Aloittelijan opas työnkulun hallintaohjelmistoihin
Jos olet täällä, se tarkoittaa varmasti, että olet kiinnostunut organisaatiosi prosessien tehostamisesta. Lisäksi etsit työkalua, joka voi auttaa sinua siinä, jotta pääsisit vihdoin eroon kaikista Excel-taulukoista, muistilapuista ja muista luovista tavoista, joita olet tähän asti kehittänyt prosessiesi hallintaan. Tutustutaan siis yhdessä siihen, mitä työnkulun hallintaohjelmisto on ja mitä hyötyjä sillä on.
Mutta ennen kuin alamme vastata kysymykseen siitä, mitä työnkulun hallintaohjelmisto on, tarkastellaan asiayhteyttä. Työnkulkuohjelmistot ovat nykyään merkittävä asia, ja niiden markkina-arvo osoittaa sen (arviolta $10.5M USD). Näiden markkinoiden odotetaan kasvavan kooltaan lähes $14M USD:n verran vuosien 2023 ja 2028 välillä.
Miksi se kasvaa? Pääasiassa siksi, että yritykset ovat päättäneet antaa roboteille tässä voiton ja antautuneet automaation voimalle. Puhutaan nyt työnkulun hallinnasta!
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Lyhyesti sanottuna työnkulun hallinta on iteratiivinen prosessi, jossa työnkulun laatua optimoidaan. Selvää kuin muta? Selventääkseni asiaa aloitan perusteista ja kerron, mikä työnkulku on.
Mikä on työnkulku?
Työnkulku on sarja vaiheita, jotka edustavat toimintoa suoritettaessa noudatettavaa järjestystä. Toisin kuin liiketoimintaprosessi, joka on lineaarinen, työnkulku sisältää ehdollista logiikkaa, jonka avulla matkan varrella voidaan tehdä päätöksiä ja työnkulkuprosessi voi edetä eri polkuja pitkin.
Perinteinen tapa esittää työnkulku on käyttää vuokaaviota, ja monet ohjelmistotyökalut voivat auttaa sinua luomaan kauniita kaavioita mallien avulla tai alusta alkaen. Tavoitteena on muuttaa manuaaliset prosessit erilaisiksi työnkuluiksi, joissa on toistettavia vaiheita ja joita voidaan noudattaa ennustettavien tulosten saavuttamiseksi.
Esimerkkejä työnkuluista ovat:
- Asiakirjahallinta tai markkinointimateriaalien hyväksynnät
- Työntekijöiden perehdytys
- Matkustuspyynnön hyväksynnän tai kulukorvauksen hyväksynnän reititys
Vuokaavio-ohjelmistossa on yleensä helppokäyttöinen käyttöliittymä ja vedä ja pudota -toiminto, jonka avulla voit luoda mukautettuja työnkulkuja koodittomassa ympäristössä. Lisäksi se tarjoaa yhteistyöominaisuuksia, joiden ansiosta voitte luoda sisältöä yhdessä reaaliajassa. Prosessien työnkulkuohjelmisto integroituu usein näihin työkaluihin, mikä mahdollistaa saumattoman siirtymisen visuaalisesta suunnittelusta toteutukseen ja seurantaan yhtenäisessä järjestelmässä. Näihin prosesseihin liittyy usein monimutkaista asiakirjojen käsittelyä, minkä vuoksi asiakirjahallintajärjestelmän käyttöönotto on olennaista jäsenneltyjen hyväksyntöjen, versionhallinnan ja turvallisen yhteistyön kannalta.
On tärkeää huomata, että haarautuvien polkujensa vuoksi työnkuluista voi tulla monimutkaisia, kun työnkulkuun sisältyy enemmän päätöksiä ja tiimin jäseniä. Juuri tähän monimutkaisuuteen työnkulun hallinnalla pyritään vastaamaan, usein yritystason työnkulkuohjelmiston avulla. Se pystyy käsittelemään monimutkaisia prosesseja, automatisoimaan tehtäviä ja varmistamaan saumattoman yhteistyön suurissa tiimeissä.
Mitä on työnkulun hallinta?
Työnkulun hallinta on käytäntö, joka sisältää työnkulkujen kartoittamisen, niiden seurannan ja lopuksi niiden optimoinnin joko integroinnin tai automatisoinnin avulla tai molemmilla.
Työnkulkujen integrointi tarkoittaa yleensä eri sovellusten yhdistämistä tietojen vaihtamista varten. Nämä integraatiot voidaan määrittää manuaalisesti API:n avulla, mutta myös kolmannen osapuolen ohjelmistolla, kuten Zapierilla.
Työnkulkujen automatisointi edellyttää työnkulun automatisointiohjelmistoksi kutsuttua ohjelmistoa, jonka avulla voit määrittää tietovirtaa ohjaavat liiketoimintasäännöt. Näillä työnkulun automatisointityökaluilla toistuvat tehtävät voidaan muuttaa ennustettaviksi automatisoiduiksi prosesseiksi, jotka säästävät aikaa ja rahaa.
Työnkulun hallinta on syklistä: aina kun tehostat työnkulkua, kartoitat sen uudelleen ja aloitat sen seurannan jälleen seuraavaan optimointiin asti. Kyse on jatkuvasta pyrkimyksestä parantaa toimintaa. Työnkulun hallintatyökalu auttaa sinua tässä syklisessä tehtävässä.
