¿Qué es un flujo de trabajo de documentos? Ejemplos y mejores prácticas
Flujos eficientes, proyectos felices: Los flujos de trabajo de documentos claros mejoran la transparencia y aumentan la probabilidad de entregar los proyectos a tiempo, dentro del presupuesto y según el alcance.
¿Quién está en qué?: Un proceso claro con roles y responsabilidades definidos ayuda a que el equipo conozca sus tareas, lo que significa un flujo más fluido y menos confusiones en el proyecto.
Mantente dentro del alcance con facilidad: Los procesos claramente definidos ayudan a mantener el alcance del proyecto y a prevenir expansiones innecesarias o desviaciones que pueden llevar a incumplimientos de plazos o exceso de presupuesto.
Contar con flujos de trabajo de documentos eficientes puede ayudarte a gestionar tu proyecto con éxito. Con un proceso claro sobre quién trabaja en qué y cuándo, tendrás mayor claridad sobre los requisitos del proyecto, su alcance y la asignación de tareas, lo que a su vez te ayudará a entregar los proyectos a tiempo, dentro del presupuesto y del alcance.
Gestionarás tus flujos de trabajo de documentos con software de gestión de flujos de trabajo.
¿Qué es un flujo de trabajo de documentos?
Un flujo de trabajo de documentos es un proceso que muestra cómo se mueven los documentos dentro de la organización. Los pasos pueden incluir la creación del documento, su revisión y modificación, la aprobación del documento final, su publicación y su archivo.
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El flujo de trabajo también debe aclarar los roles y responsabilidades a medida que el documento avanza en el proceso.
¿Por qué son importantes los flujos de trabajo de documentos?
Los flujos de trabajo de documentos son importantes porque aportan claridad. Definen quién hace qué y para cuándo.
Sin un flujo de trabajo de documentos, es posible que recibas retroalimentación contradictoria o que debas rehacer un documento, lo que puede descarrilar tu cronograma. Esto puede suceder porque un actor clave no tuvo la oportunidad de revisar o aprobar el documento, o porque no existía un proceso de aprobación formal.
Los flujos de trabajo de documentos o procesos de gestión documental son diferentes de los flujos de trabajo generales en que son mucho más específicos. Mientras que tus flujos de trabajo pueden describir un proceso general para realizar tareas en tu empresa o agencia, un flujo de trabajo de documentos profundiza y llega a ser más detallado.
Puede parecer excesivo, pero puede ayudarte a agilizar la toma de decisiones y el enrutamiento de documentos, así como a evitar cuellos de botella que pueden causar retrasos en documentos específicos o en el proyecto.
Ejemplos de flujos de trabajo de documentos
Cuando crees flujos de trabajo de gestión de documentos para tu organización, puede ser útil revisar primero algunos ejemplos de flujos de trabajo reales.
Documentos de incorporación de clientes o miembros del equipo
Al incorporar un nuevo cliente o nuevos miembros al equipo, muchas personas contribuirán en los documentos que guían el proceso, incluyendo Recursos Humanos, finanzas, operaciones y el equipo del proyecto.
El flujo de trabajo del equipo podría verse así:
- El reclutador, comercial o responsable de contratación redacta una carta de bienvenida
- Otros miembros del equipo agregan documentos que deben leerse o completarse, como un manual del empleado, encuestas de descubrimiento, papeles de recursos humanos y contratos
- El gerente de proyecto o el líder del equipo revisa los documentos para asegurarse de que sean coherentes y que nada falte
- Si falta algo, se devuelve para revisiones
- Una vez finalizadas las revisiones, el documento se aprueba
- El punto de contacto del cliente o miembro del equipo envía los documentos
- El gerente de proyecto crea una tarea en la herramienta de gestión de proyectos, de gestión documental o CRM para revisar los documentos anualmente y ver si necesitan ser actualizados
Comunicados de prensa
Los comunicados de prensa son un gran ejemplo de documentos que requieren un flujo de trabajo claro y un proceso de aprobación. Esto se debe a que normalmente son extremadamente urgentes: la ventana para la cobertura mediática de un evento noticioso es bastante corta.
Aunque el flujo de trabajo es bastante simple, tú y tu equipo pueden querer añadir un paso para avisar a los revisores o aprobadores de que el documento está en camino y necesita ser procesado rápidamente.
Así que tu flujo de trabajo podría verse así:
- El equipo decide que quiere enviar un comunicado de prensa
- El equipo determina el enfoque de la propuesta
- La persona responsable de escribir redacta el comunicado de prensa
- Un ejecutivo revisa el comunicado de prensa (normalmente se necesita el mismo día o al siguiente)
- La persona que escribe completa cualquier revisión del comunicado de prensa
- El ejecutivo realiza una revisión final y aprueba el documento
- El comunicado de prensa se envía a los periodistas relevantes
Páginas de destino de sitios web
Una página de destino de un sitio web es otro buen ejemplo de un documento que se podría beneficiar de un flujo de trabajo formal y un proceso de aprobación claro. Al igual que un comunicado de prensa, una página de destino también puede ser muy sensible al tiempo.
