Cómo Realizar la Planificación de la Demanda de Recursos: 5 Pasos Clave
La capacidad es clave: La demanda y la capacidad de recursos no son lo mismo—conocer la demanda te ayuda a encontrar miembros del equipo con la capacidad y habilidades necesarias para cubrirla (o incorporar más miembros al equipo si es necesario).
Las estimaciones lo son todo: Crea estimaciones precisas basándote en experiencias previas o consultas con los interesados—puedes usar esto para calcular la demanda de recursos y asegurarte de que el equipo gestiona su tiempo de manera efectiva.
Usa herramientas de software: Las herramientas de software para la gestión de recursos pueden ayudarte a ahorrar tiempo y crear estimaciones precisas fácilmente, calcular la demanda y la capacidad, y asignar tareas al equipo.
Uno de los mayores desafíos en la gestión de proyectos es reunir el equipo adecuado con las habilidades correctas para alcanzar los objetivos acordados. Igualmente importante es identificar con precisión la demanda de recursos—las horas necesarias para completar las actividades del proyecto.
En este artículo, explicaré cómo pronosticar la demanda de recursos para tus proyectos y compartiré algunas herramientas de gestión de recursos y mejores prácticas para simplificar el proceso de planificación.
¿Qué es la demanda de recursos?
La demanda de recursos mide cuántas personas y con qué habilidades necesitas para cumplir con los objetivos de tu proyecto. Además de la mano de obra, la demanda de recursos también incluye cualquier equipo y material que pueda ser necesario para la ejecución del proyecto.
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Para un proyecto web, la demanda de recursos incluye a los diseñadores, ingenieros y comerciales necesarios para un lanzamiento exitoso. Sin diseñadores, el equipo puede carecer de las habilidades requeridas para satisfacer los requisitos del proyecto.
La demanda de recursos también abarca cosas como el coste de alquiler de dominios, licencias para software requerido y cualquier hardware necesario (por ejemplo, dispositivos de prueba).
Demanda de recursos vs capacidad de recursos
Los recursos necesarios para lograr con éxito los objetivos del proyecto (demanda de recursos) pueden no coincidir con la cantidad de tiempo que estos recursos tienen disponible para dedicar a tus proyectos (capacidad de recursos). Por eso, algunos gestores de recursos optan por utilizar técnicas como la planificación de capacidad preliminar incluso antes de realizar un análisis detallado de capacidad vs demanda.
La capacidad de recursos se refiere a cuánto tiempo pueden dedicar los recursos existentes a tu proyecto sin sobrecargarse. Es importante señalar que la capacidad de recursos es ligeramente diferente a la disponibilidad de recursos.
Es decir, incluso si alguien está disponible para trabajar a tiempo completo en tu proyecto, su producción está limitada por consideraciones prácticas (por ejemplo, vacaciones pagadas, bajas por enfermedad, pausas para ir al baño, sueño).
Teniendo en cuenta estas limitaciones, es mejor considerar la capacidad de recursos como el resultado que un miembro del equipo puede producir dentro de un período dado.
Para más información sobre la planificación de la capacidad, consulta nuestra guía completa de planificación de capacidad de carga de trabajo y la lista de software de planificación de capacidad.
¿Por qué es importante la planificación de la demanda de recursos?
La planificación de la demanda de recursos ayuda a un director de proyectos a:
- Asignar el personal adecuado a los proyectos: Comprender los requisitos de recursos de tu cartera de proyectos existente te ayuda a identificar los miembros del equipo más adecuados para realizar el trabajo. Si existen brechas de habilidades, puedes elaborar un plan para cubrirlas—ya sea mediante la contratación de empleados fijos o subcontratando a una empresa de servicios profesionales.
- Pronosticar la demanda futura de recursos: Anticipar las necesidades futuras de recursos te ayuda a adelantarte a posibles carencias de personal y evitar problemas con la utilización de recursos y/o la sobrecarga. Cuando se gestiona bien, también te ayuda a evitar posibles conflictos. Utiliza la predicción de recursos como excusa para conectar con tus grupos de interés sobre el pipeline de proyectos y asegurarte de que cuentas con los recursos adecuados para cubrir necesidades futuras.
- Fomentar la motivación de los empleados y mejorar el rendimiento: Asignar tareas en función de las habilidades y objetivos profesionales impulsa la motivación, el compromiso y el desempeño. Esto también mejora la retención y la rentabilidad.
