5 stratégies pour gérer plusieurs projets en même temps
Gérer plusieurs projets en même temps peut s’avérer complexe. Peut-être que l’on vous a demandé de prendre en charge plusieurs projets internes, que vous jonglez avec quelques projets externes, ou que l’on attend de vous que vous assuriez un équilibre entre des missions à l’intérieur et à l’extérieur de votre organisation.
Quel que soit le contexte, il est facile de se sentir débordé face aux nombreuses sollicitations, aux attentes de reporting différentes et aux priorités contradictoires. Comment garder votre équipe, et vous-même, sur la bonne voie ?
Je gère des projets internationaux depuis plus de 15 ans — voici ce sur quoi vous devez vous concentrer.
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1. Définissez vos limites
Quand il s'agit de prendre en charge plusieurs projets en même temps, il faut être réaliste concernant vos compétences et votre capacité. Il vous faut acquérir de l’expérience afin de gagner la crédibilité et la confiance nécessaires pour diriger. Si vous êtes nouveau dans la gestion de projet, il est probablement préférable de commencer par un ou deux projets pour perfectionner vos compétences — aussi bien pour vous que pour votre organisation. C’est ainsi que j’ai démarré, et avancer à mon rythme m’a permis d’apprendre ce qui fonctionne et ce qui ne fonctionne pas.
En fin de compte, vous connaissez mieux que quiconque vos propres limites et frontières. Si votre organisation attend de vous que vous acceptiez une charge de travail excessive — charge qui finira par nuire à la réussite des projets — il est important de prendre la parole et de dire non au travail. Vous devez fixer des attentes raisonnables, pour vous-même et pour votre équipe, afin de garantir la réussite sur tous les fronts.
2. Comprenez les limites de votre équipe
La gestion multi-projets repose entièrement sur le travail d’équipe. Les membres de votre équipe ont eux aussi des frontières et des limites. Quelle est leur capacité de charge de travail ? Quelles sont les priorités susceptibles de retenir leur attention ?
Lors de la planification des ressources pour plusieurs projets, il est essentiel de connaître les disponibilités des membres de votre équipe, ce qu’ils ont déjà sur leur liste de tâches, et toute contrainte personnelle (y compris les congés personnels, jours fériés, absences, etc.). La dernière chose que vous souhaitez, c’est un épuisement généralisé de l’équipe.
C’est là qu’avoir le bon logiciel de gestion de projet pour vous aider dans la gestion des ressources peut se révéler extrêmement utile. Votre outil peut vous fournir un tableau de bord clair des tâches des membres de l'équipe, de l’avancement de ces tâches et de ceux qui pourraient être surchargés. Cela vous aide à mieux comprendre l’utilisation des ressources afin de prendre des décisions plus avisées concernant la hiérarchisation et la délégation des tâches.
Il est aussi important de connaître les compétences de votre équipe : dans quels domaines excellent-ils, que souhaitent-ils développer, et où doivent-ils progresser. Cela vous aidera à éviter les goulots d’étranglement et les frictions avec vos parties prenantes, et c’est l’un des usages essentiels des solutions de gestion de projet.
Par exemple, avoir un seul data scientist sur un projet d’intelligence artificielle n’est pas suffisant. En tant que chef de projet, ce n’est probablement pas à vous de décider ni d’investir un budget pour la formation professionnelle, mais vous êtes celui ou celle qui peut identifier les compétences nécessaires à votre portefeuille de projets et plaider pour votre équipe.
3. Communiquez avec vos parties prenantes
Lorsque vous gérez des projets à grande échelle, vous recevrez de nombreuses demandes simultanément de la part des parties prenantes du projet. Bien sûr, chaque demande sera « urgente ».
