Integración de Nuevos Empleados de la Forma Correcta (Con Sarah Hoban de Booz Allen Hamilton)

Lee la transcripción:

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Ben Aston:

Bienvenido al podcast DPM donde vamos más allá de la teoría para darte consejos prácticos para liderar mejores proyectos digitales. Gracias por sintonizar. Soy Ben Aston, fundador de The Digital Project Manager.

Entonces, ya tienes a tu nuevo PM contratado. Está sentado a tu lado, pero no puedes evitar notar que pasa todo el día desplazándose por Facebook. ¿Por qué será? Bueno, quizá porque no tuviste la oportunidad de hacerle una buena integración. Al fin y al cabo, suele llevar mucho tiempo, ¿verdad? Así que tienes al nuevo contratado, pero no puede hacer ningún trabajo. Ahora estás estresado y enfadado, pero la buena noticia es que no tiene por qué ser así.

Sigue escuchando porque en el podcast de hoy te ayudaremos a comprender cómo incorporar al personal y a los nuevos miembros del equipo de manera rápida y eficaz.

Este podcast está patrocinado por Clarizen, el líder en software de gestión de proyectos y proyectos empresariales. Visita clarizen para saber más.

Hoy me acompaña Sarah Hoban, Líder en Gestión de Proyectos en Booz Allen Hamilton con base en Washington, DC. Es una PM certificada PMP y consultora de estrategia con más de una década de experiencia. Su carrera se centra en incorporar técnicas de gestión de proyectos, a veces de forma sigilosa, para avanzar en la estrategia y mejorar los procesos. Tiene un blog brillante; échale un vistazo en sarahhoban.com para leer sobre sus aventuras como PM y mucho más.

Pero Sarah, bienvenida y gracias por venir al programa.

Sarah Hoban:

Hola Ben, gracias. Es un placer estar aquí.

Ben Aston:

En primer lugar, siempre siento curiosidad por saber en qué proyectos está trabajando la gente, así que ¿en qué estás metida últimamente?

Sarah Hoban:

En realidad, hay mucho movimiento. Esta semana acabo de empezar cuatro proyectos nuevos al mismo tiempo.

Ben Aston:

Guau.

Sarah Hoban:

Lo cual es interesante. No puedo decir que sea experta en ninguno de ellos, pero están relacionados con instalaciones y transporte, que es mucho del trabajo que he hecho antes, así que debería ser emocionante e interesante. Tengo muchas ganas de empezar.

Ben Aston:

¿Fue idea tuya iniciar los cuatro proyectos en la misma semana o te lo impusieron?

Sarah Hoban:

Sí, creo que uno estaba planeado y los otros tres no, pero eso es lo divertido, ¿no?

Ben Aston:

Hablemos de iniciar un nuevo proyecto, parece que fueron inicios no planeados posiblemente, pero en ese escenario, que nos pasa a muchos creo, donde de repente se va por la ventana la forma normal o ideal de empezar un proyecto y tenemos que hacerlo de golpe. ¿Cuál es tu MVP para un inicio de proyecto en ese escenario?

Sarah Hoban:

Sí, en mi caso no fue un arranque de proyecto totalmente nuevo, fue una transición de otro PM que se fue, así que trataba de ponerme al tanto de dónde estaban y cómo añadir mi toque personal. Creo que se trata de no hacer demasiados cambios al principio, sino identificar áreas donde puedes aportar valor inmediatamente. Eso es una cosa. Y otra, creo, es conectar con tus stakeholders y empezar a construir esa relación. Probablemente son las dos cosas más importantes a tener en cuenta al iniciar.

Ben Aston:

Sí. Háblame de ese contacto con los interesados. ¿Cómo te gusta hacerlo?

Sarah Hoban:

Pues me gusta hacer una presentación uno a uno con cada uno de los POC del cliente con los que trabajaré, y también con los miembros de mi equipo, eso es muy importante. Particularmente con el equipo, intento sentarme con ellos y entender cuál ha sido su papel hasta la fecha, si quieren asumir más, si buscan otro rol, y conocerlos como personas, en vez de que simplemente les caiga un nuevo PM que no saben quién es ni qué va a hacer con ellos. Conocerlos como personas es clave.

