¿Qué Son las Actividades de un Proyecto y Cómo Definirlas?
Mantente en Camino: Las actividades de un proyecto son las tareas que los miembros del equipo llevan a cabo para avanzar un proyecto hacia sus objetivos. Organizar tu proyecto en actividades lo mantiene estructurado para que el equipo pueda trabajar eficientemente.
Hitos vs Actividades: Mientras que las actividades son tareas continuas en un proyecto, los hitos son momentos clave que marcan fases o metas significativas como completar una fase de diseño o lanzar un sitio web.
La Ventaja del Software: El software de gestión de proyectos te permite listar las actividades de tu proyecto, asignar los recursos adecuados y rastrear el progreso del trabajo en relación con tu cronograma.
Las actividades del proyecto incluyen cada parte del trabajo que tu equipo y tú completan en función de un proyecto. El término se refiere a las tareas del proyecto y todo lo que haces como gestor de proyecto para que todo funcione sin problemas.
A continuación, te explicamos cómo planificar las actividades del proyecto y qué herramientas de software de gestión de proyectos pueden ayudarte a organizar actividades y asegurarte de que no te estés perdiendo ninguna.
¿Qué son las actividades del proyecto?
Las actividades del proyecto son unidades concretas de trabajo que impulsan el avance de un proyecto hasta lograr sus objetivos. Estas pueden ser pasos en el proceso de creación de un producto, reuniones clave para alinear a los stakeholders, o pasos importantes como definir el presupuesto o trazar el cronograma.
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Actividades del proyecto vs. Hitos del proyecto
Las actividades del proyecto son las tareas y subtareas que los miembros del equipo realizan para completar el proyecto, mientras que los hitos son momentos específicos en la línea de tiempo del proyecto.
Ejemplos de hitos incluyen la firma del contrato, la finalización de la fase de diseño, el lanzamiento de un sitio web o el logro de 50 registros de usuarios. Son momentos claramente definidos del proyecto en que se transita de una fase a otra.
Completar las actividades del proyecto te acerca al logro del hito correspondiente. Por ejemplo, para completar la fase de diseño, tú y tu equipo podrían llevar a cabo actividades como crear moodboards y wireframes o realizar revisiones internas y con el cliente.
Actividades del proyecto vs. Entregables del proyecto
Las actividades del proyecto son las tareas y subtareas que conforman el trabajo del proyecto, mientras que los entregables del proyecto son el resultado de esas actividades. La actividad puede ser crear una guía de estilo, y el entregable es esa guía de estilo (que se presentará al cliente o a los interesados internos).
Ejemplos de entregables incluyen documentos estratégicos, reportes, presentaciones, o elementos como contenido, sitios web, productos digitales y aplicaciones. Es cualquier cosa que entregues a un cliente o equipo interesado.
¿Por qué son importantes las actividades del proyecto?
Las actividades del proyecto son importantes porque aportan orden y estructura a un proyecto y hacen que cumplir el trabajo sea menos abrumador.
Si le pides a tu equipo de proyecto que “construya un sitio web de 10 páginas para el próximo mes”, se sentirán abrumados y no sabrán por dónde empezar.
Pero si le dices al equipo: “Vamos a construir un sitio web de 10 páginas para el próximo mes. Organicemos las actividades que necesitamos realizar”, esto es menos abrumador. Puede mejorar la eficiencia y reducir la duplicidad de esfuerzos.
Por ejemplo, si Adam sabe que Stephanie completará el moodboard y los wireframes para que él los revise la próxima semana, él podrá enfocarse en otras actividades en lugar de intentar “ayudarla” o hacerlos él mismo.
Métodos para planificar las actividades del proyecto
Existen varias técnicas de gestión de proyectos que puedes usar para planificar actividades del proyecto con tu equipo. No es necesario reinventar la rueda cada vez, sino que puedes adaptar estas metodologías de proyecto al tipo de proyectos que gestionas y a los equipos con los que trabajas.
- Waterfall: La metodología en cascada (Waterfall) tiene cinco fases: iniciación, planificación, ejecución, monitoreo y control, y cierre. Planificas todo el proyecto y todas las actividades desde el principio y luego ejecutas ese plan. Una de esas actividades es crear la estructura de desglose del trabajo (EDT), que es una lista completa de todo el trabajo del proyecto, quién lo hará y cuándo. Waterfall es una buena opción para proyectos pequeños, menos complejos y con poca o ninguna incertidumbre.
