Gouvernance de projet : Définition et mise en œuvre

Pourquoi la gouvernance de projet est-elle importante ?

La gouvernance de projet est importante car elle permet de s'assurer que vos projets sont alignés avec les objectifs de votre entreprise. Elle fournit la structure et les principes nécessaires qui guident une exécution efficace des projets, contribue à livrer la valeur attendue et réduit les risques. 

La gouvernance remplit ces fonctions essentielles. 

• Guide vos processus, politiques et structures
• Définit comment les projets sont gérés et contrôlés
• Fournit des mécanismes de supervision et de contrôle  
• Établit des critères pour le processus de prise de décision
• Aide à prendre des décisions dans l'intérêt du projet et de l'entreprise
• Établit des lignes claires de responsabilité et d'obligation de rendre des comptes
• Définit qui a l'autorité pour prendre des décisions

Les 3 piliers de la gouvernance de projet

La gouvernance de projet repose sur trois piliers clés : la structure, les personnes et l'information. 

• Structure : Ce pilier fournit un cadre de gouvernance bien défini, ainsi que des processus et politiques qui établissent une hiérarchie des rôles et responsabilités, définissent l'autorité décisionnelle et mettent en place un système d'équilibre des pouvoirs. Il établit également une feuille de route claire pour l'exécution des projets et permet à chacun de bien comprendre son rôle pour minimiser la confusion et améliorer la productivité de l'équipe.
• Personnes : Ce pilier définit qui participe aux projets et quel est son rôle (par exemple, le propriétaire du projet, les parties prenantes consultées, les décideurs, etc.), ce qui permet d'identifier les bonnes personnes et de les placer dans des rôles correspondant à leurs compétences et expertises. La gouvernance peut également prévoir des politiques de formation continue afin de maintenir les personnes à jour sur les meilleures pratiques et les tendances émergentes en gestion de projet.
• Information : Ce pilier veille à ce que vous disposiez des bonnes données et informations sur votre projet, et qu'elles soient précises et disponibles en temps voulu. Le pilier information comprend également la mise en place de systèmes pour la collecte de données, le reporting et l'analyse. Ces informations sont utilisées pour prendre des décisions éclairées, suivre la progression, évaluer la performance et identifier les problèmes potentiels avant qu'ils ne surviennent. L'information améliore aussi la transparence et la confiance entre les parties prenantes.

Composants de la gouvernance de projet

Ces composants et éléments du cadre de gouvernance orientent l'exécution des projets, la délégation des tâches, la conduite des équipes et la responsabilité, tout en alignant les résultats sur les objectifs de votre entreprise.

Modèles de gouvernance

Les modèles de gouvernance déterminent la structure et la hiérarchie de votre projet. Voici des exemples de modèles qui pourraient être choisis en fonction de la taille de votre entreprise, de la complexité du projet et des besoins spécifiques.  

• Centralisé : Ce modèle repose sur l'autorité individuelle ou d'une équipe pour prendre les décisions clés et faire appliquer les politiques.
• Décentralisé : Dans ce modèle, l'équipe projet ou l'unité opérationnelle peut gérer le projet avec un contrôle supplémentaire limité.
• Hybride : Le modèle hybride combine une approche centralisée et décentralisée, utilisant généralement des politiques centralisées et une exécution décentralisée.

Responsabilités et obligations

Ce composant vise à clarifier les rôles et responsabilités et à définir qui est responsable de chaque tâche. Cela permet de prendre des décisions plus efficaces et rapides, tout en renforçant la responsabilité. 

Par exemple, les membres de votre équipe sont responsables de l'exécution des tâches et livrables du projet, tandis que les parties prenantes sont chargées de fournir des retours et des commentaires afin de garantir que le projet réponde à leurs besoins et attentes. 

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Engagement et communication des parties prenantes

Cette composante consiste à tenir les parties prenantes informées et impliquées tout au long du cycle de vie de votre projet. Cela inclut la mise en place de canaux de communication pour des éléments comme les rapports d’avancement et les retours. 

Par exemple, vous pouvez instaurer un rythme régulier, des rapports d’état, et d’autres communications pour tenir les parties prenantes informées et engagées. Cela vous aide à gérer les attentes des parties prenantes, répondre rapidement aux préoccupations et accroître la confiance.

Réunions et rapports

Cette composante vous aide à suivre l’avancement du projet et à maintenir vos projets sur la bonne voie. Elle implique la définition de calendriers pour des réunions régulières, l’établissement des ordres du jour, la rédaction des comptes rendus, le suivi des actions, l’identification précoce des problèmes potentiels, et la prise de mesures correctives rapidement.

Gestion des risques et des problèmes

Cette composante comprend l’identification, l’évaluation et l’atténuation des risques et des problèmes. Vous allez développer un processus standard de planification de la gestion des risques, d’identification, d’évaluation, d’atténuation et de suivi des risques. Cela permet d’anticiper les problèmes potentiels avant qu’ils n’affectent le succès du projet. 

