Työnkulku vs. prosessi: 5 keskeistä eroa & 5 yhtäläisyyttä
Työnkulkujen taituruus: Työnkulku sisältää jäsennellyn toimintojen sarjan, jonka tavoitteena on tietyn tehtävän tehokas suorittaminen.
Prosessiseikkailu: Liiketoimintaprosessi sisältää useita tehtäviä, jotka on yhdenmukaistettu laajemman organisaation tavoitteen saavuttamiseksi. Se keskittyy strategisiin tuloksiin yksittäisten tehtävien sijaan.
Tehtävätaktiikan taktiikat: Työnkulkujen ja prosessien välisen eron ymmärtäminen auttaa suunnittelemaan järjestelmiä, jotka hallitsevat tehtäviä tehokkaasti laajempien liiketoimintatavoitteiden saavuttamiseksi.
Liiketoimintaprosessien hallinnassa (BPM) on tärkeää ymmärtää työnkulun ja prosessin perustavanlaatuiset erot. Yhtäältä työnkulku on tiettyyn tehtävään käytettävä toimintojen erityinen järjestys. Liiketoimintaprosessi puolestaan on joukko tehtäviä, joiden avulla saavutetaan organisaation tavoite.
Mikä on työnkulku?
Työnkulkua käytetään tietyn tehtävän suorittamista sujuvoittavien vaiheiden sarjan optimointiin.
Työnkulun tarkoituksena on poistaa pullonkauloja ja sujuvoittaa liiketoiminnan tehtäviä niin, että ne ovat yksinkertaisempia, saavutettavampia ja helpommin seurattavia. Työnkulku muistuttaa suurempaan ateriaan kuuluvaa yksittäistä ruokalajia varten laadittua reseptiä, joka varmistaa, että ruokalaji voidaan valmistaa vaiheittain kenen tahansa ohjeita noudattavan toimesta.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Mikä on prosessi?
Edellä käyttämäämme reseptivertausta hyödyntäen prosessi on koko aterian ja sen jokaisen ruokalajin ylätason suunnitelma. Ilman työnkulkua ohjaavaa prosessia jokainen resepti voi olla sellaisenaan herkullinen, mutta ruokalajit eivät muodosta yhdessä tyydyttävää ateriakokemusta.
Yksinkertaisemmin ilmaistuna liiketoimintaprosessi kokoaa yhteen projektin loppuun saattamiseen tarvittavat tehtävät, tiimin jäsenet, prosessin kulun ja työkalut. Prosessin tulisi koostua useista hyvin organisoiduista työnkuluista, jotka vähentävät tavallisesti paljon aikaa vievien tehtävien suorittamisen kitkaa.
Työnkulku vs. prosessi: erot & yhtäläisyydet
Prosessien ja työnkulkujen välillä on keskeisiä eroja ja yhtäläisyyksiä. Näiden kahden välillä on melko paljon päällekkäisyyttä, mutta huomaat, että molemmat ovat olennaisia projektinhallinnan työnkuluissa.
Alla olevassa taulukossa esitellään työnkulun ja prosessin keskeiset erot ja yhtäläisyydet:
| Työnkulku | Prosessi | Yhtäläisyydet | |
|---|---|---|---|
| Tavoitteet | Sujuvoittaminen ja yksittäisiin tehtäviin käytetyn ajan vähentäminen | Valmistuminen ja projektien tehokas ja vaikuttava loppuun saattaminen | Automaatio voi auttaa molempia menestymään projektinhallinnassa |
| Laajuus | Mikrotaso, tehtäväkeskeinen | Makrotaso, projektikeskeinen | Sovellukset ja työkalut auttavat hallitsemaan sekä mikro- että makrotasoa |
| Painopiste | Automaatio ja tehtävien välisen nopeimman suorittamisreitin optimointi | Hyväksyntä ja sen varmistaminen, että tehtävät suoritetaan projektien viemiseksi lähemmäs valmistumista | Data on molempien perusta, ja sen avulla kummankin painopistettä voidaan parantaa ja täsmentää |
| Strategia | Taktinen: tehtävät jaetaan osiin ja määritetään nopein tapa suorittaa kaikki tehtävät järjestyksessä | Prosessien kuvaus määrittää, mitä projektin loppuun saattaminen edellyttää | Projektipäälliköiden mukanaolo jokaisessa vaiheessa on ratkaisevan tärkeää molemmissa strategioissa |
| Mallit | Riippuvainen: työnkulut toimivat vain tarkasti määriteltyjen mallien avulla | Riippumaton: prosessit voivat toimia ilman malleja projektien loppuun saattamiseksi | Malleista, automaatiosta tai strategiasta riippumatta sekä työnkulut että prosessit ovat välttämättömiä kannattaville yrityksille |
Lue lisää BPM:n ja työnkulkujen eroista täältä sekä projektinhallinta- ja työnkulkujen automaatio-ohjelmistojen eroista täältä.
