Cómo evitar que las malas reuniones frenen buenos proyectos (con John Furneaux de Hive)

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Galen Low:

Gracias por sintonizar, mi nombre es Galen Low de The Digital Project Manager. Somos una comunidad de profesionales digitales con la misión de ayudarnos a obtener habilidades, ganar confianza y conectar, para así poder entregar proyectos de mejor manera. Si quieres saber más sobre esto, visita thedigitalprojectmanager.com.

Hola a todos. Gracias por acompañarnos en el podcast de DPM. Mi invitado de hoy es el cofundador y CEO de Hive. Una empresa enfocada en la colaboración que desarrolló una herramienta de gestión de proyectos basada en IA, utilizada por marcas como Uber, Starbucks, WeWork, IBM y más. Tiene una Maestría en Matemáticas y Derecho de la Universidad de Cambridge. Puede pilotar un avión. Recorre East Village en bicicleta religiosamente y se auto-enseñó a programar específicamente para poder constru

John Furneaux:ir su producto. Algunos dicen que es un hombre de pura voluntad, otros que es disruptivo, pero más allá de eso, es un autoproclamado nerd del trabajo en equipo y le apasiona la cultura de colaboración y la gestión eficaz de reuniones.

Hoy vamos a hablar de su reciente artículo en The Digital Project Manager titulado Cómo las malas reuniones pueden arruinar un buen proyecto, y en general, profundizar en cómo podemos convertir las reuniones en un motor de impulso colaborativo para nuestros proyectos y no solo en una pérdida de tiempo.

Así que, denle la bienvenida al Sr. John Furneaux. Hola, John.

John Furneaux:

Hola, ¿qué tal, Galen? Y, uh, muchas gracias por tus amables palabras.

Galen Low:

Hice mi investigación sobre ti y, previo al podcast, quedé muy impresionado. Realmente estoy esperando esta conversación. Pensé que podríamos empezar conociéndote un poco más.

Una cosa que me llamó la atención sobre ti es que tu camino fue de las matemáticas y el derecho hacia, en algún momento, cambiar de rumbo y enseñarte a programar para luego crear una empresa de software, y parece que en algún punto hubo un giro importante. Me pregunto, ¿qué te inspiró a hacer de tu misión ayudar a las personas a colaborar y entregar proyectos mejor, en vez de, digamos, seguir una ruta profesional más tradicional de matemáticas o derecho?

John Furneaux:

Sí, claro. Es un buen punto. Estoy obsesionado con la psicología humana y, más específicamente, con cómo las personas trabajan juntas. Creo que es una pregunta tan vieja como la humanidad que nunca se resolverá por completo. Solo podemos intentar mejorar constantemente. Para mí, personalmente, eso me llevó de encontrar interesante el derecho —porque ayuda a resolver disputas entre personas— a darme cuenta en consultoría que lo que en verdad me obsesiona es cómo las herramientas pueden ayudar a un equipo a lograr más juntos. Si piensas en los juegos de campamento donde tienes que construir un puente con papel y palitos, siempre me resultó interesante. Ahora ayudo a organizaciones enormes a construir ese puente de papel de manera más eficiente a gran escala.

Galen Low:

Me encanta. Sí, puentes de papel y palitos a gran escala. Pero es cierto, nunca lograremos resolverlo y siempre podemos mejorar, y esa es la fuerza del trabajo colaborativo humano: lograr juntos lo que individualmente no podríamos.

Creo que es una gran misión y ahora veo la conexión. Hablando de colaboración humana, estamos en plena pandemia y el estado del mundo es quizá subóptimo. ¿Hay algo en tu vida, personal o profesional, que esté haciendo las cosas un poco mejores, una especie de rayo de esperanza?

