Cómo crear un plan de comunicación del proyecto [+ plantilla]
Ponerse de acuerdo: Un plan de comunicación describe los métodos, la frecuencia y los canales para el intercambio de información entre los equipos del proyecto y las partes interesadas, lo que garantizará la alineación y unas expectativas claras para todas las personas involucradas.
Armonía con la planificación del proyecto: Crear un plan de comunicación va de la mano con la planificación del proyecto, para que puedas tomar decisiones por adelantado sobre cómo se compartirá la información, en lugar de compartir información urgente de forma incorrecta porque no tenías un plan establecido.
Las plantillas vienen al rescate: En lugar de crear tu plan de comunicación del proyecto desde cero, descarga nuestra plantilla para acelerar el proceso, o simplemente copia y pega el contenido de un proyecto existente y edítalo según sea necesario.
Un plan de comunicación del proyecto te ayuda a elaborar una estrategia sobre cómo pretendes comunicarte con las partes interesadas clave. Sin uno, tendrás dificultades para gestionar las expectativas de las partes interesadas, mantener a todos informados y evitar el caos entre los miembros de tu equipo de proyecto.
A continuación, te explicamos cómo crear un plan de comunicación eficaz, utilizarlo para mantener el orden y mantener tu proyecto encaminado hacia el éxito.
¿Qué es un plan de comunicación del proyecto?
Un plan de comunicación es un esquema estratégico que describe cómo se intercambiará la información entre el equipo del proyecto y las partes interesadas. Detalla los métodos, la frecuencia y los canales de comunicación, garantizando que todos los implicados estén informados, alineados y puedan colaborar de forma eficaz.
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En términos más sencillos, es como un mapa que muestra cómo se comunica entre sí todo el mundo en un proyecto, incluida la comunicación interna entre los miembros del equipo. Te indica cuáles son las necesidades de comunicación de cada persona: quién necesita recibir qué tipo de información, cuándo la necesita y cómo se le enviará.
Un plan de comunicación del proyecto no tiene que ser formal, pero debe documentarse para poder consultarlo. Esto garantiza que todos sepan lo que ocurre, estén de acuerdo en las decisiones y trabajen bien juntos, especialmente al trabajar en línea o con herramientas de comunicación digitales.
Aquí tienes un resumen (muy) rápido:
Cómo redactar un plan de comunicación
Estos son los pasos para redactar y crear un plan de comunicación sólido para la gestión de proyectos:
- Comprende los parámetros de tu proyecto
- Define tus objetivos de comunicación
- Identifica a las partes interesadas
- Define la frecuencia de comunicación
- Define los métodos de comunicación
1. Comprende los parámetros de tu proyecto
Define los parámetros del proyecto, incluidos su tamaño, la información sobre la empresa del cliente, los entregables del proyecto, el calendario y quién forma parte del equipo del proyecto.
Ten en cuenta los estilos de comunicación de tu equipo y de tu cliente:
- ¿Hasta qué punto han sido eficaces las comunicaciones hasta la fecha?
- ¿Ha indicado tu cliente alguna preferencia de comunicación; es decir, suele recurrir al teléfono cuando tiene una pregunta o prefiere el correo electrónico?
- ¿Os habéis reunido en persona o por videollamada?
- ¿Con qué frecuencia interactúa directamente contigo tu equipo en un proyecto? ¿Prefieren el contexto por escrito a las reuniones?
- ¿Existe alguna necesidad de relaciones públicas?
Una vez que comprendas al equipo y a los clientes con los que trabajas, puedes empezar a plasmarlo en un plan de comunicación del proyecto.
2. Define tus objetivos de comunicación
Enumera los aspectos que definen una comunicación satisfactoria del proyecto, no solo para tu cliente, sino también para tu equipo. Utiliza esta lista para orientar las decisiones relacionadas con la comunicación.
Incluye una lista de métricas o indicadores clave de rendimiento (KPI) que puedas utilizar para medir si estás logrando una comunicación satisfactoria, y añádela directamente a tu plan de comunicación. Esto puede incluir el número de correos electrónicos que envías o recibes cada semana, el número de correos electrónicos o mensajes que no se leen, etc.
3. Identifica a las partes interesadas
Identifica quién necesita estar al tanto de tu proyecto y qué información quiere o necesita recibir. La parte interesada clave por parte del cliente puede querer actualizaciones detalladas del estado de tareas individuales o saber quién trabaja en ellas, pero es posible que el jefe de esa persona solo necesite actualizaciones generales del proyecto.
Anota también los datos de contacto de todos y consérvalos en tu plan.
4. Define la frecuencia de comunicación
En función de los objetivos del proyecto, considera con qué frecuencia debes comunicarte con las distintas partes interesadas y qué contenido debes incluir.
