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Tienes visiones de crecimiento para tu equipo y tu negocio, pero para convertir esas visiones en realidad, debes tener un software para gestión de portafolios adecuado para gestionar proyectos y recursos de manera efectiva a medida que escalas.

PPM Tools For 2021 DPM Logo Soup 2021

El crecimiento de tu equipo, y tu empresa en general, a través de proyectos cada vez más grandes, es fundamental para convertirse en una empresa competitiva en el mercado actual. Con un software para gestión de portafolios de proyectos (project portfolio management), puedes recopilar y consolidar datos sobre tus proyectos para gestionar riesgos, recursos, plazos, presupuestos y mucho más.

No hay escasez de excelentes software para gestión de portafolios por ahí, por lo que ofrecemos una evaluación detallada de las mejores en esta revisión de software para gestión de portafolios de proyectos. Conozca qué hacen un software para gestión de portafolios, cómo se comparan y cómo saber que estás seleccionando el software ideal para tu portafolio de proyectos y servicios comerciales.

Pero primero, algunos conceptos básicos:

¿Qué es la Gestión del Portafolio de Proyectos?

En la gestión de proyectos, GPP es la gestión del portafolio de proyectos. En GPP, un gerente del portafolio de proyectos analiza en alto nivel el conjunto de proyectos y programas (algunos de los cuales pueden estar directamente relacionados y otros no) en el portafolio de una empresa.

Un solo proyecto es la célula elemental de una organización. Si nos alejamos un poco tenemos la gestión de proyectos, que se ocupa de la ejecución necesaria para completar proyectos. Si nos alejamos un poco más, y vemos los diversos proyectos que asume una organización. GPP se asegura de que estos proyectos distintos se realicen de manera que se complementen entre sí en términos de recursos, plazos y objetivos comerciales generales.

¿Qué hace un Gerente del Portafolio de Proyectos?

Un Gerente del Portafolio de Proyectos supervisa, controla y dirige las tareas asociadas con la gestión de un portafolio de proyectos. Esta persona necesita las habilidades de un maestro de ajedrez para dirigir adecuadamente el equipo y terminar los proyectos a tiempo y por debajo del presupuesto. El rango de responsabilidad de esta posición es inmenso y, a menudo, trata con investigadores, analistas y clientes mientras gestionan la coordinación de alto nivel de los proyectos, siguiendo las tendencias actuales del mercado y anticipando las futuras.

¿Qué Hace un Software de Gestión de Portafolios y Cómo Puede Ayudarte?

Project Portfolio Management software - ppm tools

Mantén tu proyecto en el camino correcto: los datos que tienes son lo que le dan valor a tu proyecto. Use el software gestión del portafolio de proyectos para evitar tomar decisiones erróneas basadas en información desactualizada o irrelevante.

Proporciona información empresarial de nivel ejecutivo: es imposible almacenar en tu cabeza las estadísticas detalladas del proyecto. Al gestionar múltiples proyectos, necesitas un software que sea capaz de proporcionar datos más avanzados, ¡y tus jefes te amarán por eso! Demostrar a las partes interesadas el valor y la justificación de las decisiones de manera concisa te ayudará a crear casos comerciales sólidos para tus proyectos.

Asigna recursos: la toma de mejores decisiones de negocios está  de primero en la lista de prioridades de cada empresa exitosa. El software GPP te muestra quién está trabajando en qué y durante cuánto tiempo, lo que te permite asignar y redistribuir recursos en consecuencia.

Solucionar problemas de rendimiento: al gestionar un portafolio de proyectos, puedes comenzar a identificar lugares donde surgen los mismos problemas de forma recurrente. Una herramienta de gestión del portafolio de proyectos efectiva te ayuda a rastrear los indicadores de salud del proyecto (como el Retorno de la inversión) e identificar cualquier patrón no saludable.

Evaluar riesgos: el software GPP proporciona datos y transparencia en tus proyectos no solo para identificar riesgos, sino también para cuantificarlos y explorar soluciones a través de los datos de tu portafolio.

Al final de este artículo, incluimos una tabla que resume información básica sobre las herramientas aquí descritas, así como una explicación de nuestros criterios de selección, para que puedas comprender cómo hicimos esta lista de software de gestión de flujo de trabajo.

