22 estadísticas de gestión del tiempo para ayudarte a aligerar tu carga de trabajo
Exceso de reuniones: Dos tercios de las reuniones son innecesarias y restan tiempo que los miembros del equipo podrían dedicar al trabajo del proyecto.
Carga de las tareas manuales: Las tareas manuales consumen el 62 % de los días laborales, pero puedes implementar herramientas de automatización para ayudar a agilizar estos procesos.
Sobrecarga de comunicación: El 88 % de una semana laboral típica se dedica a la comunicación, lo que reduce el tiempo disponible para las tareas laborales propiamente dichas.
Las estadísticas de gestión del tiempo revelan tendencias sobre qué ocupa el tiempo de los empleados y dónde falta productividad a nivel global. Aquí tienes un resumen de estadísticas sobre la gestión del tiempo que puede ayudarte a comprender qué ocurre en tu propio equipo, realizar mejoras para que los miembros del equipo logren hacer más con el tiempo de trabajo del que disponen y mejorar tus habilidades de gestión del tiempo.
Estadísticas sobre la distribución del tiempo y el equilibrio de la carga de trabajo
Estas estadísticas de gestión del tiempo abarcan cómo los miembros del equipo emplean su tiempo y si las cargas de trabajo están equilibradas.
1. Los miembros del equipo dedican el 60 % de cada día a la coordinación
En lugar de desempeñar sus funciones laborales, la persona media pasa la mayor parte de su tiempo realizando «trabajo sobre el trabajo»: informando sobre el estado del proyecto, buscando información sobre las tareas o gestionando cambios en las prioridades. Según un informe reciente de Asana, este tipo de actividades ocupa el 60 % de la jornada laboral media de cada persona.
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Si tu equipo no se centra en sus tareas principales porque la coordinación ocupa demasiado tiempo, el progreso se ralentizará y el trabajo no se completará dentro del plazo. Libera a tu equipo de actividades innecesarias y aclara las prioridades para que pueda trabajar en aquello para lo que fue contratado.
2. Los miembros del equipo dedican el 27 % de su tiempo al trabajo para el que fueron contratados
Según el mismo informe de Asana, tu equipo solo dedica el 27 % de su tiempo a las tareas y responsabilidades para las que fue contratado. Este es un indicador importante de la productividad. Si tu equipo no dedica tiempo a su trabajo real, será difícil completar los proyectos y las tareas a tiempo.
Descubre en qué trabaja tu equipo más allá de la descripción de sus puestos y comprueba si puedes quitarle esas tareas de encima. La priorización es importante: si esas otras tareas son importantes, asígnales un momento concreto para que tu equipo tenga claro en qué debe trabajar primero.
3. Los miembros del equipo pierden el 62 % de su jornada en tareas manuales y repetitivas
Otro descubrimiento del informe de Asana es que el 62 % de cada jornada laboral se pierde en tareas manuales y repetitivas. Esto incluye actividades como rellenar hojas de control horario, enviar trabajo para su revisión o aprobación y actualizar el estado de los elementos en tu software de gestión de proyectos.
Las herramientas de automatización de flujos de trabajo pueden realizar tareas repetitivas por ti. Supongamos que configuras una automatización que se activa cuando un miembro del equipo marca un entregable como listo para su aprobación. El software puede enviarte una notificación por correo electrónico, avisar al siguiente miembro del equipo que trabajará en él y actualizar la hoja de control horario del miembro del equipo en función del tiempo que haya dedicado a trabajar en él.
4. El 88 % de la semana laboral habitual de un trabajador se dedica a la comunicación
Según un informe reciente de Grammarly, el empleado medio dedica la mayor parte de su tiempo a la comunicación. Esto incluye el tiempo de las reuniones, el tiempo dedicado a redactar y revisar correos electrónicos y mensajes de Slack, y las conversaciones cara a cara. El trabajo remoto es parcialmente responsable de ello: al haber menos personas en la oficina, el equipo pasa más tiempo en reuniones y comunicando actualizaciones.
Para reducir el tiempo que las personas dedican a comunicarse (y aumentar el tiempo dedicado a sus trabajos reales), establece órdenes del día estrictos para las reuniones, fomenta el uso de herramientas de IA para redactar comunicaciones y ayuda a tu equipo a desarrollar sus habilidades de comunicación.
