Cómo crear tu kit de herramientas de PM (con Sally Woolston de Nzime)

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Ben Aston:

¿Cómo es tu proceso? ¿Está funcionando de forma eficiente? ¿Y realmente funciona bien con tus herramientas de gestión de proyectos? Pues si no tienes muy claro qué está pasando con tu kit de herramientas de PM, sigue escuchando porque en el podcast de hoy vamos a hablar de cómo podemos desarrollar procesos más eficientes, cómo podemos elegir las herramientas adecuadas para nuestros proyectos y cómo implantarlas en toda la organización.

Gracias por escuchar. Soy Ben Aston, fundador de The Digital Project Manager. Bienvenido al Podcast DPM. Nuestra misión es ayudar a los gestores de proyectos a tener éxito, ayudar a quienes gestionan proyectos a entregar mejores resultados. Estamos aquí para que lleves tu gestión de proyectos al siguiente nivel. Visita thedigitalprojectmanager.com para descubrir la formación y recursos que ofrecemos a nuestros miembros. Este podcast es traído a ti por Clarizen, el líder en software de gestión proyectos empresariales y de carteras. Visita clarizen.com para saber más.

Hoy me acompaña Sally Woolston, quien es la project manager digital en Nzime. ¿Lo he dicho bien?

Sally Woolston:

No.

Ben Aston:

Oh, vaya.

Sally Woolston:

No pasa nada. Todos lo dicen así.

Ben Aston:

¿Cómo se pronuncia entonces?

Sally Woolston:

Es Enzyme.

Ben Aston:

Enzyme. Tiene sentido. Eso pasa con los nombres complicados, ¿verdad?

Sally Woolston:

Nuestro director es creativo, así que no sabe deletrear. Es solo Enzyme.

Ben Aston:

Me gusta. Enzyme tiene sentido. Yo lo leí como Enzeem. Pero bueno, Sally está en Enzyme y son una agencia enfocada en el análisis del comportamiento. Y ha gestionado todo tipo de proyectos, desde fintech, eComm, reclutamiento y retail. ¡Hola, Sally!

Sally Woolston:

Hola, Ben.

Ben Aston:

Y siento que tuve que corregirte por lo de Enzyme/Enzeem.

Sally Woolston:

No pasa nada. ¿Cómo estás?

Ben Aston:

Muy bien, gracias. Así que, evidentemente, has trabajado… Bueno, puede que hayas andado también, pero has trabajado en muchas cosas diferentes y, mirando tu perfil de LinkedIn mientras hablaba contigo, vi que tienes experiencia en desarrollo de negocio y ventas. Cuéntame cómo caíste en la gestión de proyectos.

Sally Woolston:

Creo que, como muchos gestores de proyectos digitales, caí casi por accidente. Trabajaba como desarrolladora de negocio en una compañía de seguros que era parte de un grupo, dentro del sector inmobiliario. Y como gestora de desarrollo de negocio, tenía bastante contacto con el equipo de desarrollo interno y me di cuenta de que no había… No había proceso. No había estructura. Era más bien el primero que llegaba con los devs alrededor de la tetera conseguía pasar su proyecto. Así que, desde el lado casi de cliente del equipo interno, les dije: “Chicos, necesitamos poner algo de estructura aquí”. Y mi gerente, en ese momento, me dijo: “Ok. Ahora eres la project manager”. Así es como me tocó aprender un poco sobre la marcha y así fue como caí en ello.

Ben Aston:

Genial. ¿Y eso fue un ascenso o un castigo?

Sally Woolston:

Un poco de ambos. Fue difícil, sin duda. Era complejo y no tenía ni idea… No sabía nada sobre desarrollo de software, ni del proceso creativo. Hacíamos scrum por aquel entonces y, en retrospectiva, no lo hacíamos mal. Pero no tenía ni idea, por eso thedigitalprojectmanager.com y el canal de Slack fueron herramientas muy útiles para ir aprendiendo porque es una buena comunidad donde la gente comparte sus experiencias y eso me ayudó mucho.