Descripción General del Mejor Software de Gestión de Cartera de Proyectos (Herramientas PPM)

Best for resource management

  • 30-day free trial
  • Starts at $25/mo for cloud. Contact sales for on-premise quotes.
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Rating: 4.3/5

Celoxis is an all-in-one project portfolio management software and work collaboration platform that is a full-featured project portfolio management system, very intuitive and easy to use for teams of all sizes.

Why I picked Celoxis: You get comprehensive resource management capabilities. It lets you easily allocate resources based on skills, roles, and availability as well as view cross-portfolio resource workload to optimally utilize your workforce. You will find tools for capacity planning, demand management, and project requests. When it comes to tracking project financials, you can automatically get cost/revenue estimates from your plans. You can also track budgets, costs, and profits in real-time as well as plug billing leaks by timely invoicing your clients.

Celoxis’ reporting features let you slice, dice, and visualize data your way. You can get aggregated information about your projects with fully customizable portfolio planning dashboards. Celoxis comes pre-built with common workflows to help bug/issue tracking and risk management. These workflows are very adaptable to suit your organizational processes without having to resort to emails and spreadsheets.

Celoxis Standout Features & Integrations

Features include a real-time project tracker, task management, resource availabilities and utilization, timesheets, project finances, risks, issues and to-dos.

Integrations include hundreds of popular business applications through first-class integration connectors and web-based API. This includes critical platforms like Jira, Salesforce, QuickBooks Online, Excel, Slack, Google Apps, and more.

Celoxis Plans & Pricing

SaaS costs $25/user/month, and on-premise costs are available upon request. Both require a minimum 5-user sign-up and come with a 30-day free trial.

Best for professional services teams

  • Free demo
  • Pricing upon request
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Rating: 4.1/5

The Kantata Professional Services Cloud is the professional services solution formed by the merger of Mavenlink & Kimble.

Why I picked Kantata: It supports resource management, project management, financial management, and business intelligence. Additionally, it is designed to foster team collaboration and bring your team together in one view.

Their project portfolio management capabilities provide an overview of all your projects in a customizable view that is located in a tab inside the Project Health dashboard. In it, you will find RAG indicators providing quick info on overall health status, margin %, burn rates, risk, and more. Additionally, each item in your scoreboard can take you to more detailed information with a simple hover and click.

Kantata Standout Features & Integrations

Features include resource forecasting, real-time utilization, capacity management, skills management, scenario planning, and role-based planning.

Integrations include pre-built connections with these tools: Expensify, G Suite, Xero, Salesforce, Netsuite, Jira, Hubspot, Slack, Concur, Dynamics 365, Qualtrics, Quickbooks, and Sage Intacct. They also provide an integration platform called M-Bridge that’s designed to simplify integration between Kantata and other business apps like CRM, HCM, and financial software.

Note: Kantata is a viable option for teams with over 30 people as per their pricing form.

Best for code-free application building

  • 30-day free trial
  • From $35/user/month (billed annually)
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Rating: 4.4/5

QuickBase is a workflow and project management tool that lets you build custom business applications. It's suitable for businesses of all sizes and stages, including those managing multiple portfolios.

Why I picked QuickBase: I included this platform in my list because it can help ensure consistency and compliance in your workflows across your company's portfolio. By crafting standardized applications for your business, you create best practices for employees across teams and departments to adhere to.

The software also helps you streamline and automate your core business processes. You can set up automations and integrations using the builder as well, driving efficiency and reducing manual workloads (and the risk for manual error). The software is flexible enough to suit the needs of different types and sizes of teams in various industries.

QuickBase Standout Features & Integrations

Features include a no-code app builder, data syncing and reporting, template library, team collaboration tools, personalized dashboards, mobile app, audit logs, and data encryption.

Integrations include Outlook, Microsoft Teams, Google Workspace, Slack, Box, Dropbox, OneDrive, Trello, Asana, Jira, Zendesk, and Docusign, among others.

QuickBase Plans & Pricing

Paid plans start from $35 per user, per month, and a 30-day free trial is available.

Best for portfolio dashboards

  • Free trial available
  • From $5/user/month
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Rating: 4.2/5

Zoho Projects is an award-winning project management and collaboration tool from Zoho. It offers flexibility and customizations to suit the needs of traditional project managers as well as agile teams.

