¿Qué es un flujo de trabajo de documentos? Ejemplos y mejores prácticas

El flujo de trabajo también debe aclarar los roles y las responsabilidades a medida que el documento avanza por el proceso.

¿Por qué son importantes los flujos de trabajo documentales?

Los flujos de trabajo documentales son importantes porque aportan claridad. Definen quién hace qué y para cuándo.

Sin un flujo de trabajo documental, podrías acabar recibiendo comentarios contradictorios o tener que rehacer un documento, lo que puede descarrilar tus plazos. Esto puede ocurrir porque una parte interesada clave no tuvo la oportunidad de revisar o aprobar el documento, o porque no existía un proceso formal de aprobación.

Los flujos de trabajo documentales o procesos de gestión documental son diferentes de los flujos de trabajo generales porque son mucho más específicos. Mientras que tus flujos de trabajo podrían describir un proceso general para realizar el trabajo en tu empresa o agencia, un flujo de trabajo documental profundiza más y es más detallado.

Esto puede parecer excesivo, pero puede ayudarte a agilizar la toma de decisiones y el enrutamiento de documentos, así como a evitar cuellos de botella que podrían provocar retrasos específicos de los documentos o del proyecto.

Ejemplos de flujos de trabajo documentales

Cuando crees flujos de trabajo de gestión documental para tu organización, puede ser útil consultar primero algunos ejemplos de flujos de trabajo del mundo real.

Documentos de incorporación de clientes o miembros del equipo

Al incorporar a un nuevo cliente o a nuevos miembros del equipo, muchas personas contribuirán a los documentos que guían el proceso, incluidos los departamentos de recursos humanos, finanzas y operaciones, así como el equipo del proyecto.

El flujo de trabajo del equipo podría ser el siguiente:

• El reclutador, el vendedor o el responsable de contratación redacta una carta de bienvenida
• Otros miembros del equipo añaden documentos que deben leerse o completarse, como un manual del empleado, encuestas de descubrimiento, documentación de recursos humanos y contratos
• El director del proyecto o líder del equipo revisa los documentos para asegurarse de que sean coherentes y de que no falte nada
• Si falta algo, se devuelve para que se realicen modificaciones
• Una vez completadas las modificaciones, se aprueba el documento
• La persona de contacto del cliente o del miembro del equipo envía los documentos
• El director del proyecto crea una tarea en la herramienta de gestión de proyectos, la herramienta de gestión documental o el CRM para revisar los documentos anualmente y comprobar si deben actualizarse

Comunicados de prensa

Los comunicados de prensa son un gran ejemplo de documentos que necesitan un flujo de trabajo y un proceso de aprobación claros. Esto se debe a que suelen estar sujetos a plazos muy ajustados: el periodo para obtener cobertura de prensa sobre un acontecimiento de interés periodístico es bastante corto.

Aunque el flujo de trabajo es bastante sencillo, tú y tu equipo podrían querer añadir un paso para avisar a los revisores o aprobadores de que el documento está por llegar y debe tramitarse rápidamente. 

Por tanto, tu flujo de trabajo podría ser el siguiente:

• El equipo decide que quiere enviar un comunicado de prensa
• El equipo determina el enfoque de la propuesta
• El redactor redacta el comunicado de prensa
• Un ejecutivo revisa el comunicado de prensa (normalmente, esto debe hacerse ese mismo día o al día siguiente)
• El redactor completa las modificaciones necesarias del comunicado de prensa
• El ejecutivo realiza una revisión final y aprueba el documento
• El comunicado de prensa se envía a los periodistas pertinentes

Páginas de destino de sitios web

Una página de destino de un sitio web es otro buen ejemplo de un documento que podría beneficiarse de un flujo de trabajo formal y un proceso de aprobación claro. Al igual que un comunicado de prensa, una página de destino de un sitio web también puede estar sujeta a plazos muy ajustados.

Dependiendo de para qué sea la página, es posible que tengas que lanzarla en un momento específico en función de una campaña, una oferta especial o una venta. Por eso, contar con un flujo de trabajo e informar de forma proactiva a las personas involucradas puede marcar la diferencia entre un lanzamiento eficaz y un fracaso. 

Podrías hacer algo como esto:

• Confirmar el lanzamiento del producto y el momento
• Asignar a alguien el diseño de la página y la redacción del contenido
• Añadir el contenido a la página diseñada
• Realizar una revisión interna
• Revisar la página con el cliente o el equipo directivo
• Realizar las revisiones necesarias en la página de destino
• Completar las pruebas finales de aseguramiento de la calidad (QA) y/o las pruebas de aceptación del usuario (UAT)
• Realizar las revisiones finales necesarias
• Asegurarse de que el seguimiento y las analíticas estén configurados correctamente
• Lanzar la página de destino

Documentar el proceso del flujo de trabajo

A continuación, encontrarás un proceso paso a paso para crear un flujo de trabajo para la creación o gestión de documentos dentro de tu organización.