Erot
1. Tavoitteet: sujuvoittaminen vs. valmistuminen
Työnkulun suunnittelun tavoitteena on vähentää paljon aikaa vievien tehtävien kitkaa yleensä liiketoimintaprosessien automaation tai työnkulkujen automaation avulla. Liiketoimintaprosessien tavoitteena on kuitenkin saavuttaa projektin tavoitteet ja saattaa se päätökseen mahdollisimman tehokkaasti ja vaikuttavasti.
2. Laajuus: mikro vs. makro
Työnkulun laajuus ja järjestys rajataan mikrotasolle, sillä työnkulkujen tarkoituksena on auttaa hallitsemaan yksityiskohtia ja yksittäisiä vaiheita (joskus työnkulkukaavioiden avulla). Näin varmistetaan, että kaikki vaiheet suoritetaan helposti ja nopeasti. Esimerkki työnkulusta on uuden työntekijän työtarjouksen lähettämiseen liittyvien tehtävien kokonaisuus. Liiketoimintaprosessi puolestaan kattaa koko työntekijän palkkausprosessin haastatteluista perehdytykseen.
3. Painopiste: automaatio vs. hyväksyntä
Työnkulun painopiste on prosessiautomaatioalustojen käytössä sujuvan ja tehokkaan prosessin varmistamiseksi. Liiketoimintaprosessien hallinta puolestaan keskittyy koko liiketoiminnan projektien toteuttamiseen tarvittavaan hyväksyntäprosessiin ja projektin eri osien edistämiseen mahdollisimman nopeasti ja tehokkaasti.
4. Strategia: taktinen toiminta verrattuna prosessikuvaukseen
Työnkulkuihin liittyvä strategia on luonteeltaan taktinen. Henkilöstöhallinnon työnkulkuesimerkkiä käyttäen työnkulut pilkkovat kaikki tehtävät uusien työntekijöiden ostotilauksista työntekijöiden perehdytyskysymysten ohjaamiseen oikeille sidosryhmille (tai työntekijän käsikirjaan). Liiketoimintaprosesseissa puolestaan hyödynnetään prosessikuvausstrategioita, joiden avulla hahmotetaan, mitä suuremman projektin toteuttaminen edellyttää.
5. Mallit: riippuvaiset verrattuna itsenäisiin
Työnkulut ja työnkulkujen automatisointiohjelmistot ovat riippuvaisia malleista ja vaiheittaisista tehtävistä. Prosessit ovat kuitenkin yleensä orgaanisempia. Vaikka monet prosessit etenevät vaiheesta 1 vaiheeseen 2, joissakin prosesseissa vaiheita voidaan ohittaa käyttötapauksen, uuden asiakkaan tarpeiden tai projektin kulkuun vaikuttavien muiden tekijöiden perusteella.
Yhtäläisyydet
1. Molemmat hyötyvät automaatiosta
Vaikka digitaaliset työnkulut edellyttävät käytännössä automaatiotyökaluja, sekä liiketoimintaprosessit että työnkulut hyötyvät automaation käytöstä.
Työnkulkujen automatisointiohjelmisto minimoi tehtäväsarjaan käytetyn ajan. Liiketoimintaprosessien automatisointiohjelmisto puolestaan tarkastelee projektia kokonaisuutena lintuperspektiivistä (esimerkiksi Onspringin kaltaisen työkalun avulla) ja mahdollistaa nopeat ja yksinkertaiset hyväksyntäprosessit, joiden avulla projekti etenee tehokkaasti.
2. Molemmille on runsaasti sovelluksia ja työkaluja
Monet työnkulkusovellukset keskittyvät koodittomaan työnkulkujen hallintaan, mutta monia sovelluksia voidaan käyttää myös liiketoimintaprosesseihin.