John Furneaux:

Pues sí, en la línea nerd, vi The Queen’s Gambit y me devolvió el interés en el ajedrez. No jugaba desde niño. Es estupendo. Me da relajación y espacio fuera del trabajo y algo interesante en mi camino es cómo mantener la mente sana asumiendo nuevos retos. Volar por ejemplo te hace muy consciente de los riesgos y la seguridad. Ahora me estoy enseñando cómo el ajedrez puede ayudarnos a pensar un paso adelante, en especial en un entorno algo competitivo. Es muy divertido ver cómo errores garrafales en el ajedrez pueden ayudarme a evitar lo mismo en la vida real. Me ha dado mucha alegría en los últimos meses.

Galen Low:

Y para nuestros oyentes, esos son dos grandes hobbies para gestores de proyectos: volar (gestión de riesgos) y ajedrez (visión hacia adelante, relaciones competitivas amistosas). ¿Juegas contra humanos, contra inteligencia artificial o ambos?

John Furneaux:

Contra humanos. Me interesa el lado humano, no intento ser el mejor jugador, sino disfrutar la competencia y ver qué estrategias funcionan según el oponente. Muy interesante.

Galen Low:

Eso es genial. Pero cuéntanos sobre la empresa que creaste. ¿Qué es Hive exactamente?

John Furneaux:

Claro. Para entenderlo fácil, piensa en gestión de proyectos. Es el ambiente del que venimos. Saber en qué trabajan tus colegas, qué debes hacer y cómo se ve el plan general. Creemos que somos parte de una nueva generación de plataformas, donde antes solo los grandes planeadores usaban herramientas complejas, pero ahora los demás también necesitamos apoyo diario.

Incluso equipos de marketing ahora aplican metodologías ágiles. He visto la explosión de esto en el trabajo diario. Por ejemplo, ¿tiene sentido planear todo el año de marketing? O, ¿es mejor admitir que el mundo cambia tan rápido que conviene revisar estrategias cada poco y priorizar de nuevo? En poco tiempo, eso se parece mucho al enfoque ágil.

Galen Low:

Totalmente. He hablado con muchos equipos de marketing intentando ser ágiles, priorizando ideas en base a cómo cambia el mercado. No intentar hacerlo todo a la vez ni ejecutar planes a varios años vista.

John Furneaux:

Exacto. No pudo haber mejor momento para ver que los planes de marketing a tres años no siempre son la mejor vía. Las organizaciones capaces de mirar de nuevo la situación y cambiar han sido las que mejor se adaptaron culturalmente.

Galen Low:

Sí, no solo ágil, sino agilidad. Me gusta mucho. ¿Y cómo ayuda Hive a sus clientes a entregar proyectos y organizar ideas de forma ágil y colaborativa?

John Furneaux:

Totalmente. Con el mundo cambiando, lo asíncrono y remoto es la norma. Hive es como el equipo tras bambalinas en el escenario: no quiere ser protagonista, sino hacer que todo funcione bien para que los actores brillen. Si hacemos bien nuestro trabajo, ni notarás a Hive. Nuestra labor es darte la información adecuada en el momento justo, para que tú te centres en lo tuyo, en lo que eres bueno. Por ejemplo, muchos diseñadores o agencias pasan demasiado tiempo gestionando aprobaciones, informes o reuniones donde no participan realmente. Hive se encarga de todas esas tareas administrativas, para que uses tu tiempo en lo que amas y sabes hacer.

Galen Low:

Me encanta la imagen del equipo vestido de negro, invisible pero importantísimo. Leía sobre el producto y pensé: “¿Gestionará mis proyectos automáticamente?” No exactamente, pero sí amplificará mi capacidad y me permitirá dedicar tiempo a lo humano, como la gestión de riesgos y lo que no se puede automatizar. Hive permite reportar y liberar tiempo para lo que realmente importa. Y con todos los cambios tras 2020, ¿cuáles son los principales retos que enfrenta Hive como organización?

John Furneaux:

La clave es la cultura. Pasamos de estar todos juntos en el World Trade Center en Nueva York, a irnos repentinamente a casa. Recuerdo el día en que decidimos trabajar desde casa, con la idea de que en tres días volveríamos, y resultó ser la última vez que estuvimos juntos en la oficina. Ahora somos remotos y surge el reto humano: ¿cómo mantener los lazos de confianza y profesionalidad estando separados?