Vous définirez des stratégies de gestion des risques claires et pratiques couvrant l’identification, l’évaluation et la résolution des problèmes. Cela implique également de mettre en place un processus de documentation et de suivi des problèmes, puis d’y répondre rapidement.  

Assurance

Cette composante consiste à définir des mécanismes de contrôle et de supervision comme des audits de projet internes, des revues par les pairs et des évaluations externes. L’assurance qualité est essentielle car elle vous aide à vérifier si les livrables du projet respectent les standards et attentes spécifiés. 

Mettez en place des processus d’évaluations régulières de la qualité, de planification qualité, d’assurance qualité (QA), de contrôle qualité (QC) et d’amélioration continue.

Processus de contrôle de gestion de projet

Cette composante implique la mise en place de processus pour suivre et contrôler l’exécution du projet. Vous devrez organiser un rythme de suivi de l’avancement du projet par rapport au plan de projet; mesurer la performance par rapport aux jalons clés, aux livrables, et au budget ; et fournir des mises à jour aux parties prenantes. 

Vous devrez également définir les indicateurs et critères de performance clés (KPIs) à utiliser, mettre en place des systèmes de suivi, et établir des mécanismes pour les actions correctives afin de garder vos projets sur la bonne voie et d'atteindre les résultats attendus.

Qui est impliqué dans la gouvernance de projet ?

Voici les principaux rôles impliqués dans la gouvernance de projet.

Commanditaires

Un commanditaire de projet (généralement un cadre supérieur) apporte la vision globale et l’orientation de votre projet. Il aligne le projet sur les objectifs stratégiques de l’entreprise afin de garantir la création de la valeur prévue.

Les commanditaires approuvent également les ressources nécessaires, soutiennent l’équipe projet, sont responsables de la réussite du projet, et échangent avec les parties prenantes afin de gérer leurs attentes.

Chef de projet

En tant que chef de projet, vous êtes responsable du travail et de l’orientation tout au long du cycle de vie du projet, y compris la planification, l’exécution, et la clôture du projet. Vous veillez à ce que le projet reste sur la bonne voie, à gérer les risques et les problèmes, et à fournir les résultats attendus. 

Vous communiquez aussi avec les parties prenantes, fournissez des mises à jour régulières, répondez rapidement aux préoccupations, et veillez à l’exécution de votre projet selon le cadre de gouvernance.

Comité de pilotage

Le comité de pilotage est un groupe de cadres dirigeants et de parties prenantes qui supervisent et orientent le projet. Le comité prend des décisions stratégiques, résout les problèmes et veille à l’alignement du projet sur les objectifs de l’entreprise.

Ils se réunissent aussi régulièrement pour examiner l’avancement du projet, traiter les préoccupations éventuelles et fournir à votre équipe projet les ressources nécessaires.

Bureau de gestion de projet (PMO)

Le bureau de gestion de projet (PMO) établit et maintient le cadre de gouvernance et vous fournit soutien et conseils afin de garantir le respect du cadre de gouvernance pour l’exécution des projets.

Le PMO suit également l’avancement du projet, fournit des mises à jour régulières à la direction générale et applique les meilleures pratiques en gestion de projet et en gouvernance.  

Avantages de la gouvernance de projet

Voici les principaux avantages de la mise en place d'une gouvernance de projet.

• Alignement avec les objectifs organisationnels : La gouvernance de projet vous aide à garantir que vos projets sont alignés sur les objectifs de l’entreprise, à exécuter les projets en conformité avec les standards de votre organisation et à prioriser les projets apportant le plus de valeur tout en allouant les ressources de manière efficace et efficiente.
• Gestion efficace des risques : Les risques du projet peuvent mener à l’échec du projet. La gouvernance vous aide à identifier, évaluer et atténuer les risques de façon proactive et systématique, afin de traiter les problèmes avant qu'ils ne menacent votre projet.
• Meilleure implication des parties prenantes : La gouvernance de projet vous permet de tenir toutes les parties prenantes informées et impliquées tout au long du cycle de vie de votre projet. Grâce à leur contribution, vous pouvez atteindre les objectifs du projet et livrer la valeur attendue. Elle vous aide aussi à gérer les attentes et à répondre rapidement aux préoccupations.
• Plus de transparence et de responsabilisation : La gouvernance de projet établit des lignes de responsabilité et d’obligation claires afin que les décisions soient prises en temps voulu et de manière efficace. Cela minimise la confusion, renforce la confiance entre les parties prenantes et augmente les chances de réussite du projet.

