¿Qué Debe Cubrirse en una Reunión de Inicio de Proyecto?

Mira esto para un resumen rápido:

Client Kickoff Meeting Agenda | How To Set the Stage for Success

¿Qué Debe Cubrirse en la Reunión de Inicio de Proyecto Previa con el Cliente?

Como mencionamos en artículos anteriores sobre inicios de proyecto, a menudo es productivo realizar una reunión de inicio previa con el cliente antes de la reunión oficial de inicio de proyecto. Esto funciona mejor como una reunión uno a uno entre el gerente del proyecto y el líder del cliente, y puede ser tan simple como tomar un café o almorzar juntos.

El objetivo de esta primera reunión es obtener información específica del cliente sin un grupo de asistentes que puedan tener opiniones encontradas o una idea menos concreta de lo que realmente implica el proyecto. Además, es una excelente oportunidad para comenzar a construir una relación con el cliente.

Aunque cada reunión con el cliente requiere una agenda específica, intenta abordar los fundamentos de la gestión de proyectos. Hemos creado esta agenda de muestra para una reunión de inicio previa con el cliente, con una estimación de tiempos para que puedas ajustarla a una reunión de 60 minutos:

1. Presentaciones – conversación informal para romper el hielo (5 min)
2. Revisar los equipos del proyecto – ¿quién es responsable de qué? (3 min)
3. Proceso de aprobación – proceso y personal encargado de aprobar entregables (3 min)
4. Revisión del Statement of Work – ¿qué vamos a hacer, cuándo, cómo y qué produciremos? (20 min)
5. Discutir RAID (Riesgos, Suposiciones, Problemas, Dependencias) y gestión de cambios – ¿cuál es la postura y el enfoque del cliente para gestionar riesgos y cambios? (3 min)
6. Informes – ¿cómo rastrearemos y comunicaremos el progreso del proyecto, y a quién? (3 min)
7. Colaboración – ¿qué herramientas utilizaremos para trabajar juntos? (3 min)
8. Recursos – ¿qué necesitamos para empezar? (5 min)
9. Agenda de inicio – ¿qué discutiremos en la reunión de lanzamiento con el cliente? (5 min)
10. Varios – ¿hay algo más que debamos discutir? (5 min)

Presentaciones – conversación informal para romper el hielo (5 min)

Mientras el cliente no haya traído a todo su equipo de proyecto, esta es la oportunidad de conversar sinceramente para poder gestionar el proyecto mejor y evitando sorpresas desagradables.

Es buena idea comenzar con una sencilla pregunta para romper el hielo — pregunta cómo ha ido su semana o qué planes tiene para el fin de semana. El objetivo aquí es conocer a tu cliente fuera del contexto del proyecto y construir, con el tiempo, una relación y un nivel de confianza que les permita superar juntos los altibajos del proyecto.

Revisar el equipo del proyecto – ¿quién es responsable de qué? (3 min)

En la reunión de inicio "real", habrá oportunidad de repasar con todo el equipo los roles y responsabilidades, así que el objetivo de conversar sobre el equipo aquí es intentar conocer y compartir una visión de la dinámica del grupo.

Intentas obtener información detrás de escena sobre quién estará involucrado y en qué medida. Quieres saber la mejor forma de relacionarte con ellos para que colaboren en el avance del proyecto. Es muy útil entender quiénes serán aliados o apoyos del proyecto y quiénes podrían generar problemas.

También es una oportunidad para resaltar los recursos que has asignado al proyecto, de modo que el cliente tenga confianza en el equipo que asistirá a la reunión de inicio.  Al mostrar un poco el tras bambalinas de tu equipo, esperemos que el cliente también comparta información sobre las personalidades que podrían influir, para bien o para mal, en el proyecto.

