Cómo facilitar un taller remoto atractivo

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Galen Low: Hola a todos, gracias por sintonizar. Mi nombre es Galen Low de The Digital Project Manager. Somos una comunidad de profesionales digitales con la misión de ayudarnos mutuamente a adquirir habilidades, ganar confianza y conectar, para así amplificar el valor de la gestión de proyectos en un mundo digital. Si quieres saber más sobre esto, visita thedigitalprojectmanager.com/membership.

Muy bien, hoy vamos a recibir una lección sobre cómo facilitar talleres remotos atractivos de la mano de la autora más vendida, experta facilitadora ejecutiva, fundadora de Starfish Synergies, y proveedora exclusiva en Norteamérica de la formación corporativa Hasbro's Play-Doh Power Solutions, la señora Theresa Bailey.

Theresa, bienvenida nuevamente al programa.

Theresa Bailey: Muchas gracias. Estoy muy feliz de estar de vuelta.

Galen Low: Me alegra mucho tenerte aquí porque estuvimos conversando sobre cómo usas Play-Doh en talleres con equipos directivos y cómo eso desbloquea la creatividad y la innovación. Y pensé, ¡Dios mío, esto es perfecto! Porque si tuviera que prepararlo, diría que el mundo de la gestión de proyectos y el rol del gestor de proyectos, especialmente en el mundo digital, está cambiando bastante. Y pensaba que hay dos cosas interrelacionadas que veo suceder en la gestión de proyectos digitales. Primero, cada vez se espera más que los gestores de proyectos sepan facilitar talleres y sesiones. Y en segundo lugar, la colaboración basada en proyectos se realiza, cada vez más, en configuraciones híbridas y remotas.

Así que, en mi opinión, cualquier gestor de proyectos que sea capaz de facilitar un taller remoto o híbrido atractivo, vale su peso en oro en este momento, y quién mejor para darnos una lección que tú, que haces esto a menudo, así que tengo muchas ganas de profundizar.

Theresa Bailey: Sí, y sinceramente, ayudo a la gente a descubrir cómo facilitar, especialmente a quienes no les gusta hablar en público. Sabemos que, en la escala de miedos, hablar en público suele situarse por encima de la muerte como temor. Así que probablemente mi taller más popular es ayudar a la gente a descubrir cómo facilitar. Así que sé que es una habilidad sumamente importante en todo el campo.

Galen Low: Y tienes razón, hay algo antinatural en ello, por lo que es algo que realmente necesita ser perfeccionado y entrenado.

Y, con suerte, hoy, podemos aprender de algunas de las cosas que aprendiste por las malas a lo largo de tu trayectoria. Porque no siempre fuiste facilitadora, de alguna manera caíste en la facilitación, creo que hace unos 15 años. ¿Puedes contarnos tu historia de origen? ¿Puedes contarnos cómo pasaste de casi seguir una carrera académica con un doctorado en psicología a facilitar talleres corporativos con ejecutivos usando Play-Doh?

Theresa Bailey: Por supuesto. Realmente quería ser psicóloga deportiva hace muchos años y estaba realizando trabajos voluntarios, porque quería hacerlo, pero también para entrar en la escuela de posgrado y convertirme en psicóloga clínica. Voluntariaba con la Asociación Canadiense de Salud Mental. Y estaba en Ottawa llevando a cabo un proyecto para tratar de entender cómo las personas sin hogar querían recibir servicios. Fui a un refugio. Terminé sentada justo enfrente de un joven que era exactamente dos semanas menor que yo.

Crecimos igual. Y quería entender cómo él terminó allí y yo aquí. Y en ese momento, mis sueños de ser psicóloga deportiva se desvanecieron y empecé a estudiar qué ayuda a las personas a prosperar, qué hace eficaz a la gente. A partir de ahí, obtuve una maestría en psicología comunitaria, realmente tratando de entender qué ayuda a las personas a salir adelante y estudié la resiliencia en un refugio de emergencia para mujeres jóvenes para ver qué ayudaba a que les fuera bien al salir de un lugar u otro.