Estadísticas sobre interrupciones, reuniones y notificaciones
Estos datos sobre la gestión del tiempo abarcan las distracciones e interrupciones que reducen la productividad.
5. Los miembros del equipo consideran innecesarias dos terceras partes de las reuniones a las que asisten
Otra conclusión importante del informe de Asana es que los miembros del equipo consideran innecesarias la mayoría de las reuniones. Estas restan un tiempo valioso a las prioridades y agotan la energía y la motivación de tu equipo, especialmente las reuniones que podrían haberse resuelto con un correo electrónico.
Antes de programar una reunión, evalúa si es necesaria. Si buscas una actualización del estado o transmitir información sencilla, será mejor que envíes un correo electrónico. Si decides celebrar una reunión, establece un orden del día claro y respeta el tiempo que hayas asignado.
6. Casi un tercio de los empleados registra horas extra, principalmente debido a un gran volumen de correos electrónicos y notificaciones
Según los datos de Asana, cerca de un tercio de los trabajadores de oficina registra habitualmente horas extra, y la razón principal es un flujo interminable de notificaciones, correos electrónicos y mensajes de Slack. La sobrecarga de notificaciones es un problema común, que también está relacionado con el aumento del trabajo remoto.
Programa tiempo para el “trabajo profundo”, en el que te concentres en la tarea que tienes entre manos y las notificaciones estén silenciadas. No consultes tus notificaciones durante este tiempo: interrumpirá tu concentración y necesitarás tiempo para volver a enfocarte. Haz saber a los miembros del equipo que ellos también pueden hacer lo mismo (salvo en caso de emergencia). Con más tiempo de concentración, los empleados no deberían tener que quedarse hasta tarde (ni consultar las notificaciones fuera del horario laboral).
7. En Australia, las reuniones imprevistas son la principal razón por la que los trabajadores se quedan hasta tarde
Los datos de Asana sugieren que, para los trabajadores australianos, la principal razón de las horas extra son las reuniones imprevistas. Estas son tan perjudiciales como las reuniones innecesarias: cuando las programas con antelación, todo el mundo puede organizar su día en torno a ellas.
Cuando las reuniones surgen inesperadamente, el trabajo se reorganiza, lo que significa que algo tiene que posponerse. Si el elemento que se pospone tiene una fecha límite inamovible, es posible que tu equipo tenga que quedarse hasta tarde. Procura no añadir reuniones de última hora a los calendarios de tu equipo (de nuevo, salvo en caso de emergencia).
8. Demasiado trabajo es la principal fuente de estrés para un tercio de los empleados de EE. UU.
El informe de Asana muestra que la principal fuente de estrés para un tercio de los empleados estadounidenses es tener demasiado trabajo. Este es un problema común con muchas causas: cambios o aumentos en las descripciones de los puestos con el tiempo, bajas en el equipo o la incorporación de nuevo trabajo sin una priorización adecuada.
Comunica el nivel de prioridad de cualquier trabajo nuevo. Sin esta claridad, el equipo podría priorizar lo incorrecto, sentirse abrumado o intentar realizar varias tareas a la vez (lo que perjudica aún más la productividad). Programa el trabajo que debe hacerse y comprueba qué tareas de poco valor puedes eliminar o despriorizar.
Estadísticas sobre pérdida de tiempo, ineficiencias y trabajo duplicado
Estas estadísticas muestran la importancia de la gestión del tiempo para reducir los procesos ineficientes y el desperdicio.
9. Las personas desperdician 91 minutos al día en reuniones y tareas sin importancia
Según un estudio reciente de Acuity Training, los miembros del equipo dedican de media una hora y media al día a tareas y reuniones que no son relevantes para sus funciones. Esto significa disponer de menos tiempo para el trabajo que tendrá un impacto significativo o acercará tus proyectos a la meta final.
Antes de enviar una invitación a una reunión, examina detenidamente la lista de invitados: ¿todos los invitados deben estar presentes? ¿La reunión es relevante para las tareas y los entregables en los que están trabajando? Lo mismo se aplica a las tareas. Antes de asignar algo nuevo, asegúrate de que está dentro del alcance de la descripción de su puesto.