- Agile o Scrum: Se suelen usar indistintamente (aunque no siempre de forma correcta), las metodologías agile y Scrum te permiten planificar actividades mediante ceremonias como planificación y refinamiento de sprints. También se celebran reuniones diarias (daily standups) para hacer seguimiento a qué actividades del proyecto está trabajando cada persona, qué se completó el día anterior y cuáles son los obstáculos.
- Hybrid: La metodología híbrida combina elementos de varias metodologías. Puedes usar el método Waterfall para planificar todas las actividades del proyecto y crear una EDT, así como hacer reuniones diarias o planificar el trabajo en sprints más cortos. Esto le da al equipo la claridad de planificar el proyecto completo y la flexibilidad de trabajar en sprints.
- Kanban: Kanban es una manera sencilla y visual de planificar actividades de trabajo. Crearás un tablero Kanban con varias columnas. Las actividades del proyecto se representan como tarjetas dentro de esas columnas (esto puede hacerse en un software de gestión de proyectos, no es necesario hacerlo a mano). Los encabezados de las columnas indican el estado de la actividad (es decir, por hacer, en progreso, completada).
Cómo definir las actividades del proyecto
Si estás mirando tu acta de constitución del proyecto o declaración de trabajo y te preguntas cómo tú y tu equipo van a lograrlo, no temas. Aquí te explico cómo definir las actividades de tu proyecto y crear un plan de ejecución.
1. Mapea los hitos o fases del trabajo
El éxito de un proyecto no sólo significa que se completó a tiempo y dentro del alcance. Es un proyecto que tuvo dirección clara, un equipo cohesionado, y que no fue un caos total ni una carrera de último minuto por apenas llegar a la meta. Esto no ocurre por casualidad.
Todo comienza con una buena planificación. Empieza pensando en el alcance del proyecto y el plan más sencillo para llegar allí. Es similar a decidir que quieres perder peso o ahorrar dinero. Puedes empezar diciendo cuántos kilos quieres perder o cuánto dinero quieres ahorrar.
Puedes pensar en ahorrar dinero como un proyecto. Supón que quieres ahorrar $5,000 en 10 meses. Para mantenerte en el camino, tendrás que ahorrar $500 al mes o unos $125 a la semana. Cada meta semanal o mensual es un hito en el camino y te ayuda a monitorear el progreso. Si han pasado dos meses y sólo has ahorrado $900, sabes que estás retrasado en la planificación.
2. Enumera las actividades del proyecto
Una vez que definas las fases o hitos, empieza a definir las actividades. Esta parte se trata de lo que se debe hacer y de cuánto tiempo llevará hacerlo (duración de las actividades).
Para nuestro proyecto de ahorro, podrías buscar proveedores de servicios más económicos, reprogramar un viaje para otra ocasión, o hacer planes alternativos que no cuesten tanto. Piensa en todo lo que necesitas hacer, y cuánto tiempo crees que te llevará hacerlo.
3. Determina la secuencia y las dependencias
Cuando tengas tu lista, considera el orden de operaciones y las dependencias. Esto se convertirá en el cronograma del proyecto. Dependiendo de cómo decidas la secuencia de tus tareas, puede haber algunas que debas completar antes de empezar otras. Por ejemplo, podrías cancelar una suscripción antes de adquirir una más barata, para no estar pagando dos en el mismo mes.
A medida que revises la secuencia o el cronograma, analiza qué tan rápido puedes completar el trabajo. El objetivo original era ahorrar $5,000 en 10 meses. Eso parecía razonable, y nuestro presupuesto indicaba que podíamos recortarlo en $125 por semana. Pero, ¿y si quisieras o necesitaras acelerar el plazo?
La ruta crítica es la cantidad mínima de tiempo que puede durar un proyecto para completarse. Según nuestras actividades y dependencias, ¿qué tan rápido puedes ahorrar? Si una de las actividades es recibir un pago (que entre el dinero), solo podrás completar el proyecto tan rápido como logres reunir los $5,000.
Si ganas $3,000 al mes y no gastas nada, te tomaría por lo menos dos meses, suponiendo que te pagan al final del mes. Sin embargo, esta no es la ruta crítica, porque tus gastos son de $1,500 al mes. En realidad, tomaría al menos cuatro meses debido a la dependencia de los gastos.