Why I picked Zoho Projects: The resource utilization charts enable you to easily view the workload of team members and you can create and balance the workload with just a click of a button. Fix hourly rates, create invoices and have an eye on your project budget. Forecast project budget, keep track of your timelines with baselines and critical path analysis.

The interface and modules are highly customizable. All aspects of the UI from theme colors to arrangement and visibility of the various modules can be changed to suit a user's preferences. Zoho projects also offer free onboarding for its customers and a comprehensive online help guide for all users.

Zoho Projects is one of the few PPM tools that allow the creation of dependencies between projects. The portfolio widget on the dashboard helps users to get an overview of all projects at a glance. Zoho Projects stands out in cases where there are multiple hand-offs involved. It is especially popular among IT companies, consultants and education organizations. With Blueprints, users can create and automate workflows, notifications, and escalations.

Zoho Projects Standout Features & Integrations

Features include task management, task automation, blueprints, time and issue tracking, reporting, and forums for detailed discussions with your team.

Integrations. Being part of Zoho's ecosystem allows Projects to connect to several of Zoho's own services such as Zoho Books, Zoho CRM, and Zoho's finance suite. The new Zoho marketplace allows 3rd party integrations as well.

Zoho has a freemium version upto 3 users for 2 projects. No credit card information required.

Best for governance and compliance

  • Free demo available
  • Pricing upon request
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Rating: 3.5/5

Corporater provides a project and portfolio management solution that is designed to bring together all your projects, portfolios, teams, and strategies into a central system, digitize PMO and to improve efficiency across your entire organization, especially when it comes to the project and portfolio lifecycle.

Why I picked Corporater: This project portfolio management (PPM) software allows you to have a more holistic oversight over your organization’s existing project portfolio programs, set up PMO with features like PPM dashboards, portfolio management and monitoring, resource planning and allocation, project management and execution, project and portfolio risk management, automated workflows, and analytics. These features, along with other inbuilt capabilities such as risk assessments, data roll-ups and collaboration, can help ensure that all your projects and business-oriented goals are aligned strategically and communicated across teams and departments.

This project and portfolio management software from Corporater is an integrated digital solution that gives businesses the ability to engage in efficient planning, execution, and monitoring of projects and project portfolios, regardless of scale or complexity. The tool provides them with complete control and enables the completion and delivery of projects and project portfolios across their enterprise on time and budget.

The Corporater PPM software also allows senior management to bring together their project portfolios and corporate strategies, prioritizing key initiatives and programs based on existing strategic goals. As they align project portfolios with corporate strategy, senior staff members can leverage reliable insights to make data-driven decisions that drive better business outcomes.

Corporater Standout Features & Integrations

Features include executive dashboards, budgeting, prioritization, task management solutions, data visualization, project risk management, risk heat maps, project portfolio optimization, document management, third-party system data integration, version control, and value driver mapping.

Integrations include Excel, CSV, SQL, MDX, Web-Services, SFTP and more, including support for third-party JDBC drivers

Corporater Plans & Pricing

Corporater pricing is available upon request, and a free demo is available.


Best for syncing with Jira

  • Free plan available
  • From $9/user/month
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Rating: 5/5

Visor is a workspace tool designed to integrate with multiple SaaS applications, enabling users to access and manage their data from a single platform. It stands out by offering a unified user experience that connects people with data, and features custom views and visualizations, particularly for nested Jira data, with bi-directional integration to facilitate data import and export.

Why I Picked Visor: I selected Visor because it offers a flexible workspace that integrates with multiple SaaS applications, which is critical for bringing together diverse data and team collaboration in one place. What differentiates Visor is its ability to sync with Jira, providing a spreadsheet-like environment that supports the creation of custom views and visualizations that remain up-to-date, which is particularly useful for project management and roadmapping.

Visor Standout Features & Integrations

Features include API, dashboards, data export/data import, data visualization, external integrations, Gantt charts, project management, task scheduling/tracking, resource management, and third-party plugins/add-ons.

Integrations include HubSpot, Jira, and Salesforce.

Visor Pricing & Plans

Paid Visor plans start at $9/user/month, and they also offer a free forever plan that includes the basics.

