Comment créer un plan de communication de projet [+ Modèle]
Se mettre sur la même longueur d’onde: Un plan de communication définit les méthodes, la fréquence et les canaux pour l’échange d’informations entre les équipes projet et les parties prenantes, ce qui garantit l’alignement et des attentes claires pour toutes les parties impliquées.
Harmonisation avec la planification de projet: Élaborer un plan de communication va de pair avec la planification de projet : vous pouvez ainsi décider à l’avance comment l’information sera partagée, plutôt que de diffuser des informations urgentes de manière inappropriée faute d’avoir prévu un plan.
Les modèles à la rescousse: Au lieu de créer votre plan de communication de projet à partir de zéro, téléchargez notre modèle pour accélérer le processus, ou copiez-collez simplement depuis un projet existant, puis adaptez-le selon vos besoins.
Un plan de communication de projet vous aide à définir une stratégie sur la façon dont vous souhaitez communiquer avec les parties prenantes clés. Sans ce plan, il sera difficile de gérer les attentes des parties prenantes, de garder tout le monde informé, et d'éviter la confusion au sein de votre équipe projet.
Voici comment créer un plan de communication efficace, l'utiliser pour maintenir l'ordre, et garder votre projet sur la voie du succès.
Qu'est-ce qu'un plan de communication ?
Un plan de communication est une feuille de route stratégique qui détaille comment l'information sera échangée entre l'équipe projet et les parties prenantes. Il précise les méthodes, la fréquence et les canaux de communication, afin de garantir que toutes les personnes impliquées sont informées, alignées et peuvent collaborer efficacement.
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En termes plus simples, c'est comme une carte qui montre comment tout le monde dans un projet échange des informations, y compris la communication interne entre les membres de l'équipe. Il indique quels sont les besoins de communication de chaque personne : qui doit recevoir quel type d'information, à quel moment, et comment elle lui sera transmise.
Un plan de communication de projet n'a pas besoin d'être formel, mais il doit être documenté pour pouvoir y faire référence. Cela permet à chacun de savoir ce qui se passe, d’être d’accord sur les décisions prises, et de travailler ensemble de manière efficace, en particulier lors du travail à distance ou avec des outils de communication digitaux.
Voici un (très) bref aperçu :
Comment rédiger un plan de communication
Voici les étapes pour rédiger et créer un plan de communication solide pour la gestion de projet :
- Comprendre les paramètres de votre projet
- Définir vos objectifs de communication
- Identifier les parties prenantes
- Définir la fréquence des communications
- Définir les méthodes de communication
1. Comprendre les paramètres de votre projet
Définissez les paramètres du projet, y compris la taille du projet, des informations sur l’entreprise du client, les livrables, le calendrier, et qui compose l’équipe projet.
Pensez aux styles de communication de votre équipe et de votre client :
- Les échanges ont-ils été efficaces jusqu’à présent ?
- Votre client a-t-il indiqué des préférences de communication ? Par exemple, privilégie-t-il le téléphone en cas de question ou est-il plutôt adepte de l’email ?
- Vous êtes-vous rencontrés en personne ou en visio ?
- À quelle fréquence votre équipe interagit-elle directement avec vous sur le projet ? Préfèrent-ils un contexte écrit aux réunions ?
- Y a-t-il des besoins spécifiques en relations publiques ?
Une fois que vous avez compris les équipes et les clients avec lesquels vous travaillez, vous pouvez commencer à consigner cela dans un plan de communication de projet.
2. Définir vos objectifs de communication
Énumérez ce qui définit une communication de projet réussie, non seulement pour votre client mais aussi pour votre équipe. Utilisez cette liste pour guider vos décisions liées à la communication.
Incluez une liste de métriques ou d'indicateurs clés de performance (KPI) permettant de mesurer l’efficacité de vos communications, et intégrez ces éléments directement à votre plan de communication. Cela peut inclure le nombre d'emails envoyés ou reçus chaque semaine, le nombre de messages ou d'emails non lus, etc.
3. Identifier les parties prenantes
Identifiez qui doit être tenu informé sur votre projet et quelles informations chaque personne souhaite ou doit recevoir. Le principal acteur côté client pourrait vouloir des retours détaillés sur chaque tâche ou sur qui travaille dessus, tandis que son supérieur n’aura besoin que d’informations globales sur l’avancement du projet.
Notez également les coordonnées de tous les intervenants et gardez-les dans votre plan.
4. Définir la fréquence des communications
En fonction des objectifs du projet, réfléchissez à la fréquence à laquelle vous devez communiquer avec chaque partie prenante et au contenu à inclure dans ces échanges.
