Collecte des exigences : guide complet et modèle
La collecte des exigences est un processus qui vous permet de définir et de gérer les attentes des parties prenantes, de prévenir le dérapage du périmètre et de réduire l’ambiguïté quant à ce que votre projet va réellement livrer.
Plus vous disposez de documentation sur les exigences, moins il y a de place pour l’erreur et les suppositions. Ces vérifications profiteront à la compréhension mutuelle de votre équipe sur le projet ainsi qu’aux attentes de votre client concernant le produit final.
Qu’est-ce que la collecte des exigences en gestion de projet ?
La collecte des exigences est le processus consistant à déterminer ce dont les sponsors du projet et les principales parties prenantes ont besoin du projet. Les chefs de projet travaillent à identifier ce qui est demandé et les détails autour de cette demande.
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Ces demandes deviennent la liste des exigences du projet. La réalisation des exigences déterminera si l’entreprise est considérée comme un projet réussi ou non.
Les chefs de projet utilisent des documents d’exigences et des outils de gestion des exigences pour suivre ces types d’exigences tout au long du projet :
- Exigences fonctionnelles
- Exigences techniques
- Exigences non fonctionnelles
- Exigences système
Pourquoi la collecte des exigences est-elle importante ?
La collecte des exigences est importante pour les raisons suivantes (tout comme la documentation de ces exigences) :
- Elle sert de point de référence pour documenter l’évolution d’un projet, ses différentes parties et sa mise en œuvre
- Elle sert de plan directeur pour les parties prenantes du projet afin de mieux comprendre ce qu’elles peuvent attendre du projet (le quoi, où, quand et pourquoi du projet).
- Elle réduit les risques d’erreurs et d’ambiguïté, car les exigences sont clairement documentées et acceptées avant le début des travaux.
- Elle fournit des contrôles et des points de référence tout au long de la production et de l’assurance qualité du projet, permettant aux chefs de projet et aux membres de l’équipe de s’y référer dès qu’il y a un doute sur la marche à suivre.
En plus de détailler ce à quoi ils peuvent s’attendre, une planification efficace de la gestion des exigences doit indiquer ce à quoi il ne faut pas s’attendre. Inclure une section « Hypothèses » et/ou « Exclusions » est une approche judicieuse pour éliminer le risque de « l’imagination du client » redoutée.
Exemple de cahier des charges pour un logiciel
Voici un exemple de cahier des charges pour un projet de commerce électronique :
- Quoi : Intégration PayPal
- Où : Au moment du paiement
- Quand : À l’étape 3 sur 4 du processus de commande (après le formulaire d’adresse de livraison, avant la confirmation)
- Pourquoi : Une solution d’intégration existante (par exemple, PayPal) constitue une meilleure option qu’un développement sur mesure complexe pour un service de paiement dans ce cas, car elle répond facilement aux besoins de l’entreprise.
- Hypothèses
- Frais fixes pour l’envoi et la manutention
- Toutes les livraisons sont effectuées aux États-Unis (hors Alaska et Hawaï)
- Aucune taxe n’est appliquée
- Exclusions
- Calculs personnalisés de frais d’envoi et de manutention
- Livraison à l’international, en Alaska ou à Hawaï
- Règles fiscales
À retenir : plus l’écart entre les attentes du client et la réalité de son produit numérique est réduit, plus votre client sera satisfait du résultat final. La qualité de votre gestion des exigences est directement liée à votre capacité, en tant que chef de projet, à réduire toute zone grise concernant les attentes client.
La grande majorité du temps, un client sera réceptif à ce que vous limitiez le dérive du périmètre si cela implique de préserver son budget ; si vous éduquez suffisamment le client sur les raisons pour lesquelles une fonctionnalité sera (ou non) prise en compte, et que vous documentez la logique derrière cette approche dans les exigences, votre client aura bien plus tendance à collaborer.
