Propuesta de Proyecto: Guía Completa y Cómo Redactar Una
Como gerente de proyectos, el desarrollo de negocio probablemente no sea una de tus áreas de responsabilidad. Sin embargo, tener la oportunidad de revisar o ayudar a redactar una propuesta de proyecto antes de que se envíe a un cliente puede ayudar a asegurar una entrega del proyecto más fluida.
Después de pasar cerca de una década trabajando en ventas y escribiendo innumerables propuestas ganadoras, me entusiasma compartir algunas ideas y mejores prácticas para que tú y tus equipos aprovechen las propuestas para ganar más negocios y mejores proyectos.
¿Qué es una propuesta de proyecto?
Cuando se trata de hacer una oferta formal para un nuevo trabajo, una propuesta de proyecto generalmente se refiere a un documento escrito que será presentado a un patrocinador interno, un cliente o un posible cliente y que construye un caso de negocio para que tu equipo lleve a cabo un alcance de trabajo.
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La propuesta debe decirle al lector quién hará qué, para cuándo, e incluso por qué y cómo.
¿Cuál es el propósito de una propuesta de proyecto?
El propósito de una propuesta de proyecto es ayudar a alguien a entender por qué tu equipo debería ser el encargado de realizar el trabajo. Por eso es muy importante que una propuesta esté bien elaborada y cuente una historia convincente.
Además de ayudar a tu audiencia externa a entender, la creación de la propuesta es una oportunidad para que el equipo interno se alinee en el alcance del trabajo y planifique cómo lograrlo.
Más sobre por qué son importantes las propuestas de proyecto aquí.
¿Quién crea las propuestas de proyecto?
La persona o equipo responsable de redactar las propuestas de proyecto dependerá en gran medida de la organización y del público objetivo de la propuesta. Si trabajas internamente, en lugar de en una agencia, puede que tú (o la persona que lidera el proyecto) seas responsable de crear la propuesta y compartirla con tu gerente o el aprobador del proyecto.
En un entorno de agencia, a menudo, el proceso de la propuesta de proyecto es liderado por el área de desarrollo de negocio o el equipo directivo de la agencia.
El gerente del proyecto y los miembros clave del equipo pueden ser consultados para determinar la viabilidad y opinar sobre aspectos como las horas estimadas o restricciones que deben abordarse en la propuesta para garantizar el éxito general del proyecto.
Propuesta de Proyecto vs Acta de Constitución del Proyecto vs Plan del Proyecto
En el ciclo de vida típico de un proyecto, la propuesta de proyecto, el acta de constitución del proyecto y el plan del proyecto pueden desarrollarse de manera secuencial pero también pueden superponerse. Es posible que la propuesta de proyecto deba incluir el acta de constitución y el plan propuestos, aunque estos documentos pueden refinarse antes de que el proyecto comience oficialmente.
Una vez que todas las partes hayan acordado el acta de constitución, se puede confirmar el plan del proyecto (o desarrollarlo si aún no existe). El acta de constitución es la guía principal del proyecto y establece cómo se medirá el éxito. Al final del proyecto, el equipo verificará que se haya logrado lo que se definió en el acta.
El plan del proyecto desglosará el trabajo necesario para cumplir con el acta de constitución, y documentará quién hará el trabajo y cuándo se completará. El plan ayudará a mantener al equipo alineado con el calendario general del proyecto y también puede ayudar a asegurar que el presupuesto se utilice correctamente a lo largo del proyecto.
Dos tipos de propuestas de proyecto
Propuestas de proyecto solicitadas (RFP)
En algunos casos, una organización solicita una propuesta de proyecto cuando busca un proveedor o socio para completar un trabajo específico.
En este caso, la organización puede enviarte a ti o a tu equipo un documento formal llamado solicitud de propuesta (RFP). Dependiendo de tu relación con la organización solicitante, esto puede no requerir tanta formalidad y ser simplemente un correo electrónico o incluso una consulta a través de tu sitio web.
Al responder a una RFP, es importante entender que la organización que envió la solicitud puede haberla enviado también a varias (o muchas) otras organizaciones.