Vous pouvez utiliser plusieurs approches, par exemple : des points hebdomadaires pour faire le point sur le calendrier et le budget, des échanges quotidiens pour répondre aux questions spontanées, et des réunions régulières pour présenter les grands jalons du projet.
Gardez en tête les paramètres et objectifs de votre projet : ils vous aideront à déterminer quels types d'informations doivent être communiquées plus ou moins souvent.
5. Définir les méthodes de communication
Certains intervenants peuvent préférer recevoir des mises à jour par email, sur Slack ou via un tableau de bord que vous avez mis en place pour le suivi du statut. Ce type d'information est également important à inclure dans votre plan de communication, et cela permet de satisfaire les parties prenantes.
Parfois, l'information que vous communiquez détermine la bonne méthode de communication. Par exemple, il est préférable d'organiser les lancements de projet lors de réunions en présentiel (ou par visioconférence), mais les questions rapides peuvent être traitées via Slack ou par email. Notez quels moyens vos parties prenantes préfèrent et à quel moment vous aurez besoin d’eux pour les réunions importantes, afin qu’ils soient avertis à l’avance.
Que faut-il inclure dans un plan de communication de projet
Bien que le contenu de votre plan de communication en gestion de projet puisse varier selon le type et l’envergure du projet, il existe quelques éléments clés à inclure dans chaque plan de communication que vous élaborez.
Parties prenantes clés
Identifiez les parties prenantes clés, y compris votre contact principal chez le client. Ajoutez les informations de contact, telles que numéros de téléphone et adresses email, afin que toute personne accédant au plan de communication puisse trouver ces informations.
Membres de l’équipe
Incluez chaque membre de l’équipe projet ainsi que leur rôle. Cela est utile pour toute personne nouvelle ou peu familière avec le projet. Précisez quels membres de l’équipe sont responsables de la production des livrables, de la conduite de discussions stratégiques et/ou de la gestion des échanges techniques avec les parties prenantes.
Méthodes de communication
Décrivez les principaux moyens et canaux de communication utilisés pour contacter les parties prenantes, tels que l’email, les appels téléphoniques, les réunions, Slack, ou autres. Ajoutez des notes sur les canaux préférés des parties prenantes.
Types de communication
Listez les informations à partager, la façon dont elles seront partagées, ce qu’il faut inclure, et à qui elles sont destinées. Par exemple, il se peut qu’on vous demande de fournir des rapports d’avancement hebdomadaires au client. Considérez le mécanisme de communication, la liste de diffusion et les informations à inclure dans le rapport. Un logiciel de reporting client peut vous aider à cet effet (ou optez pour des solutions open source si votre budget est limité).
Styles de communication
Différenciez selon les parties prenantes et la méthode de communication. Par exemple, une partie prenante préfère-t-elle des communications exclusivement formelles ou pouvez-vous adopter un ton un peu plus détendu ?
Planning des réunions
Même si cela peut être ajusté au fil du projet, avoir une idée initiale de la fréquence des réunions avec les parties prenantes est utile. Selon la portée du projet, vous pourriez aussi détailler à quelle fréquence vous communiquerez par email avec le client. N’oubliez pas d’inclure les réunions internes d’équipe.
Messages clés
Pour chaque partie prenante, déterminez le message ou l’information clé que vous souhaitez communiquer. Quel est le message approprié qui résonnera avec ce groupe ? Identifiez également tout retour spécifique ou donnée requise auprès des parties prenantes pour valider et affiner la preuve de concept.
Objectifs de communication
Un bon plan de communication en gestion de projet inclut des objectifs de communication. Cela vous aide à prendre des décisions en gardant à l’esprit les résultats souhaités.
Exemple de plan de communication de projet
D’après les éléments décrits ci-dessus, voici à quoi pourrait ressembler un modèle de plan de communication de projet.
Objectifs de communication
Indiquez clairement les objectifs de communication du projet dès le départ, afin que toute personne accédant au plan adhère aux décisions qui contribuent à leur réalisation. Assurez-vous qu’ils soient mesurables.
Informations sur les parties prenantes et préférences de communication
Un tableau peut être utile pour lister les parties prenantes du projet et leurs préférences.
Pour les projets plus complexes, vous pouvez détailler la colonne des notes pour partager davantage d’informations (par exemple, vous pouvez créer une colonne supplémentaire pour indiquer la disponibilité des parties prenantes ou toute autre information essentielle à la façon et au moment où vous communiquez.)
Types de communication
Utilisez cette section pour réfléchir aux différentes manières de communiquer avec vos parties prenantes. Cela permet de garantir une communication cohérente, pertinente et efficace.
Avantages des plans de communication de projet
Développer et documenter une stratégie de communication permet à vos projets de se dérouler plus efficacement et vous aide à éviter l’échec du projet.