Best PPM tool for AI and automation capabilities

  • Free demo available
  • Pricing upon request
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Rating: 4.7/5

Forecast is a project portfolio management tool that allows users to manage projects, resources, and finances, and includes capabilities for managing entire portfolios and single project milestones or tasks.

Why I picked Forecast: Its auto-schedule feature assists with project planning by automatically estimating task durations, assigning resources, and setting deadlines. Other AI capabilities include timesheet suggestions based on historical data, cost and budget estimation, and more. Resource management and business intelligence capabilities allow users to see portfolio capacity. The tool also allows for fixed price, time and materials, or retainer projects to be run side-by-side.

This tool allows you to see a holistic picture of your project’s financial performance, including revenue, costs, and potential budget concerns. Finally, you can also create invoices from timesheets and track invoicing against budget.

Forecast Standout Features & Integrations

Features include resource management, project accounting, business intelligence, retainer budget-type projects, auto-schedule, and AI-based recommendations.

Integrations include mainstream project management tools, as well as with Jira, QuickBooks, Xero, and more.

Forecast Plans & Pricing

Forecast costs from $29/user/month with a 10-seat minimum in an annual plan. They offer a 14-day free trial.

Best PPM tool for automations

  • 14-day free trial
  • From $30/user/month
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Rating: 4.4/5

One of the most affordable and best value PPM tools on the list, Accelo is a modern project portfolio management tool with a strong focus on automation.

Accelo’s features include task management, scheduling, time-tracking, expenses, and project tracking, with the option to automate many aspects of these processes, (automatic notifications, invoicing, and approvals, etc). Accelo has email integration, along with document management dashboards and full portfolio overview. It also offers a fair set of tools to help you with time management and expense tracking, and it’s a great tool for generating reports and in-depth analysis. To learn to use the tool, Accelo offers live online training.

The PPM software from Accelo supports cloud technology and is available through web, Android, and iOS. It integrates with a lot of currently active and sought out tools and platforms like JIRA, HubSpot, Google Suite, and Gmail, Xero, Expensify, and dozens more.

Accelo costs from $16/user/month.

Best PPM tool for enterprise

  • Free demo
  • From $2,750
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Rating: 4.3/5

Oracle has been in the game of software development for a long time, and they deliver enormous value and variety in their suite of project and portfolio management tools. The Primavera Portfolio Management solution has nearly unlimited configurability and is built to scale to an enterprise level. Of the PPM tools, Oracle Primavera is capable of higher complexity analysis—while some organizations require the deep levels of configuratibility and granularity, for others, the advanced nature of this tool could make it cumbersome. It’s a robust tool, and it comes with a learning curve.

Primavera’s resource management features include progress tracking, workflow configuration, tools for performing “What if” scenarios, tools for comparing past projects and projecting future ones. The financial administration features allow you to review projects and portfolios to identify where to assign and withdraw investment, with insights on business case, funding, and staffing that let you select the best investments. The reporting and analytics are highly configurable, and the platform offers a multitude of ways to analyze the projects in your portfolio—comparing sets of project metrics, high-level Gantt charts, investment dependencies, and much more.

Primavera’s integrations are more focused on enterprise organizations than on lean agencies who want to hook up all their time-tracking apps and Kanban tools. Instead, Primavera integrates with enterprise names like Oracle’s Autovue, SAP, an Oracle E-Business Suite, PeopleSoft Projects, and several more.

Oracle Primavera costs $2,750.

Best for built in and custom report templates

  • 30-day free trial
  • From $13/user/month (min 5 seats) (billed annually)
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Rating: 4.4/5

ProjectManager.com's portfolio project management software is cloud-based and doesn't require download or installation, making it easy to get up and running. The tool allows project managers and teams to plan multiple projects, assign resources and tasks, and track progress. You can also create project plans, create reports, and manage timesheets, expenses, and workloads. All of these features for scheduling and reporting are available across multiple projects.

Their real-time reports are easy to use, as you can use the built-in reports (project status, timesheets, expenses), or create custom ones. The real-time dashboard provides an overview of current project stats. ProjectManager.com also provides time tracking tools so project portfolio managers can create accurate estimates and manage budgets.

