Comment définir des délais réalistes en période d’incertitude
Assurez l'alignement de toute l'équipe: Des échéances claires permettent d'aligner les efforts de l'équipe et de maintenir la fluidité du travail, évitant ainsi les retards qui peuvent perturber votre projet et ceux des autres équipes de votre organisation.
L'effet domino des retards: Un seul retard peut avoir un impact sur plusieurs projets et bouleverser vos calendriers soigneusement planifiés. Il est donc crucial d'intégrer de la flexibilité et des marges de manœuvre pour vous offrir une marge de sécurité en cas de besoin.
Les outils ne font pas de miracles: Les logiciels peuvent grandement faciliter la planification d'échéances réalistes, mais il vous faudra tout de même intervenir pour résoudre les problèmes, définir des attentes réalistes et assurer un suivi constant.
Si la question « quand pourrons-nous lancer ? » vous fait l'effet d'un lapin pris dans les phares, il y a de fortes chances que vous ayez du mal à fixer (et à respecter) des délais réalistes.
Avec le nombre de systèmes de gestion des tâches et d'outils de gestion de projet disponibles, vous pourriez penser qu'il suffit d’intégrer votre plan de projet, d’assigner le travail et les échéances, puis de laisser l’équipe faire le reste (et si vous êtes un chef de projet expérimenté, vous venez probablement d’éclater de rire).
Voici pourquoi il est important de fixer des échéances réalistes et comment bien s’y prendre afin de livrer les projets à temps et de satisfaire vos clients et parties prenantes.
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Pourquoi est-il important de fixer des délais réalistes ?
Fixer des échéances est essentiel à la réussite d’un projet pour de nombreuses raisons, dont la plus évidente est de tenir ses engagements et d’éviter de manquer les échéances.
- Dans un environnement d’agence, les projets sont vendus sur la base des capacités de l’équipe prévues. Reporter certaines tâches d’un ou deux jours n’a généralement pas d’impact à long terme, mais allonger les délais de plusieurs semaines ou mois peut perturber le calendrier d’autres travaux reposant sur ces mêmes membres de l’équipe.
- Ce n’est pas très différent pour un projet en interne. Supposons que vous gériez le lancement d’un nouveau site web. Vous annoncez à l’équipe communication que le site sera en ligne trois mois après votre réunion de lancement. Un mois plus tard, un décideur ajoute de nouvelles fonctionnalités. Vous vous retrouvez alors avec cinq à six mois pour lancer le site. Vous devez réaffecter les ressources pour respecter la nouvelle date de fin.
Ces exemples illustrent comment l'absence de calendrier peut pénaliser les équipes projet et même toute l’organisation. Mais vous pourriez aussi vous retrouver dans une situation où une échéance de projet irréaliste est imposée à l’équipe par un client ou un décideur.
Comment fixer des délais réalistes : la version théorique
Si vous avez suivi une formation en gestion de projet, vous avez probablement passé beaucoup de temps à apprendre à estimer les durées de tâches de manière réaliste. Cela peut se faire à l’aide d'une méthode d’estimation descendante, d’une méthode ascendante ou d’un processus d’estimation analogique.
Par exemple, supposons que vous deviez estimer le temps nécessaire pour concevoir la page d’accueil d’un nouveau site web. Si vous avez utilisé un logiciel de suivi du temps, vous savez que par le passé, il a fallu à votre designer :
- 6 heures pour concevoir une première maquette
- 1 heure pour la révision en interne (designer, développeur, chef de projet, directeur de création)
- 1 heure pour la présentation au client ou aux parties prenantes
- 2 heures pour effectuer les retouches
- 1 heure pour une nouvelle revue interne
- 1 heure pour une nouvelle présentation avec le client
- 2 heures pour finaliser le design et préparer l’intégration
- 1 heure pour la passation entre la conception et le développement
Combien de jours devriez-vous prévoir pour ce processus dans vos consignes de planification de projet ? Disons que vous décidez d’allouer deux semaines selon vos données actuelles. Qu’est-ce que cela donne ? Découpez les tâches du projet comme suit :
Semaine 1
- Lundi/mardi : création de la première maquette
- Mercredi : révision interne
- Jeudi : présentation au client ou aux parties prenantes
- Vendredi : retour du client ou des parties prenantes
Semaine 2
- Lundi : retouches
- Mardi : révision interne
- Mercredi : présentation au client ou aux parties prenantes
- Jeudi : retour du client ou des parties prenantes
- Vendredi : dernières retouches, préparation des fichiers et passage au développement
Si ce calendrier vous paraît trop serré, vous pouvez ajouter une marge supplémentaire et étendre le tout à deux semaines et demie, voire trois semaines. Cela s'avère utile dans des situations où vous savez que vos parties prenantes auront beaucoup de retours et que votre designer ne pourra pas effectuer les modifications dans un temps aussi court.