Il sera plus susceptible d’approuver vos choix, et plus tard, lorsqu’il effectuera des tests d’acceptation utilisateur (UAT), il comprendra déjà le « pourquoi » de la solution apportée par votre équipe.
Processus de collecte des exigences en 6 étapes
Bien que la collecte des exigences doive démarrer dès le début d’un engagement et se poursuivre tout au long de votre cycle de vie du projet, il n’est jamais trop tôt pour commencer à collecter et documenter les exigences. En fait, il vaudrait mieux avoir déjà commencé hier.
Voici les étapes pour collecter les exigences.
1. Prenez des notes
À chaque réunion — qu’elle soit interne avec votre équipe projet ou externe avec le client — prenez toujours des notes. Ne supposez jamais que quelqu’un d’autre s’en charge.
Sur le moment, il peut sembler facile de tout mémoriser, mais trois mois et quinze réunions plus tard, votre équipe vous remerciera d’avoir gardé une trace de ces échanges.
Voici mes conseils pour la prise de notes concernant les exigences :
- Avant d’entrer en réunion, préparez votre document de notes pour refléter l’agenda afin de faciliter l’organisation des actions à mener et des points abordés. Ainsi, vous saurez ce qu’il faut noter tout en structurant les informations de façon ordonnée.
- Après chaque réunion, accordez-vous 15 à 30 minutes pour relire vos notes, digérer les échanges, prioriser les actions, et identifier les défis/drapeaux rouges ou besoins de clarification ou réunions complémentaires.
- Envoyez vos notes à votre équipe projet interne. Demandez-leur de relire et de valider les points identifiés (actions, alertes, etc.).
- Une fois l’approbation de l’équipe obtenue, transmettez vos notes au client.
- Enfin, exploitez vos notes comme référence pour créer des tâches à partir de chaque action. Ajoutez les nouvelles informations à votre documentation des exigences, et planifiez des réunions complémentaires en cas de découverte ou d’éclaircissement nécessaire.
2. Examinez les exigences créatives
Ne laissez pas les décisions de design et de style à la discrétion de chaque membre de l’équipe : formalisez les exigences créatives dès que possible. Les indications créatives sont précieuses pour les développeurs. Au strict minimum, assurez-vous de disposer d’un guide de style, même s’il ne s’agit que des polices et couleurs de la marque.
Rassemblez tous les éléments graphiques nécessaires, comme les logos ou polices de la marque et téléversez-les dans un espace partagé (par exemple, via un logiciel de gestion des actifs numériques) pour un accès et une visibilité totale à l’équipe.
3. Rédigez le document des exigences
Au moment de vous lancer dans la documentation, gardez en tête que la première version de vos exigences sera la plus difficile. Pourquoi ? Parce que vous n’aurez aucun document existant à exploiter (pas de COPIER-COLLER). Bonne nouvelle : cet article propose un modèle de documentation des exigences sur lequel vous pourrez vous reposer.
Comme illustré dans ce modèle, j’organise ma documentation des exigences en quatre parties :
- Annotation : Inclut les numéros de votre conception annotée. Si votre maquette comporte 8 éléments, vous aurez 8 annotations, et votre colonne d’annotations comptera 8 lignes.
- Élément : Inclut les intitulés d'élément, associés à chaque annotation.
- Exigence fonctionnelle : Inclut une définition (les exigences, détaillées) pour chaque élément.
- Fonctionnalité Admin/CMS : Définissez toutes fonctionnalités administratives et/ou de gestion de contenu liées à l’élément correspondant.
4. Tenez une revue interne
Dans cette étape du recueil des exigences, planifiez une nouvelle réunion interne avec votre équipe projet pour passer en revue votre documentation des exigences. C'est un dernier contrôle interne afin de s'assurer de votre compréhension de la mise en œuvre.
Si possible, demandez à l’équipe de relire la documentation avant la réunion, afin qu’elle vienne préparée avec ses questions et/ou commentaires. Utilisez la réunion pour discuter des retours ou interrogations concernant les exigences.