Ben Aston:

Genial. Eso es lo que nos gusta oír. Para eso está. Sabiendo lo que sabes hoy, ¿qué le dirías a tu yo más joven aquel día que te asignaron el (castigo o ascenso) a project manager? ¿Hay algún error grande que cometiste al principio que ahora harías distinto?

Sally Woolston:

No hay uno grande-

Ben Aston:

¿Solo una serie?

Sally Woolston: Muchos pequeños. Creo que hay que tener la actitud de que siempre puedes aprender de quienes te rodean, y poner atención a lo que ha pasado antes, sobre todo si asumes un proyecto a medias: ¿qué sucedió antes de ti, por qué falló y qué tendrías que hacer diferente? Es prestar atención a las personas y a la situación y dejar que eso te guíe, en vez de lanzarte creyendo que ya lo sabes todo.

Ben Aston:

Sí. Es interesante. La gestión de interesados es clave. Al principio de nuestras carreras solemos centrarnos en el proyecto y la entrega, más que en los stakeholders, el equipo, el valor y cómo lo generamos. A veces nos obsesionamos con solo sacar las cosas adelante, pero hay que recordar el factor humano y el valor que generamos al final.

Sally Woolston:

Exacto. Y tratar con diferentes caracteres y personalidades que no piensan igual que uno, o no tienen las mismas necesidades. Como PM, si solo te concentras en presupuesto, plazos y entregar cosas, te puedes perder algo fundamental: “¿Mis clientes/interesados salen beneficiados del proceso o solo voy marcando tareas?” Así que, sí, la gestión de stakeholders sigue siendo una parte muy compleja de mi rol que sigo perfeccionando.

Ben Aston:

Claro. ¿En qué proyectos estás trabajando ahora?

Sally Woolston:

Como mencionaste, somos una agencia y tenemos clientes de varias industrias. Pero nuestro pan de cada día es la estrategia y los insights. Suelen convertirse en eCommerce, desarrollo de webs o campañas (ECRM o estrategia social, por ejemplo): un poco de todo.

Ben Aston:

Cuéntanos sobre un proyecto típico de estrategia. ¿Trabajas con pequeños retailers online o grandes marcas? ¿Cómo es ese proceso?

Sally Woolston:

Muchos de nuestros clientes… Sin buscarlo, acabamos teniendo bastantes. Creo que se debe a que entendemos bien este sector. Son del sector de la construcción: ferreterías, comercios. Uno de nuestros clientes (inaudible 00:07:16) es una marca internacional con la que trabajamos bastante. No son marcas “sexy”, no son novedad, pero hay un gran mercado en el sector profesional. Lo que solemos hacer es ir al negocio, analizar su propuesta y ayudarles a entender su negocio para luego trasladarlo al entorno digital: ¿nueva web?, ¿estás comunicando bien en redes?, ¿estás donde debes? En estrategia, hay mucha comunicación: talleres, reuniones. Suele ser más consultoría y ocurre antes de meternos en procesos o herramientas. Tras definir la estrategia y tener un proyecto, ya abordamos UX, diseño, desarrollo, entrega.

Ben Aston:

Quiero profundizar en los entregables estratégicos. Mucha gente habla de eso, pero si no se trabaja en agencias de estrategia, puede costar entender ¿qué entregáis? ¿Journey mapping, blueprint de servicios, Lean Model Canvas? ¿Cómo desarrolláis ese ecosistema digital?

Sally Woolston:

Depende del cliente y los problemas que enfrentan. Muchas veces no comunican bien sus servicios o productos, y a veces los líderes están desconectados del personal de base. Esa mala comunicación termina en una estrategia digital inadecuada, porque los decisores no reciben el feedback correcto. Nuestros talleres conectan a los equipos: marketing managers, responsables de marca, personas de web o redes sociales. Les ayudamos a comprender mejor a la audiencia y el comportamiento online de los consumidores.