1. Comprender los objetivos y requisitos

Empieza haciendo una lista de objetivos y requisitos. Estos deben estar relacionados con garantizar que se sigan los procesos de tu empresa y que se contemplen todos los pasos necesarios para finalizar el documento. Por ejemplo, si un alto directivo debe aprobar un documento antes de compartirlo con las partes interesadas clave, con toda la empresa o con un cliente, asegúrate de que esto quede recogido en el proceso.

2. Elaborar el flujo de trabajo de principio a fin

Una vez que comprendas todo y a todas las personas involucradas en la creación del documento, elabora el flujo de trabajo de principio a fin. Piensa en ello como si contaras una historia; mejor aún, crea un diagrama de flujo para representarlo visualmente.

Enumera los pasos en orden y determina quién debe participar. ¿Qué hacen y cuándo lo harán? ¿Cómo sabrán que ha llegado el momento de encargarse de su parte del proceso?

Haz todo lo posible por capturarlo todo, pero no te presiones demasiado para que sea perfecto. Puedes corregir las carencias o ineficiencias en el siguiente paso del proceso.

3. Detectar problemas en el proceso e iterar

Una vez que hayas elaborado el flujo de trabajo, repasa el proceso para encontrar cualquier área que falte o necesite más atención. Busca lo siguiente:

• Notificaciones que falten o incluso pasos completos que no estén incluidos
• Cuellos de botella
• Problemas de control de acceso (por ejemplo, que un revisor no pueda ver el documento)
• Lugares en los que los registros de auditoría podrían resultar útiles

Y, por último, ¿hay áreas en las que podrías optimizar tu flujo de trabajo, ya sea mediante la automatización o simplemente practicando más la colaboración como equipo?

4. Considerar dónde y cómo almacenar los documentos

Si hay muchas personas involucradas, tendrás que considerar cómo almacenar los documentos durante el ciclo de vida del documento (es decir, su archivo). Si tienes un documento o tipo de documento que necesitas producir con frecuencia, poder comenzar a partir de una versión anterior puede ahorrarte mucho tiempo, así que asegúrate de que sea fácil encontrar la versión más reciente.

Considera una herramienta que te permita añadir metadatos para asegurarte de que las personas utilicen el documento correcto en el momento adecuado. Esto es especialmente importante en el sector sanitario o en otras industrias con requisitos normativos, ya que la información incorrecta en el lugar equivocado puede tener graves consecuencias.

Además, asegúrate de que las personas no utilicen documentos con información antigua o, francamente, incorrecta. Podrías considerar añadir permisos o incluir algún texto en las versiones obsoletas. Un buen y tradicional: SOLO COMO REFERENCIA, NO UTILIZAR puede hacer maravillas (y sí, necesitas escribirlo en mayúsculas enfáticas).

5. Utilizar las herramientas y automatizaciones adecuadas

Considera en qué aspectos podrías automatizar tus flujos de trabajo de documentos o los procesos generales de gestión documental.

Las plantillas, los encabezados predefinidos o las reglas de automatización de tu flujo de trabajo o software de gestión de proyectos pueden agilizar las tareas repetitivas. Incluso funciones sencillas, como las alertas basadas en dependencias que notifican a un miembro del equipo cuando llega su turno, pueden ahorrar tiempo y reducir la necesidad de hacer seguimientos.

A medida que desarrollas flujos de trabajo internos, incorpora las mejores prácticas de gestión documental, como utilizar plantillas coherentes, aplicar convenciones de nomenclatura claras y etiquetar metadatos, para reducir el retrabajo y mantener tu documentación alineada entre los equipos.

Piensa en la frecuencia con la que buscas actualizaciones o compruebas el estado de una tarea. Con las herramientas adecuadas, ese trabajo se realiza automáticamente, para que puedas centrarte en lo que más importa: crear documentos de calidad.

Al implementar un sistema de gestión documental con automatización integrada, puedes ir un paso más allá, eliminando las comprobaciones manuales de estado y garantizando que cada etapa de tu flujo de trabajo avance de forma fluida y eficiente.