Meilleure planification du projet
Un plan de communication de projet complète votre plan de projet en définissant plus en détail la façon dont l’équipe va collaborer.
Si vous avez pris à l’avance des décisions concernant la façon dont vous transmettrez les informations critiques, notamment le canal de communication à utiliser, la personne responsable et la fréquence, vous n’aurez pas à gérer ces choix plus tard, lorsque vous aurez des mises à jour urgentes mais ne saurez pas à qui les transmettre (cela est particulièrement important lors de la planification de projets à distance).
Notre modèle de plan de projet peut vous aider à structurer cette stratégie de communication dès le début, assurant une circulation fluide des informations et un alignement de l’équipe tout au long du projet.
Des attentes précises pour les parties prenantes
Vous devez définir les attentes en matière de communication dès le départ pour espérer que le projet se déroule sans heurts.
En informant le client dès le début du projet de ce à quoi il peut s'attendre, vous définissez le cadre pour tout le projet. Il est également utile pour les parties prenantes de savoir à l’avance ce dont vous aurez besoin d’eux afin qu'ils puissent se préparer en conséquence.
Tout commence par les attentes et par s’assurer que tout le monde est sur la même longueur d’onde. J’élabore toujours un brief de communication au démarrage d’un projet qui précise : « Voilà comment vous pouvez me joindre, quand je suis le plus disponible, et les canaux par lesquels il est préférable de me contacter. » Le brief de communication est aussi un bon endroit pour clarifier les attentes concernant la réactivité. Pour faire de votre mieux pour le client, il faut parfois se concentrer sur la tâche et ne pas avoir la boîte mail ouverte en permanence (sauf lors des périodes vraiment cruciales), par exemple.
Gestion plus simple des parties prenantes
La meilleure manière de gérer les parties prenantes consiste à établir un plan de communication, à s’y tenir et à l’utiliser pour assurer une communication efficace afin de s’aligner sur l’objectif et sur les jalons du projet (et de réajuster si nécessaire).
Un plan de communication de projet favorise une compréhension partagée du processus de communication pour que chacun sache ce qui se passe et ce qui devrait se passer dans votre projet.
Je me suis retrouvée dans une situation avec un client où tout était sens dessus dessous, mais cela n’a été évident que lorsqu’il était déjà trop tard. Il y avait de petits signaux d’alerte, comme le fait que le client ne réponde pas beaucoup après le lancement du projet et qu’il disparaisse lors des points de suivi, ce qui nous a immédiatement bloqués sur le projet. J’ai réalisé que nous n’avions pas de rythme de communication. Quoi qu’il y ait dans nos agendas, il n’y avait aucune attente claire sur la façon de communiquer. Un plan de communication aurait vraiment tout changé et aurait permis de dire, “Nous ne remplissons aucun des points que nous devrions, et c’est un signal d’alerte” dès le départ.
Télécharger le modèle de plan de communication de projet
Téléchargez notre modèle de plan de communication de projet pour recueillir facilement toutes les coordonnées et instructions dont vous aurez besoin pour vos projets. Un exemple complété est également inclus pour vous montrer les meilleures pratiques pour remplir votre plan de communication.
Comment utiliser un plan de communication de projet
1. Partagez-le avec votre équipe
Partager le plan avec votre équipe les informe sur votre fréquence de communication — ce qui impacte leur travail et les dates de livraison — mais leur donne aussi plus de contexte sur la façon dont vous communiquez et avec qui. Partager ces informations signifie que votre équipe peut vous soutenir lors de la mise en œuvre du plan.
2. Restez sur la bonne voie
Planifiez toutes les réunions clés du projet dès que vous avez élaboré un plan, et ajoutez des rappels à votre agenda pour effectuer des points réguliers et même envoyer des emails de suivi de projet afin de respecter les éléments importants définis dans votre plan.
Si à un moment vous vous éloignez de votre plan de communication et avez du mal à y revenir, reconsidérez l’approche que vous avez définie :
- Est-ce qu’il est encore aligné avec les objectifs du projet ?
- Les objectifs — ou les parties prenantes — ont-ils changé d’une façon ou d’une autre depuis le lancement du projet ?
- Existe-t-il des moyens plus efficaces pour communiquer les informations du projet à cette étape ?
Pour vous aider à suivre l’avancée du projet et fournir des informations précises aux parties prenantes, consultez cette liste de logiciels de gestion de projet.
Vous pouvez également trouver plus de stratégies de communication en gestion de projet ici.
Qu’en pensez-vous ?
Quelles tactiques trouvez-vous les plus efficaces pour créer des plans de communication de projet ? Rejoignez la conversation sur Slack avec des centaines d’autres chefs de projet digitaux grâce à l’abonnement DPM !
