Top 11 des défis en gestion de projet : comment les surmonter

Tout au long de cet article, vous verrez des références à une enquête récente, menée en 2020, qui demandait aux répondants quel était leur plus grand défi à ce moment-là. Tous les défis abordés ici n'étaient pas inclus dans cette enquête.

1. Conflits au Sein de l’Équipe Projet

Les conflits au sein de l’équipe projet peuvent être provoqués, comme l'ont noté certains répondants à notre enquête, par des climats toxiques ou des personnalités qui s'opposent, ainsi que par un manque de responsabilisation au sein de l'équipe, ce qui décourage également la collaboration et l'esprit d’équipe.

Lorsque les équipes connaissent une mauvaise communication ou des problèmes de communication et ne collaborent pas au niveau adéquat, cela peut entraîner l’échec du projet.

Selon la Harvard Business Review, 39 % des conflits sont causés par des différences de communication et 22 % par des attentes non clarifiées.

Une communication efficace et la clarification des attentes sont deux axes clés dont les chefs de projet sont responsables, ce qui signifie qu’ils peuvent réduire le risque que des conflits surviennent (ainsi qu’utiliser des tactiques de résolution de conflit quand ils se présentent).

Comment Surmonter Ce Problème

• Suivez une formation spécifique en leadership de projet et en techniques de résolution de conflit, ce qui vous apportera des outils pour aborder les conflits et autres situations peu idéales. 
• Mettez en place une hiérarchie claire, des objectifs de projet SMART et des buts de projet, ainsi qu’un système de responsabilisation. Organisez des points réguliers avec les membres de l’équipe et tenez-les responsables du respect des délais et des standards de qualité.
• Adoptez des tactiques éprouvées pour renforcer la sécurité psychologique. Cela garantit que les membres de l’équipe se sentent écoutés et respectés, ce qui aide à réduire les conflits.

2. Disponibilité Limitée des Ressources

Les chefs de projet peinent à attribuer les ressources à leurs projets, surtout lorsque plusieurs projets sont menés en parallèle et que les équipes sont partagées entre des priorités concurrentes.

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paru/beachbabe74 via
dansprojectmanagement

Certaines de ces difficultés peuvent être résolues lors d’une vraie phase de planification de projet, mais cela dépend aussi du budget du projet. Les projets avec des budgets réduits ont souvent moins de ressources dédiées, bien qu’ils puissent avoir un périmètre nécessitant plus de ressources.

Comment Surmonter Ce Problème

• Maîtrisez les principales tactiques de gestion des ressources comme l’égalisation des ressources et l’adoucissement des ressources. Les deux peuvent aider à équilibrer la charge de travail au sein de l’équipe, mais privilégiez l’adoucissement des ressources lorsque vous avez une échéance fixe, impossible à déplacer. 
• Améliorez votre prévision des ressources. Plus vous savez tôt de quelles ressources vous aurez besoin, plus tôt vous pourrez les réserver, ce qui garantit d’avoir toutes les personnes nécessaires. 
• Utilisez un logiciel de gestion des ressources. Il s’agit du moyen le plus simple pour réattribuer des missions, surveiller la capacité et la charge de l’équipe, et estimer de façon précise vos besoins réels en ressources.

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3. Manque de Formation ou de Compétences en Gestion de Projet

Les chefs de projet se retrouvent souvent dans ce rôle sans aucune formation formelle (bien que celle-ci ait tendance à suivre par la suite) ou sans les compétences en gestion de projet, les compétences techniques ou le bagage de compétences relationnelles qui leur permettraient de réussir.

Plusieurs personnes interrogées dans notre enquête ont mentionné le manque de confiance comme étant leur plus grand défi, et trois retours en particulier évoquaient le fait d’être nouveau dans la gestion de projet. Une personne a indiqué qu'elle avait « du mal à élargir [ses] compétences de la gestion basique à la gestion de petits projets ».

Comment le surmonter

• Entraînez-vous à rester flexible, quel que soit le type ou l’ampleur du projet numérique que vous gérez. Adaptez-vous rapidement aux situations et apprenez de vos erreurs. 
• Accordez du temps à votre apprentissage personnel et à la formation en gestion de projet. Rejoignez des groupes communautaires et réseauter avec vos pairs. Notre communauté Slack (incluse dans l’adhésion DPM) est un excellent endroit pour participer aux échanges.
• Suivez notre formation « Maîtriser la gestion de projet numérique », désormais disponible via l’adhésion DPM. Ce cours couvre l’ensemble du cycle de vie du projet, ainsi que les principales méthodologies comme la gestion de projet agile et le « waterfall », et des tactiques pour mener à bien des projets.