10. La mitad de los empleados nunca ha auditado su tiempo
Otro hallazgo del estudio de Acuity Training fue que casi la mitad de los empleados nunca ha auditado su tiempo. Debes vigilar de cerca cómo emplean su tiempo los miembros del equipo de forma predeterminada —al fin y al cabo, las hojas de horas afectan a la facturación—, pero también merece la pena pedir al equipo que revise periódicamente su propio tiempo y realice una auditoría del tiempo.
Una vez que tengan la oportunidad de analizar cuánto tiempo y esfuerzo dedican a cada tarea, comprobarán si su esfuerzo se corresponde con su impacto, encontrarán áreas de mejora e implementarán cambios que les permitan ser más eficientes.
11. El 70 % de los empleados pierde 20 horas a la semana debido a procesos y herramientas ineficientes
Un informe de Quickbase sugiere que casi el 70 % de los trabajadores pierde la mitad de su semana debido a “sistemas fragmentados”: datos distribuidos entre distintas herramientas, procesos obsoletos y sistemas ineficientes. Esto provoca pérdidas de productividad, tiempo e ingresos.
Utiliza una única fuente fiable de información para tus proyectos (es decir, una herramienta de software de gestión de proyectos) que incluya toda la información que tu equipo necesita para completar sus tareas, en lugar de cinco hojas de cálculo diferentes, una herramienta de colaboración, una herramienta independiente para registrar el tiempo y otra para hacer un seguimiento del progreso.
12. Las empresas estadounidenses pierden casi 500 mil millones de dólares debido a la productividad de los empleados
Un estudio reciente de Economist Impact muestra que las empresas estadounidenses pierden colectivamente 468 mil millones de dólares debido a la baja productividad y las distracciones. Los miembros del equipo no consiguen hacer tanto como podrían, lo que afecta a los resultados finales de tu empresa.
Esto no quiere decir que los trabajadores holgazaneen o procrastinen a propósito: muchas distracciones (algunas de ellas importantes) pueden restar tiempo a las tareas esenciales. Las prácticas de gestión del tiempo, como programar periodos de concentración y silenciar las notificaciones, pueden ayudar en este aspecto.
13. Los empleados dedican el 10 % de su jornada a tareas que ya se han completado
El informe de Asana destaca que los trabajadores dedican el 10 % de su jornada a trabajos que ya se han completado. Esto suma más de 200 horas al año desperdiciadas en trabajos duplicados.
Mantén actualizado tu software de gestión de proyectos con información sobre lo que se ha completado, lo que queda por hacer y quién está trabajando en cada tarea. También deberías organizar reuniones breves y comprobaciones periódicas, pero presta atención igualmente a los niveles de comunicación. ¿Los miembros del equipo se transfieren el trabajo de forma eficiente? ¿Se informan mutuamente de lo que se ha hecho? También puedes establecer procesos claros y automatizaciones para que todo funcione sin problemas.
Estadísticas sobre sistemas y herramientas de gestión del tiempo
Estas estadísticas sobre la gestión del tiempo abarcan el uso de herramientas y sistemas de software de gestión del tiempo para mejorar la gestión del tiempo.
14. Solo el 18 % de las personas tiene un sistema específico de gestión del tiempo
El estudio reciente de Acuity Training muestra que menos del 20 % de los empleados dispone de un sistema específico para gestionar y priorizar su tiempo. Con un sistema específico de gestión del tiempo, tú y tu equipo podéis trabajar de forma más eficiente y hacer más cosas.
Tu sistema puede incluir herramientas de gestión de tareas o software de seguimiento del tiempo, así como tácticas como listas de tareas, bloqueo del calendario y estrategias especializadas de gestión del tiempo, como la técnica Pomodoro o «comerse la rana».
15. Un tercio de los empleados utiliza una lista de tareas para gestionar el tiempo y las tareas
Según Acuity Training, un tercio de los trabajadores utiliza listas de tareas para gestionar sus tareas y su tiempo, lo que las convierte en el método de gestión del tiempo más popular para este fin. Lo importante es que tú y tu equipo utilicéis lo que funcione para vuestros proyectos y procesos. No obligues a todo el mundo a utilizar la misma lista de tareas si prefieren organizar sus tareas importantes de otra manera.