En algunos tipos de proyectos, como los gubernamentales o municipales, puede ser obligatorio que la RFP se publique públicamente durante un periodo de tiempo determinado para permitir que cualquier parte interesada responda.
Tu posible cliente puede haber especificado formatos y entregables concretos que necesita para aceptar tu propuesta. Sigue todas las instrucciones cuidadosamente, ya que este no es el momento para improvisar.
Omitir un documento clave o usar un formato diferente podría descalificarte a ti y a tu equipo para continuar en el proceso de selección.
Puedes utilizar software de RFP para ayudarte a gestionar el proceso de creación y envío de respuestas a solicitudes de propuesta.
Propuestas de proyecto no solicitadas
El otro tipo de propuesta de proyecto que puedes crear tú o tu equipo es lo que se denomina una propuesta de proyecto no solicitada. Esto ocurre cuando creas proactivamente una propuesta basada en una necesidad percibida (o expresada informalmente).
Si bien las propuestas no solicitadas son más propensas a ser ignoradas o rechazadas, existen algunas ventajas al crear una propuesta no solicitada. En primer lugar, puedes enfrentarte a menos competencia que en un proceso formal de Solicitud de Propuesta (RFP). Esto se debe simplemente a que te adelantaste al posible cliente.
La otra ventaja de una propuesta no solicitada es la capacidad de crear una solución junto con tu posible nuevo cliente.
Como no existe una Solicitud de Propuesta (RFP) formal, y no estás siendo evaluado según un conjunto específico de requisitos o entregables del proyecto, puedes crear una solución que logre los objetivos del proyecto y que responda directamente a las necesidades y al presupuesto del cliente.
A esto a veces se le llama “llegar antes que la RFP”, y puede ser una ventaja para tu equipo o agencia.
¿Cómo haces esto? A través de una combinación de networking e investigación. Por ejemplo, si estás en un evento de la industria o una conferencia y hablas con clientes potenciales, puede que escuches a alguien mencionar casualmente en un grupo que están considerando rediseñar su sitio web.
Ponerte en contacto con una propuesta (o comenzar a recopilar información para redactar una) antes de que el equipo envíe una Solicitud de Propuesta (RFP) formal puede darte una ventaja.
Otra forma de hacerlo es revisar sitios web o proyectos digitales en los que tu equipo quisiera trabajar. Supón que te encantaría rediseñar la estrategia de marketing digital de cierta empresa. Observa lo que están haciendo actualmente e identifica algunas oportunidades de mejora.
En lugar de esperar a ver si buscan un equipo estratégico, envía tu propuesta con ideas e inspiración sobre cómo podría ser si esta empresa avanzara con tu equipo.
¿Qué Debe Incluir una Propuesta de Proyecto?
No existe un formato único, una fórmula mágica o una lista definitiva de elementos para una propuesta de proyecto eficaz, pero aquí tienes una lista de las secciones más comunes necesarias para asegurarte de cubrir todos tus puntos:
Ejemplo de Esquema para una Propuesta de Proyecto
Resumen Ejecutivo
Proporciona una breve introducción (máximo 1-2 párrafos) que resuma el desafío, la solución y el enfoque que tomarías para los responsables del proyecto.
Esta sección debe estar dirigida a un líder sénior que puede ser responsable de aprobar el proyecto en general pero que no necesita todos los detalles técnicos de cómo se realizará el trabajo o quién participará. Así que mantenlo a nivel general e incluye la información más importante de manera concisa.
Nuestra Comprensión
Reformula el desafío y los antecedentes del proyecto de manera que demuestres que comprendes las realidades, limitaciones y el valor inherente de resolver ese reto.
Si tu equipo ha tenido conversaciones preliminares con el cliente o equipo potencial, emplea parte del lenguaje que escuchaste en estas conversaciones para mostrar que estuviste atento y comprendes lo que buscan.