4. Manque de processus clairs

De nombreux répondants à notre enquête ont indiqué que leur plus grand défi en gestion de projet était lié aux processus, qu'il s'agisse de processus liés aux projets spécifiques ou de processus internes à l’entreprise. Plusieurs réponses ont signalé que leur organisation manquait de flux de travail et qu'il incombait aux chefs de projet de les créer et de les mettre en œuvre.

D’autres se sont montrés frustrés par l’absence d’application des processus établis de la part des autres.

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paru/wookiedaywalker du fil de discussion
dansprojectmanagement

Comment le surmonter

• Utilisez des modèles lors de la création de documents de processus. Cela vous fera gagner du temps et évitera la confusion, car vous pouvez simplement modifier un document existant au lieu d'en créer un à partir de zéro. Vous pouvez créer des modèles à partir de vos propres documents existants, ou bien il existe de nombreux modèles gratuits et payants qui peuvent vous servir de point de départ. 
• Réalisez une analyse des causes racines. Avant de vous lancer dans la recherche de solutions, envisagez d’utiliser l’analyse des causes racines pour comprendre pourquoi les processus sont ignorés ou ne fonctionnent pas. Cela pourrait révéler des lacunes en formation, un manque de clarté dans les responsabilités, ou des outils qui ne soutiennent pas le flux de travail.
• Créez un comité de gestion du changement pour déployer de nouveaux processus et changements dans les processus existants. Incluez des membres de différentes équipes afin que chacun puisse s'exprimer et adhérer au nouveau processus.

5. Rester dans le périmètre

Plusieurs répondants ont déclaré que le périmètre était leur plus grande difficulté : en particulier, rester dans le périmètre du projet, éviter le débordement du périmètre et gérer les changements de dernière minute du périmètre. Le débordement du périmètre provient principalement des clients (« J’espérais juste que… », « Encore une idée… »), mais il peut également provenir de membres de l’équipe désireux de faire bonne impression. 

Un autre retour a souligné l’effet domino que peuvent avoir les changements de périmètre et la gestion des parties prenantes qui s’ensuit lorsque les changements de périmètre nécessitent des ajustements du calendrier ou du budget du projet.

Comment le surmonter

• Référez-vous au cahier des charges et/ou à la description du périmètre du projet. Si un client demande quelque chose qui ne figure pas dans ces documents, renvoyez-le vers le document pour qu’il vérifie. 
• Mettez en place un processus de demande de modification. Si un client souhaite une fonctionnalité qui n’était pas prévue initialement, par exemple, remplissez une demande de modification qui détaille les impacts sur le budget, le calendrier et les ressources du projet. Ils peuvent examiner la demande et décider de ne pas aller plus loin, mais si c’est le cas, vous pouvez alors ajuster le calendrier ou le budget du projet selon les besoins.

6. Manque de visibilité sur les progrès

Les chefs de projet se plaignent souvent d’être informés des retards de projet ou des problèmes uniquement lorsqu’il est trop tard, ainsi que du manque de visibilité sur la quantité de travail effectuée par rapport au budget et au temps déjà dépensés. 

Sans oublier que, sans solution de reporting adéquate, le processus pour réunir ces informations est extrêmement chronophage :

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par extrait de la discussion
dansgestion de projet

Comment surmonter cette difficulté

• Utilisez un logiciel de gestion de projet. Il vous permet de créer des tableaux de bord pour suivre différents indicateurs tels que la part du budget utilisée, la capacité de chaque ressource, et le pourcentage d’achèvement des tâches ou des jalons. Il permet également de voir sur quels autres projets travaillent les membres de votre équipe, afin que vous puissiez évaluer les priorités et ajuster si nécessaire. 
• Calculez la valeur acquise. Cet indicateur attribue une valeur monétaire à l’avancement de votre projet, ce qui permet de comparer directement le temps passé au budget dépensé. 
• Échangez régulièrement avec les membres de votre équipe. Organisez des entretiens individuels réguliers pour avoir une vue d’ensemble de leur charge de travail, identifier les obstacles ou difficultés rencontrés, et voir comment vous pouvez mieux les accompagner. 

7. Gérer des personnes qui ne vous reportent pas directement

Les chefs de projet ne sont souvent pas les supérieurs directs des membres de l’équipe qui travaillent sur leurs projets.

Ils n’ont pas forcément d’autorité sur leur emploi du temps, leurs horaires de travail, les processus qu’ils suivent ou leur méthode de travail. Cela peut entraîner des conflits entre le chef de projet et l’équipe, entre chefs de projet et autres managers, ou encore entre différents membres de l’équipe. 