Cómo pronosticar la demanda de recursos
Si inviertes tiempo en establecer tu proceso de planificación, podrás utilizar los datos que has recopilado para respaldar tanto la planificación de escenarios futuros como la toma de decisiones en tiempo real durante la ejecución del proyecto. La planificación de la demanda de recursos consta de cinco pasos clave:
1. Identificar las tareas
Primero, identifica qué actividades deben completarse para satisfacer los objetivos del proyecto. Para generar una lista completa, utiliza la experiencia previa en proyectos (tanto la tuya propia como los aprendizajes de la organización), el pensamiento crítico y las conversaciones con tus partes interesadas.
En el caso del lanzamiento de una aplicación móvil, las actividades ejemplo pueden incluir diseñar la interfaz de usuario de la app, escribir el código, realizar pruebas y desarrollar una campaña de marketing para promocionar su lanzamiento.
2. Estima la duración de cada tarea
Una vez tengas la lista de actividades definida, estima cuánto tiempo llevará completar cada una. También es importante entender qué tipo de recursos humanos se necesitan para llevar a cabo cada actividad.
Por ejemplo, un lanzamiento de aplicación móvil puede requerir 80 horas de desarrollo: 65 para un desarrollador junior, 10 para uno senior y 5 para QA.
Si dispones de información, utiliza datos de proyectos anteriores para informar tus estimaciones de proyecto. Si no cuentas con datos históricos, consulta con tus partes interesadas para desarrollar un rango.
3. Calcula la demanda
Suma la duración estimada de las tareas del proyecto para determinar un pronóstico de demanda. Si eres responsable de la gestión de portafolios, resume la duración de cada uno de los proyectos en tu organización para calcular la demanda de recursos a nivel de portafolio.
Es recomendable obtener una cifra de demanda agregada (el total de horas) y un desglose de cuántas horas son necesarias por rol o conjunto de habilidades.
4. Añade un margen de seguridad
Si no incorporaste un margen de seguridad en tus estimaciones de duración de tareas en el paso 2, entonces deberías incluir una contingencia a nivel de proyecto.
Un 10% de contingencia es una buena regla general para cubrir posibles imprevistos en la programación de recursos que puedan afectar tus estimaciones.
5. Establece asignaciones provisionales
Una vez que tengas una visión preliminar de la demanda de recursos en tu proyecto, elabora algunas asignaciones provisionales para determinar quién realizará las tareas que has estimado.
Puedes comparar la demanda de recursos y el cronograma de este proyecto con los recursos disponibles en tu organización para generar una visión inicial de la asignación de recursos.
Herramientas para pronosticar la demanda de recursos
El software de gestión de recursos puede ser una herramienta poderosa que ayude a los gestores de proyectos en la planificación de la demanda de recursos. Por ejemplo, una vez que ingresas los datos de la demanda esperada, la funcionalidad de planificación de escenarios puede ayudarte a experimentar con diferentes modelos de asignación de recursos.
Una vez que hayas asignado los recursos a tus proyectos, puedes crear tableros de mando que muestren métricas de utilización de recursos y establecer automatizaciones que avisen cuando estés cerca de un posible cuello de botella de recursos.
En lugar de gastar energía controlando manualmente innumerables hojas de cálculo, puedes intervenir sólo cuando haga falta para resolver problemas complejos que requieran intervención humana.
Mejores prácticas para gestionar la demanda de recursos
Aquí tienes algunas buenas prácticas a tener en cuenta al gestionar la demanda de recursos:
1. Documenta tus suposiciones
Un plan que solo existe en tu cabeza no es una herramienta útil de comunicación cuando tratas con partes interesadas que no entienden por qué no puedes acabar su proyecto antes de que termine la semana.
Además de presentar estimaciones de horas por recurso para calcular los costes, documenta la lógica que usaste para llegar a esas estimaciones desde el principio. Esto te ayuda a evitar molestas preguntas de facturación más adelante en el ciclo de vida del proyecto.
2. Incluye un Margen de Seguridad
No importa cuánto tiempo pases planificando, algunas actividades del proyecto inevitablemente tomarán más tiempo del esperado. Reserva tiempo adicional en tus estimaciones de tareas para considerar cualquier retraso imprevisto.
3. Involucra a los Miembros de tu Equipo
La gestión de recursos no es simplemente una ecuación matemática. Al planificar las tareas del proyecto, ten en cuenta qué miembros del equipo se beneficiarían de asumir una tarea específica.
Asignar tareas a los miembros del equipo que han expresado interés en realizarlas aumenta la probabilidad de que se mantengan motivados y realicen un trabajo de calidad.
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