Proceso de aprobación – el proceso y personal encargado de aprobar entregables (3 min)

Después de repasar el "quién es quién" de los equipos del proyecto e identificar al equipo, la transición hacia la gobernanza y quién necesitará aprobar qué durante el proyecto es sencilla. Es importante clarificar desde la Declaración de Trabajo (SoW) lo que se ha asumido en términos de aprobaciones respecto a la línea de tiempo y las rondas de revisión.

Estás intentando comprender, por parte del cliente, si el proceso que asumiste en tu SoW va a funcionar. ¿La línea de tiempo es lo suficientemente larga? ¿Hay suficientes rondas de revisión contempladas en la SoW? ¿Algunos miembros del equipo son difíciles de programar para reuniones o aprobaciones? ¿Estarán de vacaciones durante el proyecto?

Revisión de la SoW – ¿qué haremos, cuándo, cómo y qué entregaremos?

De todos los puntos en la agenda, este probablemente sea el más importante para establecer expectativas, así que vale la pena dedicarle una parte significativa del tiempo. Debes llegar a la reunión de arranque "real" habiendo discutido esto en detalle para que estén alineados con las expectativas.

Esta es una oportunidad para guiar al cliente a través de tu borrador de SoW en detalle, y sí, eso significa detallar cómo se gestionará el proyecto, qué actividades se podrán realizar y en qué medida (dentro del presupuesto y cronograma propuestos), y cuáles serán los entregables. Es importante que destaques las rondas de revisión, las dependencias y los supuestos para que estén en sintonía respecto a lo que el proyecto finalmente entregará.

Si dejas la discusión sobre la SoW para la reunión de arranque "real" con el cliente, puede complicarse: la dinámica de un equipo de cliente grande lanzando opiniones sobre lo que debería estar dentro o fuera del alcance nunca es agradable. Las discusiones sobre el alcance del proyecto es mejor reservarlas para reuniones pequeñas con el cliente donde puedas dialogar sin convertirlo en un debate de mesa redonda.

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Discutir RAID (Riesgos, Supuestos, Problemas, Dependencias) y gestión de cambios – ¿cuál es la actitud y el enfoque del cliente para gestionar riesgos y cambios? (3 minutos)

Como parte de la discusión final de la SoW, vale la pena hablar con el cliente sobre su preferencia para gestionar riesgos y problemas, así como su disposición al cambio. Si puedes, antes de tu reunión, prepara un registro de riesgos o un registro RAID y revísalo durante tu conversación. Establece las expectativas para todo el ciclo de vida del proyecto dejando claro que serán transparentes al identificar y responder a riesgos y problemas de forma colaborativa.

Obtener una comprensión de parte del cliente sobre cuánta flexibilidad existe en el presupuesto será de utilidad. Una forma útil de abordarlo es preguntando al cliente si hay presupuesto adicional para redirigir el proyecto en caso de que surjan nuevas oportunidades, como rondas adicionales de desarrollo de diseño, ampliación de funcionalidades o pruebas de usuario.

Recuerda también, hablar sobre el uso de la contingencia y alinearse sobre para qué sirve y cómo puede utilizarse; ¿es un presupuesto para riesgos y problemas o para acomodar pequeños cambios a medida que avanza el proyecto? Recomienda un enfoque sobre cómo crees que debería usarse para que quede claro qué harán cuando surja algo imprevisto en el proyecto.

Escucha nuestro episodio de podcast sobre registros RAID aquí.

Informes – ¿cómo rastrearemos y comunicaremos el progreso del proyecto y a quién? (3 minutos)

Rastrear el progreso del proyecto requerirá un informe de estado que muestre cómo avanza el proyecto respecto al presupuesto, la línea de tiempo, tareas específicas y hitos. De forma similar a la preparación que necesitarás para demostrar cómo planeas gestionar riesgos, también es útil preparar un informe de estado (que puede crear fácilmente con software para informes a clientes) que puedas compartir con el cliente para asegurarte de que el formato y detalle les resulta adecuado.