Puedes utilizar varios enfoques, como revisiones semanales para comprobar el calendario y el presupuesto del proyecto, revisiones diarias para resolver preguntas imprevistas y reuniones periódicas para presentar los principales hitos del proyecto.
Ten en cuenta los parámetros y objetivos de tu proyecto; estos deberían ayudarte a identificar qué tipos de información deben comunicarse con mayor o menor frecuencia.
5. Define los métodos de comunicación
Algunas partes interesadas podrían preferir recibir actualizaciones por correo electrónico, Slack o mediante un panel de control para clientes que hayas configurado para las actualizaciones de estado. Este tipo de información también es importante incluirla en tu plan de comunicación, y contribuye a mantener satisfechas a las partes interesadas.
A veces, la información que comunicas determina el método de comunicación adecuado. Por ejemplo, es mejor llevar a cabo las reuniones iniciales del proyecto de forma presencial (o mediante una videollamada), pero las preguntas rápidas pueden resolverse por Slack o correo electrónico. Anota qué métodos prefieren tus partes interesadas y cuándo las necesitarás para las reuniones de hitos importantes, de modo que estén informadas con antelación.
Qué incluir en un plan de comunicación del proyecto
Aunque los detalles de tu plan de comunicación para la gestión de proyectos pueden variar según el tipo y el alcance del proyecto, hay algunos elementos clave que deberías incluir en todos los planes de comunicación de proyectos que crees.
Partes interesadas clave
Anota las partes interesadas clave, incluido tu contacto principal con el cliente. Añade información de contacto, como números de teléfono y direcciones de correo electrónico, para que cualquiera que acceda al plan de comunicación pueda encontrar esta información.
Miembros del equipo
Incluye a cada uno de los miembros del equipo del proyecto, junto con sus funciones. Esto resulta útil para cualquiera que sea nuevo en el proyecto o no esté familiarizado con él. Identifica qué miembros del equipo son responsables de producir los entregables, dirigir los debates estratégicos o gestionar las conversaciones técnicas con las partes interesadas.
Métodos de comunicación
Describe los principales métodos y canales de comunicación que utilizas para contactar con las partes interesadas, como el correo electrónico, las llamadas telefónicas, las reuniones, Slack u otros. Incluye notas sobre los canales preferidos por las partes interesadas.
Tipos de comunicación
Enumera la información que deberá compartirse y cómo se compartirá, qué debe incluirse y cuál es el público objetivo. Por ejemplo, es posible que debas proporcionar al cliente informes semanales sobre el estado del proyecto. Considera el mecanismo de comunicación, la lista de distribución y qué información incluir en el informe. El software de informes para clientes puede ayudarte con esto (o puedes considerar herramientas de informes de código abierto si tienes un presupuesto ajustado).
Estilos de comunicación
Diferencia según la parte interesada y el método de comunicación. Por ejemplo, ¿alguna parte interesada prefiere únicamente comunicaciones formales o puedes utilizar un tono algo más informal?
Calendario de reuniones
Aunque puedes ajustarlo según sea necesario a lo largo del proyecto, resulta útil tener una idea inicial de la frecuencia con la que te reunirás con las partes interesadas. Dependiendo del alcance del proyecto, también puedes indicar con qué frecuencia enviarás correos electrónicos al cliente. No olvides incluir también las reuniones internas del equipo.
Mensajes clave
Para cada parte interesada, determina el mensaje o la información clave que deseas comunicar. ¿Cuál es el mensaje adecuado que conecta con ese grupo? Además, identifica cualquier comentario o dato específico que necesites de las partes interesadas para validar y perfeccionar la prueba de concepto.
Objetivos de comunicación
Un buen plan de comunicación para la gestión de proyectos incluye objetivos de comunicación. Esto ayuda a garantizar que tomes decisiones teniendo en cuenta los resultados deseados.
Ejemplo de un plan de comunicación del proyecto
Basándonos en los elementos que hemos descrito anteriormente, este podría ser el aspecto de un plan de comunicación de proyecto de ejemplo.
Objetivos de comunicación
Enumera desde el principio los objetivos de comunicación del proyecto, para que todas las personas que accedan al plan puedan respaldar las decisiones que contribuyan a alcanzar esos objetivos. Asegúrate de que sean medibles.
Información de las partes interesadas y preferencias de comunicación
Una tabla puede ser útil para enumerar a las partes interesadas del proyecto y sus preferencias.
Para proyectos más complejos, quizá quieras desglosar la columna de notas para compartir más detalles (por ejemplo, podrías crear una columna adicional para indicar la disponibilidad de las partes interesadas o cualquier otra información crucial para determinar cómo y cuándo te comunicas).
Tipos de comunicación
Utiliza esta sección para considerar las formas en que te comunicas con las partes interesadas. Esto ayuda a garantizar que la comunicación sea coherente, significativa y eficaz.