Vaikka työnkulkujen automatisointityökalut saattavat edistää tehtäviä automaattisesti prosessin aikana taustalla, nämä sovellukset tarjoavat usein myös projektipäälliköille ilmoituksia koskevia päivityksiä, optimoituja tietoja ja koontinäyttöjä, työnkulkujen etenemiseen perustuvia käyttötapaustietoja sekä virtaviivaistettua prosessityönkulkuohjelmistoa tehtäväsarjan visuaaliseen kuvaamiseen, seurantaan ja hienosäätöön.
Tässä ovat valintani parhaiksi työnkulkujen hallintaohjelmistoiksi.
Clicks on the links below may earn a commission, which supports our independent testing and review of software and services. Learn more about how we stay transparent.
3. Molemmat menestyvät, kun niitä tuetaan datalla
Datasta puheen ollen: sekä työnkulut että prosessit menestyvät vain, kun niiden taustalla on dataan perustuvia tuloksia.
Voit automatisoida työnkulun vaiheita vain, kun ymmärrät täysin, missä aikaa vieviä tehtäviä voidaan tehostaa ja mistä kokonaisia vaiheita voidaan poistaa. Vastaavasti liiketoimintaprosesseja voidaan virtaviivaistaa vain, kun data osoittaa, että projektit voidaan toteuttaa tehokkaammin asianmukaisten korjausten avulla.
4. Molemmat edellyttävät projektinhallintatiimin jäseniä
Jotkut saattavat ajatella, että työnkulkujen automatisointi poistaisi projektinhallinnan tarpeen, mutta sekä työnkulut että prosessit edellyttävät projektinhallintatiimin jäseniä koko projektin ajan.
Projektipäälliköt ovat olennainen osa tehokkaiden työnkulkujen edellyttämien toimintojen järjestyksen kehittämistä. He hyödyntävät usein yritystason työnkulkuohjelmistoja toistuvien tehtävien automatisointiin ja tehokkuuden parantamiseen. Samoin liiketoimintaprosessi edellyttää sellaisen henkilön valvontaa, joka voi mukauttaa työnkulkuja ja prosesseja vaatimusten perusteella projektin loppuunsaattamiseksi.
5. Molemmat ovat ratkaisevan tärkeitä yrityksen menestykselle
Lähes kaikilla yrityksillä on välttämättömyyden vuoksi jokin prosessi. Kaikenlaiset projektit on saatettava päätökseen, jotta yritys voi toimia. Jotta yritys kuitenkin menestyisi ja kasvaisi, sillä on oltava myös työnkulkuja, jotka varmistavat projektitehtävien suorittamisen ajallaan, järjestelmällisesti ja toistettavasti.
Työnkulkujen ja prosessien automatisointiohjelmistojen tyypit
Työnkulkujen ja prosessien automatisointiin on olemassa erilaisia ohjelmistoratkaisuja, joista kukin on suunniteltu erilaisiin liiketoiminnan tarpeisiin:
1. Työnkulkujen automatisointiohjelmistot
Työnkulkujen automatisointiohjelmistot parantavat tehokkuutta automatisoimalla tiettyjä tehtäviä. Keskeisiä tyyppejä ovat:
- Sääntöpohjaiset automatisointityökalut – Suorittavat ennalta määritettyjä toimintoja "jos tämä, niin tuo" -logiikan perusteella toistuvissa tehtävissä.
- Integraatiokeskeiset alustat – Yhdistävät eri sovelluksia tietovirran ja automatisoinnin tehostamiseksi.
- Inhimillisiin tehtäviin keskittyvät järjestelmät – Hallinnoivat ihmisen valvontaa edellyttäviä työnkulkuja ja varmistavat tehtävien suorittamisen.
2. Prosessien automatisointiohjelmistot
Prosessien automatisointiohjelmistot optimoivat kokonaisia liiketoimintaprosesseja useiden työnkulkujen välillä. Keskeisiä tyyppejä ovat:
- Robotic Process Automation (RPA) – Käyttää botteja suurten määrien toistuvien tehtävien automatisointiin.
- Business Process Management (BPM) -järjestelmät – Tarjoavat työkaluja monimutkaisten prosessien mallintamiseen, automatisointiin ja analysointiin (nämä ovat vain muutamia BPM-ohjelmistojen keskeisistä hyödyistä).
- Intelligent Process Automation (IPA) – Yhdistää RPA:n ja tekoälyn/koneoppimisen päätöksentekoa edellyttäviin tehtäviin, kuten asiakaspalveluun.
Jos et ole varma, millainen automatisointiratkaisu sopii parhaiten yrityksellesi, jäsennellyt liiketoimintaprosessien automatisointikurssit voivat auttaa ymmärtämään työkaluja, niiden käyttötarkoituksia ja tavoitteidesi mukaisten automatisointistrategioiden suunnittelua.
