Pronóstico de Recursos: Mejores Prácticas, Pasos y Ejemplos
La previsión de recursos ayuda a optimizar el rendimiento de los proyectos mediante una planificación eficaz de los recursos. Esto incluye habilidades, materiales, equipos, recursos humanos y un presupuesto. Para prever tus recursos de manera efectiva, debes analizar los requisitos del proyecto, los riesgos, el presupuesto y los plazos para garantizar que los recursos estén disponibles cuando se necesiten para entregar tu proyecto con éxito.
Los resultados que logres tendrán un impacto significativo: las asignaciones del equipo serán visibles, las cargas de trabajo estarán equilibradas, habrá menos cuellos de botella, los costos serán más fáciles de gestionar y tus proyectos se entregarán a tiempo porque anticipaste lo necesario, cuánto costaba y cuándo se necesitaba.
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¿Qué es la previsión de recursos?
La previsión de recursos es una herramienta y técnica en la planificación de proyectos. Consiste en estimar la demanda de recursos futuros que requiere un proyecto desde la iniciación hasta el cierre o de sprint a sprint.
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Normalmente se realiza utilizando software de gestión de recursos.
¿Qué factores afectan a la previsión de recursos?
Al planificar un nuevo proyecto, comienza con una comprensión clara de su tipo, alcance y el marco de entrega. Esta información te ayudará a tomar decisiones de planificación de la capacidad sobre los recursos disponibles. Las métricas de utilización de recursos que informan una toma de decisiones óptima sobre los recursos incluyen:
- Presupuesto: Conocer tu presupuesto te permite priorizar el retorno de la inversión del proyecto, asignando estratégicamente los recursos a diferentes actividades. Un presupuesto saludable deja claras las prioridades estratégicas y dispone de un colchón de riesgo adecuado (entre el 10% y el 20%).
- Alcance: Un alcance bien definido orienta y guía la identificación y selección de los recursos del proyecto. Es la brújula de referencia para el desbordamiento del alcance, que puede afectar negativamente a la precisión de la previsión de recursos.
- Habilidades y nivel de experiencia de los miembros del equipo: Los miembros del equipo reciben distintas tareas, y el nivel de esfuerzo (LOE) que requiere cada uno para completarlas variará. Para asegurar una previsión saludable de recursos, asigna los miembros con más habilidades y experiencia a las tareas críticas, los de menos habilidades o experiencia a tareas menos esenciales y ten en cuenta tareas redundantes o recurrentes cuando corresponda.
- Vacaciones y ausencias inesperadas: La asistencia influye notablemente en la precisión de la previsión de recursos si no se incluyen tiempos libres planificados o porcentajes estimados de ausencias no planificadas. Para mitigar las ausencias inesperadas, fomenta relaciones sólidas basadas en comunicación positiva y constante, confianza, transparencia y prácticas de liderazgo que ofrezcan seguridad psicológica.
- Miembros del equipo a tiempo completo vs. freelance o a tiempo parcial: Tu estrategia de previsión de recursos puede optimizarse evaluando estratégicamente cómo aprovechar mejor los recursos internos (personal a tiempo completo) y cuándo es necesario recurrir a recursos externos (contrataciones a tiempo parcial o freelancers). Los empleados a tiempo completo son una opción económica para tareas de larga duración. Un miembro del equipo a tiempo parcial o freelance es una buena opción para tareas que requieren habilidades especializadas durante un periodo corto.
- Proyectos próximos e inesperados: Tener claridad sobre lo que es crítico y lo que no lo es y construir flexibilidad en tu previsión de recursos te permite anticipar las necesidades futuras para apoyar los cronogramas de proyectos dentro del portafolio. Mantén la flexibilidad de tu equipo asignándoles suficiente trabajo para ocupar el 80% de su semana laboral. Si los miembros de tu equipo están al 100% de capacidad, tu capacidad de ser ágil frente a riesgos o demandas en competencia desaparece y tu previsión de recursos quedará desfasada. El 80% es el nuevo 100% para evitar el agotamiento.