Pour faire le tri parmi toutes ces sollicitations et déterminer quelles demandes sont réellement prioritaires, vous devez avoir une vision d’ensemble. Quelles sont les véritables contraintes de chaque projet ? Quels sont les délais et livrables attendus ? Par exemple, si vous savez que vous travaillez sur un projet réglementaire, vous comprendrez l’importance de le livrer à temps et de respecter l’échéancier du projet.
L’élément clé ici est la gestion des parties prenantes. Vous devez entretenir des relations étroites avec chacune des parties prenantes de vos différents projets. Ayez des échanges réguliers avec elles pour mieux comprendre leurs contraintes, besoins et attentes. Soyez transparent(e) sur les difficultés rencontrées par votre équipe et les solutions mises en œuvre. De même, tenez-les informées de vos avancées et des progrès réalisés sur les objectifs du projet. C’est là que des applications de gestion de projet haut de gamme peuvent vous aider à organiser et diffuser efficacement l’information.
Ces échanges réguliers vous permettront d’élaborer une feuille de route réaliste et de connaître votre marge pour d’éventuels retards. Si vous entretenez une bonne relation avec vos parties prenantes, vous serez aussi plus à l’aise pour dire « non » à certaines demandes. La gestion simultanée de plusieurs requêtes devient plus simple avec un tableau de bord de gestion de projet qui consolide l’avancement et les échéances en un seul endroit.
Dans la mesure du possible, recherchez des outils de communication avec les parties prenantes dans les fonctionnalités des plateformes de gestion de projet que vous choisissez d’utiliser.
4. Gérez efficacement votre temps
Lorsque vous gérez plusieurs projets, vous devez devenir un maître de la gestion du temps.
En tant que chef de projet, vous aurez souvent l’impression de consacrer la majeure partie de votre temps à des réunions. Entre les réunions avec les membres de votre équipe pour discuter des accomplissements et des obstacles, et celles avec les parties prenantes qui souhaitent connaître la progression du projet, cela peut vite devenir beaucoup.
Pour gérer plusieurs projets, un suivi de projet robuste peut vous aider à garder le contrôle sur l’avancement de toutes les initiatives.
Pour vous aider à organiser ce chaos, voici comment j’aborde la gestion de mon agenda. Chaque matin, je commence par vérifier les actions en attente pour chaque projet afin de voir si quelque chose bloque l’avancement. Je passe en revue les points en attente, évalue comment découper les tâches en étapes gérables, et identifie qui je dois relancer ou contacter pour que le projet avance. J’essaie aussi de programmer toutes mes conférences téléphoniques le matin. Avant de planifier une réunion, je me demande s’il est vraiment nécessaire qu’elle soit en présentiel. J’essaie aussi d’en limiter la durée—par exemple en fixant une réunion de 50 minutes au lieu d’une heure complète. L’après-midi, je bloque des créneaux dans mon agenda pour me concentrer sur le travail en profondeur. Pour chaque projet, je définis des rappels dans mon calendrier pour les jalons importants et les dates d’échéance.
Gérer plusieurs projets requiert des compétences clés en gestion de projet pour respecter les délais sans surcharger l’équipe.
5. Profitez des modèles et de l’automatisation
Quand vous gérez plusieurs projets, les modèles sont vos meilleurs alliés. Il est important de standardiser autant que possible. Si ce n’est pas déjà fait, créez des modèles pour les lancements de projet, les livraisons, les go/no-go, etc.
Vous n’avez même pas forcément besoin de tout recommencer depuis le début. Il existe de nombreux modèles disponibles en ligne ou via votre logiciel de gestion de projet. Il peut vous falloir un peu de temps pour les créer ou les personnaliser selon vos besoins, mais vous gagnerez énormément de temps par la suite.
Les modèles et les automatisations doivent faire partie des fonctionnalités clés d'une plateforme de gestion de projet à rechercher dans tout nouvel outil.
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L’histoire des logiciels de gestion de projet montre comment les outils ont évolué afin de répondre aux exigences croissantes des entreprises modernes, y compris la gestion simultanée de plusieurs projets.
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