Mitä EPM-työkalut ovat? Määritelmä + 10 parasta vaihtoehtoa
Olitpa kasvavan digitaalisen toimiston kokenut projektipäällikkö, joka rakentaa projektinhallintakyvykkyyttä, tai kunnianhimoinen perustaja, joka haluaa skaalata toimintatapojaan, yritystason projektinhallintaohjelmisto voi olla paras apusi monimutkaisten projektien toteuttamiseen ja monialaisten tiimien hallintaan.
Yritystason projektinhallintatyökalut ovat vankempia versioita tutuista ja hyväksi havaituista projektinhallintatyökaluista. Niiden avulla käyttäjät voivat seurata tiiminsä edistymistä, jakaa asiakirjoja, lähettää ilmoituksia, määrittää tehtäviä ja tehdä paljon muuta!
Tässä käsittelen joitakin käyttötapauksia, keskeisiä ominaisuuksia ja hyötyjä, joita yritystason projektipäälliköt voivat odottaa yritystason projektinhallintatyökaluilta, ja esittelen markkinoiden parhaat työkalut.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Mikä on yritystason projektinhallintatyökalu?
Yritystason projektinhallintatyökalut kokoavat tietoja useista tiimeistä ja tarjoavat yhtenäisen näkymän organisaatiosi projektikokonaisuuteen.
Kun kyseessä on pieni yritys, voit luottaa puskaradioon tai yksinkertaiseen tehtävienseurantaohjelmaan pysyäksesi ajan tasalla siitä, mitä kaikki työstävät. Organisaation kasvaessa saavutat lopulta käännekohdan, jossa et enää tiedä vaistonvaraisesti, mitä muut tekevät. Tässä yritystason projektinhallintaohjelmisto on hyödyksi.
Yritystason projektinhallintaohjelmisto on suunniteltu suurten yritysorganisaatioiden käyttöön monimutkaisempiin projekteihin. Lisäksi nämä projektit kestävät usein pitkiä aikoja, niillä on suuremmat budjetit ja niihin osallistuu enemmän projektiryhmän jäseniä ja sidosryhmiä.
Lue lisää eri työkaluista, joita yritykset käyttävät täällä.
Yritystason projektinhallintatyökalun käyttötapaukset
Yritystason projektinhallintatyökalu sopii parhaiten suuriin ja monimutkaisiin projekteihin. Jos projektisi ei siksi edellytä eri tiimien viestintää ja yhteistyötä yhdessä paikassa, voi olla parempi käyttää projektinhallintaohjelmistoa, joka on suunnattu yksittäisille projektipäälliköille. Tämä koskee erityisesti pieniä yrityksiä, joiden tehtävät ovat suoraviivaisia.
Jos kuitenkin seurattavana on koko yrityksen yhteinen tehtävä, yritystason projektinhallintatyökalu on ihanteellinen projektinhallintaratkaisu. Tällaisia tehtäviä ovat esimerkiksi asiakasprojektit, kuten verkkosivustojen julkaisut, ohjelmistokehitysprojektit tai digitaalisen markkinoinnin kampanjat, sekä sisäiset muutostoimet, kuten organisaatiomuutokset fuusion tai yritysoston jälkeen.
Jos organisaatiosi ei tarvitse EPM-työkalua vielä nyt, mutta suunnittelee kasvua, työkalun valitseminen ja käyttöönotto etukäteen voi silti olla kannattavaa. Näin sinulla on aikaa kehittää haluamaasi EPM-ratkaisua ennen kuin sitä todella tarvitaan.
Kannattaa myös varmistaa, että valitsemasi työkalu toimii yhdessä nykyisen yritystason projektinhallintakehyksesi kanssa.
Mihin yritystason projektinhallintatyökaluja käytetään?