ProjectManager.com integrates with Google Apps like Drive, Gmail, Calendar, etc. as well as Microsoft Office and Microsoft Project. All other integrations are available through Zapier.

Pricing for ProjectManager.com starts at $15/user/month, with their basic “Personal” plan requiring a minimum of 5 users. They offer a 30-day free trial (a credit card is required to sign up for a free trial).

El Mejor Software para Gestión de Portafolios

Aquí hay una tabla de resumen con información esencial: compara fácilmente pruebas gratuitas y precios, junto con una puntuación que muestra cómo calificamos la herramienta.

Tools Price
Celoxis Starts at $25/mo for cloud. Contact sales for on-premise quotes.
Kantata Pricing upon request
QuickBase From $35/user/month (billed annually)
Zoho Projects From $5/user/month
Corporater Pricing upon request
Visor From $9/user/month
Forecast Pricing upon request
Accelo From $30/user/month
Oracle Primavera From $2,750
ProjectManager.com From $13/user/month (min 5 seats) (billed annually)
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Compare Software Specs Side by Side

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Criterios de Selección para el Software de Gestión del Portafolio de Proyectos

En nuestra selección de herramientas de GPP, redujimos nuestros criterios a algunos puntos clave. Revisemos algunos de los criterios más importantes para elegir la mejor herramienta de GPP que se ajuste a tu equipo.

  • Gestión de recursos: al igual que las herramientas de gestión de proyectos con software de programación de recursos, el software GPP con funcionalidad de gestión de recursos te ayudará a tomar mejores decisiones y mejores patrones de flujo de trabajo. Esto incluye características para programar recursos y gestionar líneas de tiempo. Las proyecciones y los escenarios “¿Qué pasaría si?” Son parte de la gestión de un portafolio de proyectos, y las herramientas de GPP deben brindar soporte para estas proyecciones.
  • Gestión financiera: Un dólar ahorrado es un dólar ganado. Las herramientas de GPP deben ayudar a mejorar tu precisión en la gestión de proyecciones financieras, con funcionalidad para estimar costos y gestionar presupuestos. Hoy en día, casi todos los programas tienen la opción de gestionar las nóminas y la facturación de pago en general. Esta característica es ideal para empresas que tratan con un número moderado de empleados / clientes, por lo que hacer todo desde una sola plataforma es más que bienvenido.
  • Gestión de riesgos: nos guste o no, cada portafolio que hagamos y trabajemos tendrá datos confidenciales. A menudo, los fondos y los datos con los que tratamos son sensibles en más de una forma (por lo general, el tiempo y el costo son el enfoque). Tener la ventaja en proyectos sensibles al tiempo o al presupuesto puede ser, y generalmente es, una parte importante de la gestión de riesgos. Además, las mejores herramientas de gestión de riesgos nos permiten planificar en consecuencia, incluso hacer planes de respuesta a riesgos, y tenerlos listos si el “¿Qué pasaría si?” Sale mal.
  • Informes y análisis: con informes completos y optimizados que te permiten ver qué funciona y qué no, te preparas para el éxito futuro. El software moderno de gestión de portafolios debe proporcionar múltiples opciones para generar informes. Las hojas de cálculo son una línea de base para un informe simple y útil, pero hay muchas herramientas modernas de GPP con excelentes representaciones gráficas que facilitan la visualización y comunicación de comparaciones de recursos, desgloses y mucho más.
  • Integraciones: debido a que no existe un software GPP perfecto (si existiera, esta lista no serviría de nada), debemos combinar varias herramientas para cubrir las necesidades de nuestro proyecto. Conocer estas herramientas a veces es la mitad del trabajo, de ahí este análisis.
  • Precio: por último, pero no menos importante, necesitamos saber cuánto le costará a tu organización mantener ese nivel de flujo de información interna. Algunas de las herramientas son bastante baratas, pero eso es una rareza en este dominio, y con una buena razón para ello.

¿Cómo Elegir el Mejor Software de Gestión de Portafolio para tus Proyectos?

Ahora, tienes la idea de las herramientas GPP más populares que existen. En este punto, te guiaremos a través de los pasos finales sobre cómo elegir la mejor solución GPP para tu organización. Hazte estas preguntas al elegir el software de GPP:

¿Cuál es tu nivel de madurez de GPP?