Esa fue la primera etapa de mi vida. Luego me metí en educación. Trabajé en salud mental y muchos otros ámbitos. Y cuando tuve a mi tercer hijo, entré en la consultoría para tener más flexibilidad. Pero en realidad, mi base era la investigación.

A medida que empecé a usar las habilidades que había adquirido en psicología comunitaria y desarrollo comunitario, y trabajaba mucho más en el team building, facilitación comunitaria y planificación estratégica, me di cuenta de que no me gustaba la parte de la investigación con hojas de cálculo. Así que realmente terminé más dentro de la facilitación, así fue como sucedió.

Y ahí fue cuando sentí que estaba en casa. Sentí que mi hogar era intentar obtener lo mejor de las personas cuando estábamos todos juntos en un lugar. Avanzando a la pandemia, perdí todos mis ingresos en sólo tres días en marzo de 2020, y decidí volver a mis raíces y crear un curso sobre resiliencia, con el que comencé a vender.

Me pidieron hacer un taller con Hasbro a través de la Vicepresidencia de Marketing en Canadá. Y queríamos hacerlo. Esto lleva a la siguiente parte de la conversación. Nunca había facilitado un taller en línea en ese momento porque no hacía falta. En ese momento tuve que crear un taller online porque fue cancelado dos veces de manera presencial y me pidieron incluir Play-Doh en ese taller.

Así que me preparé, averigüé cómo hacerlo y fue tan bien que tres semanas después me ofrecieron la oportunidad de desarrollar Play-Doh Power Solutions Corporate Training, y eso es lo que he estado haciendo los últimos cuatro años, creo.

Galen Low: Me encanta que la semilla haya sido esa fascinación por ayudar a las personas a prosperar, y, cuando pintas ese cuadro en tu historia, tiene sentido.

Cuando estás en un taller, hemos reunido a personas para lograr un objetivo. Queremos que prosperen. Y puede que no sea la situación más cómoda. Y tienes que desbloquear algo, A) dentro de ti mismo para poder facilitar y, B) dentro de tus participantes para que ellos también prosperen.

Y me gusta eso como tema de por qué debemos preocuparnos por el taller y la sesión que estás facilitando. No sólo porque sea tu deber, sino porque quizás forma parte del resultado que quieres ayudar a generar.

Theresa Bailey: Exactamente. O sea, creo que la gente lo nota cuando simplemente das un taller por darlo. Es de las primeras cosas que comento cuando estoy hablando y probablemente enlaza con otras cosas de las que estamos hablando, pero, ¿cuáles son tus intenciones? Planteo mis, tienes objetivos, cosas que deseas lograr, como digo al hablar de las casillas de verificación. ¿Cuáles son tus intenciones para el taller, pero también cuál es la cosmovisión que aportas?

Así que para mí, si los objetivos son como casillas para marcar, las intenciones son como los bordes de una bolera para quienes aprenden a jugar. Cuando estableces tus intenciones para el taller y logras que los demás también las establezcan, entonces todos están comprometidos con lo mismo. Y es más fácil lograr la adhesión para que el taller sea realmente eficaz.

Galen Low: Me gusta ese encuadre porque los objetivos y marcar una casilla, rara vez se deja un taller y todos están como sí, marcamos todas las casillas. Puede estar bien para comprobar si invertimos bien el tiempo y si obtuvimos lo que buscábamos. Pero en realidad, hay un je ne sais quoi en eso que hace que un taller sea bueno.

De hecho, te lo voy a devolver porque has hecho muchos talleres. Has dirigido muchas sesiones. Pero, ¿qué es lo que hace que un taller sea atractivo para los participantes, ya sea remoto, híbrido o presencial? ¿Qué es eso que hace que la gente sienta que fue un uso realmente valioso de su tiempo?

Theresa Bailey: Bueno, creo que probablemente soy diferente, no diré única, pero para mí es importante asegurarme de que cada persona tenga la oportunidad de participar. Así que podemos pensar en lo que es atractivo y lo que no. No suele ser atractivo cuando una persona monopoliza toda la voz y los demás solo reciben información.