Beneficios de los planes de comunicación del proyecto
Desarrollar y documentar una estrategia de comunicación hace que tus proyectos funcionen con mayor fluidez y te ayuda a evitar el fracaso del proyecto.
Mejor planificación del proyecto
Un plan de comunicación del proyecto complementa tu plan de proyecto al detallar cómo trabajará el equipo en conjunto.
Si has tomado de antemano decisiones sobre cómo entregarás la información crítica, incluido qué canal de comunicación utilizar, quién lo hará y con qué frecuencia, no tendrás que hacerlo más adelante cuando tengas actualizaciones urgentes pero no sepas con quién compartirlas (esto es especialmente importante al planificar proyectos remotos).
Nuestra plantilla de plan de proyecto puede ayudarte a estructurar esta estrategia de comunicación desde el principio, garantizando un flujo de información fluido y la alineación del equipo durante todo el proyecto.
Expectativas precisas de las partes interesadas
Debes definir de antemano las expectativas de comunicación para tener alguna posibilidad de que el proyecto se desarrolle sin problemas.
Al informar al cliente al principio del proceso del proyecto sobre lo que puede esperar, estableces el tono para todo el proyecto. También es útil que las partes interesadas sepan de antemano qué necesitas de ellas para que puedan estar preparadas cuando llegue el momento.
Todo empieza con las expectativas y con asegurarse de que todos estén en la misma sintonía. Siempre creo un resumen de comunicación cuando inicio un proyecto en el que digo: “Así puedes ponerte en contacto conmigo, cuándo estoy más disponible y cuáles son los canales más adecuados para contactarme”. El resumen de comunicación también es un buen lugar para aclarar las expectativas en torno a la capacidad de respuesta. Para hacer tu mejor trabajo para el cliente, necesitas concentrarte y no tendrás el correo electrónico abierto todo el tiempo (excepto en momentos realmente cruciales), por ejemplo.
Gestión más sencilla de las partes interesadas
La mejor manera de gestionar a las partes interesadas es establecer un plan de comunicación, seguirlo y utilizarlo para llevar a cabo una comunicación eficaz que permita alinearse con el objetivo y los hitos del proyecto (y volver a alinearse según sea necesario).
Un plan de comunicación del proyecto fomenta una comprensión compartida del flujo de trabajo de comunicación, para que todos sepan qué está ocurriendo y qué debería estar ocurriendo en el proyecto.
Me encontré con una situación con un cliente en la que todo era un gran desastre, pero esto no quedó claro hasta que fue demasiado tarde. Había pequeñas señales de alarma, como que el cliente no respondía mucho después del inicio del proyecto y que nos dejaba sin respuesta en las reuniones de seguimiento, así que nos quedamos bloqueados de inmediato en el proyecto. Me di cuenta de que no teníamos una cadencia. Independientemente de lo que aparezca en nuestros calendarios, no hay ninguna expectativa sobre cómo comunicarnos. Un plan de comunicación habría marcado una gran diferencia y habría proporcionado una forma de decir, «No estamos cumpliendo ninguna de estas cosas que deberíamos cumplir, y esto es una señal de alarma» desde el principio.
Descargar plantilla de plan de comunicación del proyecto
Descarga nuestra plantilla de plan de comunicación del proyecto para recopilar fácilmente toda la información de contacto y las instrucciones que necesitarás para tus proyectos. También incluye un ejemplo cumplimentado que muestra las prácticas recomendadas para completar tu plan de comunicación.
Cómo utilizar un plan de comunicación del proyecto
1. Compártelo con tu equipo
Compartir el plan con tu equipo les informa de tu cadencia de comunicación —que afecta a su trabajo y a las fechas de entrega—, pero también les proporciona más contexto sobre cómo te comunicas y con quién. Compartir esta información permite que tu equipo te apoye mientras ejecutas el plan.
2. Mantén el rumbo
Programa cualquier reunión clave del proyecto en cuanto tengas un plan establecido y añade recordatorios a tu calendario para los seguimientos periódicos e incluso para los correos electrónicos del proyecto, de modo que mantengas el rumbo con los aspectos importantes que hayas definido en tu plan.
Si en algún momento te desvías de tu plan de comunicación y tienes dificultades para retomarlo, reconsidera el enfoque que has definido:
- ¿Sigue estando alineado con los objetivos de tu proyecto?
- ¿Han cambiado de alguna manera los objetivos o las partes interesadas desde que comenzó el proyecto?
- ¿Existen formas más eficaces de comunicar la información del proyecto en este punto?
Para obtener ayuda a la hora de hacer un seguimiento del progreso del proyecto y proporcionar información precisa a las partes interesadas, consulta esta lista de software de gestión de proyectos.
También puedes encontrar más estrategias de comunicación en la gestión de proyectos aquí.
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