La salida del proyecto varía mucho. Últimamente identificamos, por ejemplo: “Estáis en las redes equivocadas”, o “su contenido no conecta”, o “no hablan el idioma de su audiencia”. Es casi consultoría de negocio o marketing, y de ahí suelen salir nuevos proyectos para nosotros.

Ben Aston:

En tu papel de project manager y en el artículo, hablabas de los desafíos de la ineficiencia de procesos, ¿hay nuevos retos recientes para ti, algo en lo que estés mejorando este año?

Sally Woolston:

Un reto clave y enfoque este año: la comunicación. No solo para clientes o stakeholders, también para el equipo interno. Como PM, eres quien conecta todos los departamentos, así que tienes que entender diferentes tipos de carácter, cuándo comunicarte, cuándo dar espacio. Esto se alinea con el objetivo de mejorar la productividad, por ejemplo, permitiendo que mi equipo de estudio entre en “flujo” más a menudo y sin tantas interrupciones. En definitiva, el foco es la comunicación y entender mejor a las personas.

Ben Aston:

¿Utilizas alguna herramienta para eso? ¿Cómo trabajas este objetivo?

Sally Woolston:

Estoy leyendo bastante, veo YouTube sobre productividad y el entendimiento de las personas. Me gustan canales como Better Ideas o Matt D’Avella para productividad. Ahora sobre todo estoy leyendo.

Ben Aston:

¿Algún libro interesante últimamente?

Sally Woolston:>

Estoy leyendo uno sobre “Conversaciones significativas” (no recuerdo el autor). Habla de cómo algunas personas abordan discusiones importantes y otras huyen del conflicto. Esto genera problemas al evitar conversaciones críticas. Aunque usa ejemplos grandes (“quiero divorciarme pero no puedo hablarlo”), las ideas se pueden trasladar a lo cotidiano: cómo hablar con colegas o clientes.

Ben Aston:

Interesante. Ahora, ya entrados en una nueva década, ¿has encontrado alguna novedad que mejore tu vida recientemente y recomendarías?

Sally Woolston:

¡Solo llevamos 22 días!

Ben Aston:

¡Vamos! ¡Casi un mes completo!

Sally Woolston:

No podría decir una cosa sola. Estoy tratando de leer más y consumir menos “basura” informativa como Netflix. Así que... eso-

Ben Aston:

Eso ya es buen consejo.

Sally Woolston:

Sí. Bueno, me guardo mi opinión sobre Netflix [crosstalk 00:14:08]

Ben Aston:

Vayamos al tema del post sobre cómo elegir herramientas de gestión de proyectos para tu agencia. Si no has leído el post, puedes verlo en thedigitalprojectmanager.com, se llaman Secretos de Crecimiento de Agencias. Sally habla de cómo dotar al equipo con las herramientas adecuadas puede ser un gran catalizador de crecimiento. ¿Por qué? Porque cuando el equipo se compromete con el proceso y las herramientas, están más comprometidos y trabajan mejor. Quiero hablar del proceso: cómo eliges herramientas nuevas, involucras al equipo, recopilas requisitos, haces una lista corta, pruebas y decides.

Este es un reto común. Sabes que algo no funciona en la agencia, que el proceso no se define bien, las herramientas no funcionan, y cada uno a veces tiene su propio sistema. Mucha gente tiene un “enjambre” de herramientas, una para cada tarea; otras veces buscas una sola para todo. La pregunta es: ¿manejamos un ejército de herramientas específicas que se integran bien, o una que abarque todo?

Así que hablemos de cómo Sally vivió este proceso en su post: cómo eliges las herramientas, el proceso de implantarlas y desplegarlas en el equipo.

Sally, mencionabas que llevabas un tiempo en la agencia y detectaste algunas “malas costumbres”. ¿Cuáles eran? ¿Cómo detectaste que había cosas mejorables?