Por otro lado, también puede ser intimidante para quien no está acostumbrado o le da miedo tener ese espacio de participación. Así que hay que encontrar una forma de involucrar a las personas en la conversación de una manera relevante para ellas. ¿A quién le gustan los rompehielos que no son pertinentes? Muy poca gente, según he preguntado. Tal vez un 7% sí les gustan, a menos que puedas relacionarlos con su trabajo.

¿Verdad? Así que hay que encontrar la forma de implicar a la gente para que sea relevante, porque entonces aquellos a los que no les gusta participar estarán más dispuestos a hacerlo, pero también se sentirán seguros y no señalados. Para mí, si además puede ser productivo, atractivo y seguro, ya es un buen taller.

Galen Low: Me encanta el aspecto de la seguridad. Es ese equilibrio entre, oh dios, tal persona acaparó todo el tiempo y nadie más pudo contribuir. Y en el extremo opuesto, estuve en una sesión y tuve que participar y, dios mío, fue tan molesto.

Hay ese equilibrio de seguridad y comodidad donde no se trata necesariamente de arrastrar a alguien forzadamente a participar porque tiene que hacerlo, sino que, durante el taller, llega un momento en que realmente siente que puede contribuir y que será seguro, y que su aporte será valioso.

Theresa Bailey: Exactamente. Muchas veces me llaman al comienzo de un proyecto, ya sea con un gestor de proyecto o según lo tengan organizado, para establecer el tono del trabajo por venir. Así que, para los gestores de proyectos, es una parte realmente importante, creo, averiguar cómo vamos a trabajar juntos.

Y asegurarse de que quienes tienen voces más suaves también encuentren su forma, ya sea interviniendo o enviando un mensaje, que sepan que tienen un canal seguro y que su voz tiene el mismo valor que las demás. Puedes diseñarlo así en tu forma de llevar el taller, y luego eso continúa en el resto del trabajo.

Galen Low: Es una buena transición, porque pensaba que podríamos adentrarnos de verdad en tu enfoque hacia los talleres. Y quiero enfocarme un poco en la parte remota e híbrida. Y, nos contaste una historia increíble al principio sobre cómo tuviste que improvisar bajo presión.

Pero incluso de lo que estamos hablando, no toda la magia ocurre "en la sala". A veces está en la planificación, la intencionalidad. Y me pregunto si podrías guiarnos por algunos de los elementos más cruciales que consideras al preparar un taller remoto o híbrido.

¿Qué enfoques ayudan a desbloquear la imaginación y creatividad, y a que los participantes se entren en modo innovación?

Theresa Bailey: Hay varios pasos, pero realmente se trata de averiguar qué deseas lograr con el taller. Y cómo harás que todos se sientan identificados con el trabajo realizado.

Normalmente, hablo varias veces con quien me contacta. A veces hablo con otras personas para tener su perspectiva o incluso hacemos una llamada grupal. Y luego hago el proceso inverso de ingeniería. Bien, estos son los tres temas que queremos tratar.

Por cierto, en un taller remoto de día completo, no lo recomiendo. Sepáralo en varios días si puedes; es mucho más sencillo para la gente. Después, diseña la estructura. Tengo una forma muy definida de hacerlo. La primera hora generalmente está dedicada a establecer el espacio emocional para el resto del día, tal vez media hora o 45 minutos.

Eso es lograr que todos se comprometan con lo que vamos a hacer, saber cómo se sienten. Después, estructurar el taller sobre cosas simples, como cuándo hacer descansos, asegurándote de que los haya, avisar con antelación cuándo serán, hablar sobre la política de cámaras.

Eso es algo que podríamos detallar, ya que dependiendo del país las costumbres cambian bastante.

Galen Low: Pretrabajo. Creo que para quienes han estado en talleres como participantes, puede parecer que el facilitador sólo llega con una agenda y repite lo mismo siempre, sin pensar mucho más.

Pero en realidad gran parte de esa colaboración e investigación previa, de quién estará, qué desea obtener cada uno, y asegurarte de alinear bien todo con quienes te han contratado y facilitar los acuerdos, establecer las normas, las expectativas.

Y me encanta la noción de que es diferente: un taller híbrido, presencial o remoto tiene dinámicas, duraciones y fatiga atencional distinta. Hay que planearlo todo y comunicárselo bien al público: qué esperar, qué vamos a hacer y cómo lo haremos.