Lue lisää työnkulun hallinnan eri tyypeistä täältä.
Mitä työnkulun hallintaohjelmisto on?
Työnkulun hallintaohjelmisto on ohjelma, joka on yleensä osa projektinhallintatyökalua ja jonka avulla voit hallita tiimin työnkulkuja. Voit seurata erilaisia projektien työnkulkuja koontinäyttöjen avulla, luoda tai optimoida työnkulkuja tehtävienhallintanäkymien, kuten Kanbanin tai aikajanan, avulla, määrittää riippuvuuksia ja tunnistaa parannuskohteita.
Työnkulun hallintajärjestelmä on yleensä saatavilla kolmessa muodossa.
Työnkulun hallintaohjelmistojen tyypit
Paikallinen asennus
Paikallinen asennus tarkoittaa, että ohjelmisto toimii omalla laitteistollasi ja vastaat itse sen ylläpidosta. Vaikka tämä vaihtoehto tarjoaa tietoturvaetuja, se tarkoittaa myös suurempia kustannuksia, koska sinun on ylläpidettävä sekä ohjelmistoa että laitteistoa.
Pilvipohjainen
Pilvipohjaiset ohjelmistot ovat nykyään yleisimpiä. Tällainen käyttöönotto tarkoittaa, että käytät palveluntarjoajan resursseja, kuten laitteistoa ja pilvitallennustilaa. Ajattele mitä tahansa tällä hetkellä käyttämääsi SaaS-työkalua, kuten CRM-järjestelmää, ajanseurantaohjelmistoa, asiakirjojen työnkulkuohjelmistoa tai asiakirjojenhallintaohjelmistoa.
Hybridi
Hybridiratkaisu tarkoittaa, että tallennat tietosi eri paikkoihin liiketoimintasi toimintojen ja tavoitteiden mukaan. Liiketoimintasi kannalta kriittisemmät tiedot tallennetaan pilveesi, kun taas vähemmän kriittiset resurssit tallennetaan palveluntarjoajan ympäristöön. Tämä on erinomainen vaihtoehto yksityiskohtaisten käyttöoikeuksien ja pääsynhallinnan toteuttamiseen.
Työnkulun hallintaohjelmistojen yleiset ominaisuudet
Seuraavassa on joitakin keskeisiä työnkulun hallintaohjelmistojen ominaisuuksia.
- Tehtävienhallinta. Valitsemastasi työnkulkuohjelmiston hinnoittelusuunnitelmasta riippumatta useimmat projektien työnkulkuohjelmistot sisältävät tehtävienhallintaominaisuuksia. Tehtävienhallintanäkymät, kuten luettelonäkymät, sisältyvät yleensä peruspaketteihin ja tarjoavat mukautettavia kenttiä, joiden avulla voit seurata sinulle tärkeimpiä mittareita.
- Prosessien automatisointi. Kuten mainitsimme, automaatio auttaa optimoimaan työnkulkuja ennen kaikkea mahdollistamalla tehtävien automaattisen suorittamisen. Toinen prosessien automatisoinnin hyöty on, että se lähettää ilmoituksia sidosryhmille aina, kun tarvitaan ihmisen osallistumista. Voit myös etsiä erityisesti prosessien automatisointiin tarkoitettuja ohjelmistoja.
- Raportointi ja analytiikka. Jokaisessa työnkulun hallintatyökalussa on raportointimoduuli. Sen avulla voit seurata KPI-mittareita ja varmistaa, että työnkulkusi toimivat odotetulla tavalla. Raportointi voi myös auttaa tunnistamaan pullonkauloja ja tilanteita, joissa sinun on seurattava asioiden etenemistä.
- Integraatiomahdollisuudet. Integraatiot laajentavat työnkulkusi ulottuvuutta yhdistämällä useita sovelluksia ja mahdollistamalla tietojen vaihdon niiden välillä.
- Helppokäyttöinen käyttöliittymä. Muista, että työnkulut voivat monimutkaistua muuttujien lisääntyessä. Siksi näissä työkaluissa keskitytään tarjoamaan hyvä käyttökokemus, jotta et joudu käyttämään aikaa asioiden etsimiseen työkalusta. Microsoft Visio on tästä hyvä esimerkki.
Työnkulun hallintaohjelmistojen edut
Työnkulun hallintaohjelmistojen hyötyihin kuuluvat:
- Tuottavuuden kasvu
- Yhteistyön paraneminen
- Sujuvammat prosessit
- Vastuun ja läpinäkyvyyden lisääntyminen
Monet näistä hyödyistä korostuvat, kun noudatat asiakirjojenhallinnan parhaita käytäntöjä, kuten suojattua pilvitallennusta, pääsynhallintaa ja säilytyskäytäntöjä, erityisesti jos työnkulkuihisi liittyy paljon vaatimustenmukaisuutta edellyttävää dokumentaatiota.
Esimerkkejä parhaista työnkulun hallintaohjelmistoista
Tässä on muutamia työkaluja, joiden avulla voit hallita työnkulkuja. Jos haluat lisätietoja jostakin tämän luettelon työkalusta, löydät ne parhaiden työnkulunhallintaohjelmistojen luettelostamme.
Clicks on the links below may earn a commission, which supports our independent testing and review of software and services. Learn more about how we stay transparent.