No creo que sea necesario estar ocho horas al día junto a alguien para lograrlo. El objetivo es encontrar el punto medio: cómo mantener vínculos y comunicación sin estar reunidos todo el tiempo.

Galen Low:

¿Y qué ha funcionado para su equipo?

John Furneaux:

Vamos a jugar bolos el jueves, es el regreso de lo tradicional. Tenemos rituales valiosos: uno se llama “Manuales de usuario”. Cuando alguien se integra, responde unas 10-11 preguntas divertidas sobre cómo trabajar con él o ella, como ¿cómo prefieres recibir feedback? ¿Qué te ha frustrado en otros trabajos? Así calibramos mejor la forma de colaborar. El otro ritual en Hive es el “Happy Hive” de los viernes: la empresa se reúne por Zoom y cada persona menciona algo útil que otro hizo esa semana. Así, en 20 minutos, solo se escuchan cosas positivas sobre los logros de los demás; es muy motivador y además, ayuda a compartir lo más relevante que pasó en la semana.

Galen Low:

Eso es genial. Me gusta mucho el enfoque del manual de usuario, que reconoce que todos trabajamos diferente. Esa filosofía está presente en el producto y en su cultura.

John Furneaux:

Sí. Gracias a uno de nuestros primeros inversores, Michael Scott Owen, adoptamos ese enfoque desde el inicio: que cada usuario pueda utilizar Hive a su manera, aunque esté en el mismo equipo que otros que usan la herramienta de forma muy distinta. Por ejemplo, hay personas que prefieren interfaces tipo Trello, otros son fanáticos de Microsoft Project. Ese fue uno de nuestros primeros aciertos: dejar que la información del proyecto pueda visualizarse de formas distintas según cada persona. Hasta ahora, nunca he visto un grupo donde todos elijan la misma vista. Cada uno tiene preferencias según cómo procesa la información, y eso es vital para el trabajo en equipo: no hay una única manera correcta, hay que aceptar y aprovechar las diferencias humanas.

Galen Low:

Me encanta esa filosofía y esa práctica de mostrar las opciones y comprobar la diversidad de preferencias en el equipo. ¿Hay algún secreto de producto que hayan incorporado tras la pandemia o algo no previsto en 2019?

John Furneaux:

Totalmente, y es la introducción perfecta al artículo. Me di cuenta de la importancia de las reuniones para el éxito de los proyectos. Una mala reunión virtual puede ser incluso peor que una mala reunión presencial. Por eso, ahora estamos apostando fuerte por ayudar a facilitar mejores reuniones y demostrar esa excelencia. Cuando el facilitador hace un gran trabajo, se nota muchísimo, es como un director de orquesta.

Galen Low:

Totalmente de acuerdo. Y una mala reunión por Zoom puede ser muchísimo peor. No siempre se aprecia el arte de facilitar bien, sobre todo en remoto. ¿Hablamos del artículo sobre las malas reuniones?

Para quienes aún no lo han leído, les dejaré el enlace abajo. John, primero te digo que como perfeccionista de las reuniones, me sentí muy identificado con el artículo. Empecemos por el principio: ¿por qué crees que tanta gente odia las reuniones y por qué seguimos llenando el calendario con ellas?

John Furneaux:

Si comparas los principios básicos de una buena reunión con tu agenda, te darás cuenta de que la mayoría de tus reuniones ni se acercan. Si una reunión solo puede hacerse si tú estás ahí, deberías estar invitado, si no, no. Eso elimina el 50%: reuniones en las que solo podrías recibir el resultado por email.

El segundo fallo: reuniones sin propósito. Todos llegamos, charlamos vagamente y luego nos vamos. Para algunos es ameno, pero otros sienten que les han robado su tiempo.

La tercera clave: ¿ha cambiado algo tras la reunión? Si no hay próximos pasos o cambios, hay que plantearse si la reunión era necesaria. Esto es lo que perseguimos en Hive: facilitar que estas buenas prácticas sean más fáciles de aplicar. Y la gente odia las reuniones porque sabe que suelen fallar en alguna de estas tres cosas.

