5 Formas de Mejorar tu Proceso de Gestión de Proyectos Digitales
El “proceso de gestión de proyectos digitales” puede referirse a muchas cosas:
- el proceso para un tipo específico de proyecto digital, como un sitio web o una aplicación
- las fases del ciclo de vida de la gestión de proyectos, o
- procesos de gestión de proyectos específicos, como la gestión de riesgos o la gestión de cambios
Puedes encontrar guías sobre el ciclo de vida del proyecto digital, metodologías y varias guías paso a paso para procesos específicos.
Hoy hablaré sobre los procesos que los gestores de proyectos llevan a cabo diariamente, semanalmente y mensualmente, y cómo mejorar estos procesos para entregar proyectos más exitosos.
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¿Por qué?
Porque, según una investigación de PMI, el 58% de las empresas afirma que tener prácticas y procesos más establecidos es crucial para el éxito de sus proyectos. Lo que significa que es fundamental definir temprano y bien los procesos de gestión de proyectos digitales de tu organización. Este artículo te ayudará.
Breve introducción a la gestión de proyectos digitales
Si bien la gestión de proyectos digitales está estrechamente ligada al mundo de la gestión de proyectos, hay algunas diferencias clave a destacar.
La gestión de proyectos digitales se ocupa de gestionar proyectos que involucran elementos digitales. Sigue el ciclo de vida habitual de la gestión de proyectos.
Las principales etapas de este ciclo de vida son inicio del proyecto, planificación del proyecto, ejecución del proyecto, seguimiento y control, y cierre del proyecto. Este es el flujo básico del proceso de gestión de proyectos digitales.
En los proyectos digitales, el papel del gestor de proyectos digitales requiere saber un poco de todo sobre los proyectos en los que trabaja. Esto puede incluir aseguramiento de calidad, UI/UX, diseño gráfico, programación, alojamiento web, SEO y analítica, junto con las habituales responsabilidades de gestión de proyectos.
5 formas de mejorar tus procesos de gestión de proyectos digitales
Existen tres niveles básicos en los que podría estar tu organización:
- Puedes tener procesos completamente establecidos que funcionan bien y dejan margen para la adaptabilidad.
- Puedes tener algunos procesos implementados que necesitan ajuste o ampliación.
- Puedes no tener ningún proceso implementado.
Si te encuentras en el punto 2 o 3 de la lista, hay varias formas en las que puedes mejorar o crear tu proceso de gestión de proyectos digitales. Aquí tienes algunas sugerencias:
1. Usa herramientas
Existen muchas herramientas diseñadas para facilitar la creación y mejora de procesos. Algunas de las más comunes son:
- Software de gestión de flujos de trabajo para diseñar y automatizar flujos de trabajo de gestión de proyectos
- Herramientas para la gestión del cambio para implementar cambios en tus procesos de forma sistemática
- Sistemas de gestión de procesos de negocio (BPMS) para visualizar, automatizar, ajustar y estandarizar procesos
Estas herramientas suelen venir también con una gran cantidad de conocimientos o una comunidad de usuarios (en forma de foro o tablero de discusión) a la que puedes recurrir si tus procesos se estancan.
2. Designa un responsable de procesos
Otro consejo para mejorar tus procesos es designar un responsable de procesos: una persona o grupo encargado de la supervisión y mejora de procesos y su creación. En la mayoría de organizaciones, esto suele ser la oficina de gestión de proyectos (PMO), ya que puede actuar como eje central de los procesos y tener la aprobación final sobre los mismos (esto es también algo que la IA en las oficinas de gestión de proyectos puede facilitar), para mantener a todos los gestores de proyectos alineados.
Si tu organización no tiene una PMO, puedes designar a una o varias personas como responsables de procesos. Al contar con una persona o comité encargado de aprobar cambios, nuevos procesos y otorgar la aprobación final, existe una única fuente de verdad para garantizar la alineación en toda la organización sobre cómo se llevan a cabo los procesos, así como coherencia entre los diferentes procesos. Este responsable puede pertenecer a los departamentos de aseguramiento de calidad, operaciones o análisis de negocios.