Ben Aston:

¿Todo tu equipo está en la misma oficina o trabajas mucho en remoto?

Sarah Hoban:

Hasta ahora es remoto. Hay algunos que están conmigo en DC, pero otros están repartidos por Estados Unidos, así que un poco de ambos.

Ben Aston:

¿Esto lo encuentras desafiante, el tratar de crear cercanía con la gente? Los conoces por primera vez, eres la nueva PM, y piensan “¿Qué está pasando, quién es esta persona?” ¿Cómo haces para que les caigas bien?

Sarah Hoban:

Sí, es un buen punto. Definitivamente es más difícil en remoto porque cuesta más crear esa confianza e inmediatez. Algo que hago es admitir mi vulnerabilidad. Les digo “Vosotros sabéis más del proyecto que yo, así que necesito que me enseñéis,” y creo que eso relaja a la gente.

Ben Aston:

Genial. Además de ocuparme de muchos proyectos y tomar el control de proyectos que ya están avanzados, que siempre es complicado, ¿cuáles son los retos de gestión de proyectos que enfrentas en tu papel?

Sarah Hoban:

Sí, creo que es tomar proyectos donde quizá no había mucha estructura o formas definidas, e intentar introducir algo de estructura sin romper el presupuesto. Entender los roles presupuestados y ver dónde podemos aportar valor o simplificar, eso es un desafío. Y luego, al tomar más proyectos, intentar equilibrar mejor eso, dejar de involucrarme tanto en los detalles y soltar un poco el control, lo cual es difícil sobre todo cuando no conoces tanto el trabajo. Es lo que estoy viviendo ahora.

Ben Aston:

Muy bien. Cuando lo haces, cuando asumes nuevos proyectos o revisas tu portafolio, ¿qué tienes ahora mismo en tu caja de herramientas? ¿Con qué gestionas los diferentes workstreams y proyectos?

Sarah Hoban:

Sí, tengo planes de gasto que preparo para cada proyecto y eso me ayuda a respirar tranquila porque comprendo los parámetros de presupuesto. Es lo primero que hago, junto con conocer a las personas, lo cual ya mencioné. Luego, sentarme a leer toda la documentación principal del proyecto, los contratos, el acta de constitución, la declaración de alcance, para familiarizarme con el trabajo. Y luego escuchar mucho, participar en llamadas, no hablando tanto ni dirigiendo, sino tomando un papel secundario para dejar que el proyecto avance, aunque disponible para guiarlo cuando lo necesite.

Ben Aston:

Genial. ¿En cuanto a herramientas de software, cuál es tu favorita para la gestión de proyectos?

Sarah Hoban:

Oh, soy fanática de Microsoft Planner.

Ben Aston:

Ajá.

Sarah Hoban:

Supongo que no es solo Planner, sino la idea de usar tableros Kanban, que me sirve mucho para ver todos los proyectos, planificar mi día y entender prioridades; así no vivo corriendo de un lado, o al menos lo intento. Y además ayuda a que mis PMs junior tengan visibilidad de todo lo que sucede.

Ben Aston:

¿Lo usas solo tú o todo el equipo?

Sarah Hoban:

El equipo también lo usa, sí.

Ben Aston:

Genial. ¿Hay algo más que te haya facilitado la vida últimamente? Mencionaste Microsoft Planner, ¿alguna otra herramienta o truco?

Sarah Hoban:

Creo que Planner es mi principal. Otra cosa es poner límites a mi tiempo; aunque tengo mucho trabajo, aparto tiempo para mí, así regreso renovada y puedo estar allí para mi equipo. No sé si es truco, pero mejorar la gestión del tiempo es un esfuerzo constante.

Ben Aston:

¿Qué haces para recargarte y desconectarte de los proyectos?

Sarah Hoban:

Dos veces por semana al salir del trabajo, me voy al gimnasio a las 4:00, es mi momento sagrado. Si necesito conectarme después, lo hago, pero salgo puntual. Además, hago ejercicio dos mañanas a la semana. Varío, porque a veces llego temprano, otras me voy antes y compenso. Es muy importante, si lo dejo, todo se descontrola.