Obviamente, la magia pasa "en la sala" mientras facilitas, pero eso no ocurre sin todo ese trabajo previo y planificación. ¿Te ha ocurrido que alguien diga "vale, sé que me enviaste Play-Doh y que es un taller, pero NO quiero tener la cámara encendida. Lo siento"?

Theresa Bailey: A veces sucede por el ancho de banda, ¿no? Hay personas que lo apagan, pero la encienden para mostrar lo que han creado. Está bien. Y otros tienen situaciones en casa con las que no se sienten cómodos. Así que, como mínimo, pedimos que enseñen lo que han hecho, pero suele estar bien porque, con la estructura que damos, a la gente le gusta ver lo que hacen los demás y disfrutan de que los demás vean sus reacciones.

Hacemos diferentes cosas, como poner música. Muchas veces la gente acaba moviendo los hombros al ritmo, no bailando de pie, pero crea un entorno donde todos quieren verse. Les digo a los que prefieren la cámara apagada, que yo a veces también la apago, pero es más difícil saber cuándo la gente necesita un descanso si todos la tienen apagada, porque no puedes leer la energía del grupo tan bien.

Así que, aunque sea encendida y apagada intermitentemente, es muy útil para la energía de todos cuando puedes encenderla a veces.

Galen Low: Sí tiene sentido. Me gusta la razón detrás de ello. Muchas veces he visto sesiones con normas rígidas: "cámara encendida sí o sí". Pero tú acabas de mencionar cuatro buenas razones para tenerla apagada y otras tantas para que se encienda a veces, no porque yo lo diga, sino para poder leer la sala, entender las necesidades y movernos hacia los objetivos, las intenciones.

Theresa Bailey: Perdón, justo iba a decir que todo vuelve a lo de las intenciones.

Si todos estamos de acuerdo, y suelo preguntar cuáles son sus intenciones para el taller, la gente se desconecta menos porque siente responsabilidad por el encuentro. En cualquier reunión, no sólo talleres, cómo resulta depende de la energía que aportas.

Si sale mal, asumiré parte de la responsabilidad, pero ¿qué energía traes tú? Podemos tener un gran día juntos o no. Y creo que dar a la gente esa responsabilidad suele jugar a tu favor.

Galen Low: Me gusta eso. Sí, ellos también controlan lo valioso del tiempo, no solo tú como facilitador.

Hablando de la propia sesión, facilitar y crear esa experiencia para que la gente participe, a veces es muy retador incluso en simples reuniones. En el remoto/híbrido, creo que no todos hemos aprendido a interrumpir adecuadamente, levantar la mano, participar, ni hacernos oír en una sala llena sobre todo si eres el remoto y los demás presenciales. Pero, ¿cómo democratizas la experiencia para todos en remoto, presencial o híbrido?

¿Cómo gestionas las frustraciones de la tecnología, la seguridad psicológica y las distintas capacidades de participación?

Theresa Bailey: Seguimos aprendiendo, obviamente, y la tecnología varía. Además, según qué tecnología usemos, puede ser completamente diferente según Teams, Zoom, Google Meets, etc. Requiere mucha planificación. Un taller presencial como los que hago requiere transportar o enviar material.

Uno híbrido o virtual requiere más pruebas técnicas para garantizar que todo estará disponible. Saber dónde están las cámaras, si hay varias personas en una sala y otras dispersas, asegurarse de cubrir a todos. Requiere más esfuerzo y planeación.

Solo puedes hacer lo que puedes hacer. La tecnología es increíble, pero a veces falla. Tener a alguien en la sala para ayudar es importante. Pero también asignar a alguien, ya sea de tu organización o ajeno, para asistir a quienes se conectan, monitorear las preguntas por si se me pasa como facilitadora mirar el chat.

Contar con esa persona de apoyo marca la diferencia y ayuda al flujo, porque así nadie siente que se les ignora.

Galen Low: Me encanta esa idea y casi quiero implementarla en mis reuniones. Nos pasa lo de compartir la pantalla, y no ver a nadie.