Effectuez les révisions nécessaires de la documentation en fonction de la discussion interne. Enfin, renvoyez la documentation révisée à l’équipe pour une dernière validation. Dès que l’équipe projet interne donne son approbation finale du document, sauvegardez-le au format PDF pour garantir sa version finalisée pour l’étape suivante : la création des tâches.
5. Détaillez les tâches
Fournissez la version PDF de la documentation des exigences à votre équipe de développement. Idéalement, vos développeurs ou le responsable du développement réaliseront le découpage des tâches techniques.
Bien que certaines organisations fonctionnent selon un processus où les chefs de projet établissent toutes les tâches, je préfère que les développeurs créent eux-mêmes leurs tâches : les quelques heures nécessaires en valent la peine.
Vous pouvez tout de même fournir des consignes utiles à votre équipe pendant qu'ils détaillent leurs tâches et livrables de développement. Après avoir créé les tâches, vous pourrez obtenir une estimation finale du nombre d’heures nécessaires.
Comparez cette projection au calendrier du projet déjà communiqué à votre client, puis ajustez si besoin. Pour aller plus loin sur l’estimation des projets, consultez ce guide complet d’estimation de projet.
6. Organisez une revue externe
Il est temps de présenter la documentation des exigences à votre client. Remettez-la sous forme de PDF afin d’éviter toute modification. Cela (1) témoigne de votre investissement pour garantir la compréhension par le client de la solution digitale et (2) constitue votre assurance pour démontrer votre rigueur si jamais l’étendue du projet évolue en cours de route.
Formez votre client. Guidez-le à travers cette précieuse documentation que vous avez soigneusement préparée. Rappelez-vous : ils sont experts de leur métier, vous êtes l’expert de la solution numérique proposée. Ils vous paient pour cette solution. Éduquez et responsabilisez votre client.
Une fois que le client a validé sa compréhension du document d’exigences, il est temps de recevoir son approbation officielle. Envoyez le document signé et validé à votre équipe et archivez-le dans un espace partagé, pour qu’il soit clair que le développement peut commencer.
Techniques de recueil des exigences
Voici quelques techniques pour vous assurer de mener à bien le recueil des besoins de façon efficace :
1. Commencez sans attendre
La documentation des exigences doit débuter dès les premiers échanges, avant même d’avoir formalisé le plan ou les objectifs du projet. Notez tout ce que vous pouvez, puis triez ensuite. Voici quelques stratégies à tester avec votre client :
- Envoyez-lui un questionnaire sur ses attentes vis-à-vis du projet
- Organisez une séance de brainstorming
- Tenez un groupe de discussion
Plutôt que de supprimer des informations du document, catégorisez-les en « inclus » et « non inclus »—cela évite toute supposition du client plus tard.
Vous pourrez alors ressortir à tout moment votre documentation des exigences en cours (work in progress, ou WIP), montrer où une information a été saisie, pourquoi elle n’a pas été retenue, la logique derrière la décision et la date de cette saisie, assurant ainsi la traçabilité.
2. Utilisez des modèles
Une fois que vous avez rédigé quelques documents de spécifications, commencez à les exploiter et à les transformer en modèles pour une utilisation future sur d'autres projets. Surtout si vous travaillez particulièrement sur des projets d’e-commerce ou d’applications pédagogiques, vous commencerez à voir des schémas de fonctionnalités récurrents. Repérez les éléments que vous pouvez réutiliser.
3. Le travail d'équipe fait la force
Si différentes catégories de membres d’équipe interviennent sur un projet, la rédaction des exigences de chaque domaine de compétence peut être confiée aux experts concernés.
Dans de nombreux cas, la conversation autour des exigences prend la forme d’un enchaînement d’appels téléphoniques, de diverses réunions séparées et de discussions en tout genre. C’est pourquoi il est essentiel d’attribuer à chaque membre de l’équipe la documentation des exigences qui lui revient, au fur et à mesure que vous procédez à la collecte et à la compilation des besoins.