Poner en orden el formato y los detalles de tu informe de estado puede ser importante porque normalmente está vinculado a la facturación. Debes asegurarte de que el cliente recibe el nivel adecuado de detalle continuo para que no retrase el pago de facturas. Para ayudar con eso, incluye en tu informe de estado el seguimiento del presupuesto con el importe de la próxima factura y cuándo se facturará.

Acuerden la lista de distribución del informe de estado para que todos los que necesitan estar informados se mantengan actualizados con el avance del proyecto. Siempre es mejor distribuir el informe a un público más amplio del estrictamente necesario para que, en caso de que algo no salga según lo planeado, nadie pueda decir que no estaba al tanto.

Colaboración – ¿qué herramientas usaremos para trabajar juntos? (3 minutos)

La mayoría de los gestores de proyectos y equipos tendrán definida su herramienta de colaboración predeterminada. Pero ya sea Basecamp o Jira, Trello o Businessmap (anteriormente Kanbanize), haz un plan con tu equipo sobre cómo vais a facilitar el trabajo en equipo para que puedas compartir con el cliente un plan de qué herramientas vais a usar y cómo las vais a usar.

Luego, comprueba con el cliente que está conforme con la herramienta seleccionada y que puede usar esa plataforma para compartir archivos, información, actualizaciones de estado y para las conversaciones del proyecto.

Recursos – ¿qué necesitamos para empezar? (5 min)

Siempre hay “cosas” que se necesitan antes de que los proyectos puedan comenzar adecuadamente. Haz una lista de todas las cosas que necesitas recordar pedirle al cliente por orden de prioridad, para que puedan empezar por los asuntos más críticos primero.

• Accesos – CMS, analítica, redes sociales, bancos de imágenes
• Marca – logotipos, tipografías, guías de estilo, plantillas
• Repositorio – archivos del sitio, bases de datos
• VPN – para acceder a la intranet del cliente
• Facturación – ¿a quién deben enviarse? ¿Quién las aprueba?

Agenda de lanzamiento – ¿de qué hablaremos en la reunión de inicio con el cliente? (5 min)

Esta es una oportunidad para repasar la agenda de la reunión de inicio “real”. Para que la reunión de inicio de proyecto sea valiosa, el cliente tendrá que hacer algunos deberes. Como mínimo, debes pedirle que prepare al menos un contexto de proyecto y un resumen de proyecto para compartir durante la reunión de lanzamiento.

Encuentro muy útil que el cliente haga esto en vez de intentar transmitir de forma deficiente lo que has entendido del briefing. Invariablemente, te saltarás algo importante y podrías molestar a alguien presente — pero si dejas que el cliente lo haga, ¡será perfecto!

Varios – ¿hay algo más que tengamos que tratar? (5 min)

Finaliza la conversación con próximos pasos claramente definidos y una oportunidad para que el cliente exponga cualquier otro asunto que desee tratar. Muchas veces, simplemente preguntar; “¿Hay algo más que deberíamos saber?” alentará al cliente a compartir cosas que no había mencionado antes y que conviene conocer.

Y por último, asegúrate de terminar con una nota positiva. Retoma la conversación distendida con la que empezaste: es una oportunidad para generar afinidad y conocer mejor al cliente; descubre qué le gusta hacer fuera del trabajo, qué está viendo en Netflix o qué deportes le interesan. Haz el trabajo previo para conocerlos como individuos y así tener tema de conversación la próxima vez que habléis.

Recuerda compartir las buenas noticias

No te guardes todos los nuevos conocimientos para ti. Después de la reunión con el cliente, vuelve con tu equipo y ponles al día sobre lo hablado para que estén bien preparados para la reunión de inicio.

Una vez cubierto lo que debe tratarse en una reunión previa al lanzamiento con el cliente, pasemos a la agenda para la reunión oficial de inicio del proyecto con el cliente.

¿Qué debe tratarse en una reunión de inicio de proyecto?

