Kuinka pidät projektin raiteillaan: 7 keskeistä strategiaa
Projektin seuranta on avainasemassa: Edistymisen asianmukainen seuranta auttaa pitämään projektit budjetissa, saavuttamaan määräajat ja täyttämään sovitun laajuuden, mikä puolestaan helpottaa edistymisestä raportoimista sidosryhmille.
Oikeat työkalut menestykseen: Valitse käyttötarkoitukseesi sopiva projektinhallintaohjelmisto – sen tulisi tarjota koontinäyttötoiminnallisuudet mittareiden seurantaan ja ongelmien nopeaan tunnistamiseen.
Sano ei projektin hallitsemattomalle laajenemiselle: Määrittele projektin laajuus selkeästi ja varmista sidosryhmien yhteisymmärrys etukäteen, jotta voit estää projektin hallitsemattoman laajenemisen, saavuttaa yhteisen näkemyksen projektin rajoista ja välttää projektin epäonnistumisen.
Aseta SMART-tavoitteet: Aseta SMART-tavoitemallin avulla mitattavia ja realistisia projektitavoitteita sekä määritä selkeät onnistumisen mittarit ja aikataulut vastuun varmistamiseksi.
Ilman käsitystä siitä, miten projektisi pidetään aikataulussa ja tavoitteissa, voit nopeasti huomata olevasi ylittänyt budjetin, myöhässä aikataulusta ja tilanteessa, jossa toimitukset eivät vastaa projektin laajuutta. Puhumattakaan siitä, että edistymisestä raportointi sidosryhmille on vaikeaa.
Projektien seuraamisen ymmärtäminen on ratkaisevan tärkeää onnistuneiden ja ajallaan valmistuvien toimitusten tukemiseksi. Tässä ovat tärkeimmät projektinhallintavinkkini, joiden avulla projektisi ja tiimisi jäsenet pysyvät menestyksen tiellä.
1. Käytä oikeita projektinhallintatyökaluja
Projektin edistymisen seuraaminen ilman ohjelmistoa on melko vaikeaa. Oikea projektinhallintaohjelmisto ja sovellukset tarjoavat toimintoja seuraaviin tarkoituksiin:
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
- Edistymisen seuraaminen koontinäytöillä. Etsi projektinseurantatyökaluja, joissa on koontinäyttötoiminto. Kun voit luoda mukautettuja koontinäyttöjä, näet tärkeät projektimittarit yhdellä silmäyksellä, minkä ansiosta voit ottaa käyttöön tehokkaat projektinhallintakeinot, seurata KPI-mittareita ja tunnistaa nopeasti, jos asiat eivät etene suunnitelmien mukaisesti.
- Ajankäytön seuraaminen laskutusta tai muita tarkoituksia varten
- Sisäisen tiimiyhteistyön ja viestinnän hallinta
- Näkymien luominen sidosryhmille, jotta he voivat seurata edistymistä oman aikataulunsa mukaan sen sijaan, että lähettäisit jatkuvasti sähköposteja tai tietopyyntöjä sinulle tai projektitiimillesi
Kaiken tämän tekeminen manuaalisesti on hyvin vaikeaa. Muista, että tehokas projektinhallintatyökalu on sellainen, joka tukee käyttämääsi menetelmää (esimerkiksi ketterää menetelmää tai vesiputousmallia).
Jos työskentelet pääasiassa Kanban-taulujen kanssa, Trello voi esimerkiksi olla hyvä ratkaisu. Mondayn mallipohjat, jotka tehostavat taulukkolaskennan ideaa, saattavat sopia paremmin käyttötapaukseesi. Jos tiimisi työskentelee tikettirakenteiden kanssa, Asanan kaltainen tai jokin muu projektinhallinnan tikettijärjestelmä voi olla oikea valinta.
2. Määritä projektin laajuus selkeästi
Projektin laajuuden hallitsematon kasvu on yksi yleisimmistä projektien epäonnistumisen syistä. Ennaltaehkäisy auttaa tässä merkittävästi, joten vältä projektin laajuuden hallitsematonta kasvua seuraavasti:
- Määritä projekti perusteellisesti. Tee luettelo siitä, mitä projekti tekee ja mitä se ei tee, ja pidä suunnitelmasta kiinni.
- Viestitä projektin laajuudesta. Varmista, että kaikki mukana olevat, myös projektitiimi, tuntevat määritetyn laajuuden ja hyväksyvät sen. Ole avoin projektisuunnitelmiesi suhteen ja hanki sopimukset aina kun mahdollista kirjallisina (esimerkiksi sähköpostiviestinä).
- Ole realistinen mahdollisten tulosten suhteen. Vältä liiallisia lupauksia. Epärealistisiin toimituksiin sitoutuminen johtaa sinut ja tiimisi epäonnistumiseen.
- Käytä RACI-matriisia sidosryhmien määrittämiseen. Rajoita sidosryhmät ja yhteistyökumppanit niihin, jotka ovat vastuussa, tilivelvollisia, joita konsultoidaan ja joille tiedotetaan.
3. Määritä SMART-projektitavoitteet
Aseta SMART-tavoitemallin avulla projektitavoitteita, jotka voidaan realistisesti saavuttaa toimitusten avulla. Tee yhteistyötä tiimisi, aihealueen asiantuntijoiden ja sidosryhmien kanssa pohtiaksesi, mitä halutaan ja mikä on toteutettavissa.