Ben Aston:

Genial. Tienes tu blog sarahhoban.com, que inspira a otros PMs, pero ¿dónde te inspiras y desarrollas tú?

Sarah Hoban:

Buena pregunta. Leo mucho [inaudible 00:08:56] project manager. Disfruto el blog de Trello y Girl’s Guide to PM. Leo varios de forma frecuente. También artículos de Fast Company y muchos libros sobre productividad, parece nerd pero así me relajo. Ahora leo “Los 7 hábitos de la gente altamente efectiva”, es un clásico, no llevo ni un cuarto pero me gusta mucho. Lo recomiendo.

Ben Aston:

¿Ya eres altamente efectiva?

Sarah Hoban:

Estoy en la fase de “qué significa ser altamente efectiva”, así que de momento me siento bien, en plan “ok, ya voy”.

Ben Aston:

Hablemos de tu artículo, porque trata justo sobre ser efectivos, al integrar nuevos miembros al equipo y asegurarte de que los que están alrededor tuyo también sean efectivos lo antes posible. En el artículo, Sarah cuenta que cuando contratamos a alguien nuevo el verdadero reto es ponerlo al día rápidamente. Y en su artículo, que si aún no lo leíste deberías, analiza qué incluir en un manual del empleado, da buenos ejemplos, y explica que estos manuales pueden llamarse procedimientos operativos estándar, guías de integración, manuales de usuario, pero lo importante es operacionalizar el proceso de integración para que sea efectivo, eficiente y repetible.

Regresando al punto clave: ¿realmente es necesario? ¿Por qué deberíamos cuidar la integración de las personas?

Sarah Hoban:

Buena pregunta. Hay varias razones. La primera es que quieres que la gente tenga una experiencia positiva desde el principio. A veces es lo último en la lista, como cuento en el artículo, porque hay muchísimo en marcha y pensamos “bueno, si yo aprendí, ¿por qué ellos no?”, pero creo que establecer una cultura de equipo que muestre que respetas y valoras a sus miembros y su tiempo es fundamental. Tener un plan para poner rápido al día a las personas es importante.

No lo pensaba así hasta que hablé con gente del equipo que llevaba seis meses o un año, y si algo salió mal durante su integración, lo recuerdan, aunque sea una tontería para mí. Las primeras impresiones cuentan, así que eso es crucial.

Y lo segundo es la sanidad mental propia. Muchas veces cuando la gente empieza hay un periodo donde no tienen mucho que hacer, y ese tiempo puedes aprovecharlo para tareas varias que nadie hace habitualmente, así que tener ese plan es importante también.

Ben Aston:

Sin duda. Las primeras impresiones cuentan mucho y, como decías, suelen hacerse en los primeros días. A veces pensamos “A mí me lanzaron al ruedo y fue parte de la experiencia”, pero si podemos ayudar a la gente a empezar bien y sentirse efectivos, eso es fundamental.

Además, como comentas en tu artículo, hay varios niveles de integración: a la organización o agencia y de ahí para abajo: el equipo, el proyecto concreto y luego al rol.

¿Cuál es tu visión de cómo debería funcionar el proceso de integración? Mencionabas la integración a un proyecto, pero pensando de forma holística, ¿aplica el mismo proceso siempre? ¿O lo adaptas para que sea efectivo según el tipo de integración?

Sarah Hoban:

No, creo que en el nivel de organización o agencia es bueno si es consistente, independientemente del rol, proyecto o equipo, porque así defines la cultura y cómo se pueden integrar en ella.

Ben Aston:

Claro.

Sarah Hoban:

Creo que la estandarización en ese nivel es clave, pero sí hay que personalizar, no es talla única al llegar al nivel del equipo o del proyecto, porque cada uno tiene su estilo, prioridades o cosas clave en el onboarding, y el rol será más individual. Algo de eso depende del nuevo contratado, pero dar la estructura general les ayuda a orientarse.