Herramientas para los flujos de trabajo documentales

Tener a tu disposición las herramientas y plantillas adecuadas puede facilitar mucho la creación, gestión y actualización de los flujos de trabajo documentales. Tienes muchas opciones para crear documentos digitales, procesar documentos y automatizar flujos de trabajo. 

Estas son las mejores herramientas de software de gestión de flujos de trabajo que facilitan enormemente la configuración y ejecución de los flujos de trabajo documentales:

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1. 1. monday AI Workspace — Mejor para identificación de riesgos impulsada por IA
2. 2. Wrike — Ideal para volver a conectar equipos aislados
3. 3. Moxo — Ideal para portales de colaboración segura con clientes
4. 4. TaxDome — Ideal para establecer dependencias
5. 5. Screendragon — Ideal para la automatización de flujos de trabajo complejos y aprobaciones
6. 6. Productive — Ideal para la gestión de agencias
7. 7. Qntrl — Mejor para la orquestación de flujos de trabajo
8. 8. Quickbase — Ideal para la gestión dinámica del trabajo
9. 9. Celigo — El mejor con más de 1.000 conectores de aplicaciones preconstruidos
10. 10. Kissflow — Mejor para plantillas de flujo de trabajo

Mejores prácticas para el flujo de trabajo documental

En lo que respecta a la creación y gestión de flujos de trabajo documentales, estas son algunas de las mejores prácticas que debes tener en cuenta:

1. Mantén la sencillez de tu flujo de trabajo: El objetivo debe ser simplificar tu flujo de trabajo con el menor número posible de pasos para garantizar prácticas de gestión documental eficientes y eficaces.
2. Automatiza las tareas repetitivas siempre que puedas: Los avances en la automatización de flujos de trabajo (incluida la IA) pueden ayudarte a liberarte de la carga de las tareas repetitivas. Incluso una plantilla básica en tu herramienta de gestión de proyectos o sistema de gestión documental puede ahorrarte horas cada semana.
3. Crea un documento nuevo antes de compartirlo con un cliente o una parte interesada: Lo más probable es que no necesiten ver tus comentarios con tus colegas en la versión final.
4. Utiliza permisos y control de versiones cuando sea necesario: Además de tu flujo de trabajo de aprobación de documentos, asegúrate de contar también con flujos de trabajo para gestionar los permisos. Esto es especialmente importante en el caso de documentos que contienen información confidencial. No querrás arriesgarte a generar oportunidades adicionales de error humano (por ejemplo, que las personas equivocadas publiquen el documento equivocado). Un documento con información obsoleta que se utilice públicamente puede causar muchos problemas, incluidos posibles litigios.
5. Revisa tus flujos de trabajo periódicamente para asegurarte de que se mantienen actualizados: Una vez que hayas configurado flujos de trabajo automatizados o creado un sistema de flujo de trabajo fluido, los flujos de trabajo documentales no funcionan como una solución que se configura y se olvida. Revisa tus flujos de trabajo con frecuencia para asegurarte de que funcionan de la forma más fluida posible. Es posible que quieras añadir algunas métricas sobre la frecuencia con la que el equipo debe revisar los flujos de trabajo relacionados con la gestión documental. Esto es especialmente importante para los documentos más relevantes de tu organización.

Cómo automatizar los flujos de trabajo documentales

Ya he hablado sobre las formas de integrar la automatización en tus flujos de trabajo, pero estos son algunos pasos sencillos que puedes seguir si todavía dudas en comenzar.

• Empieza con la capacidad de automatización existente en tu software de gestión documental: La mayoría de los programas de gestión de flujos de trabajo documentales tienen capacidades de automatización integradas. Busca las partes más sencillas de tu flujo de trabajo que puedas automatizar utilizando las capacidades del software que ya tienes (considera esto como una oportunidad fácil de aprovechar). Es importante señalar que el software gratuito de gestión documental podría no ofrecer esta capacidad.
• Utiliza documentos electrónicos siempre que sea posible: Gestionar documentos físicos en papel puede dificultar la automatización, así que utiliza documentos electrónicos tanto como puedas. Es posible que aún haya ocasiones en las que el papel sea la mejor opción, por lo que podría ser necesario contar con un proceso manual de gestión documental.
• Utiliza Zapier o integraciones para gestionar documentos entre distintos programas: Puede parecer imposible lograr una automatización coherente de los flujos de trabajo documentales cuando tu trabajo se desarrolla en distintas aplicaciones. Sin embargo, la mayoría de los productos SaaS basados en la nube pueden vincularse mediante integraciones nativas o Zapier. Unos cuantos Zaps pueden marcar la diferencia entre tener que trabajar con tres herramientas o hacerlo solo con una.

¿Qué sigue?

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