Galen Low:

Completamente de acuerdo. ¿Cuál ha sido la peor reunión en la que has estado?

John Furneaux:

Lo recuerdo perfectamente: una organización gubernamental donde cada semana repetíamos la misma reunión con todos los involucrados, leyendo un Excel de tareas pendientes. Solo confirmábamos que seguían sin hacerse y nos íbamos. Ninguna acción real, pura pérdida de tiempo. Además, conforme pasaba el tiempo, la lista de cosas pendientes crecía y los problemas se acumulaban.

Galen Low:

Una situación cómica y trágica a la vez. Justo el tipo de escenarios que describe el artículo. ¿Nos cuentas tu fórmula para el éxito en reuniones —pre, durante y post— según mencionas en el artículo?

John Furneaux:

Sí. Muchos proyectistas saben del ciclo planificar-hacer-revisar. Yo creo que una reunión es un proyecto miniatura y debe planificarse igual: antes, durante y después. Antes: si tienes agenda y lista correcta de asistentes, ya vas mejor que el 75% de la gente. Reduce el grupo lo más posible y comparte objetivos claros de la reunión. El contrato inicial ayuda mucho.

Durante la reunión, debe capturarse en tiempo real lo que pasa. Tradicionalmente, el más junior toma notas (o nadie), y luego se pierden los compromisos. Lo que buscamos es que los siguientes pasos estén claros, a la vista de todos, con responsables y fechas. Además, hay que asegurarse de que todos participan: llamarles por su nombre directamente puede sacar ideas valiosas que de otro modo se perderían.

Post-reunión: si has hecho lo anterior bien, ahora toca asegurar que todos reciben los acuerdos y que realmente avancen. En Hive queremos facilitar exactamente eso: agenda sencilla, participantes adecuados, captura fácil, visibilidad y asegurarse de que todo avanza según lo comprometido.

Galen Low:

Me hace total sentido. Muchas veces, aunque todos tengan la mejor intención, los acuerdos acaban dispersos en mil herramientas, lo que complica el seguimiento. Hive parece ayudar a centralizar este esfuerzo.

En la etapa previa, hablas del kickoff de proyectos. ¿Cómo haces para que todos lleguen preparados y participen? A veces tengo las mejores agendas, pero nadie las ha leído antes.

John Furneaux:

Es clave hacer trabajo previo fuera de la reunión. Si asignas tareas específicas para presentar en la reunión, la presión social hace que la siguiente vez todos lleguen preparados. Como facilitador, reviso si están listos y, si no, les aviso que será vergonzoso llegar sin haber hecho su parte.

Galen Low:

Me gusta esa “presión suave”. Eso motiva a llegar listo y saber exactamente qué se espera de cada uno.

Pasando a la reunión, mencionas la toma colaborativa de notas. La imagen típica es que solo uno toma notas y el resto no participa. ¿Cómo funciona en la práctica eso de tomar notas todos juntos?

John Furneaux:

Pensé que sería caótico, pero no. Todos pueden ver y corregir en tiempo real: alguien corrige un error, otro agrega un punto aparte, y los siguientes pasos los va escribiendo alguien mientras el resto puede aclarar o matizar. Así se construyen mejores acuerdos y se evita ese tedioso correo de corrección tras la reunión. Es una forma mucho más sana de acordar qué hay que hacer.

Galen Low:

Ese aspecto colaborativo me parecía que podía ser un desastre, pero veo que en realidad se trata de colaborar y debatir sobre las notas, ajustando en tiempo real.

John Furneaux:

Exactamente. Hay quien lidera la toma de acuerdos, pero todos colaboran y revisan, evitando errores y logrando una versión común y precisa.

Galen Low:

¿Crees valioso pulir las notas tras la reunión o lo importante es lo que sale en el momento?

John Furneaux:

Siempre se puede pulir después, sobre todo si es para un cliente. Pero lo que se desea guardar privado simplemente se pone en una sección confidencial; lo demás puede ser público. Es sano que todos vean el registro común del encuentro.