Alguien levanta la mano y oímos un ruido. "¿Quién es?" No podemos ver. Y luego a veces perdemos preguntas. Me gusta la idea de que es tan importante que merece tener una persona dedicada a asegurarse que nada se pase por alto, porque justo ese es el factor desmotivante: "levanté la mano, nadie me vio" o "he preguntado y nadie respondió".

¿Y qué hago el resto de la reunión? No participar, ¿verdad?

Theresa Bailey: Puedes rotar esa función. No tiene que ser la misma persona siempre. Y es útil rotarla porque así todos se mantienen atentos. "Fulano tiene una pregunta" o empiezan a responder, otros partenipantes igual responden en el chat.

Eso es lo que buscas: que la gente preste atención y le importe lo suficiente el tema para comunicarse. También dejo claro cuándo quiero que la gente interrumpa y cuándo prefiero que no para avanzar en ciertos puntos.

Avisar cuándo pueden interrumpir y, si no quieren hacerlo, asegurarse de que sepan que pueden ponerlo en el chat y lo atenderemos. Es fundamental y una forma muy efectiva de gestionar diferentes formatos.

Galen Low: "Gestionar expectativas" es una expresión muy amplia hoy en día, pero, en el contexto de una sesión, me encanta que haya recursos simples para dar claridad. Porque, en muchas de nuestras reuniones comunitarias digo al principio, como parte de la logística, que hablen por el chat.

No es una distracción, no es descortés, está bien. No tiene ni por qué estar relacionado. Y acabo de darme cuenta, por lo que acabas de decir, de que eso le dice a la gente que no tiene por qué interrumpir el flujo, porque he estado en reuniones donde no lo he aclarado, y quien expone al ver algo en el chat siente que debe responder en el momento.

Y corta el flujo, cuando quizás solo era un comentario. Pero me gusta que se pueda hablar en ambos sitios y que haya ocasiones para interrumpir o para comentar sin interrumpir, y alguien se encargue de vigilar tanto el chat como a quien quiere preguntar o intervenir educadamente.

Esto da una experiencia donde todos saben lo que pasará. Hay claridad.

Theresa Bailey: Exacto. Sí. Y creo que la gente agradece esa estructura pero busca también flexibilidad. Eso ayuda mucho cuando estamos online, termina siendo más una conversación como esta, o la gente siente que puede aportar.

Galen Low: Uno de los temas que comentamos fue la idea no solo de democratizar la experiencia, sino de potenciar la inclusividad y accesibilidad. Y hablábamos de cómo Play-Doh es curioso porque puede ser bastante accesible para participar.

Pero, obviamente, habrá sesiones con personas con capacidades diferentes, y cualquier taller, sea con Play-Doh o no, puede que no sea tan fácil de adaptar a todos. ¿Has aprendido o añadido algo a tu enfoque para que tus sesiones sean más accesibles a personas con diferentes habilidades?

¿Y cómo lo haces con quienes tal vez no son neurotípicos o tienen distintas capacidades físicas? ¿Cuál es tu enfoque?

Theresa Bailey: Muchas personas que no son neurotípicas disfrutan trabajar con diferentes materiales. Para ellos el taller es un éxito. Me esfuerzo mucho en ser lo más inclusiva posible, lo que exige planificar, saber quién estará, y trabajar con ellos y sus acompañantes para encontrar formas de ser más inclusivos.

Sé que te comenté un caso, durante una demostración de mi trabajo con una mesa de gente a la que, salvo un par, no conocía, y una de ellas era doble amputada de brazos y otra mujer era ciega. Y realmente me hizo pensar cómo hacer mi trabajo más inclusivo.

Creo que la respuesta real es preguntar a cada quién cómo creen que pueden participar. Tal vez ellos me den una respuesta más rápido de lo que yo la encontraría. Así que, en estas situaciones, trabajar con personas con capacidades diferentes y sus cuidadores, te dará las mejores soluciones para que todos puedan contribuir y sentirse bien. Y, además, a la gente le gusta que les pregunten. Así que solo tienes que preguntarles.

Galen Low: Me gusta ese avance, en vez de pensar "esto no va a funcionar para este grupo", plantear "¿Cómo lo hacemos viable para este grupo?" Así abres el diálogo y la consulta.