Dependiendo del propósito de la página, puede que necesites lanzarla en un momento específico basado en una campaña, oferta especial o promoción. Por eso, tener un flujo de trabajo y avisar de manera proactiva a los involucrados puede marcar la diferencia entre un lanzamiento efectivo y uno fallido.
Podrías hacer algo así:
- Confirmar el lanzamiento del producto y el momento
- Asignar a alguien para diseñar la página y redactar el contenido
- Agregar el contenido al diseño de la página
- Realizar una revisión interna
- Revisar la página con el cliente o el equipo directivo
- Hacer cualquier revisión a la landing page
- Completar la prueba final de garantía de calidad (QA) y/o prueba de aceptación de usuario (UAT)
- Realizar las revisiones finales
- Asegurarse de que el seguimiento y la analítica estén bien configurados
- Lanzar la página de destino
Proceso de Flujo de Trabajo para Documentos
Aquí tienes un proceso paso a paso para crear un flujo de trabajo para la creación o gestión de documentos dentro de tu organización.
1. Comprende los Objetivos y Requisitos
Comienza haciendo una lista de objetivos y requisitos. Estos deben estar ligados a garantizar que tus procesos comerciales se sigan y que se consideren todos los pasos necesarios para finalizar el documento. Por ejemplo, si un líder sénior necesita aprobar un documento antes de compartirlo con las partes interesadas clave, con toda la empresa o con un cliente, asegúrate de que eso esté recogido en el proceso.
2. Redacta el Flujo de Trabajo de Principio a Fin
Una vez que entiendas todo y a todos los involucrados en la creación del documento, redacta el flujo de trabajo de principio a fin. Piénsalo como contar una historia—aún mejor, haz un diagrama de flujo para representarlo visualmente.
Enumera los pasos en orden y determina quién debe participar. ¿Qué deben hacer y cuándo lo harán? ¿Cómo sabrán que es su turno en el proceso?
Haz tu mejor esfuerzo para capturar todo, pero no te presiones demasiado para que sea perfecto. Puedes corregir cualquier brecha o ineficiencia en el siguiente paso del proceso.
3. Busca Fallos en el Proceso e Itéralo
Una vez que tengas tu flujo de trabajo redactado, repasa el proceso para encontrar las áreas que faltan o necesitan más atención. Busca:
- Notificaciones que faltan o incluso pasos completos ausentes
- Cuellos de botella
- Problemas de control de acceso (por ejemplo, un revisor no puede ver el documento)
- Lugares donde las trazas de auditoría podrían ser útiles
Y finalmente, ¿hay lugares donde podrías optimizar tu flujo de trabajo ya sea con automatización o simplemente mejorando la colaboración en equipo con práctica?
4. Considera Dónde y Cómo Almacenar los Documentos
Si hay muchas personas involucradas, deberás pensar en cómo almacenar los documentos durante el ciclo de vida del documento (por ejemplo, el archivo). Si tienes que elaborar un documento o tipo de documento de manera frecuente, poder empezar desde una versión previa puede ahorrar mucho tiempo, ¡así que asegúrate de que sea fácil encontrar la versión más reciente!
Considera usar una herramienta que te permita añadir metadatos para asegurarte de que las personas utilicen el documento correcto en el momento indicado. Esto es especialmente importante en el sector de la salud u otras industrias con requisitos regulatorios, ya que la información errónea en el lugar incorrecto puede tener grandes consecuencias.
Además, asegúrate de que la gente no esté usando documentos con información vieja o, francamente, incorrecta. Podrías considerar agregar permisos o incluir una nota en las versiones obsoletas. Algo clásico como: SOLO COMO REFERENCIA NO USAR puede funcionar de maravilla (y sí, necesitas usar mayúsculas llamativas).
5. Utiliza las Herramientas y Automatizaciones Adecuadas
Piénsate dónde podrías automatizar tus flujos de trabajo con documentos o los procesos generales de gestión documental.
Las plantillas, encabezados predefinidos o reglas de automatización en tu flujo de trabajo o en el software de gestión de proyectos pueden agilizar tareas repetitivas. Incluso funciones simples como alertas basadas en dependencias que notifiquen a un miembro del equipo cuando sea su turno pueden ahorrar tiempo y reducir seguimientos.
