du travail et fixer un calendrier de livraison ? Cela peut représenter un vrai défi !
Vaut-il mieux surestimer ou sous-estimer les projets ?
Une de vos responsabilités de chef de projet est de livrer les projets de façon rentable et dans le respect du budget. Il peut donc sembler plus facile et plus sûr de surestimer et d’ajouter beaucoup de marge pour vous donner, à vous et à votre équipe, l’image de super-héros quand vous livrez dans le budget (ou en-dessous).
Cependant, l’un des risques à gonfler votre budget est que cela peut faire perdre votre agence sur tout le projet. Si votre estimation est trop élevée, le projet peut être abandonné car jugé trop cher, et ne jamais voir le jour.
À l’inverse, si vous allez jusqu’à sous-estimer le budget d’un projet potentiel pour convenir au client, vous exposez votre agence ou équipe au risque de devoir réaliser le projet à perte, ou de devoir rogner sur la qualité pour respecter le budget.
La vraie solution : marcher sur le fil de l’estimation. Trouver le juste équilibre entre une estimation trop haute ou trop basse vous permet de gérer la tension entre sécurité et risque : créer une estimation budgétaire que le client peut accepter, mais assez élevée pour vous permettre de respecter vos contraintes de livraison.
Gérer le budget final du projet
Une fois que vous avez défini un budget (et qu’il est validé par le client), il faudra le gérer et le suivre tout au long du projet. Vous pouvez utiliser votre logiciel de gestion de projet pour répartir et gérer votre budget (ainsi que pour suivre les tâches de chacun).
Il existe plusieurs façons de procéder, que nous n’avons pas le temps de détailler entièrement dans cet article. Mais nous ne vous laissons jamais sans ressources pour gérer votre budget : consultez nos articles sur le cycle de vie de la gestion de projet et sur la dérive de périmètre pour des conseils d’experts.
Découvrez cet exemple réel de gestion de budget, où le chef de projet n’avait quasiment aucun fonds.
Et ensuite ?
Besoin de plus d’aide pour le budget ou de conseils en gestion budgétaire sur vos projets ? Consultez l’article de Galen sur les manières d’améliorer votre processus d’estimation de projet, et découvrez comment un suivi précis du temps peut vous aider à optimiser vos budgets projet.