De acuerdo con el modelo de Gartner, puedes determinar la madurez de tu empresa colocándola en uno de los 5 modelos (en orden ascendente de madurez):

  1. Reactivo: esto representa a todas las organizaciones con un enfoque ad hoc de proyectos. Hay un requisito mínimo para las herramientas de GPP de gama alta, aunque serán necesarias para el crecimiento de la disciplina.
  2. Emergente: el siguiente nivel de gestión y enfoque de los proyectos. Implica el uso de herramientas básicas de GPP pero en un nivel más frecuente y avanzado.
  3. Integración inicial: sigue un enfoque más holístico para GPP. Este es el punto donde se necesita un patrón de organización más grande. Las decisiones arriesgadas podrían surgir, y el seguimiento de los datos debe estar en punto.
  4. Integración efectiva: este es el punto donde la automatización se vuelve necesaria, y un gerente necesita la mayor ayuda posible para ejecutar todo a tiempo y por debajo del presupuesto.
  5. Innovación efectiva: este es el juego final que todos luchan. Los GPP se utilizan completamente en múltiples niveles, y se instala una Oficina de Gestión de Proyectos Empresariales para facilitar la ejecución.

¿Cuáles son los Requisitos Principales?

Tómate el tiempo para planificar cuidadosamente los requisitos que tu equipo tiene para una herramienta GPP. Analiza el trabajo pasado y los posibles proyectos futuros, y trata de hacer una evaluación lo más objetivamente posible. Utiliza este artículo como base y consulta tantas fuentes como puedas antes de decidir cuál es tu herramienta GPP ideal.

¿Cómo Encajaría la Herramienta GPP en tu Flujo de Trabajo?

Piensa en todas las herramientas que tú y tu equipo utilizan además de una herramienta GPP. Verifica la compatibilidad de integración y ve en qué parte del ciclo del proyecto vas a integrar primero la herramienta recién adquirida.

¿Cuánto Tiempo se Necesita para Configurarlo?

Solo ten en cuenta que es posible que tus proyectos actuales deban detenerse brevemente para integrar completamente una nueva herramienta GPP. Además, piensa en el soporte para diferentes plataformas nativas, como Android y iOS, y, en consecuencia, ajústalo a tu equipo.

Facilidad de Incorporación

Tu equipo necesitará algo de tiempo para aprender y adaptarse al nuevo conjunto de herramientas de GPP que se les presentarán. Ten en cuenta todos los factores como: tiempo para aprender, disponibilidad de material de aprendizaje, capacitación y soporte del proveedor de software, etc.

Costo

Por último, pero no menos importante, estas herramientas de GPP tienen un precio. Después de calcular el presupuesto que tienes para pagarlos, no olvides que cada herramienta GPP se valora con el servicio que brinda.

Otras herramientas PPM

We’ve prepared a list of additional PPM tools that you might consider:

  1. Planview Clarizen

    Best PPM for medium to large enterprises

  2. Adobe Workfront

    Best PPM tool for service teams

  3. Portfoleon

    Best PPM tool for growing organizations

  4. KeyedIn

    Best PPM tool for user experience and user interface

  5. LiquidPlanner

    Best for managing shared resources and projects across the portfolio

  6. Sciforma

    Best for product development and IT

  7. Proggio

    Patent based Enterprise PPM solution for professionals

  8. RAIDLOG.com

    Best for risk management and monitoring

  9. Primetric

    Best for IT service companies & digital agencies

  10. Bubble

    Best PPM tool for project and portfolio prioritization

¿Necesitas Ayuda para Reducir las Opciones?

Esta herramienta es bastante útil. Nos hemos asociado con Crozdesk para brindarte acceso a su “Buscador de software”.

Si ingresas algunos de los detalles sobre tu proyecto y las funciones que buscas en una herramienta de administración de proyectos, generará una lista de herramientas que coinciden con tus preferencias. Sólo debes proporcionar tu correo electrónico y te enviarán una bonita guía en PDF con un resumen de las mejores coincidencias.

¿Qué opinas?

¿Estás de acuerdo con nuestra lista? ¿Cómo abordarías este tema? Hay un montón de factores en la ecuación de gestión del portafolio de proyectos, y los nuevos comentarios siempre son bienvenidos.