Ovatko työnkulut vai prosessit yleisempiä projektinhallinnassa?
Vaikka prosessit ovat projektinhallinnassa yleisempiä kuin työnkulut, se johtuu vain siitä, että vähintään yhden selkeästi määritellyn, projektien loppuunsaattamiseen tarvittavan prosessin olemassaolo on vähimmäisvaatimus yrityksen toiminnan jatkumiselle.
Jos yrityksesi pohtii projektinhallintaa ja jos olet itse projektipäällikkö, olet todennäköisesti enemmän kiinnostunut työnkuluista (ja niiden määrän lisäämisestä). Olet myös todennäköisesti kiinnostunut työnkulkujesi optimoinnista mahdollisimman pitkälle. Tämä johtuu siitä, että työnkulut tekevät liiketoimintaprosesseista sujuvampia, toistettavia ja huomattavasti tehokkaampia.
Loppujen lopuksi tarvitset kuitenkin sekä laadukkaita liiketoimintaprosesseja että tehokkaita työnkulkuja terveen ja kannattavan projektinhallintajärjestelmän ylläpitämiseen.
Miten liiketoimintajärjestelmä rakennetaan
Nyt kun tiedät työnkulkujen ja prosessien välisen eron, on myös tärkeää tietää, miten nämä kaksi integroidaan kattavaksi liiketoimintajärjestelmäksi. Yhdessä työnkulut ja prosessit muodostavat sujuvan ja toistettavan liiketoimintajärjestelmän, joka parantaa toiminnan suorituskykyä ja tukee pitkän aikavälin kasvua.
Tässä on muutamia ensimmäisiä vaiheita tehokkaan liiketoimintajärjestelmän luomiseksi:
- Tunnista liiketoiminnan ydinaktiviteetit: Luettele liiketoiminnan menestystä edistävät keskeiset aktiviteetit, kuten toiminnot, asiakasvuorovaikutus, tuotekehitys ja hallinnolliset tehtävät. Tämä perusta varmistaa, että järjestelmä tukee olennaisia toimintoja.
- Kartoita prosessit: Laadi korkean tason prosessikarttoja visualisoidaksesi kunkin keskeisen liiketoimintatoiminnon edellyttämien tehtävien järjestyksen. Tämä auttaa tunnistamaan tehottomuudet ja riippuvuudet.
- Yksityiskohtaista prosessien työnkulut: Pilko kukin prosessi yksityiskohtaisiksi työnkuluiksi määrittelemällä vaiheittaiset tehtävät, vastuuhenkilöt ja päätöksentekopisteet selkeyden ja vastuuvelvollisuuden parantamiseksi.
- Dokumentoi menettelyt ja standardit: Luo yksityiskohtaiset vakiotoimintamenettelyt (SOP:t) johdonmukaisuuden varmistamiseksi. Selkeä dokumentaatio toimii koulutuksen ja toiminnan toteuttamisen tukena.
- Ota käyttöön työkaluja ja automaatiota: Hyödynnä projektinhallintaohjelmistoja, työnkulun automatisointityökaluja ja viestintäalustoja tehokkuuden parantamiseksi, manuaalisen työn vähentämiseksi ja yhteistyön tehostamiseksi.
- Kouluta ja anna valtuuksia tiimin jäsenille: Varmista, että työntekijät ymmärtävät liiketoimintajärjestelmän ja oman roolinsa siinä. Kannusta palautteen antamiseen ja mukautumiskykyyn jatkuvan parantamisen edistämiseksi.
- Seuraa, arvioi ja optimoi: Arvioi järjestelmän suorituskykyä säännöllisesti keskeisten mittareiden, työntekijöiden palautteen, prosessitarkastusten ja työnkulkuanalyysin avulla. Muokkaa työnkulkuja ja prosesseja tarpeen mukaan tehokkuuden ja skaalautuvuuden säilyttämiseksi.
Liity saadaksesi lisää näkemyksiä työnkulun hallinnasta
Kun ymmärrät nyt paremmin työnkulun ja prosessin väliset erot, saatat haluta perehtyä syvemmin kaikkeen projektinhallinnan työnkulkuihin liittyvään. Meillä on 6-vaiheinen opas parhaiden käytäntöjen kera, joka voi auttaa sinua pääsemään alkuun juuri tässä!