Sally Woolston:

Para mí era muy obvio lo que no funcionaba. Como dijiste, suele haber muchas herramientas en una agencia. Nosotros teníamos cinco o seis: Asana, Harvest, otra para agendas, facturación, hojas de cálculo… Duplicábamos trabajo: el departamento de servicios al cliente y el estudio hacían lo mismo dos veces. Se recibía el email de un cliente en Asana (o quien sabe), nosotros lo pasábamos al estudio para cotizar, luego eso volvía al estudio como tarea. El feedback de los clientes llegaba por otros canales... Era obvio que no funcionaba y había un esfuerzo enorme e innecesario.

Si no es tan obvio, una cosa que hago al menos cada trimestre es enviar un cuestionario Google al estudio para recopilar información: “¿Siempre tienes el briefing?, ¿tienes suficiente tiempo?, ¿puedes acceder fácil a tu agenda?”. Así recojo feedback y, nueve de cada diez, las cosas que nosotros creemos que van bien, para el estudio es otra historia. Si tienes la sensación de que algo podría ser más fácil, pregunta. Habla con tu equipo y clientes: “¿Te resulta fácil reportar un bug?, ¿accedes al estatus fácilmente?”, etc. Comunicación.

Ben Aston:

A veces lo que pasa es que, como tal vez en Enzyme, el proceso que funciona cuando eres 10 puede no servir para 30 personas. Y si el proceso y operaciones no crecen con la agencia, todo se complica. ¿Os pasa esto?

Sally Woolston:

Somos solo 10, pero sí hay que escalar procesos cuando hace falta, y para eso, primero hay que tener procesos definidos. Si eres dos personas, no puedes manejarte igual que siendo diez. Lo más fácil es tener las reglas de casa claras, cómo se trabaja en la agencia, tener una identidad de trabajo; así escalar es más sencillo. Lo ideal: tener procesos adaptables que ya estén diagnosticando los problemas antes de crecer más. Nosotros estamos siempre cambiando y revisando la eficiencia.

Ben Aston:

Entonces, uno de los puntos importantes que mencionaste era hacer encuestas, hablar con el equipo y clientes sobre la eficiencia. Mencionabas duplicidad en plataformas. ¿Alguna otra gran ineficiencia en procesos o herramientas?

Sally Woolston:

Dentro del proceso, nuestra colaboración interna ha mejorado mucho. Las “daily standup”, acceso a los mismos boards/documentos, reuniones presenciales... Me encanta Slack, pero a veces una charla cara a cara funciona mejor.

Ben Aston:

En tu post hablabas de otros detonantes para revisar procesos o herramientas: comunicación inconsistente con clientes, falta de procesos internos, reportes inexactos, onboarding abrumador por tantas herramientas, etc. Hablemos del proceso que seguiste al buscar una nueva herramienta. Algunas herramientas dictan el proceso y otras te dejan adaptarlo. A veces es mejor tener varias herramientas específicas que una para todo. Hablemos más a fondo del proceso de selección.

¿Fue así?: conversación con el equipo, definición de proceso con ellos, recopilación de requisitos, creación de lista corta, decisión de pruebas y de la herramienta definitiva, pilotaje en entorno real y despliegue total. ¿Te suena?

Sally Woolston:

Sí, básicamente. Tuve la suerte de que mi equipo directivo dijo: “Esta es la prioridad número uno, hazlo hasta que quede bien”. Eso me dio tiempo, que es donde muchas agencias fallan. Si tienes muchos clientes y deadlines, cuesta invertir tiempo en preguntar cosas, mejorar el entorno... Pero yo sí tuve luz verde para centrarme en ello.

Ben Aston:

¿Cuánto tiempo te llevó desde detectar el problema hasta que todos usaban la nueva herramienta/proceso?