- Herramientas organizacionales y tecnología determinan tu acceso, visibilidad y capacidad en la planificación de recursos para tomar decisiones estratégicas que optimicen el rendimiento del proyecto. Las herramientas adecuadas de gestión de recursos te permiten mitigar riesgos y asegurar la rentabilidad.
¿Por qué es importante la previsión de recursos?
La previsión de recursos es un esfuerzo de planificación crítico directamente vinculado a la salud de los proyectos y su finalización exitosa. Optimizar la manera en que planificas los proyectos te permite controlar los resultados de los proyectos de manera más efectiva.
Una previsión precisa de recursos conduce a resultados exitosos del proyecto, como entregas a tiempo y un sólido desempeño financiero. La previsión de recursos tendrá en cuenta las demandas de recursos a nivel de cartera, mitigando retrasos debidos a la programación.
Repetir esta buena práctica te proporcionará acceso a métricas de referencia de conocimiento para proyectos futuros y garantizar la salud de los proyectos. Una previsión de recursos brinda a las partes interesadas y a los gerentes de proyecto lo que necesitan para tomar decisiones informadas.
Cómo Prever Recursos Para Proyectos en 7 Pasos
A continuación, te explicamos cómo prever los recursos para un proyecto y hacer de esto una práctica habitual de gestión de recursos del proyecto:
1. Revisa Tu Cartera de Proyectos (Portafolio de Programas de Proyectos)
Revisar tu cartera de proyectos aclarará qué recursos compartidos están siendo utilizados en otros proyectos. Debes comunicarte con otros gerentes de proyecto para colaborar en cómo integrar tu proyecto en la cartera de manera efectiva sin interrumpir otros proyectos.
Hacer esto te dará una idea de cuándo puede llevarse a cabo tu proyecto y una duración realista basada en la capacidad de los recursos humanos compartidos. Una vez que hayas revisado la cartera, podrás determinar los requisitos completos de recursos y las habilidades necesarias para el proyecto con el fin de estimar el tiempo y el presupuesto.
Tareas a realizar:
- Utiliza tu software de gestión de proyectos para mapear tu cartera de proyectos.
- Programa reuniones con otros gerentes de proyecto para discutir la asignación de recursos.
- Ajusta los cronogramas del proyecto en función de la disponibilidad de recursos compartidos.
2. Determina los Requisitos de Recursos y Habilidades Necesarias Para el Proyecto
Aplica tus conocimientos sobre los recursos y habilidades necesarios creando una estructura de desglose de recursos (RBS). Piensa en el alcance del proyecto y enumera las habilidades, niveles de experiencia, tipo de contratación, equipos, software y materiales requeridos para tu proyecto. Incluye todos los costes, tanto directos como indirectos, para crear una previsión presupuestaria de recursos completa. No olvides considerar gastos por cosas como viajes, permisos, herramientas y otras tarifas.
Una vez que hayas determinado los requisitos de recursos y habilidades necesarias para tu proyecto, puedes revisar datos de proyectos similares para ayudar a tu planificación de la gestión de recursos.
Tareas a realizar:
- Crea una RBS detallada en tu herramienta de gestión de recursos.
- Haz una lista de todas las habilidades, recursos y costes requeridos.
- Usa datos de proyectos anteriores para informar tus estimaciones de presupuesto.
3. Revisa Datos de Proyectos Similares Anteriores
A continuación, compara las similitudes entre los datos históricos de proyectos y tu proyecto actual. ¿Qué funcionó bien en la asignación de recursos en proyectos anteriores? ¿Qué necesitó mejora? Toma nota de cuáles estimaciones de recursos de proyecto variaron más con respecto a los resultados reales.
Después de revisar los datos de proyectos similares anteriores, documenta cómo implementarás las mejoras en tu proyecto como gerente de proyectos. Asegúrate de tener en cuenta posibles riesgos en los puntos clave de la línea de tiempo del proyecto.
Analizando los datos de proyectos pasados, puedes determinar la disponibilidad de recursos y habilidades necesarias, agregando una estructura fiable a tu previsión de recursos.
Tareas a realizar:
- Utiliza tu software de gestión de proyectos o software de informes para agencias de marketing para obtener informes de proyectos similares anteriores.