Nuestra Solución y Enfoque Propuesto
Esta será una de las secciones más extensas de la propuesta y contendrá la mayor parte del contenido esencial. Debe incluir lo siguiente:
- Descripción de la solución y enfoque propuestas
- La metodología que utilizarás para gestionar el proyecto
- La manera en que te comunicarás con las partes interesadas
- El alcance del proyecto y los entregables que producirás,
- Métricas que utilizarás para medir el éxito del proyecto
- El valor general que completar el proyecto aportará a la organización
Plan de Proyecto y Hitos Clave
Demuestra que tienes un plan de proyecto realista y un marco temporal adecuado para lograr el objetivo en el contexto del negocio de tu comprador.
Antes de presentar este cronograma a tu cliente o socio potencial, asegúrate de contar con la aprobación de algunos integrantes de tu equipo que se encargarán del trabajo, para sentirse seguros de que la línea temporal es alcanzable y los hitos están correctamente identificados. La gestión de recursos solo será buena si el cronograma y el plan del proyecto son realistas y viables.
Costos del Proyecto
Indica el costo para entregar los resultados deseados. Tu tarifa debe incluir honorarios por servicios, cargos adicionales, contingencias y tributos (si corresponde). Siempre que sea posible, describe esto en términos de valor: ¿qué obtendrá tu comprador respecto a resultados e impacto? Si sabes el presupuesto objetivo de tu posible cliente, señala cómo lo has incorporado.
Si la cifra parece poco realista, abórdalo en tu propuesta. Recomiendo que proporciones dos conjuntos de costos. Uno que muestre qué puedes hacer dentro de su presupuesto objetivo y otro con los costos reales de todo lo que han solicitado.
En este último caso, asegúrate de presentar la propuesta de valor para explicar por qué una mayor inversión en este trabajo ahora será beneficiosa a largo plazo.
Miembros Propuestos del Equipo
Si trabajas para una agencia pequeña o te sientes seguro de saber cómo vas a asignar al personal en el proyecto propuesto, agrega esta sección a tu propuesta. Esto te ayudará a demostrar que tienes personas calificadas para realizar el trabajo y a entusiasmar a tu posible cliente con el equipo específico del proyecto.
Debes explicar claramente qué aportará cada miembro al éxito del proyecto y las habilidades o conocimientos especiales que cada persona aportará al equipo.
Estudios de caso o premios
¡Aquí es donde puedes presumir un poco! Demuestra que tienes las habilidades y experiencia para entregar proyectos exitosos de este tipo. Cuando sea posible, muestra que ya lo has hecho antes a una escala comparable.
Si bien el enfoque de tu propuesta debe estar en lo que harás para beneficiar al cliente específico, incluir algunos testimonios, estudios de caso o premios que respalden tu experiencia puede ayudarte a ganar el negocio.
Si tienes clientes anteriores satisfechos que estén dispuestos a actuar como referencia para tu equipo, considera compartirlo en la propuesta (con permiso) para que tu cliente potencial pueda saber más sobre cómo es trabajar contigo.
Suposiciones y necesidades
Expón las suposiciones que has hecho como base de tu presupuesto y deja en claro qué necesitas de tu comprador durante el proyecto para poder alcanzar los objetivos que se hayan acordado. Por ejemplo, cosas como:
- Esta propuesta asume que el cliente proporcionará los textos para la página de destino y las nuevas páginas del sitio web antes de la fecha X.
- Los precios en esta propuesta cubren tres rondas de retroalimentación y revisiones de diseño.
- Todos los interesados asistirán a las reuniones de revisión de diseño y proporcionarán sus comentarios en un plazo de cinco días hábiles.
- El equipo del proyecto tendrá acceso de edición al backend del sitio web y a los plugins relevantes.
- El cronograma del proyecto depende de que el alcance del trabajo (SOW) sea firmado antes de la fecha X.
Información complementaria
Proporciona cualquier información adicional o recursos extra que quieras o necesites compartir. Esto puede incluir una descripción general de la empresa/el equipo, información técnica, descripciones detalladas de la funcionalidad de la solución, flujos de aprobación propuestos, el software de gestión de proyectos y las herramientas de comunicación que vas a utilizar, cualquier formulario, acuerdos de servicio o lenguaje de contrato preliminar.