Défis courants et comment les surmonter

Voici quelques défis courants liés à la gouvernance de projet et comment les surmonter :

• Résistance au changement : Si vous faites face à une résistance au changement, impliquez les membres de l’équipe et les parties prenantes dans le processus de gouvernance et fournissez-leur la formation et le soutien nécessaires. Communiquez les avantages et répondez rapidement à toute préoccupation pour obtenir leur adhésion.
• Attentes irréalistes des parties prenantes : Si vous constatez que les attentes des parties prenantes sont irréalistes, mettez en place des canaux de communication, des réunions régulières et des mécanismes de retour d'information. Tenez-les informés et impliqués tout au long du cycle de vie du projet afin de contrer toute attente irréaliste et de répondre rapidement aux préoccupations.
• Contraintes de ressources : Si les ressources de votre projet sont limitées, assurez-vous de réaliser une planification suffisante et une gestion des ressources rigoureuse et de prioriser les projets qui offrent la plus grande valeur pour les ressources allouées. Identifiez, suivez et signalez régulièrement les éventuelles contraintes dès qu'elles apparaissent et prenez des mesures correctives rapidement.

Comment mettre en place une gouvernance de projet

Voici comment mettre en œuvre la gouvernance de projet dans votre organisation.

1. Constituer une équipe de gouvernance

Constituez une équipe de gouvernance qui sera en mesure de définir une orientation stratégique globale, d’exercer une supervision et d’approuver le périmètre du projet, le budget et le calendrier. Cette équipe devrait inclure un comité de pilotage, un sponsor de projet, vous en tant que chef de projet, le PMO (si ce service existe) et les parties prenantes clés.

2. Mettre en place un cadre de gouvernance clair

Définissez les rôles, responsabilités et pouvoirs décisionnels au sein de votre équipe projet. Précisez qui est responsable de quoi afin d’assurer la clarté et d’éviter toute ambiguïté. 

Il se peut que vous deviez mettre en place différents cadres pour différents types de projets. Assurez-vous que chaque cadre est en cohérence avec les objectifs stratégiques propres à votre entreprise et les objectifs de projet, afin d’assurer une direction claire et une cohérence d’ensemble. 

Author's Tip

Créez (ou trouvez) un cadre de gouvernance de projet à utiliser comme modèle de travail pour chaque type de projet devant être pris en compte.

3. Développer les processus et procédures de l’équipe

Standardisez vos procédures de gouvernance afin de maintenir la cohérence et d’assurer que tous les acteurs, notamment les membres de votre équipe, partagent la même compréhension. Appuyez-vous sur des méthodologies de gestion de projet reconnues telles que PRINCE2 ou PMBOK pour élaborer vos processus. 

Passez régulièrement en revue et mettez à jour ces processus afin d’adapter vos pratiques à toute évolution des workflows, des objectifs ou des priorités de l’organisation. Le respect de ces processus par votre équipe aura un impact sur des domaines clés tels que la gestion des risques, la résolution des problèmes, la prise de décision et la performance du projet. 

4. Mettre en place des canaux de communication

La communication est essentielle pour obtenir l’adhésion à la gouvernance. Établissez un plan de communication qui identifie les canaux clés pour diffuser les politiques, procédures et cadres de gouvernance, afin que l’information circule sans accroc entre toutes les parties prenantes. 

Cela inclut la mise en place de réunions régulières, de rapports d’avancement et de mécanismes de retour d’information. La transparence est indispensable ; assurez-vous que chacun soit tenu informé de tout changement en matière de gouvernance.

Outils pour la gouvernance de projet

Une gouvernance de projet efficace requiert les bons outils. Voici quelques types d’outils que vous pouvez utiliser pour accroître la visibilité et atteindre les objectifs du projet.

• Logiciel de gestion de projet : Ce type de logiciel vous aide à planifier, exécuter et suivre vos projets grâce à des fonctions de gestion des tâches, d’allocation des ressources, de suivi de la progression et de reporting.  
• Outils de gouvernance, de gestion des risques et de conformité : Les outils GRC vous aident à identifier, évaluer et atténuer les risques, avec des fonctionnalités telles que l’évaluation des risques, la planification d’atténuation et la surveillance des risques. Ils peuvent également vous aider à respecter les réglementations propres à votre secteur d’activité.  

Bonnes pratiques pour la gouvernance de projet

Voici quelques bonnes pratiques à garder à l’esprit lors de la mise en œuvre de la gouvernance de projet. 

• Assurez-vous que votre cadre de gouvernance est clair : Soyez précis lors de l’élaboration de votre cadre de gouvernance en définissant les rôles et responsabilités, et mettez en place un plan de communication qui définit les canaux clés. Échangez fréquemment et clairement avec les parties prenantes pour les tenir informées et répondre rapidement à leurs préoccupations. Surveillez et signalez régulièrement les problèmes potentiels et prenez des mesures correctives.
• Assurez une formation continue et le développement des compétences : Proposez des formations et opportunités de développement aux membres de l’équipe pour vous assurer qu’ils disposent des compétences et connaissances nécessaires au respect des politiques et processus de gouvernance. Cela permet à chacun de rester informé des évolutions et des meilleures pratiques.
• Tirez parti des bons outils : L’utilisation de logiciels de gestion de projet, de gouvernance ou de gestion des risques réduit le travail manuel, améliore l’efficacité globale et renforce la capacité de tous à se conformer aux règles de gouvernance. 

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