A medida que desarrolles flujos internos, incorpora buenas prácticas de gestión documental, como usar plantillas consistentes, aplicar convenciones claras de nombrado y etiquetar los metadatos, para evitar tener que rehacer el trabajo y mantener la documentación alineada entre equipos.
Piense en cuántas veces tiene que buscar actualizaciones o comprobar el estado de una tarea. Con las herramientas adecuadas, ese trabajo sucede automáticamente, para que pueda centrarse en lo que más importa: crear documentos de calidad.
Al implementar un sistema de gestión documental con automatización integrada, puede ir un paso más allá, eliminando comprobaciones manuales de estado y asegurando que cada etapa de su flujo de trabajo progrese de manera fluida y eficiente.
Herramientas para flujos de trabajo de documentos
Contar con las herramientas y plantillas adecuadas a su disposición puede facilitar enormemente la creación, gestión y actualización de flujos de trabajo de documentos. Hay muchísimas opciones cuando se trata de crear documentos digitales, procesarlos y automatizar flujos de trabajo.
A continuación se presentan los mejores programas para gestión de flujos de trabajo que simplifican la configuración y ejecución de flujos de documentos:
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Mejores prácticas para el flujo de trabajo de documentos
A la hora de crear y gestionar flujos de trabajo de documentos, tenga en cuenta algunas de las siguientes mejores prácticas:
- Mantenga su flujo de trabajo sencillo: El objetivo debe ser simplificar su flujo de trabajo con el menor número de pasos posible para garantizar prácticas de gestión documental eficientes y eficaces.
- Automatice tareas repetitivas donde sea posible: Los avances en la automatización de flujos de trabajo (incluida la inteligencia artificial) pueden ayudarle a liberarse de tareas repetitivas. Incluso una simple plantilla en su herramienta de gestión de proyectos o sistema de gestión documental puede ahorrarle horas cada semana.
- Cree un nuevo documento antes de compartirlo con un cliente o parte interesada: Lo más probable es que ellos no necesiten ver sus comentarios con colegas en la versión final.
- Utilice permisos y control de versiones según sea necesario: Más allá de su flujo de trabajo de aprobación de documentos, asegúrese también de contar con flujos para gestionar permisos. Esto es especialmente importante para documentos que contienen información sensible. No querrá arriesgarse a oportunidades adicionales de error humano (por ejemplo, que las personas incorrectas publiquen el documento equivocado). Un documento con información desactualizada usado públicamente puede causar muchos problemas, incluyendo posibles desafíos legales.
- Revise sus flujos de trabajo regularmente para asegurarse de que se mantienen actualizados: Una vez que haya configurado flujos de trabajo automatizados o construido un sistema sin fisuras, los flujos de trabajo de documentos no son algo de "configurar y olvidar". Revise sus flujos de trabajo con frecuencia para asegurarse de que funcionen lo mejor posible. Podría considerar incorporar métricas sobre la frecuencia con la que el equipo debe revisar los flujos de trabajo relacionados con la gestión de documentos. Esto es especialmente pertinente para los documentos más importantes de su organización.
Cómo automatizar flujos de trabajo de documentos
Ya he hablado sobre formas de integrar la automatización en sus flujos de trabajo, pero aquí tiene algunos pasos sencillos que puede seguir si aún no se anima a comenzar.
- Comience con las capacidades de automatización existentes en su software de gestión documental: La mayoría del software para flujos de trabajo de documentos incluye capacidades de automatización integradas. Identifique las partes más sencillas de su flujo de trabajo para automatizar utilizando las características del software que ya tiene (considere estas como "frutos maduros para cosechar"). Es importante tener en cuenta que el software de gestión documental gratuito podría no contar con esta funcionalidad.
- Utilice documentos electrónicos siempre que sea posible: Gestionar documentos en papel físicos puede dificultar la automatización, por lo que utilice documentos electrónicos en la medida de lo posible. Aún así puede haber ocasiones en que el papel siga siendo necesario, así que contar con un proceso manual de gestión también puede ser imprescindible.
- Utilice Zapier o integraciones para gestionar documentos entre diferentes programas: Puede parecer imposible lograr una automatización cohesiva de flujos de documentos cuando su trabajo se realiza en distintas aplicaciones. Sin embargo, la mayoría de los productos SaaS basados en la nube pueden conectarse mediante integraciones nativas o Zapier. Unos pocos Zaps podrían ser la diferencia entre trabajar en tres herramientas distintas y hacerlo todo en una sola.
¿Qué sigue?
Tanto si su organización está experimentando una transformación digital como si busca mejorar la optimización de sus flujos de trabajo de gestión documental, The Digital Project Manager tiene todo lo que necesita. Únase a sus colegas en nuestra comunidad activa y acogedora para conocer más sobre las últimas tendencias en gestión de flujos de trabajo.