Comment surmonter cette difficulté

• Établissez une bonne relation avec les membres de votre équipe afin qu’ils se sentent libres de vous parler de leurs préoccupations concernant leur charge de travail. Apprendre à connaître quelqu’un sur un plan personnel facilitera les discussions difficiles. 
• Mettez en place des réunions régulières (hebdomadaires, bimensuelles, etc.) entre tous les managers (projets et autres) pour discuter des priorités et des potentiels conflits de ressources et garantir l’alignement, afin que les membres de l’équipe n’aient pas de messages contradictoires, ce qui peut créer de la frustration et de la confusion. 
• Posez des questions ouvertes aux membres de l’équipe concernant leur charge de travail ou leurs préférences, en évitant les questions suggestives ou condescendantes.

8. Priorités concurrentes

Les organisations mènent souvent de nombreux projets en parallèle, et les ressources nécessaires à ces projets sont parfois rares, comme évoqué précédemment. Les membres de l’équipe sont souvent sursollicités, ce qui peut démotiver et diminuer le moral. Sans compter que les chefs de projet eux-mêmes sont fréquemment dispersés entre plusieurs projets avec des niveaux de priorité différents.

Ce commentaire résume bien la situation :

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par extrait de la discussion
dansgestion de projet

Comment surmonter cette difficulté

• Mettez en place un logiciel de gestion des tâches et des applications ou outils de gestion de projet. Ceux-ci peuvent vous aider à suivre les activités de vos membres d'équipe et les autres projets et tâches qui leur sont assignés. 
• Créez une matrice de priorisation et classez les tâches en fonction de leur importance ou de leur urgence. Supprimez tout ce qui n’est ni important ni urgent. 
• Apprenez à déléguer. Même si les chefs de projet sont responsables de la réalisation du travail, ils n'ont pas nécessairement besoin de tout faire eux-mêmes. Impliquez l’équipe dans la recherche de tactiques de gestion des risques ou l’élaboration de plans de secours.

9. Obtenir des estimations précises

Estimer le temps qu'une tâche va prendre, et donc le budget que cela représentera, est toujours un défi aussi bien pour les chefs de projet que pour les membres de l’équipe.

Les chefs de projet ne réalisent pas eux-mêmes le travail, et les membres de l’équipe sont parfois réticents à s’engager sur une durée précise, surtout s’ils ne disposent pas de toutes les informations, ce qui arrive fréquemment.

Comment y remédier

• Utilisez des techniques d’estimation telles que l’estimation analogique, l’estimation paramétrique ou l’estimation à trois points. L’estimation analogique utilise les données des projets précédents, tandis que l’estimation paramétrique applique des variables spécifiques de projets similaires aux paramètres du projet actuel. L’estimation à trois points prend la moyenne entre le meilleur scénario, le pire scénario et le scénario le plus probable.
• Utilisez notre modèle d’estimation de projet (disponible via l’adhésion DPM). Accédez à notre modèle et à notre liste de contrôle pour vous assurer de présenter l’estimation la plus précise possible à vos clients. 

10. Manque de communication

Lorsque les membres de l’équipe ne communiquent pas entre eux, ou que les parties prenantes ne fournissent pas les bonnes informations ou validations nécessaires à l’avancée du projet, le risque d’échec du projet augmente significativement.

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paru/wookiedaywalker dans la discussion
surprojectmanagement

Comment y remédier

• Élaborez un plan de communication clair. Ce plan précise comment l’équipe projet, le chef de projet et les parties prenantes échangeront des informations tout au long du projet. Indiquez les canaux utilisés, la fréquence des communications et celle des réunions de suivi (en présentiel ou par téléphone). 
• Menez un lancement de projet formel, ainsi qu’une réunion préparatoire entre vous et le client. Cela favorise la création d’un bon climat relationnel, facilitant la communication durant tout le projet, et permet de fixer les attentes relatives au niveau et à la fréquence des échanges. 

11. Équipes travaillant en silos

Lorsque les membres de l’équipe travaillent chacun dans leur coin et qu’il n’existe aucune boucle de rétroaction, la qualité du travail en pâtit, des redondances apparaissent et la répartition des responsabilités devient floue.

Cela crée finalement beaucoup de frustrations parmi l’équipe projet et les parties prenantes, ce qui diminue la motivation et implique un désengagement des collaborateurs. 

Comment y remédier

• Utilisez une matrice RACI. Elle clarifie qui est responsable, qui rend des comptes, qui est consulté et qui est informé sur les différentes tâches et livrables du projet. Remplissez-la avec soin pour réduire les silos et assurez-vous que les personnes « consultées » sont bien celles qui doivent intervenir en donnant leur avis.
• Mettez en place une boucle de rétroaction. Cela implique de recueillir des retours sur le travail lui-même, mais les chefs de projet devraient également demander des avis sur les processus, les obstacles rencontrés et sur l’avancement général du projet. Plus vous améliorez les processus et trouvez de nouveaux moyens de briser les silos, plus la motivation et la qualité du rendu seront élevées.

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