Ben Aston:

Hablemos de malas integraciones. Es un punto divertido. ¿Has tenido alguna mala experiencia, quizá antes de estar en Booz Allen? Y hablando de integración a equipos, proyectos y cargos, seguro las has vivido, así que ¿cómo es una mala integración para ti?

Sarah Hoban:

Sí, y creo que todos lo reconocemos al verlo. Llegas y parece que nadie recuerda que hoy debías empezar y ni siquiera hay un bolígrafo para ti, lo cual es normal hasta cierto punto, pero a veces hay situaciones como cuando hice una pasantía y nadie sabía que era mi primera semana, “Cierto, tenemos una practicante”, y nadie sabía qué hacer conmigo. Eso es claramente una mala incorporación. También en la contratación, es esencial que haya comunicación clara entre el manager, el reclutador y el contratado. Y ya cuando entras, enviar un mensaje antes para dar la bienvenida suma mucho, frente al extremo contrario, que es la falta de comunicación o plan.

Ben Aston:

A veces se nos olvida todo esto cuando toca improvisar rápido.

Sarah Hoban:

Totalmente.

Ben Aston:

Cuando entra un proyecto nuevo y hay que armar equipo deprisa, he pecado de esto, de contratar a alguien un viernes para que empiece el lunes y ese día ni siquiera tienes ordenador preparado para él. Corriendo por la mañana buscando escritorio, monitor, ordenador… Eso es muy, muy malo. Así que sí, he hecho malas integraciones.

Dándole la vuelta, una cosa que empezamos a hacer es poner el proceso de onboarding en Trello, así hay un gran tablero Kanban con documentos para leer: semana uno, dos, tres, vas creando un tablero para cada persona y lo van siguiendo.

A nivel general, ¿qué deberíamos incluir en ese tablero o proceso? ¿Cómo es una buena integración para ti?

Sarah Hoban:

Hay varias cosas. Una parte es antes de que empiecen, pero cuando incorporas a alguien debe haber una guía o documento que te ayude como manager a no estar improvisando. Algo reciente en mi equipo fue hacer una guía de onboarding redactada por el integrante más nuevo según su experiencia, con información de la agencia y particular de nuestro equipo. Es una empresa grande, así que hay cosas resueltas a nivel macro, pero a nivel de equipo recopilamos lo fundamental.

Preparamos también una guía para los managers, algo así como: “Dos semanas antes de que llegue tu contratado, ordena el ordenador,” porque como dijiste, suele olvidarse y el nuevo llega y no tiene nada. Una checklist que da paz mental al manager y al equipo receptor. Eso por un lado.

Pero para el nuevo, lo importante es sentirse bienvenido e incluido. Enviamos un email de bienvenida, organizamos un almuerzo o café — normal es pizza — para que conozcan a todos, aunque sea algo informal, siempre hay tiempo para eso.

También empoderamos, dándoles la guía y diciéndoles que la usen a su ritmo. Parte es leer sobre los beneficios, rellenar el CV y tareas de “housekeeping”: “ya que estás, ¿puedes ayudar aquí?”. Así se ponen en marcha con tareas reales y sienten que aportan desde el principio.

Ben Aston:

Definitivamente. Dar autonomía desde el inicio, “Aquí tienes 10 cosas que hacer, como tú quieras”; por ejemplo, concertar reuniones: “Estos son los 10 que debes conocer, arréglatelas.” Eso de inmediato les da propósito.

Me gusta eso de tener un plan: día uno, día dos, y cómo evoluciona hasta la semana uno, semana dos, mes uno, para que sepan cuándo deben entender, cuándo empezar a contribuir. Podemos darles mucho para leer, pero eso es aburrido, así que empoderarlos y equiparlos es fundamental. Que entiendan el proceso paso a paso, cómo funcionan aquí los proyectos, el control, cómo hacemos estimaciones, el alcance… Cada sitio es distinto y si explicamos el proceso operativo, herramientas, cómo llevar las finanzas, una visión global les será muy útil.

Importante también darles tareas (lectura, pequeñas labores) para que si se ven sin trabajo no estén mirando Facebook esperando que les digas qué hacer.