Yritystason projektinhallintatyökaluilla on monia samoja käyttötapauksia kuin muuntyyppisillä projektinhallintaohjelmistoilla, mutta paljon suuremmassa mittakaavassa. Seuraavassa on joitakin käyttötapauksia, jotka edellyttävät yritystason ratkaisua.
Projektin edistymisen seuranta useilla alueilla
Joissakin projekteissa on mukana organisaation eri tasojen sidosryhmiä projektipäälliköistä johtajiin ja etulinjan työntekijöihin. Esimerkiksi ohjelmistojen siirtoprojekti edellyttää kehitystyötä, projektinhallinnan koordinointia ja sisäistä viestintää johtotasolla, joten prosessiin osallistuu useita eri tiimejä.
Tietynlaisten EPM-työkalujen, kuten projektinseurantaohjelmiston, käyttö on erityisen tärkeää suuremmissa yrityksissä, joissa tiimin jäsenet työskentelevät eri puolilla maailmaa tai eri toimipisteissä.
Skaalautuminen suuriin projekteihin
Skaalautuvuus on yksi tärkeimmistä ominaisuuksista, joita yritystason projektinhallintatyökalu voi organisaatiolle tarjota. Kun toimisto hankkii uusia asiakkaita, projektinhallinnasta tulee yhä tärkeämpää kasvavan projektisalkun hallitsemiseksi.
Yhteistyö
Tiimin koosta riippumatta tehokas ja sujuva yhteistyö on ratkaisevan tärkeää. Projektipäälliköiden ja muiden tiimin jäsenten pitäisi pystyä viestimään reaaliajassa.
Yritystason projektinhallintatyökalujen avulla voit jakaa asiakirjoja tiimien sisällä ja niiden välillä. Projektipäälliköt voivat myös lähettää tehtäviä tai ilmoituksia yritystason projektinhallintatyökalun kautta sen sijaan, että lähettäisivät ne erikseen jokaiselle tiimin jäsenelle.
Lisäksi yritysten yhteistyötyökalut mahdollistavat toimintojen välisen yhteistyön. Jos yritykselläsi on käytössä yritystason projektinhallintajärjestelmä, voit siis käyttää sitä eri osastojen välillä. Tämä on ihanteellista esimerkiksi verkkosivuston julkaisemiseen liittyvässä projektissa, jossa on edustajia useista eri ryhmistä (suunnittelu, markkinointi, tuotteenhallinta jne.).
Raportointi
Raportointiominaisuuksien avulla voit tarkastella projektin tietoja eri näkökulmista. Tämä voi olla erityisen hyödyllistä projektipäälliköille, joiden on esiteltävä projektin etenemistä uteliaalle asiakkaalle.
Muista, että joillakin työkaluilla, kuten Wrikellä, on useita yritystasoja. Varmista siksi, että suunnitelma sisältää tarvitsemasi ominaisuudet. Jos haluat kattavan vertailun yritystason työnhallintaohjelmistovaihtoehdoista, harkitse useiden alustojen arviointia.
Tarvitset Wriken Pinnacle-paketin edistyneeseen analytiikkaan, ja silloin he alkavat myydä sinulle kalliimpaa pakettia.
Lisäksi raportointiominaisuuksilla varustetut yritystason projektinhallintatyökalut vähentävät projektipäälliköiden tarvetta pyytää päivityksiä tiimin jäseniltä, kunhan tilat, työaikakirjaukset ja määräajat pidetään ajan tasalla työkalussa. Kaikki voittavat!
Budjetointi
Budjetointiominaisuuksien avulla voit suunnitella projektin kustannuksia ja tarkastella tulevia projektikuluja. Tämä auttaa projektipäälliköitä varmistamaan, että budjetissa pysytään ja projektin tavoitteet saavutetaan.
Yritystason projektinhallintaohjelmiston avulla voit käyttää saumattomasti ohjelmiston tuottamia koontinäyttöjä, jotta asiakkaat pysyvät ajan tasalla tilanteissa, joissa kustannukset saattavat olla tiukilla ja/tai projektin laajuudella on taipumus kasvaa hallitsemattomasti.