Sally Woolston:

La primera versión, como terminamos usando monday.com y migré casi todas las herramientas ahí, tardamos unos cuatro meses y medio, quizá cinco. Es una gran inversión de tiempo, y si no es tu prioridad, puede alargarse tanto que digas: “Mejor sigo como siempre”. Por eso, el tiempo fue fundamental.

Ben Aston:

Entonces, para quienes piensan en cambiar de herramienta: que sepan que lleva mucho tiempo, normalmente al menos cuatro meses, quizá un año. Es importante no migrar proyectos en marcha para no interrumpir nada. Ahora, sobre el team engagement y la definición de procesos: dijiste que los departamentos trabajaban distinto y no había alineación total. ¿Cómo llegaste al acuerdo de “así vamos a trabajar todos”?

Sally Woolston:

No fue autoritario, pero sí lideré el cambio: “Creo de verdad que esta es la mejor manera de avanzar juntos”. Empecé recogiendo lo que cada área (estudio, clientes, backoffice) necesita para sus tareas diarias. Tras tener la lista clave de actividades y necesidades, miré que muchas herramientas imponen su propio proceso. Si la herramienta abarca desde cotización hasta reporting, seguramente tendrás que ceñirte a ella.

Una vez entendí cómo trabajaba cada uno y lo que necesitaban, busqué los puntos comunes para adaptar a diferentes tipos de proyectos. Lo principal era: colaboración ágil entre equipos y clientes (usuario amigable), visibilidad rápida del proyecto (estado y presupuesto), un poco de planificación. Además, recordé la regla de 80/20: el 80% del valor viene del 20% de las funciones. Simplificar los requisitos ayudó mucho.

Ben Aston:>

¿Mapeaste esos requisitos en un documento, hoja de cálculo, sesiones colaborativas? ¿Cómo fue en la práctica?

Sally Woolston:

Fue iterativo. Yo recogía comentarios, los presentaba a varios del equipo, volvía a trabajar sobre ello y así. Mientras, probaba 4 o 5 softwares en demos, metía datos ficticios, creaba perfiles y probaba: comentarios, accesos... Mucho prueba y error.

Después, cuando confié más en Monday, monté boards y lo presenté al equipo para feedback y ajustes. Mantuve siempre presente la experiencia del usuario. Al final, es muy parecido a diseñar una web: iteras y chequeas con los stakeholders constantemente.

Ben Aston:

Al definir el proceso y requisitos, ¿te centraste más en actividades recurrentes que en todo el “viaje” de negocio a facturación, considerando que tenías una herramienta casera de facturación? ¿Mapeaste el proceso y decidiste una forma única de trabajar, o solo te basaste en los requisitos clave constantes?

Sally Woolston:

Fue más bien partir de requisitos. Lo bueno de Monday es que puedes crear boards para lo que necesitas: horarios, facturación, gestión de proyectos para el cliente... Al entender cómo atar todo, los requisitos vinieron primero, luego el proceso. Si tenía que separar herramientas, lo haría. Buscaba lo mejor para cada necesidad. Al final, fue una suerte que todo lo importante pudo replicarse en Monday.

Ben Aston:

Eso es interesante, porque parte del proceso es pensar sobre la herramienta y al mismo tiempo sobre el proceso: ambos tienen que ir juntos, no en secuencia pura. Ahora, para la lista corta de herramientas: ¿cómo llegaste a elegir 4–5 para probar?

Sally Woolston:

Por el canal de Slack de DPM. Hay un canal entero sobre herramientas. Así puedo preguntar: “Sí, todas en sus webs son ideales, pero ¿qué tal funcionan en agencia?” Monday aparecía mucho, al igual que Wrike y Trello. Pero Trello me parecía demasiado simple o básico, y aunque hay APIs, no quería complicarme. Busqué: “¿Qué puede hacer esta herramienta?” y después pensé en cómo usar las funciones, no al revés.