16. Una cuarta parte de los empleados utiliza su bandeja de entrada del correo electrónico para gestionar el tiempo y las tareas
Según el mismo estudio de Acuity Training, el 25 % de las personas utiliza su bandeja de entrada del correo electrónico para gestionar su tiempo y sus tareas. Esta es una buena opción para los miembros del equipo que pasan todo el tiempo en su bandeja de entrada, como los que trabajan en ventas, atención al cliente, TI y marketing.
De nuevo, deja que tu equipo trabaje de la forma que mejor le funcione. También puedes conectar tu bandeja de entrada con tu software de gestión de proyectos o CRM para que toda la información del proyecto permanezca en un solo lugar, aunque los equipos trabajen desde sus bandejas de entrada individuales.
17. Las personas que utilizan la matriz de Eisenhower tienen más probabilidades de sentir que controlan su trabajo
Según el estudio de Acuity Training, el 50 % de quienes afirmaron utilizar la matriz de Eisenhower para gestionar su tiempo y sus tareas sienten que su carga de trabajo está bajo control todos los días. El otro 50 % afirmó que su carga de trabajo está bajo control 4 días a la semana.
La matriz de Eisenhower divide el trabajo en 4 categorías: urgente e importante, urgente pero no importante, importante pero no urgente, y ni urgente ni importante. Empieza a utilizarla tú antes de involucrar al equipo. Puedes usarla para tus propias tareas de gestión de proyectos o para priorizar el trabajo del proyecto.
18. El mercado del software de seguimiento del tiempo tendrá un valor de $32 mil millones en 2028
El análisis de Data Bridge Market Research muestra que el mercado del software de seguimiento del tiempo está creciendo. Probablemente esto se deba a que los propietarios de empresas necesitan asegurarse de que los empleados son productivos (esto va unido al aumento del regreso a la oficina y a que se pide a los empleados que hagan más con menos).
Un mercado en crecimiento fomenta la competencia entre los proveedores de seguimiento del tiempo que quieren maximizar su cuota de mercado, lo que convierte este momento en una buena oportunidad para invertir en software de seguimiento del tiempo. Elige una herramienta que se adapte a tus necesidades en cuanto a funciones requeridas, tamaño del equipo, integraciones con las herramientas de software existentes y precios.
Estadísticas sobre claridad, propósito y mejoras de productividad
Estas estadísticas sobre la gestión del tiempo abarcan cómo la claridad y el propósito pueden aumentar la productividad.
19. Menos de la mitad de los trabajadores entiende cómo contribuye su trabajo al éxito
El estudio reciente de Asana descubrió que el 46 % de los empleados no entiende cómo su trabajo ayuda a su organización a alcanzar sus metas y objetivos. Esta es una receta para la falta de compromiso y una mala gestión del tiempo.
Mantén informados a los miembros del equipo sobre cómo contribuye el trabajo al éxito del proyecto y de la organización. Tendrán una idea más clara de sus prioridades y estarán más motivados y serán más productivos cuando puedan ver cómo encaja su trabajo en el panorama general.
20. En Japón, el 19 % de los trabajadores entiende cómo contribuye al éxito
Según el informe de Asana, aún menos empleados japoneses entienden cómo su trabajo ayuda a su organización a alcanzar sus objetivos (19 %). Esto es significativamente inferior a la media mundial (46 %). El mismo consejo se aplica aquí. Al comienzo de nuevos proyectos o iniciativas, invierte tiempo en ayudar a tu equipo a comprender la visión general a la que están contribuyendo.
21. En el Reino Unido, el 68 % de los empleados recibe cada semana tareas que no contribuyen al éxito de la organización
Según Asana, al 68 % de los trabajadores del Reino Unido se les pide que completen cada semana tareas que no respaldan los objetivos de la empresa o del proyecto. Esto resta tiempo de los miembros del equipo al trabajo prioritario que sí respalda tus objetivos, y trabajar en tareas que no son valiosas ni relevantes desmoralizará a tu equipo.