Parempi muokattavuus
Projektista riippuen yritystason projektinhallintatyökaluja voidaan mukauttaa. Saatat esimerkiksi tarvita lisäturvaominaisuuksia, jos projektisi edellyttää tiedostojen suojaamista, kun niitä ladataan palvelimelle tai palvelimelta.
Voit myös mukauttaa projektinhallintatyökaluja muuttamalla projektien tiloja ja tunnisteita. Jos projektiin osallistuu useita osastoja, on tärkeää tietää, missä vaiheessa kukin projekti on, jotta tiimin jäsenet voivat priorisoida työnsä asianmukaisesti.
Yritysten projektinhallintatyökalujen vakiotoiminnot
Useimmissa yritystason projektinhallintatyökaluissa on tavalliset projektinhallintatyökalut sekä muutamia hyödyllisiä lisäominaisuuksia. Tässä on yksityiskohtainen katsaus EPM-työkalujen tyypillisiin ominaisuuksiin. Voit myös etsiä tekoälyyn perustuvia yritystason projektinhallinnan ominaisuuksia, jotka voivat nopeuttaa ja helpottaa työnkulkujasi ja prosessejasi.
Viestintäominaisuudet
Useimmissa yritystason projektinhallintatyökaluissa on ominaisuuksia, joiden avulla voit viestiä muiden tiimin jäsenten kanssa joko sovelluksessa tai kolmannen osapuolen integraatioiden kautta.
Sovelluksen sisäisiin viestintämenetelmiin voivat kuulua @maininnat tai suoraviestit, joilla tiimin jäsenille ilmoitetaan tulevista tehtävistä. Foorumit tai keskustelupalstat helpottavat osastojen välistä viestintää. Slack on tyypillinen kolmannen osapuolen integraatio, jonka avulla voit laajentaa sovelluksen sisäisiä keskusteluja eri projektiaiheisiin.
Projektinhallintasovellus on toinen hyödyllinen ominaisuus, joka helpottaa etäyhteistyötä.
Seuranta- ja hallintaominaisuudet
Vakiomuotoisen projektin kapasiteetin suunnittelun ja resurssienhallinnan lisäksi yritystason projektinhallintatyökalujen tulisi sisältää seuraavat ominaisuudet:
- Vankka budjetointi ja ennustaminen: Tämä on erinomainen ominaisuus projektipäälliköille, jotka työskentelevät useiden budjettien parissa ja haluavat nähdä, miten kukin projekti vaikuttaa osaston ja/tai koko organisaation budjettiin.
- Tietojen visualisointi: Tämä auttaa projektipäälliköitä pysymään tietoisina projektin etenemisestä ilman, että heidän tarvitsee käydä läpi suurta määrää projektitietoja. Yritystason projektinhallintaohjelmiston avulla voit visualisoida etenemistä useiden projektien muodostamassa projektisalkussa.
- Edistyksellinen suorituskykyindikaattorien seuranta: Keskeiset suorituskykyindikaattorit (KPI:t) ovat yleensä projektipäällikön ensisijainen tavoite, joten reaaliaikainen seuranta on ratkaisevan tärkeää. Useimmissa yritystason projektinhallintaohjelmistoissa tiimi- tai projektikohtaiset KPI:t voidaan yhdistää yrityksen KPI:hin, jotta yksittäisten projektien vaikutusta yrityksen suorituskykyyn voidaan arvioida.
- Talouden konsolidointi ja tilinpäätöksen laatiminen: Nämä ominaisuudet ovat hyödyllisiä, kun projektipäälliköt haluavat saada koko organisaation kattavan näkymän varojen käyttöön.
- Toimitusketjun tehokkuusraportit: Tämä työkalu on hyödyllinen projektipäälliköille, joiden on tiedettävä, kuinka hyvin toimitusketju toimii heidän projektisalkussaan.