- Identifica patrones en el uso de los recursos y ajusta tus previsiones en consecuencia.
- Documenta mejoras y estrategias de mitigación de riesgos de recursos.
4. Determina la disponibilidad de recursos y habilidades que tiene tu equipo
Explora los perfiles existentes de los miembros del equipo en tu software de gestión de flujos de trabajo. Identifica quién posee las habilidades que tu proyecto requiere y verifica su disponibilidad.
Si ciertos miembros del equipo no están disponibles, conversa sobre la posible flexibilidad en sus agendas. Una vez que sepas cuáles miembros tienen las habilidades necesarias y hayas confirmado su disponibilidad, puedes asignarles tareas del proyecto.
Para el resto de los recursos, la identificación del tiempo, precio y modo de acceder a ellos variará. Es esencial documentar estas variables en tu previsión de recursos para rastrear la adquisición y uso de todos los recursos en un proyecto. Una vez que determines la disponibilidad de recursos y habilidades, puedes asignar formalmente a los miembros del equipo a sus tareas.
Tareas de acción:
- Actualiza los perfiles de los miembros del equipo en tu software con sus habilidades y disponibilidad.
- Confirma la disponibilidad de recursos con tu equipo.
- Ajusta las asignaciones del proyecto en función de la capacidad de los miembros del equipo.
5. Asigna recursos a tareas
Una vez que entiendas las habilidades necesarias para tu proyecto, puedes comenzar a asignar tareas a tu equipo. Es importante hablar con los miembros del equipo para obtener una mejor comprensión de la complejidad de las distintas tareas del proyecto. Ellos pueden aportar información útil sobre la duración, los recursos necesarios y los posibles periodos de espera. Una vez que asignes los recursos a las tareas, puedes estimar el esfuerzo y el tiempo requerido para cada tarea.
Tareas de acción:
- Utiliza el software de gestión de proyectos para asignar recursos a tareas.
- Comunícate con los miembros del equipo para refinar las estimaciones de tareas.
- Ajusta las asignaciones según sea necesario para asegurar una asignación óptima de los recursos.
6. Considera ausencias inesperadas, rotación de personal y tendencias de contratación
Es imprescindible en la previsión de recursos considerar tanto las ausencias inesperadas o planificadas, como la rotación de personal y las tendencias de contratación. Al hacerlo, asegurarás la salud del proyecto mitigando de forma proactiva el posible impacto de estos factores en los plazos y el presupuesto del proyecto.
Los gestores de proyectos pueden emplear técnicas de reserva y planificación de contingencias para considerar ausencias. La planificación de la sucesión es una forma interna útil para afrontar la rotación de personal, además de contar con una estrategia de contratación proactiva.
Tareas de acción:
- Incluye planes de contingencia en tu cronograma de proyecto.
- Capacita a los miembros del equipo en varias funciones y documenta los procesos clave.
- Mantente actualizado sobre las tendencias de contratación en la industria y ajusta tus planes en consecuencia.
Aquí tienes algunas técnicas que te ayudarán a prepararte:
- Cubre los huecos por ausencias planificadas durante la fase de planificación (organiza un jefe de proyecto de respaldo que se incorpore al proyecto si vas a ausentarte)
- Contrata con anticipación y dedícale tiempo a este esfuerzo
- Aborda las carencias de habilidades en los recursos desde el principio (puedes identificarlas usando un análisis de brechas de recursos)
- Asegura comunicación frecuente y con propósito entre tú y el equipo
- Capacita de forma cruzada a miembros del equipo que estén interesados en un área de habilidad y que puedan ofrecer apoyo en caso de ausencia
- Aprovecha las herramientas de automatización de flujos de trabajo
- Adopta el trabajo flexible siempre que sea posible, ya que esto permite a las personas trabajar desde cualquier lugar según sus necesidades
7. Supervisa y ajusta según sea necesario
Un pronóstico de recursos es solo un componente de un excelente plan de gestión de recursos del proyecto. Debes monitorear continuamente tu proyecto y ajustar tu pronóstico de recursos según sea necesario, aprovechando datos en tiempo real y herramientas de comunicación mejoradas para mantenerte flexible y receptivo ante los cambios.