Cada proyecto es único, pero es útil repasar los puntos básicos de la agenda de inicio para que el equipo y el cliente estén alineados desde el principio. Hemos creado este ejemplo de agenda de inicio de proyecto para clientes con una estimación aproximada de tiempos, de forma que puedas encajarla en una reunión de 1,5 horas:

1. Presentaciones – ¿quién trabaja en el proyecto y cuál es su función? (15 min)
2. Contexto del proyecto – ¿cómo encaja este briefing en la estrategia general y en otros proyectos? (10 min)
3. Resumen del proyecto – ¿cuál es el problema de negocio y la necesidad del cliente? (30 min)
4. Éxito – ¿cómo sabremos que hemos tenido éxito y qué ha fallado previamente? (10 min)
5. Gestión del proyecto – repaso de cronograma, entregables, riesgos, roles, informes, estimaciones y gestión de cambios (10 min)
6. Varios – ¿qué no hemos tratado que deberíamos tratar? (10 min)
7. Siguientes pasos – ¿cuáles son los siguientes pasos para mantener el proyecto en marcha? (5 min)

Presentaciones: ¿quién trabaja en el proyecto y cuál es su función? (15 min)

Naturalmente, al inicio de una reunión de inicio de proyecto todo el mundo suele empezar presentándose e intercambiando tarjetas. Es probable que en una reunión con muchos responsables y un gran equipo de agencia presente, no todos logren conectar entre sí antes de que comience la reunión.

En lugar de simplemente dar la vuelta a la sala y hacer que todos digan su nombre y su cargo, vale la pena dedicar un poco más de tiempo a las presentaciones para asegurarse de que todos tengan claro cuáles son los roles, responsabilidades y el enfoque que cada uno tendrá en el proyecto. ¡Sólo conocer el nombre y cargo de alguien es bastante inútil!

Lo ideal es que te hayas puesto en contacto previamente con el cliente para obtener una idea de los asistentes a la reunión inicial, pero a medida que comprendas los roles de las personas, también es importante clarificar la gobernanza del proyecto y el proceso de aprobación.

Después de que las personas hayan explicado sus roles, asegúrate de cerrar la discusión consiguiendo claridad sobre quién es el punto único de contacto, quién se hace responsable de qué entregable, quién debe aprobar qué entregables y qué otros interesados estarán involucrados en el proceso.

Un resultado de esta conversación, o incluso en tiempo real en una pizarra, puede ser un RACI (Responsable, Aprobador, Consultado, Informado) para los entregables y el equipo. El RACI ayudará a mitigar cualquier incertidumbre en cuanto a responsabilidades y destacar las fases del proyecto que requerirán una coordinación significativa de la gestión del proyecto.

Antecedentes del proyecto – ¿cómo encaja este briefing en la estrategia general y otros proyectos? (10 minutos)

Esta parte de la reunión de inicio debe ser liderada por el cliente — deberás darle una breve información antes de la reunión para que se prepare para esto. Es una oportunidad para conocer el contexto del proyecto, descubrir temas clave de éxito, entender posibles desafíos por la superposición entre proyectos y explorar potenciales proyectos futuros.

Debes abordar:

• ¿Cuál es su plan estratégico de negocio global?
• ¿Cómo se alinean los objetivos del proyecto con ese plan estratégico?
• ¿Qué proyectos precedieron a este y cuáles es probable que sigan?
• ¿Qué otros proyectos se verán impactados por este?

Resumen del proyecto – ¿cuál es el problema de negocio y la necesidad del cliente? (30 minutos)

Nuevamente, el resumen del proyecto debe ser liderado por el cliente y deberás proporcionarle una breve guía para que se prepare antes de la reunión. Es una oportunidad para que compartan datos específicos del proyecto, brindándonos una comprensión y perspectivas más ricas sobre su negocio y el problema específico que están contratando para que les ayudemos a resolver.