4. Planifica tus recursos
El siguiente paso en el plan del proyecto, o en la planificación de las actividades, es la gestión de recursos. Cuando se trata de la ejecución general del proyecto, ¿qué tenemos y qué necesitamos?
Para tu proyecto de ahorro, podrías crear una hoja de seguimiento de presupuesto para controlar cuánto has ahorrado con el tiempo. También podrías reunirte con un experto en planificación financiera para que te ayude a encontrar formas adicionales de ahorrar dinero o apegarte al presupuesto.
Ejemplo de Lista de Actividades de un Proyecto
Aquí tienes un ejemplo de lista de actividades para un proyecto digital—un sitio web pequeño. Elaboré esta lista basándome en experiencias pasadas, pero si eres nuevo/a en la gestión de proyectos, puedes tomar mi lista y editarla para que se adapte mejor a tu declaración de trabajo, o buscar una plantilla de gestión de proyectos (muchas están disponibles a través de nuestra comunidad de miembros) que describa los pasos y actividades de ejemplo.
Lista de Ejemplo de Actividades de un Proyecto
- Definir las páginas que se deben crear
- Crear un mapa del sitio con todas las páginas necesarias
- Decidir qué páginas necesitan diseños únicos
- Presentar el mapa propuesto y los diseños al cliente o parte interesada para aprobar el plan
- Confirmar el presupuesto y la cronología según el plan aprobado
- Crear wireframes de las páginas
- Revisión interna por el equipo del proyecto
- Revisiones internas
- Presentar los wireframes al cliente o parte interesada
- Integrar comentarios del cliente o parte interesada
- Segunda presentación del diseño
- Revisión final del cliente
- Wireframes aprobados
- Diseñar las páginas
- Revisión interna por el equipo del proyecto
- Revisiones internas
- Presentar los diseños al cliente o parte interesada
- Integrar comentarios del cliente o parte interesada
- Segunda revisión del cliente o parte interesada
- Integrar comentarios finales
- Diseños aprobados
- Preparar los diseños para desarrollo
- Revisión conjunta del diseñador y desarrollador
- Resolver cualquier duda del desarrollador
- Desarrollo
- Control de calidad interno (QA)
- Corregir problemas identificados
- Pruebas de aceptación de usuario
- Corregir problemas identificados
- Actividades previas al lanzamiento
- Lanzamiento
- Actividades posteriores al lanzamiento
Herramientas para Planificar Actividades de Proyecto
Planificar actividades de proyecto es más fácil que nunca—existen muchísimas herramientas de gestión de proyectos que pueden ayudarte a definir y administrar las actividades. Ya no hace falta hacerlo manualmente con una hoja de cálculo ni empezar de cero en cada proyecto.
Aquí tienes una lista del mejor software de gestión de proyectos para planificar y hacer seguimiento de las actividades del proyecto.
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Mejores Prácticas para Planificar Actividades de Proyecto
Aquí tienes algunas mejores prácticas a tener en cuenta al planificar actividades de proyecto.
- Considera la duración de las actividades: Al planificar las actividades, piensa cuánto tiempo debería llevar cada una y considera las fechas de inicio y finalización. Esto te ayudará a planificar la cronología general y asegurarte de no sobrecargar a las personas o los recursos.
- Solo una persona puede ser responsable de cada actividad: Cuando todos piensan que es responsabilidad de otro, nadie la asume. Debe haber un responsable claro para cada actividad, incluso si requiere colaboración. La responsabilidad final debe estar asignada.
- Añade detalles a cada actividad: Esto facilita que la persona asignada entienda lo que debe hacer y ayuda a evitar confusiones y volver a trabajar. Asegúrate de que tenga suficiente contexto y comprenda el resultado esperado. Esto podría implicar enlazar un documento que deba revisarse, o añadir el procedimiento operativo estándar relevante en los detalles.
- Sé realista: No sobrestimes lo que una persona puede hacer. Al considerar la duración de las actividades, revisa todas las atribuidas a un miembro del equipo en un mismo día y asegúrate de que sea razonable. Si los proyectos están aislados, los líderes deben revisar periódicamente la carga de cada persona para reducir el riesgo de plazos incumplidos.
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