Recomiendo utilizar software de gestión de recursos para monitorear y ajustar las actividades del proyecto según sea necesario. Estas herramientas son tus compañeras de confianza para dar visibilidad sobre las personas, los cronogramas y el estado de las actividades. Los beneficios de la colaboración entre funciones se hacen simples y accesibles.
Con comunicaciones centralizadas mejoradas, puedes permanecer flexible y responder rápidamente al cambio.
Acciones recomendadas:
- Utiliza tu software de gestión de proyectos para hacer seguimiento del progreso y realizar ajustes.
- Programa reuniones periódicas con tu equipo para hablar sobre la asignación de recursos.
- Actualiza tu pronóstico de recursos con base en datos en tiempo real y retroalimentación.
Mejor software de gestión de recursos
Las mejores herramientas para programar, dar seguimiento y optimizar los recursos del proyecto.
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El software de pronóstico de proyectos también es útil para prever de manera integral recursos, cronogramas y presupuestos de proyectos.
Ejemplo de pronóstico de recursos
Aquí tienes un ejemplo de cómo podrías hacer el pronóstico de recursos en un proyecto de muestra.
1. Descripción general del proyecto
- Nombre: The Fun App
- Duración: 4 meses
2. Descripción general de recursos
Según la definición de alcance, tendrás una idea de lo que se requerirá. Sin embargo, esto solo informará parcialmente la lista de recursos. Debes descomponer tu alcance en una estructura de desglose del trabajo (WBS). Esto puede hacerse usando una pizarra digital, un software de WBS específico, o una plantilla de WBS.
En tu WBS, verás las tareas y actividades necesarias para completar el proyecto. Luego puedes preguntarte qué se necesita para cada entregable y realizar un análisis de habilidades. Con una idea clara de lo que se requiere, puedes estimar los recursos para cada tarea.
A continuación, calcula la duración de cada tarea en el WBS. Con esta información, revisa la disponibilidad de los miembros de tu equipo y otros recursos. ¿Aparecen riesgos?
Identifica riesgos potenciales para informar tu plan de gestión de riesgos; considera ausencias, mercados y tecnología. Evalúa cómo estos factores pueden impactar el proyecto y ajusta en consecuencia.
Establece tu plan de pronóstico de recursos describiendo claramente cómo se asignarán y gestionarán todos los recursos del proyecto durante toda la duración del proyecto. Define roles y responsabilidades de manera clara y transparente, y ten listo tu plan de contingencia: es tu herramienta más cercana a una bola de cristal.
Esto es lo que arroja este ejercicio:
Equipo del proyecto: compuesto por personal interno y un redactor freelance
- Project Manager x1: responsable de la salud del proyecto, entrega y descubrimiento de las necesidades del cliente
- Diseñador(a) de aplicaciones x1: responsable de la experiencia del usuario, wireframes, diseño para requisitos de código y prototipo visual completo
- Desarrollador(a) de aplicaciones x1: responsable del correcto funcionamiento del alcance de la app, desarrollo del prototipo completamente funcional y lanzamiento exitoso del producto
- Creativo visual x1: responsable de todo el contenido visual
- Redactor(a) freelance x1: responsable de todo el contenido escrito
- Tester de aseguramiento de calidad x1: responsable de testeo y mitigación de problemas/errores en la app
Otros recursos:
- Licencias de software de diseño y desarrollo x2 @100 por licencia
- Honorarios de freelancer x1 @ $50 por hora
- Equipamiento: existente, sin costes fijos nuevos
- Materiales: espacio de oficina existente, sin costes fijos nuevos
3. Desglose de Recursos
- Fase 1: Diseño
- Diseñador, Gestor de Proyecto
- Fase 2: Creación de Contenidos
- Creativo Visual & Redactor Freelance, Gestor de Proyecto
- Fase 3: Desarrollo
- Desarrollador, Gestor de Proyecto
- Fase 4: Pruebas y Revisiones
- Especialista en Control de Calidad, Gestor de Proyecto
- Fase 5: Lanzamiento
- Desarrollador, Gestor de Proyecto
4. Plan de Contingencia
- Ausencias:
- Una lista de contactos contratados para suplir en caso de ausencia de un redactor.