4. Ne vous contentez pas de consigner les exigences—apprenez
Faites plus que prendre des notes. Attendez-vous à plus que de recevoir simplement par mail un pavé contenant leur partie des spécifications. Prenez le temps de vous asseoir avec votre équipe de développeurs et de comprendre les solutions envisagées pour la mise en œuvre. Discutez du pourquoi et du comment. Posez des questions.
Avant de dire, « Mais il n’y a que 24h dans une journée—et qu’en est-il du budget ? », comprenez ceci : si une solution sur laquelle vous travaillez est applicable à plus d’un projet, alors ce temps supplémentaire d’apprentissage n’a pas nécessairement à être facturé. Vous développez une expertise métier qui améliore directement votre travail au quotidien.
5. Tenez votre client informé
Ayez un document de spécifications internes ainsi qu’une version « en cours » destinée au client. Dans le document interne, il n’est pas nécessaire de vous préoccuper de rendre vos notes parfaitement transparentes.
Si vous ne traitez pas d’informations sensibles, vous pouvez créer cet espace partagé via un Google Doc avec l’autorisation de commenter accordée au client. Si par contre vous gérez des informations sensibles, partagez chaque semaine une version du document de spécifications afin de fournir au client un aperçu de ce qui a été recueilli.
6. Supposez que votre client souhaite toujours en savoir plus
Plutôt que de risquer supposer que votre client en sait plus qu’il n’en a l’air (et de le regretter ensuite), partez du principe que votre client souhaite toujours approfondir sa compréhension. Pour chaque annotation, demandez-vous « Pourquoi ? » cinq fois pour garantir l’exhaustivité du besoin.
Se demander « Pourquoi ? » cinq fois pour chaque exigence vous pousse à examiner la logique derrière le moindre élément et la moindre fonctionnalité de chaque type de page. Vous serez peut-être surpris par tout ce que vous apprenez (ou tout ce que vous constatez devoir apprendre).
3 conseils d’experts pour rédiger un document de spécifications projet
1. Rédigez séparément les exigences des éléments globaux
Pour éviter les doublons, traitez tous les éléments globaux dans une section « Éléments globaux » de votre document de spécifications. Cela concerne notamment les éléments comme les éléments du menu principal de navigation, tout ce qui se trouve dans l’en-tête global, ou dans le pied de page.
Après avoir rédigé les exigences pour ces éléments globaux, ne vous embêtez pas à les annoter sur les autres pages ; annotez uniquement les éléments spécifiques à chaque page.
2. Copiez-collez les fonctionnalités identiques pour garantir la cohérence
Cela reste une astuce précieuse pour garder l’esprit clair (ainsi que celui du client). Vous le constaterez surtout pour les éléments communs à plusieurs pages, comme les images de type "hero" ou bandeau, les titres ou les icônes « retour »—parmi de nombreuses fonctionnalités répétées selon les types de pages (à ne pas confondre avec les éléments globaux).
3. Pensez à l’administration et au CMS (ou à leur absence)
À force de se concentrer sur la fonctionnalité de chaque élément de page, on peut vite négliger tout ce qui relève de l’administration et/ou du CMS. Si vous mettez en place une solution avec des fonctionnalités d’administration et/ou de CMS, incluez-les comme colonne à part entière dans vos besoins. Exemple ci-dessous :
Modèle de document de spécifications [Télécharger]
Les spécificités de votre définition des exigences dépendront de votre relation avec le client, de l'expérience de votre équipe ainsi que d'autres facteurs.
Cependant, il vous faudra tout de même les éléments de base d’un document des exigences du projet qui définit la fonctionnalité, l’emplacement, le design, etc. d’une fonctionnalité. Voici notre modèle de document des exigences (vous devrez être membre pour y accéder) :
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