Aseta täsmälliset projektin KPI-mittarit ja muut mittarit, jotta voit mitata projektin onnistumista ja tiedät, milloin tavoite on saavutettu.
4. Aseta realistiset virstanpylväät
Aseta realistiset määräajat, aikarajat ja eräpäivät projektille. Projektin pääasiallinen eräpäivä tulee todennäköisesti ulkoiselta taholta, kuten projektin toimeenpanevalta johtajalta tai asiakkaalta. Heillä on todennäköisesti sanansa sanottavana myös yksittäisten projektin virstanpylväiden suhteen.
Kun ymmärrät ulkoisten sidosryhmien tarpeet, täydennä projektin luonnosta sisäisillä virstanpylväillä. Projektin monimutkaisuudesta riippuen saatat tarvita menetelmiä päällekkäisten tehtävien ja määräaikojen hallintaan (mikä liittyy yleensä useiden projektien hallintaan).
Voit myös käyttää visuaalisia työkaluja ja resursseja, kuten Gantt-kaavioita, projektisi edellyttämien tehtävien hahmottelemiseen. Tämä auttaa sinua näkemään projektin kokonaisaikataulun ja ymmärtämään riippuvuudet – projektin epäonnistuminen voi joskus johtua siitä, ettei ole ymmärretty, mitkä työt on tehtävä ennen kuin muita töitä voidaan aloittaa.
Kartoittamalla riippuvuudet ja suunnittelemalla niiden varalle etukäteen voit kohdentaa projektin resurssit paremmin oikeaan aikaan kunkin työn toteuttamiseksi.
5. Järjestä säännöllisiä tilannekatsauksia
Säännölliset projektin tilaa käsittelevät kokoukset ovat keskeinen vaihe projektin seurannassa, ja sinun tulisi myös hyödyntää kaikkia valitsemassasi projektinhallintaohjelmistossa olevia automatisoituja viestintäominaisuuksia.
Sopikaa kokousten rytmistä ja määrittäkää tilannekatsausten aikataulut projektin alussa, jotta projektin näkyvyys säilyy.
Suuren tilannekatsauskokouksen järjestäminen joka viikko ei ole aina tehokasta. Yksinkertaisissa projekteissa projektissa ei välttämättä tapahdu paljon viikosta toiseen. Muut sidosryhmät saattavat kuitenkin haluta säännöllisesti varmistua siitä, että projekti etenee suunnitelmien mukaan. Heille viikoittainen lyhyt tilannepuhelu voi tuntua tarpeelliselta.
6. Hyödynnä ajanseurantaa
Hyödynnä ajanseurantaohjelmistoa seurataksesi tiimin jäsenten työkuormaa ja kuhunkin toimitettavaan kokonaisuuteen käytettyä aikaa. Näin saat näkyvyyttä tiimisi suoriutumiseen ja siihen, mihin aika kuluu.
Se auttaa myös seuraamaan projektin edistymistä ja arvioimaan, kuinka nopeasti budjettia käytetään verrattuna siihen, kuinka nopeasti projektin aikataulu etenee. Näiden tietojen avulla voit tunnistaa tehottomuudet ja mukauttaa suunnitelmia niiden mukaisesti.
Tuottavuuden lisäksi ajanseurannalla on tärkeä rooli riskienhallinnan ajanseurannassa, sillä se auttaa havaitsemaan varhaiset varoitusmerkit, kuten ylikuormitetut resurssit tai tehtävien tehottoman toteutuksen, jotka voivat vaikuttaa aikatauluihin, budjetteihin tai projektin yleiseen onnistumiseen.
Pyydä projektiryhmän jäseniä seuraamaan ajankäyttöään ohjelmistossa. Ajan seuraaminen parantaa usein automaattisesti ajanhallintaa ja antaa sinulle tiedot, joita tarvitset parempien projektisuunnitelmien tekemiseen tulevia projekteja varten.
7. Suunnittele riskien varalle etukäteen
Luo projektin alussa riskirekisteri tai RAID-loki ja dokumentoi kaikki mahdolliset riskit, jotka voivat projektin toteutuessa vaikuttaa siihen. Kun riskienhallintatoimet on suunniteltu etukäteen, voit estää projektin epäonnistumisen ja varmistaa projektin onnistumisen.
Asianmukainen projektin seuranta auttaa tunnistamaan nämä riskit ja reagoimaan niihin nopeasti niiden toteutuessa. Sinun on pystyttävä ymmärtämään, milloin projektisi on vakavissa vaikeuksissa, ja ryhdyttävä sitten riskirekisterissä kuvattuihin toimiin kielteisten vaikutusten minimoimiseksi tai välttämiseksi.
Visuaalisen projektinhallintaohjelmiston luokkaan kuuluvat työkalut voivat olla tässä erityisen hyödyllisiä. Ne tuovat esiin visuaalisten vihjeiden ja värikoodattujen ilmoitusten avulla hälytysmerkit, kuten ohitetut määräajat, erääntyneet tehtävät tai aikatauluviiveet, ja auttavat sinua reagoimaan riskeihin ennen niiden kärjistymistä.
Mitä seuraavaksi?
Haluatko verkostoitua muiden digitaalisten projektipäälliköiden kanssa ja jakaa resursseja sekä parhaita käytäntöjä? Liity jäsenyhteisöömme ja saat käyttöösi yli 100 mallipohjaa, näytettä ja esimerkkiä sekä voit verkostoitua Slackissa satojen muiden digitaalisten projektipäälliköiden kanssa.