En mi experiencia con accesibilidad, siempre existe la normativa de buenas prácticas, como los lectores de pantalla para personas ciegas. Pero, hablando con los usuarios sobre cómo han adaptado su vida, suelen tener ideas ingeniosas que no están en los manuales. Y cuando lo piensas ves cómo se utiliza realmente. No se trata sólo de la regla, sino de las adaptaciones reales que hacen que participe la gente. Me encanta la idea de "pregunta y ya está", porque seguro tienen sugerencias.

Tal vez digan "Play-Doh no es para mí, lo siento". Pero igual pueden tener ideas, y te agradecen que les consultes, así se sienten incluidos.

Theresa Bailey: Sí. Y si no es para ellos, tal vez podemos encontrar otras formas de que participen. Pueden dar sus opiniones de otra manera y reflexionar sobre las preguntas. Hay mil maneras, pero preguntar siempre es el mejor punto de partida.

Galen Low: Para concluir, quería preguntarte sobre el después del taller. Te iba a preguntar cómo sabes que tu sesión fue un éxito, pero mejor: ¿cuál sería la mejor cosa que alguien podría decir de uno de tus talleres tras participar?

Theresa Bailey: Buena pregunta. Y creo que, por eso amo mi trabajo, porque recibo retroalimentación al instante y la pido. Suelo preguntar una palabra que describa cómo se sienten. Ha habido gente que me ha escrito después para decirme que el concepto discutido, de la forma que sea, les cambió la vida.

Eso es muy potente. Y, claro, recibo testimonios. Pero ayer tuve una experiencia interesante. Trabajé con un grupo de hombres y mujeres, de edades probablemente entre 25 y 65 años.

Había un grupo al fondo que pensé que serían problemáticos, que tendría que vigilar. Pero al pedirles una palabra para resumir el taller, dijeron que fue "pleno". Pregunté por qué, y me señalaron a dos hombres y dijeron: estos nunca habían jugado con Play-Doh, no lo tenían en casa. Y les resultó liberador, poder ser creativos y simplemente jugar como adultos, expresar ideas de otras formas. Así que "pleno" no lo escucho todos los días, pero lo escuché ayer de dos hombres de más de 50 años.

Galen Low: ¡Vaya! Eso es asombroso. Y sinceramente, esa es la magia, da igual si la palabra es "pleno" o simplemente salir del taller con satisfacción. Algo que parece juego puede ser no sólo productivo, sino hasta revelador, ¿existe esa palabra? Puede ayudarte a ver las cosas de otro modo. Me encanta, y es por eso que hacemos lo que hacemos, y por lo que la facilitación, las sesiones y la innovación en grupo son importantes.

Theresa Bailey: Exactamente. Y si no escuchara palabras como motivado, comprometido, colaborativo, creativo, renovado, volvería a trabajar mi taller hasta conseguir esas palabras al final.

Galen Low: Me encanta.

Theresa, muchísimas gracias por esta mini masterclass sobre cómo facilitas talleres remotos e híbridos. Has dejado montones de consejos útiles. Te lo agradezco mucho.

Theresa Bailey: Un placer. Me apasiona lo que hago y me encanta cuando otros pueden aplicar lo que yo aprendí a base de prueba y error y les facilita la vida a ellos y a todos los demás.

Galen Low: He estado intrigando todo el tiempo con el tema de Play-Doh. ¿Cómo puede la gente saber más de lo que haces?

Theresa Bailey: Pueden visitar mi sitio web en starfishsynergies.com o encontrarme en LinkedIn. Soy Theresa Bailey, la del Play-Doh en la portada. Amo mi trabajo. Me encanta reunir personas y dar el impulso inicial. Es lo que más uso en gestión de proyectos. Así que, feliz de hablar con quien quiera.

Galen Low: Increíble.

Bueno, ya lo sabéis. Como siempre, si queréis uniros a la conversación con más de mil campeones afines de la gestión de proyectos, sumaros a nuestra comunidad. Entrad en thedigitalprojectmanager.com/membership para saber más. Y si os ha gustado lo de hoy, suscribíos y seguidnos en thedigitalprojectmanager.com.

Hasta la próxima. Gracias por escuchar.