En cuanto al orden, la secuencia en la que presentes esta información (e incluso si la incluyes) dependerá totalmente de tu audiencia y de lo que les interese.
Léelo de nuevo: esto se trata de lo que le interesa a tu audiencia, no de cómo tú quieres estructurarlo. Piénsalo como contar una historia que genera emoción y convicción, incluso si no se lee de principio a fin.
¿Cómo es una propuesta de proyecto?
Existen muchos tipos diferentes de formatos de propuestas pero, en lugar de intentar cubrirlos todos, veremos dos extremos del espectro: presentaciones breves en diapositivas y documentos largos.
La propuesta breve en diapositivas
Cuando tienes la oportunidad de presentarte ante una audiencia de alto nivel pero solo dispones de poco tiempo para convencerlos de que tu enfoque es el correcto, una presentación breve y contundente que provoque diálogo es tu mejor apuesta. Piénsalo como tu "elevator pitch".
Aunque probablemente dispongas de más de 2-3 minutos, debes asegurarte de no dejar lo más importante para el final y exponer los puntos más relevantes y convincentes sin nada de relleno.
Por lo general, se trata de una presentación de entre 5 y 15 diapositivas que aborda exactamente lo que le importa a tu audiencia. Eso significa que realmente debes tomarte el tiempo de ponerte en la mentalidad de tu comprador:
- ¿Sienten que necesitan un equipo que comprenda profundamente sus retos empresariales y la política interna para ser efectivos?
- ¿Buscan un enfoque infalible adaptado a sus necesidades en lugar de una metodología genérica?
- ¿Buscan pruebas de que puedes ofrecer resultados tangibles mientras evitas los riesgos que les quitan el sueño?
Este formato evita deliberadamente adentrarse en los detalles y normalmente da prioridad al impacto empresarial sobre las minucias de tu metodología y el trabajo diario del proyecto. También procura responder las preguntas clave dejando algo de misterio para impulsar una conversación más profunda.
Cuando ensayes tu presentación, debe ocupar menos de la mitad del tiempo asignado para la reunión, con el fin de dejar espacio a la discusión en tiempo real durante la exposición. Y aunque este tipo de propuesta de proyecto puede compartirse fuera de la reunión y sostenerse por sí misma, su propósito principal es servir de puntos de conversación para los ejecutivos mientras buscan obtener la aprobación de sus equipos.
Ventajas:
- Más rápido de elaborar
- Ideal para una audiencia ejecutiva
- Eficaz para impulsar una conversación
Desventajas:
- Requiere mucha síntesis
- No deja mucho espacio para el detalle
El documento de formato largo
Cuando te piden que describas en detalle tu enfoque a un panel de responsables de distintas áreas que valoran aspectos muy diferentes, probablemente sea necesario un documento más extenso.
Este puede tener prácticamente cualquier longitud (he hecho documentos de 30 páginas, de 220 páginas y de todo lo que hay entre ambos extremos), pero lo fundamental es que esté bien organizado en capítulos que tengan sentido para tus lectores. Esta es tu oportunidad para convencer al arquitecto empresarial de que tu enfoque probado para la integración de sistemas heredados se adaptará a sus necesidades durante años.
Esta es tu oportunidad para recalcar el valor de tus filosofías de diseño centrado en el ser humano al director de experiencia del cliente. Es tu momento de mostrar cómo planeas colaborar con su equipo de inteligencia de negocios para construir un motor analítico que aproveche el aprendizaje automático y la inteligencia artificial de próxima generación.
Este formato utiliza su contenido para dirigirse directamente a los responsables de decisiones concretos y refuerza los temas clave de éxito a lo largo del documento. Relata una buena historia si se lee por completo, pero también anticipa que podría leerse fuera de orden o que algunos lectores solo se interesarán por las secciones relevantes para ellos.
Busca responder una amplia gama de preguntas dando vida al proyecto ante sus lectores. En algunos casos, contiene tanto detalle que partes del mismo pueden utilizarse para el SoW.