3. Suma a la gerencia al proceso
Justificar la creación o modificación de procesos ante la gerencia puede toparse con resistencia.
Intenta descubrir las razones detrás de esa resistencia y comprende la perspectiva de la gerencia. Así podrás encontrar formas de llegar a un acuerdo o argumentar por qué las mejoras en los procesos pueden ser beneficiosas. Incluso, la perspectiva de la gerencia podría llevarte a decidir posponer o descartar las mejoras de procesos.
4. Detecta brechas en los procesos
¿Dónde existen brechas en tus procesos actuales y cómo puedes cerrarlas?
Identifica dos tipos de procesos que faltan:
- Busca brechas entre procesos. Por ejemplo, podrías tener un proceso de gestión de riesgos, pero tal vez no cuentes con directrices de gestión de calidad.
- Busca brechas dentro de los procesos. Puede que tengas un proceso de cierre de proyectos pero falte un paso para revisar las lecciones aprendidas con el equipo.
A continuación se enumeran algunos procesos diarios de gestión de proyectos que podrías estar pasando por alto. Tómate un momento para evaluarlos detenidamente. ¿Cómo podrías mejorarlos? ¿Cómo podrías implementar un proceso para cada uno?
Gestión de riesgos
La gestión de riesgos abarca los procesos de prever, planificar, mitigar y evitar riesgos. En un estudio de 2018, los gerentes de proyectos declararon que sólo empleaban estrategias de gestión de riesgos el 62% del tiempo, lo que es bastante bajo considerando la importancia relativa de este proceso en la gestión de proyectos digitales.
Existen varias formas de mejorar tu estrategia de gestión de riesgos.
Una de las formas más sencillas es crear plantillas de documentos para que los jefes de proyectos las utilicen, como podría ser un RAID log.
También vale la pena establecer directrices sobre cómo y cuándo realizar la gestión de riesgos durante un proyecto. Hacerlo siempre en el mismo momento del proceso (preferiblemente temprano y no tarde) permitirá que tu equipo sea más eficiente y efectivo a la hora de identificar riesgos antes de que se conviertan en problemas.
Directamente relacionada con la gestión de riesgos se encuentra la gestión de incidencias. La gestión de incidencias aborda problemas que están ocurriendo en el presente, mientras que la gestión de riesgos se encarga de riesgos potenciales que pueden o no surgir durante un proyecto.
Más información: Consulta nuestra guía para elaborar un plan de gestión de riesgos.
Presupuestación y estimación
La presupuestación y estimación son partes fundamentales de cualquier proyecto y, a menudo, están amenazadas debido a errores de cálculo por parte del equipo, solicitudes de cambios del cliente durante el proyecto y la inevitabilidad de imprevistos a lo largo del desarrollo.
Aunque es difícil acertar siempre con el presupuesto, existen varias estrategias que puedes utilizar para obtener mejores estimaciones a presentar a tus clientes o directivos.
De forma interesante, Gartner descubrió que los proyectos con presupuestos más altos también tenían una mayor tasa de fracaso —los proyectos con un presupuesto superior a $1 millón tenían una tasa de fracaso un 50% mayor que aquellos con un presupuesto inferior a $350,000.
Esto podría deberse a las mayores expectativas que acompañan a presupuestos elevados, o a la mala estimación del tiempo y los recursos necesarios.
Cualquiera sea el presupuesto de tu proyecto, disponer de un proceso para estimar y hacer el seguimiento de dicha estimación durante el ciclo de vida del proyecto es fundamental.
Más información: Nuestra guía de estimación de proyectos es un recurso completo que expone un proceso efectivo. Es el mejor punto de partida para mejorar tu propio proceso de estimación, ¡aunque quizás tú tengas ideas propias para optimizarlo aún más!
Planificación de proyectos
Crear un plan de proyecto es otro proceso crucial. Ayuda a realizar estimaciones, definir entregables y el alcance del proyecto, hacer seguimiento de dependencias e hitos, y gestionar recursos.
Definir un proceso para la planificación de proyectos te permitirá ser cada vez más ágil en la elaboración de planes y asegurar que todas las personas adecuadas sean consultadas y estén de acuerdo con el plan.