Ben Aston:

Para quien busque herramientas, que visite thedigitalprojectmanager.com/tools o únete a Slack. Entonces, probaste Monday, viste que funcionaba: ¿cómo lo testeaste en entorno real antes de desplegarlo?

Sally Woolston:

Fue mucho trabajo. Lo probamos primero internamente durante un mes: copiábamos todo a Monday y el estudio usaba Monday, pero client services lo hacía dos veces. Eso fue necesario porque si algo no funcionaba, no queríamos ilusionar a los clientes para luego decirles una semana después que nada que ver. Cuando vimos que funcionaba, enseñamos a los clientes a usarlo y verificamos que se cubrían los puntos de dolor que nos marcaron: seguimiento de tareas, reporting, facturación, etc. Fueron cuatro semanas de transición pausada.

Ben Aston:

En ese proceso, buscas vender internamente la herramienta, luego haces lo mismo con clientes. ¿Tienes consejos para conseguir aceptación (buy-in) y adaptación en ambos públicos?

Sally Woolston:

Mucho. Por suerte, tenemos la confianza necesaria con los clientes para hablar abiertamente: “No nos está funcionando, ¿tampoco a ti?” Muchos decían que no era cómodo, y la sinceridad abrió la puerta a mejorarlo. Internamente, mi equipo es flexible. Si algo no funciona, lo dicen, pero no hubo nada irresoluble, y mucho mérito es de lo adaptable que es Monday. Para los clientes, solo ven su propio tablero, y se puede adaptar terminología, columnas, etc., sin afectar lo interno.

Ben Aston:

Veo que Sally es gran fan de monday.com, y en el post detalla cómo gestiona la agencia con esa herramienta, con ejemplos concretos. Si quieres cotillear cómo puede organizarse todo en una agencia, échale un ojo en thedigitalprojectmanager.com. Para cerrar: tras todo el proceso, ¿qué aprendizajes recomiendas a quienes van a replantearse su proceso/herramientas?

Sally Woolston:

Antes de empezar, tienes que saber qué problema quieres resolver; eso facilita mucho el trabajo. Si eres como yo y cuesta ver lo que sí funciona por tanto caos, pregunta a todos los que intervienen en el proceso. Puede que termines cambiando algo que no tiene que ver con las herramientas (quizá hace falta más reuniones al principio, durante y después de los proyectos). Identifica el problema principal y pregunta a todos si comparten esos “puntos de dolor”. Si sí, tienes por dónde empezar. Si no, quizá no hay problema.

Ben Aston:

Así es. Cambiar las herramientas no debe hacerse sin repensar los procesos. Alinear cómo un proyecto va desde nuevo hasta facturación, los pasos internos y externos, es esencial antes de probar una herramienta solo “porque mola”.

Sally Woolston:

Y yo era muy reticente porque Monday aparece hasta en la sopa.

Ben Aston:

[crosstalk 00:39:53].

Sally Woolston:

Sí, era molesto, pero cuando lo probé y me gustó, fue como... “¡Maldita sea!”. Pero sí, me gusta. Y no, no tengo relación comercial ni nada.

Ben Aston:

Perfecto. Sally, muchas gracias por acompañarnos hoy. Ha sido muy interesante.

Sally Woolston:

Gracias a vosotros.

Ben Aston:

Y si quieres saber más y avanzar en tu carrera, únete a DPM como miembro. Entra en thedigitalprojectmanager.com/membership para acceder a plantillas de Slack, workshops, ofertas, eBooks y muchos más recursos. Me encantaría saber qué opinas de monday.com, la implantación de nuevos procesos y herramientas. Comenta en el post. Cuéntanos qué funciona, qué no, tus hacks y trucos para seleccionar/implantar nuevas herramientas. Comparte fracasos y éxitos. Si te gustó lo que escuchaste hoy, suscríbete y síguenos en thedigitalprojectmanager.com. Hasta la próxima, ¡gracias por escucharnos!