Ventajas:
- Permite mayor nivel de detalle
- Partes pueden ser usadas para el SOW
- Ideal para un panel de revisores con valores y prioridades diversas
Desventajas:
- Puede reemplazar la conversación
- Requiere un proceso intenso de redacción de propuestas
Plantilla y ejemplo de propuesta de proyecto
Para los miembros de la comunidad DPM, ofrecemos diversas plantillas y ejemplos de propuestas de proyectos que puedes usar o que pueden inspirarte a crear tus propias propuestas ganadoras.
Tener una plantilla, así como ver ejemplos de otras propuestas, puede ayudarte a identificar qué funciona y qué no. Cuando revises ejemplos de propuestas, ponte en el lugar de un cliente potencial. ¿Qué pensarán? ¿Qué aspectos resonarán con ellos?
Observar otras propuestas, incluso de fuera de tu sector, puede aportar mucha inspiración. Fíjate en lo que te gusta y analiza si notas alguna tendencia que puedas aprovechar al redactar tus propias propuestas.
Cómo crear una propuesta de proyecto
Crear propuestas de proyectos no tiene por qué ser abrumador; usando una plantilla como la que acabamos de revisar, quizá quieras empezar proactivamente creando tu propia plantilla (o plantillas, si ofreces varios servicios) para que estén listas para personalizar.
Cuando estés listo para crear una propuesta para un nuevo cliente, aquí tienes un proceso fácil y paso a paso para que sea más sencillo colaborar con tu equipo y dejar una buena impresión.
- Determina qué servicios vas a proponer
- Elige la plantilla de proyecto adecuada de tu biblioteca de plantillas
- Esquematiza la oferta, el equipo de proyecto y toda la información clave para este proyecto específico
- Añade todos los detalles relevantes a tu propuesta, asegurándote de que esté 100% personalizada. Puede que tengas que eliminar información que no sea relevante para esta oportunidad.
- Pide a los miembros del equipo del proyecto o a colegas que revisen la propuesta. ¿Hay algo poco razonable o poco claro? ¿El tiempo y los precios parecen adecuados para el alcance del trabajo?
- Aborda cualquier comentario o sugerencia recibida en el paso anterior.
- Vuelve a pasar la propuesta por una revisión y aprobación final.
- Envía tu propuesta a tu cliente potencial (o preséntala en una presentación)
- ¡Cruza los dedos y espera la buena noticia de que tu propuesta ha sido aceptada!
Ahora es más fácil que nunca crear plantillas de propuestas. Existen muchos tipos de software para propuestas que generan propuestas de ventas y de proyectos hermosas e interactivas. Estos incluyen Qwilr, PandaDoc, Proposify, e incluso Canva y Google Slides pueden usarse para este fin.
Cualquiera sea la herramienta que elijas para crear y distribuir tus propuestas, es importante mantener actualizada tu biblioteca de plantillas, para que las propuestas puedan crearse de forma rápida, precisa y eficiente.
Las plantillas desactualizadas pueden provocar trabajo adicional o hacer que envíes a los clientes servicios antiguos, o peor aún, tarifas desactualizadas, lo que significa que dejas dinero sobre la mesa.
Obtén más información sobre el proceso de creación de una propuesta de proyecto aquí.
Próximos pasos
Ahora que cuentas con ejemplos, plantillas y un proceso claro para crear buenas propuestas de proyectos, hay una habilidad más que tal vez quieras perfeccionar para llevar tus propuestas al siguiente nivel.
Esta es la capacidad de estimar el trabajo de los proyectos. Que un cliente acepte una propuesta de trabajo que no fue estimada correctamente podría costarle caro a tu equipo o agencia.
¡Por eso es tan importante estimar con precisión y proporcionar una cantidad razonable y realista de horas y presupuesto para el proyecto! Si necesitas consejos y estrategias para hacer estimaciones más precisas en cada fase del ciclo de vida del proyecto, revisa nuestra guía para crear estimaciones.
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