Da prioridad a las tareas y considera si son convenientes pero, por tanto, menos urgentes. También puede haber algunas que no merezca la pena completar; la matriz de Eisenhower puede ayudarte con esto.
22. Los trabajadores en un estado de concentración plena son hasta 5 veces más productivos
Según una investigación de McKinsey, los empleados son hasta cinco veces más productivos cuando se encuentran en un estado de «concentración plena». Este estado se asocia con el deporte y, en él, estás completamente concentrado en ejecutar lo que debe hacerse. No es posible entrar en este estado cuando se desea: depende de cuánto disfrutes de la actividad, de tu rutina habitual y de cualquier distracción que ocurra cerca de ti.
Sin embargo, puedes mantener a tu equipo implicado y motivado reconociendo sus logros, ayudándole a comprender la visión general y proporcionando flexibilidad en la asignación de tareas, el horario laboral y la asistencia a reuniones cuando sea posible (aunque esto no siempre lo sea).
Preguntas frecuentes sobre la gestión del tiempo
Estas son las respuestas a algunas preguntas frecuentes sobre la gestión del tiempo.
¿Cuáles son los mayores desafíos de gestión del tiempo a los que se enfrentan los directores de proyectos?
Los mayores desafíos de gestión del tiempo a los que se enfrentan los directores de proyectos incluyen las interrupciones de reuniones, correos electrónicos y notificaciones, que reducen la concentración; los cambios en el alcance y las prioridades cambiantes; y los errores de comunicación que provocan fallos y retrabajo. Entre las técnicas útiles de gestión del tiempo se incluyen la organización del tiempo en bloques, la reserva de periodos específicos de concentración y el establecimiento de prioridades mediante la matriz de Eisenhower.
¿Cómo pueden los directores de proyectos ayudar a sus equipos a priorizar las tareas de forma eficaz?
Los directores de proyectos pueden ayudar a su equipo a priorizar las tareas aclarando las prioridades con técnicas como la matriz de Eisenhower, MoSCoW y el refinamiento de la lista de tareas pendientes.
La matriz de Eisenhower y el método MoSCoW ayudan a decidir qué se debe hacer primero, qué se debe delegar, qué se debe programar y qué se debe eliminar. El refinamiento de la lista de tareas pendientes (utilizado en Scrum y en métodos ágiles) consiste en elegir en qué tareas trabajar durante un periodo de tiempo determinado. Comprueba con los miembros del equipo con la mayor frecuencia posible para asegurarte de que entienden qué se espera de ellos.
¿Qué papel desempeña el software de gestión de proyectos en la gestión del tiempo?
El software de gestión de proyectos es extremadamente útil para gestionar el tiempo. A menudo incluye una función de seguimiento del tiempo, que te ayuda a entender cuánto duran las tareas y en qué aspectos los miembros del equipo podrían estar dedicando demasiado (o muy poco) tiempo. Las herramientas de gestión de proyectos también ayudan a hacer un seguimiento del progreso de las tareas y mejoran la responsabilidad al ofrecer claridad sobre quién está trabajando en cada cosa.
¿Cómo afecta una mala gestión del tiempo a la moral del equipo y al agotamiento?
Una mala gestión del tiempo afecta negativamente a la moral del equipo y provoca agotamiento. Cuando los miembros del equipo se ven atrapados por reuniones y notificaciones en lugar de centrarse en las prioridades, se sentirán estresados y, en algunos casos, puede que tengan que trabajar horas extra. Esto provoca agotamiento y una falta de equilibrio entre la vida laboral y personal, lo que hace que los miembros del equipo se desvinculen, reduce la moral y aumenta la rotación.
¿Cuáles son las prácticas recomendadas para que los directores de proyectos demuestren una gestión adecuada del tiempo a sus equipos?
Los directores de proyectos pueden predicar con el ejemplo para demostrar una gestión eficaz del tiempo a sus equipos: reservar tiempo para el trabajo concentrado y profundo, silenciar las notificaciones cuando sea necesario, establecer límites y rechazar reuniones innecesarias. A nivel del proyecto, puedes establecer plazos y estimaciones realistas para el trabajo, aclarar las prioridades periódicamente y evitar la ampliación descontrolada del alcance.
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