Es una excelente oportunidad para cuestionar al cliente sobre cómo esto se relaciona con la necesidad del cliente; a menudo los propios clientes no lo tienen en cuenta en su planificación. Debes pedirles que aborden todo aquello que consideren útil para comprender:

• Investigación, perspectivas e encuestas a clientes
• Analítica y datos
• Marca
• Pila tecnológica

Si no estás seguro por dónde empezar, te recomendamos consultar nuestro artículo sobre preguntas de descubrimiento que hacer a tus clientes antes de un proyecto.

Éxito – ¿cómo sabremos si hemos tenido éxito y qué ha fallado antes? (10 minutos)

Para que un proyecto tenga éxito, hay que entender qué significa éxito — no es lo mismo para cada proyecto, ni siquiera con el mismo cliente. Cumplir con los plazos, el presupuesto y el alcance es solo el comienzo; necesitas saber qué significa el éxito para todos los interesados clave en el proyecto.

Eso comienza por comprender la estrategia subyacente del cliente y la importancia estratégica del proyecto. Más allá de simplemente construir una nueva app o un sitio web, ¿por qué el cliente quiere que hagamos esto; qué esperan lograr? ¿Y qué hizo mal la agencia o proveedor anterior? ¿Cuáles son los KPI? Asegúrate de que sean SMART — Específicos, Medibles, Accionables, Relevantes y a Tiempo — para que podamos evaluarlos, demostrar el éxito y cuantificar el valor.

Gestión del proyecto – repasar cronograma, entregables, roles, reportes y gestión del cambio (10 minutos)

Siempre hay temas que vale la pena abordar al principio del proyecto antes de que realmente comience, y que luego pueden quedar registrados en un acta de la reunión.

• Revisar el cronograma: presenta un plan de proyecto a alto nivel con las principales fases y hitos para asegurar que todos los interesados y patrocinadores del proyecto estén alineados sobre la secuencia de actividades y que cualquier dependencia que pueda afectar al cronograma quede claramente indicada.
• Revisar entregables: ya deberías haber hablado con el cliente sobre el alcance del trabajo (SoW) y estar alineado en cuanto a actividades, entregables, objetivos comunes y cualquier suposición, pero en la reunión con el grupo más amplio de interesados, vale la pena resumir los entregables y los hitos para asegurar que nadie espere nada diferente.
• Revisar roles y responsabilidades: establece el contacto del día a día y con quién se debe comunicar en determinados aspectos o entregables.
• Revisar la gobernanza del proyecto del cliente: entiende quién estará involucrado en el proceso de aprobación y firma, y cuánto tiempo tomará obtener la aprobación de los entregables, ya que esto puede afectar el cronograma.
• Revisar el plan de comunicación: discute cómo gestionarás los reportes de estado para hacer seguimiento al uso del presupuesto y el impacto en la facturación, y con qué frecuencia comunicarás el estado del proyecto. Conviene tener a mano un ejemplo de informe de estado.
• Discutir la gestión de Riesgos, Problemas y Cambios: comprende la actitud del cliente ante el riesgo y habla sobre el enfoque para gestionarlo colaborativamente.

Varios – ¿hay algo que no hemos discutido y deberíamos? (10 min)

Vale la pena cerrar la conversación dando al cliente la oportunidad de plantear cualquier asunto que desee tratar.

Próximo – ¿cuáles son los próximos pasos para que el proyecto avance? (5 min)

Asegúrate de cerrar la reunión con próximos pasos claramente definidos y resumiendo exactamente lo que el cliente debe hacer para que el proyecto avance, así como lo que harás tú para cumplir con los hitos del proyecto. No olvides hacer un seguimiento por correo después de la reunión de inicio para dejar claros los pasos siguientes y las tareas asignadas.

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No olvides leer los consejos de Sarah Sime sobre qué hacer antes, durante y después de la reunión interna de inicio, y aprende cómo liderar la reunión de la mejor manera aquí.