Tener ese plan sobre los procesos de empresa, gestión de proyectos, operación, herramientas, incluso reservas de sala, conference lines, información de clientes, lo que deben y no deben hacer, todo codificado, acelera mucho la integración.

Sarah Hoban:

Totalmente.

Ben Aston:

Y para codificar el proceso de proyectos, por ejemplo, ¿cómo integras a alguien? Hay la visión general y luego la realidad diaria; ¿cómo haces para que tu equipo asimile eso y aprenda a gestionar y entregar proyectos?

Sarah Hoban:

Creo que es un trabajo en curso. Lo que mejor nos funciona es combinar mucha información escrita y tareas prácticas. Yo hago para mis proyectos un documento de inicio de proyecto, el DPM tiene un buen post al respecto, son una o dos páginas con resúmenes de los proyectos del equipo, y es ideal que el nuevo contratado lo actualice mientras se adapta y conoce a todos, así se va empapando. Así pueden leer, entender la visión general y luego hablar con otros PMs del equipo para ver cómo pueden aportar en sus proyectos y aprender las herramientas que usan.

No tenemos herramientas estándar para todos los proyectos, porque cada trabajo es muy diferente, así que desde el inicio hay que integrarse y ver cómo se maneja cada PM y quedarte con los estilos que te gusten y quieras aplicar en tus proyectos. Me gusta que tengamos cierta independencia y podamos adaptar nuestras estrategias según el cliente o el proyecto.

Otra cosa que incluimos en la guía de onboarding, que me pareció gracioso pero resultó útil según me dijeron, fue incluir instrucciones para hacer networking. Contratamos muchas personas introvertidas y pusimos literalmente cómo organizar una reunión informal: qué hablar, cómo pedirla, qué preguntas hacer. Me dijeron que eso ayudó mucho, especialmente a gente joven con poca experiencia laboral, para adaptarse al mundo corporativo.

Ben Aston:

Después de mucho tiempo en una organización a veces te vuelves ciego a tu propia cultura, y los nuevos ven lo que no explicamos. Me gusta dar a los nuevos la tarea de actualizar el playbook y pedirles: “¿Qué falta? ¿Qué no contamos pero todos sabemos?” Lo damos por hecho, así que cuanto más podamos repasar y explicar la cultura mejor. A veces al “codificarla” incluso te preguntas por qué haces ciertas cosas y te hace evaluarlas.

Para alguien que nunca ha creado una guía de integración o manual, y tiene a alguien comenzando la próxima semana, ¿cuál es lo más importante, el MVP para ti de un manual de integración?

Sarah Hoban:

Si tengo que escoger solo una cosa, un consejo es que no tienes que reinventar la rueda; si hay políticas, información de la empresa, enlázalas en vez de copiarlas. Todo lo relacionado con equipo, beneficios, etc., tráelo de otro lado. Y en lo más concreto, incluye resúmenes de los proyectos del equipo y quiénes forman parte. Empezamos a hacer tarjetas de capacidades, donde cada uno escribe sobre su experiencia, intereses, tipo currículum pero más ameno, con algún dato curioso para conocerse. El nuevo tiene la tarea de ir pidiendo a los demás que actualicen sus tarjetas, así los conoce en la primera semana.

Finalmente, y esto quizá es porque fui editora antes, me gusta dejar claro cómo es nuestra guía de QA y estilo desde el principio, porque algo bueno para integrar al nuevo es hacer revisiones de documentos; tienen esa perspectiva fresca, ven cómo escribimos y entregamos, y eso les enseña mucho.

Ben Aston:

Genial, Sarah, muchas gracias por acompañarnos hoy y por todos tus excelentes consejos para integrar bien a los nuevos.

¿Qué opinas? ¿Has-

Sarah Hoban:

Sí, claro. Esta sesión fue estupenda.

Ben Aston:

Si tuviste una buena experiencia de integración o creaste un gran manual de bienvenida, compártelo con nosotros y dinos en los comentarios qué crees que hace a una experiencia de integración positiva.

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