- Inhimillisen pääoman hallintaraportit: Projektipäälliköt käyttävät tätä ominaisuutta nähdäkseen, kuinka hyvin tiimin jäsenet työskentelevät yhdessä ja jakavat tietoa. Se voi myös auttaa tunnistamaan tilanteet, joissa tiimin jäsenillä on liian vähän tai liikaa tehtäviä.
- Ajankäytön seuranta: Ajankäytön seurantaohjelmiston ominaisuuksien hyödyntäminen on tärkeää projektipäälliköille, joiden on tiedettävä, miten yksittäisten projektien määräajat voivat muuttua, jos projektisalkkua tukemassa on enemmän tai vähemmän tiimin jäseniä.
- Raportit: Raportointiominaisuudet ovat ratkaisevan tärkeitä projektipäälliköille, osastopäälliköille ja ylimmälle johdolle, jotta he ymmärtävät projektien suorituskyvyn koko organisaatiossa ilman, että heidän tarvitsee välttämättä perehtyä yksittäisen projektin yksityiskohtiin.
Strateginen suunnittelu
Strateginen suunnittelu yritystasolla antaa projektipäälliköille yleiskuvan projektien tavoitteista ja päämääristä sekä siitä, miten tietty projekti edistää liiketoiminnan tavoitteita. Yritystason projektinhallintaohjelmiston avulla projektipäälliköt voivat tarkastella projektitietoja eri näkökulmista ja tehdä helposti päätöksiä siitä, mitkä projektit ja yksittäiset vaiheet tulisi toteuttaa seuraavaksi, samalla kun huomioidaan organisaation ympäristötekijät.
Yritystason projektinhallintaohjelmisto voi myös auttaa käyttäjiä määrittämään yrityksen projekteja koskevat toimintaohjeet niiden laajuudesta riippumatta. Tämä on hyödyllistä, kun projektipäälliköt työskentelevät eri osastojen projektitiimien kanssa tai kun projektiin osallistuu ulkopuolisia toimittajia – kaikki pysyvät ajan tasalla.
Yritystason projektinhallintatyökalujen hyödyt
Yritystason projektinhallintaohjelmiston käytön merkittävin hyöty on se, että se auttaa ymmärtämään projektien etenemistä paremmin. Tämä puolestaan säästää aikaa vähentämällä viestintäongelmien tai puutteellisen organisoinnin aiheuttamia virheitä ja auttaa tiimiäsi saavuttamaan projektien määräajat.
Yritystason projektinhallintatyökalut myös:
- Parantavat tuottavuutta vähentämällä aikaa, jonka muut tiimin jäsenet käyttävät ”työstä puhumiseen”, ja lisäämällä näin aikaa varsinaiseen työhön, jota heidät palkattiin tekemään
- Vähentävät eri lähteistä tietojen keräämiseen kuluvaa aikaa, kun tietoja jaetaan johdolle – EPM-työkalu kokoaa nämä tiedot puolestasi
- Parantavat priorisointia tuomalla näkyviin eri projekteihin käytetyn ajan
- Vakiinnuttavat projektinhallinnan parhaat käytännöt koko organisaatiossa ja auttavat kouluttamaan seuraavan sukupolven projektipäälliköitä.
Parhaat yritystason projektinhallintatyökalut
Jos etsit organisaatiollesi yritystason projektinhallintatyökalua, tässä on luettelo parhaista vaihtoehdoista sekä lyhyt katsaus, joka auttaa hahmottamaan kunkin työkalun vahvuuksia.
Clicks on the links below may earn a commission, which supports our independent testing and review of software and services. Learn more about how we stay transparent.
Miten yritystason projektinhallintatyökalut eroavat muista projektinhallintaohjelmistoista?
