6 chefs de projet partagent leurs opinions impopulaires sur les logiciels de gestion de projet
Les logiciels de gestion de projet sont partout — et les avis tranchés à leur sujet aussi. Nous avons demandé à des chefs de projet en activité et à des responsables des opérations de partager les opinions qu'ils n'osent pas toujours exprimer à voix haute. De la rétention de leurs propres outils à la dénonciation des chouchous du secteur, voici ce qu'ils pensent réellement.
Pour qui ces outils sont-ils réellement conçus ?
L’outil de gestion de projet est pour le chef de projet — et personne d'autre
La plupart des chefs de projet diront que la visibilité sur le projet est une bonne chose — plus il y a de personnes qui peuvent consulter le plan de projet, mieux c'est. Mais Jeff Chamberlain, Manager of Broadband Services and PMO au Frederick County Government, propose une vision différente.
Il gère ses projets avec une politique d’accès stricte : le logiciel PM reste entre ses mains, et tout le monde reçoit les informations sous une forme réellement exploitable. "C’est un avis un peu impopulaire, mais l’outil de gestion de projet n’est pas destiné à d’autres qu’au chef de projet", affirme-t-il. "Et tout ce qui sort de l’outil doit être présenté sous une forme qui puisse être consommée démocratiquement... Donc, opinion impopulaire, mais c’est moi qui utilise l’outil, pas vous."
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L’outil de gestion de projet n’est pas destiné à d’autres qu’au chef de projet.
Pour Chamberlain, préserver l'intégrité de l'outil ne relève pas du contrôle — il s'agit de garder des plannings complexes clairs et de fournir des informations aux parties prenantes de manière réellement utile.
Les outils sont conçus pour les acheteurs, pas pour les utilisateurs
Il existe une tension inhérente à la manière dont la plupart des logiciels de gestion de projet sont vendus — et Yonelly Gutierrez, Senior Program Manager chez Palo Alto Networks, l’a remarquée. Les personnes qui achètent le logiciel et celles qui l'utilisent au quotidien sont rarement les mêmes, ce qui selon elle se ressent dans l’outil.
« Je pense que parfois les outils sont trop centrés sur la gouvernance de haut niveau, le reporting et les tableaux de bord », explique-t-elle, ajoutant que les outils PM « devraient être conçus en pensant aux chefs de projet qui les utilisent réellement quotidiennement, et non pas uniquement pour les décideurs qui achètent le logiciel ». Le résultat, selon elle, ce sont des logiciels impressionnants lors d'une démo commerciale, mais qui génèrent de la frustration chez les utilisateurs réels.
[Les outils PM] devraient être conçus en pensant aux chefs de projet qui les utilisent réellement quotidiennement, et non pas uniquement pour les décideurs qui achètent le logiciel.
Le problème de vouloir tout faire
Le rêve de l’outil « tout-en-un » est un mythe
La promesse d'une plateforme unique qui gère tout — tickets, plannings, communication, rapports — est évidente. La réalité, selon Chamberlain, l’est beaucoup moins.
« Beaucoup de gens aimeraient que leur système de tickets et leur logiciel de gestion de projet soit la même chose », explique-t-il. « Et je ne pense pas qu'une seule entreprise arrive vraiment à faire ça correctement. » L’outil qui fait tout mais n’excelle en rien, c’est une histoire aussi vieille que le monde.
Pour Matthew Fox, Senior Project Manager et spécialiste des opérations chez Fox Consulting, ClickUp est le parfait exemple d’un outil qui s’aventure trop loin. « ClickUp tente actuellement de remplacer beaucoup d’outils. Mais ils ne règlent pas concrètement les problèmes des utilisateurs finaux, » estime Fox. « Ce n’est pas parce qu’un outil peut tout faire qu’il doit le faire. »
Ce n’est pas parce qu’un outil le peut qu’il doit le faire.
L'intégration totale peut tuer la créativité
Trop d'intégrations peuvent causer un problème similaire à celui d'un outil « tout-en-un ». Julia Rajic, directrice des opérations chez Point Blank, a vécu de première main ce qui se passe lorsqu'une équipe devient trop dépendante d'un système entièrement intégré. Ce qui a commencé comme un mouvement vers plus d'efficacité a fini par avoir des conséquences inattendues sur la culture de son équipe.
« Je suis passée de systèmes et outils disparates à une intégration totale, vraiment totale », explique-t-elle, « à tel point que les gens disaient : ‘Je ne le fais pas tant que je n’ai pas une tâche pour cela.’ ou ‘Je ne réfléchis pas en dehors du cadre, je ne fais pas preuve de créativité ou ne résous pas des problèmes, car cette tâche ne me le demande pas.’ » La checklist, constate-t-elle, avait remplacé la réflexion.
L'outil n'est jamais vraiment le problème
Changer de plateforme ne corrigera pas un processus défaillant
Il y a un schéma que Melody MacKeand, fondatrice de Melody MacKeand Consulting, voit sans cesse dans les agences : quand quelque chose ne fonctionne pas, le réflexe est de blâmer le logiciel et d’en chercher un autre. Selon elle, c’est une erreur.
« Je vois beaucoup d’agences changer de plateforme chaque année en espérant qu’elle réglera leur processus », dit-elle. « En réalité, n’importe quel outil peut être utile ou nuisible. Donc tout dépend vraiment des structures et systèmes que vous mettez en place, puis l’outil vient les soutenir. » Selon MacKeand, l’outil n’est jamais la cause principale — et le changer sans réparer les fondations ne fait que déplacer le problème ailleurs.
N’importe quel outil peut être utile ou nuisible. Donc tout dépend vraiment des structures et systèmes que vous mettez en place, puis l’outil vient les soutenir
Un bon chef de projet peut travailler avec n’importe quel outil
Cette logique s’applique également aux praticiens individuels. Sabrina Di Paulo, fondatrice et consultante principale chez Celeste Consulting Inc., s’oppose à l’idée que le bon logiciel pourrait sauver un projet en difficulté.
« Je pense qu’en tant que chefs de projet, nous croyons qu’un outil peut nous sauver », dit-elle, « mais encore une fois, selon moi, l’une des compétences principales c’est l’adaptabilité et vous devriez savoir utiliser presque n’importe quel outil. »
Jeremiah Hammon, formateur en leadership et gestion de projet chez Project Revolution, va encore plus loin et affirme que la quête du meilleur logiciel détourne souvent de la vraie compétence. « Beaucoup d’entre nous cherchent sans cesse le dernier outil à la mode sans réaliser que, si nous comprenons comment orchestrer tout cela, alors n’importe quel outil fonctionne pour nous », dit-il. « Mettez-moi sur Asana, mettez-moi sur Jira, mettez-moi sur ce que vous voulez… Les mêmes méthodes s’appliquent. »
L’outil ne fait pas le chef de projet
Les logiciels de gestion de projet continueront d’évoluer — de nouvelles plateformes seront lancées, les existantes élargiront leurs fonctionnalités, et le débat autour du « meilleur » outil se poursuivra sur tous les fils Slack et les sections de commentaires LinkedIn.
Mais les chefs de projet que nous avons interrogés n’attendent pas la solution parfaite qui viendra tout résoudre. Ils ont déjà compris que le travail aboutit grâce à la réflexion, à l’adaptabilité et aux systèmes qui les soutiennent — pas à l’outil affiché à l’écran. L’outil n’est qu’un outil.
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