Bien qu’il ne semble pas y avoir trop d’heures sur ce calendrier, il peut être prudent d’ajouter un peu de marge en amont afin que le travail ne s’éternise pas et ne bouleverse pas tout votre planning.
Comment fixer des délais réalistes : la version terrain
Il est temps de vous confronter à la réalité. Vous devez apprendre à lire entre les lignes pour mener à bien un projet avec des échéances réalistes.
Considérez le scénario décrit ci-dessus : vous devez tenir compte des personnes qui réalisent le travail. Si vous avez un designer qui procrastine ou manque de compétences en gestion des délais, il faut instaurer un sentiment d'urgence pour que les choses avancent. Plus vous connaissez les habitudes de votre équipe, plus il vous sera facile de fixer des délais réalistes.
Un autre point essentiel à prendre en compte concerne les inconnues ou les facteurs X. Ces éléments échappent au cadre classique de la planification ou de l'estimation d'un projet, mais peuvent avoir un impact important sur le calendrier et votre capacité à fixer des échéances réalistes.
Réfléchissez-y : Lorsqu’on vous demande d’établir un calendrier de projet, des tâches et des dates d’échéance dès le démarrage, vous ne connaissez peut-être pas grand-chose des spécificités du projet ni des parties prenantes impliquées. Au fil de l’avancement du projet, vous serez beaucoup plus précis dans la définition d’échéances réalistes pour le travail.
Des exemples d'inconnues ou de facteurs X pouvant affecter les échéances et le planning du projet incluent :
- De nouveaux intervenants qui arrivent dans le projet à la dernière minute
- Des conditions météorologiques extrêmes et des pandémies mondiales
- Des licenciements massifs ou la réduction des effectifs
- L’apparition de nouvelles technologies ou la disparition de technologies actuelles nécessaires à l’intégration ou aux dépendances techniques
Comment savoir qu'il est temps de modifier une échéance
Si vous devez changer une échéance, soyez proactif. Par exemple, si vous travaillez sur un site web prévu pour être lancé à une date précise qui coïncide avec d'autres activités marketing (communiqué de presse, couverture médiatique planifiée ou lancement de campagne), il est essentiel que ces actions se déroulent dans le bon ordre.
Dans ce cas, le site devrait être lancé quelques jours avant le démarrage de la campagne marketing. Ainsi, il reste du temps pour régler les derniers détails ou corriger d’éventuels bugs. Mais nous savons tous comment cela se passe : un lancement tardif ou des validations retardées peuvent nous obliger à compresser sérieusement les délais.
Si le projet prend clairement du retard et que la date de lancement approche, il est probablement judicieux de coordonner avec les parties prenantes pour soit accélérer le rythme, soit prioriser les tâches nécessaires pour le jour J, soit déplacer l’échéance.
Organisez des points réguliers pour prendre la température de l’équipe et suivre le progrès du projet.
Comment savoir s’il faut mettre la pression sur l’équipe pour tenir les délais ou réorganiser le planning ? Il existe des signes subtils (et d’autres beaucoup moins) qui indiquent qu’il est temps de repenser la gestion des échéances du projet et d’ajuster votre calendrier avec des délais plus réalistes. Il peut s’agir notamment :
- Travail bloqué parce que des tâches dépendantes ne sont pas terminées
- La portée du projet a changé et le planning initial ne tenait pas compte de ce travail supplémentaire
- L’équipe commence à ressentir du stress
- Les risques liés à la précipitation augmentent
- De nouveaux besoins ont été identifiés
- Des bugs importants ou des problèmes de qualité émergent
Si vous hésitez encore sur la nécessité d’ajuster une échéance, établissez un plan de secours avec les membres de l’équipe. Demandez-leur d’essayer de respecter l’échéance prévue, mais convenez d’un point d’étape (bien avant la vraie date limite) pour faire le bilan et prendre la décision finale.
De cette façon, vous permettez à l’équipe de terminer le travail le plus vite possible tout en conservant une solution de repli si elle en a besoin.
Et la suite ?
Pour en savoir plus sur la façon de fixer des échéances réalistes, consultez nos formations disponibles à la DPM School.