Más información: Nuestra guía para crear un plan de proyecto incluye algunos consejos para establecer o mejorar un proceso de planificación de proyectos, sobre los cuales puedes construir un proceso que funcione para tu equipo.
Gestión del cambio
Los resultados de los proyectos pueden generar muchos cambios en una organización. Algunos ejemplos de cuándo necesitas gestión del cambio incluyen cambios en la estructura organizacional, personal, formación, implementación de procesos y políticas, entre otros. Es importante contar con un proceso de gestión del cambio para gestionar la adopción de esos resultados.
Aproximadamente el 68% de las empresas actualmente incluyen la gestión del cambio en su proceso para establecer proyectos. Dado el impacto que los cambios pueden tener en los proyectos y en el éxito global de la organización, tener en cuenta los cambios en los proyectos y procesos no puede ser opcional ni contemplarse solo algunas veces.
Como se mencionó anteriormente, designa a un responsable del proceso (o responsables) para liderar la gestión del cambio. De esta manera, limitas el número de implicados principales, por así decirlo, y aún así obtienes aportes del resto de tu organización. Asegúrate de que haya un amplio consenso sobre el proceso de cambio e incorpora controles y equilibrios para cambios futuros.
Gestión de la comunicación
Una comunicación adecuada es sumamente crítica para los proyectos. Establecer directrices y procesos para la comunicación de un proyecto específico desde el inicio del mismo es una mejor práctica en lo que respecta a la gestión de la comunicación.
Crear un plan de comunicación es una manera de establecer estos lineamientos y procesos. Podrás definir qué se comunica, a quién y cuándo, para todo, desde recibir retroalimentación hasta proporcionar actualizaciones sobre el alcance y presupuesto, y la frecuencia de las reuniones.
Un proceso estandarizado de gestión de la comunicación trae beneficios más allá del éxito del proyecto; también ayuda a establecer y gestionar expectativas, administrar clientes y partes interesadas y planificar proyectos.
Gestión de la calidad
Sin un proceso de gestión de la calidad, es imposible garantizar de manera consistente y adecuada la calidad de un entregable a otro y de un proyecto a otro. Si bien es importante definir un proceso de gestión de la calidad para tu proyecto específico, definirlo a nivel organizacional es aún mejor. Así tendrás estándares ya establecidos cuando inicies un nuevo proyecto, evitando reinventar la rueda cada vez.
En cualquier caso, necesitarás crear un plan de gestión de la calidad para cada proyecto. Esto tiene muchos beneficios para tus proyectos: aumenta la calidad total de los entregables, mejora la colaboración y la retroalimentación, y reduce los costes operativos. Tener un proceso organizacional para esto brindará estos beneficios a toda tu organización, no solo a tu proyecto.
5. Crea plantillas de documentos
Una forma sencilla de mejorar los procesos es creando plantillas de documentos estandarizados para las tareas de gestión de proyectos más habituales. Si todos los gestores de proyectos trabajan partiendo del mismo documento, la estandarización será más fácil y constante.
En nuestra membresía DPM encontrarás más de 90 plantillas de gestión de proyectos listas para usar, además de una comunidad de otros gestores de proyectos con los que conversar sobre gestión de procesos.
Crear un proceso que funcione es un esfuerzo continuo
Una vez que tengas en marcha tu proceso de gestión de proyectos digitales, es inevitable que estos cambien y se adapten con el tiempo. Encontrarás nuevas formas de hacer las cosas, descubrirás más eficiencias o incorporarás nuevas herramientas o software que agilicen tus flujos de trabajo.
Para hacer un seguimiento de cómo cambian tus procesos a lo largo del tiempo y optimizar tus flujos de trabajo, es recomendable crear un playbook o manual de procedimientos. El panorama de los proyectos está en constante cambio, así que tus procesos también deberían estarlo.
De hecho, toda la filosofía detrás de nuestra comunidad de más de 700 miembros se basa en la naturaleza evolutiva de los proyectos digitales. Como gestores de proyectos, somos quienes tenemos la responsabilidad de escribir el manual de cómo ocurren los proyectos digitales. Es un tema realmente emocionante, ¡así que asegúrate de echarle un vistazo!