Yritystason projektinhallintaohjelmisto eroaa muista projektinhallintaohjelmistoista, koska se on suunniteltu suurempia ja monimutkaisempia projekteja varten. Näihin projekteihin osallistuu paljon ihmisiä ja resursseja, ja ne edellyttävät usein organisaation useiden osastojen välistä koordinointia.
Milloin yritystason projektinhallintatyökalua tulisi käyttää muun projektinhallintaohjelmiston sijaan?
Yritystason projektinhallintatyökalua kannattaa käyttää sellaisten projektien hallintaan, joissa on suuri budjetti, useita osastoja tai paljon ihmisiä. Yritystason projektinhallintaohjelmistot on suunniteltu tämäntyyppisiin projekteihin, ja ne sisältävät usein enemmän ominaisuuksia kuin tavalliset projektinhallintatyökalut.
Tarve hallita projektisalkkua eri osastojen välillä on toinen merkki siitä, että tarvitset yritystason projektisalkun hallintatyökaluja. Näissä tilanteissa projektinhallintaohjelmisto on ratkaisevan tärkeä, kun projektitiimit työskentelevät samanaikaisesti useiden erityyppisten projektien parissa tai projektiin osallistuu useita yrityksiä, joilla on erilliset osastokohtaiset budjetit ja määräajat.
Millä tavoin yritystason projektinhallintatyökalut ja muut projektinhallintaohjelmistot muistuttavat toisiaan?
Yritystason projektinhallintaohjelmistot ovat kehittyneet tavallisista projektinhallintatyökaluista. Siksi uusimmatkin yritystason projektinhallintatyökalut muistuttavat aiempia, yksinkertaisempia versioitaan. Seuraavat ominaisuudet ovat säilyneet mukana.
Tiimityö: Asiakirjojen jakaminen, tehtävien määrittäminen ja ilmoitusten lähettäminen tiimin jäsenille ovat projektinhallintaohjelmistojen vakiotoimintoja.
Raportointi: Mahdollisuus raportoida projektin etenemisestä auttaa projektipäälliköitä näkemään, kuinka hyvin heidän tiiminsä työskentelevät. Raportointi on olennaisen tärkeää kaikentyyppisten projektien hallinnassa.
Ajanseuranta: Projekteihin käytetyn ajan seuraaminen yritystason ajanseurantaohjelmistolla auttaa projektipäälliköitä arvioimaan tarkemmin, milloin projekti saattaa päättyä ja tarvitsevatko he lisää resursseja sen saattamiseksi loppuun. Lisäksi tarkat ajanseurantatiedot tarkoittavat tarkkoja projektibudjetteja.
Gantt-kaavio: Nämä ovat projektin aikajanoja, joita projektipäälliköt voivat luoda ja jakaa tiimiensä kanssa. Niiden avulla projektipäälliköt voivat visualisoida projektin tehtävät aikajärjestyksessä, mikä on tärkeää tehtävien välisten riippuvuuksien tunnistamisessa. Gantt-kaaviot auttavat projektipäälliköitä myös asettamaan tiimin jäsenille sopivat määräajat sekä havaitsemaan mahdolliset viivästykset ja pullonkaulat.
Vakuuttunutko jo siitä, että tarvitset yritystason projektinhallintaohjelmiston?
Jos organisaatiosi alkaa kasvaa liian suureksi nykyisiin rakenteisiinsa nähden (hyvällä tavalla!), voi olla aika harkita investoimista yritystason projektinhallintaohjelmistoon projektien työnkulkujen tehostamiseksi ja yhdenmukaistamiseksi. Mikset kokeilisi sitä jo tänään?
Yritystason projektinhallinnan käsitteen ymmärtäminen voi parantaa tehokkuutta kaikilla osastoilla (lataa PDF-oppaamme). Jos haluat lisätietoja yritystason projektinhallintaohjelmistoista (esimerkiksi niiden hinnasta!) ja niihin liittyvistä ohjelmistoista, tilaa The Digital Project Manager -uutiskirje.