Galen Low:

¿Has visto impacto real de tomar notas colaborativas en los proyectos?

John Furneaux:

La clave es la velocidad. Basta con que uno o dos bloqueos de la semana pasada se resuelvan antes de la siguiente reunión para que el proyecto avance mucho más rápido. Así desbloqueamos problemas y evitamos estancamiento.

Galen Low:

Eso es interesante, porque nunca había visto las reuniones como procesos de proyecto en sí. ¿El marco de trabajo para las reuniones debería diseñarse desde arriba en la organización, o desarrollarse como estilo personal de cada gestor?

John Furneaux:

Ojalá fuera tan listo. Aprendí mucho en Capgemini, donde la formación en diseño y dirección de reuniones es muy rigurosa. Hay factores muy sutiles: temperatura, horario, hambre, todo influye. Para obtener lo mejor de la gente, hay que tratarla bien. Si alguien quiere información, con gusto puedo compartir algunos materiales que “casualmente” tengo.

Galen Low:

Que gran verdad. Los consultores de gestión han acumulado mucho aprendiendo a la fuerza. El viejo enfoque era simplemente exigir y ya, pero en realidad, para ser más efectivos hay que tener en cuenta las necesidades humanas. Las reuniones no son solo reuniones; es donde realmente se avanza, no simplemente un trámite.

John Furneaux:

Exacto, la reunión debe avanzar el balón. Si tu reunión logra eso, tuviste éxito. Si no, inténtalo de nuevo.

Galen Low:

Y hay una dimensión cultural. ¿Crees que esa cultura de colaboración debe existir antes de intentar este tipo de reuniones, o se crea gracias a ellas?

John Furneaux:

Una buena reunión funcionará en cualquier cultura, pero creo también que demasiada colaboración puede generar demasiadas interrupciones. El reto es dar espacio al trabajo profundo, con los puntos de colaboración justos. Muchos prefieren tener tiempo para concentrarse que estar siempre informados de todo. Se trata de crear espacio para el enfoque.

Galen Low:

Totalmente de acuerdo. No se trata de llenar el calendario, sino de organizarse para lograr el equilibrio y maximizar la productividad.

Gracias, John. Esta perspectiva sobre las buenas y malas reuniones y su impacto fue muy valiosa. Me gustó la idea de aceptar que la colaboración no es ordenada ni perfecta, sino flexible y dinámica. ¿Qué consejo das para empezar a limpiar el calendario y centrarse en reuniones útiles y productivas?

John Furneaux:

Si eres asistente, puedes pedir educadamente salir de reuniones donde no aportarás mucho, explicando tu intención de enfocarte y de seguir al tanto por otras vías. Es menos común de lo que debería, pero muy útil. Si diriges la reunión, audita tu agenda y participantes para asegurar solo aquellos que deben estar. Siempre puedes eliminar un 20% de reuniones o asistentes, dándole a todos más tiempo para hacer lo que realmente disfrutan y en lo que son buenos en vez de estar atrapados en reuniones administrativas.

Galen Low:

Me encanta. John, muchas gracias por tu tiempo. Aprendí mucho con el artículo. Para los oyentes, lean el artículo de John sobre cómo las malas reuniones pueden afectar el éxito de los proyectos. Tiene estrategias geniales para que las reuniones dejen de ser una carga y ayuden de verdad a avanzar. John, siempre es un placer conversar.

Gracias por compartir tu visión sobre las reuniones y sobre lo que están haciendo en Hive. Estoy deseando ver cómo evolucionan esas nuevas funcionalidades. ¡Mucha suerte!

John Furneaux:

Gracias, Galen. Lo aprecio mucho.

Galen Low:

¿Y tú qué opinas? ¿Cuáles son tus trucos, consejos y hacks para avanzar en las reuniones y mover tu proyecto? ¿Qué te funciona y qué no? Cuéntanos tu experiencia. ¿Cuándo fallan tus reuniones y qué estrategias te han ayudado a tener victorias? Déjalo en los comentarios abajo.

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