- Personal interno con habilidades superpuestas que puede suplir al diseñador, desarrollador o gestor de proyecto ausente
- El cliente puede proporcionar retroalimentación una vez al inicio y final de cada fase.
5. Monitorear y Ajustar
- Revisar el progreso del proyecto en el software de automatización de flujos de trabajo (gestión de proyectos) y ajustar tareas, modelos de asignación, o tiempos según sea necesario para asegurar la salud del proyecto.
- Utilizar márgenes de tolerancia al riesgo para ajustar según circunstancias imprevistas.
Mejores Prácticas para la Previsión de Recursos
Las mejores prácticas en la previsión de recursos para la gestión de proyectos te ayudarán a optimizar y estandarizar procedimientos para asegurar múltiples entregas de proyectos exitosas.
- Planifica con anticipación: Explora qué se requiere, cuándo y durante cuánto tiempo usando los pasos mencionados anteriormente.
- Optimiza la asignación de recursos: Dedica más tiempo a actividades facturables o de alto valor y menos a "trabajo sobre el trabajo".
- Prepárate para adaptarte: El cambio es inevitable. Deja espacio para la flexibilidad en el tiempo y presupuesto del proyecto, especialmente donde la previsión históricamente ha fallado en proyectos anteriores.
- Usa software de gestión de proyectos: La automatización del flujo de trabajo y las herramientas de previsión reciben diferentes nombres y ofrecen características similares en general. Elige una para optimizar el rendimiento del proyecto y del equipo.
- Comunica y colabora: Con el equipo del proyecto, a lo largo de la organización, con tus partes interesadas y en tu red. Comunícate adecuada y consistentemente para construir relaciones. La comunicación y colaboración te ayudarán a acceder a recursos, cubrir vacantes y aprovechar tu red para enfrentar desafíos, ya sea una oferta en licencias de software o una suplencia por ausencia de un empleado.
- Revisa y actualiza regularmente la previsión de recursos: Esto te permitirá mantenerte enfocado, mitigar riesgos y responder de inmediato si otras áreas del negocio o equipos de proyectos necesitan tomar prestados recursos.
- Practica: Prueba nuevas habilidades de gestión de recursos y hazlo de forma constante. Es una habilidad: cada vez que practiques, notarás mejores resultados.
Encuentra más mejores prácticas de gestión de recursos aquí.
Desafíos Comunes en la Previsión de Recursos
No temas si te enfrentas a desafíos en la previsión de recursos. Surgirán. No se trata de evitar un desafío, sino de estar preparado con un plan para cuando surja uno. Enfrenta los desafíos con valentía y tacto.
- Programación de recursos: Planea reemplazos temporales para los miembros del equipo con tiempo libre programado y capacita a empleados internos para cubrir esos puestos y así evitar tarifas de contratación y retrasos. Nunca sobrecargues a los empleados y utiliza una herramienta de programación de recursos o una plataforma de planificación de capacidad para monitorear la capacidad.
- Retrasos del cliente: Los clientes pueden retrasar el progreso si tardan en comunicarse. Considera incluir requisitos de retroalimentación en el contrato.
- Cronogramas de proyectos inexactos: Para evitar recursos restringidos o incluso el fracaso del proyecto, considera el portafolio de proyectos y las necesidades de tu proyecto, y trabaja con los miembros del equipo para insertar proyectos asegurando un portafolio equilibrado. La comunicación y las habilidades de negociación son fundamentales.
- Transparencia presupuestaria: Asegúrate de tener acceso a la lista completa de todos los elementos en el presupuesto del proyecto y sus estimaciones presupuestarias, sumando hasta el total del presupuesto del proyecto. A medida que se den los gastos reales, agrégalos al presupuesto y haz seguimiento de las variaciones. Cuida la salud del presupuesto comparando presupuestos con facturas, asegurando precisión y sólo variaciones razonables.
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