Cómo elegir una metodología de gestión de proyectos empresariales
Era principios de 2000. El temido problema del año 2000 acababa de pasar sin causarnos demasiados problemas. En aquellos días, trabajaba para una empresa de servicios de TI. Nuestra empresa acababa de iniciar una iniciativa para actualizar la Metodología de Gestión de Proyectos Empresariales (EPMM) de acuerdo con el modelo CMM L5.
En ese momento, nuestra empresa era una empresa certificada en CMM Nivel 3 y ya utilizábamos nuestra propia metodología de gestión de proyectos, desarrollada internamente y basada en procesos CMM L3. Nuestro objetivo era mejorar los procesos L3 y desarrollar procesos L4 y L5.
Esto implicaba crear nuevas directrices, así como modificar las directrices existentes sobre la base de la metodología basada en CMM L3. Desarrollé directrices y artefactos para la gestión de cambios tecnológicos.
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Entonces, ¿qué es exactamente una metodología de gestión de proyectos empresariales (EPMM)?
¿Qué es la gestión de proyectos empresariales?
Los métodos tradicionales de gestión de proyectos se centran en un solo proyecto con objetivos claramente definidos, mientras que la gestión de proyectos empresariales (EPM) es un esfuerzo por gestionar colectivamente todos los proyectos de una organización.
La EPM considera la organización en su conjunto y no como una suma de partes. Prioriza y destaca los objetivos empresariales estratégicos para elegir únicamente los proyectos que estén alineados con los objetivos de la organización. Gestiona conjuntamente todos los proyectos de la organización e implementa estrategias de gestión de proyectos para mejorar la eficacia y la eficiencia a gran escala.
Los proyectos no se realizan de forma aislada en una organización. Por lo general, se organizan bajo la gestión de carteras de proyectos (PPM). La gestión de carteras de proyectos empresariales (EPPM) alinea estratégicamente la gestión de carteras, programas y proyectos (normalmente con la ayuda de software de EPPM) con el objetivo de crear sinergias que impulsen el valor. Incluye todas las siguientes actividades:
- Implementación de software de gestión de proyectos empresariales o software de flujos de trabajo empresariales para ayudar a los directores de proyectos a gestionar sus proyectos de manera eficaz y ayudar a la alta dirección a realizar el seguimiento de todos los proyectos de la empresa mediante una visión consolidada.
- Creación de una oficina de gestión de proyectos empresariales (EPMO) para centralizar y coordinar los esfuerzos de gestión de proyectos.
- Selección (o desarrollo) de una EPMM e implementación de esta en toda la empresa.
- Formación de los directores de proyectos para que utilicen eficazmente la EPMM y la herramienta de gestión de proyectos elegida.
- Creación de un repositorio central para almacenar y recuperar diversas directrices y artefactos de gestión de proyectos.
- Mejora continua de las capacidades de gestión de proyectos de la empresa.
En resumen, el objetivo de la EPM es aumentar la eficacia y la calidad de la gestión de proyectos y garantizar que los proyectos aporten valor a la empresa.
¿Qué es una metodología de gestión de proyectos empresariales?
Existen cientos, si no miles, de formas de gestionar un proyecto. El estilo de gestión cambia de una industria a otra y es diferente para cada director de proyectos. Una EPMM simplifica y unifica los distintos estilos de gestión de proyectos bajo un mismo marco.
Una EPMM es un conjunto de principios, procedimientos, directrices, flujos de trabajo y técnicas para gestionar proyectos en toda una organización. También incluye una colección de plantillas, listas de comprobación, formularios y otros artefactos útiles que utilizan el director de proyectos empresariales asignado y el patrocinador del proyecto para gestionar sus proyectos.
Una EPMM coordina, implementa y simplifica las prácticas estándar para todos los proyectos a nivel empresarial. Estandariza todos los siguientes elementos de la gestión de proyectos:
- Identificación, análisis, priorización, respuesta y control de riesgos
- Estimación de la duración, los costos y los recursos
- Supervisión y control periódicos del proyecto
- Revisiones y evaluaciones periódicas del proyecto
- Gestión de recursos
- Gestión de problemas y mecanismo de escalamiento
- Gestión de la calidad y prevención de defectos
- Mejora continua
- Gestión de registros
- Gestión cuantitativa de proyectos
Beneficios de las metodologías de gestión empresarial de proyectos
Aunque el 25 % del Producto Interno Bruto (PIB) de los países desarrollados se destina a la ejecución de proyectos, generalmente no existe coherencia en la forma en que se gestionan los distintos proyectos dentro de una organización. Esto suele generar duplicación y desperdicio de esfuerzos. Las organizaciones a menudo pierden oportunidades rentables debido a una toma de decisiones incoherente.
El informe Pulso de la profesión de 2018 del Instituto de Gestión de Proyectos (PMI) reveló que más de $1,000,000 se desperdician cada 20 segundos. Esta cifra equivale aproximadamente a $2 billones desperdiciados cada año. Las organizaciones pueden controlar este desperdicio mediante la implementación de una EPMM.
Además de controlar el desperdicio, la implementación de una EPMM puede conducir a:
- Reducción del retrabajo
- Producción de entregables de alta calidad
- Mejora de las habilidades y la productividad de los recursos humanos
- Mejora de la previsibilidad y reducción de los riesgos del proyecto
- Mejora de las entregas del proyecto
- Reducción general de los costos de los proyectos y mejora de la rentabilidad de la organización
Según Villanova University, las empresas que adoptan un modelo EPM aumentan sus ganancias hasta en un 20 %. Los altos directivos de una organización deben alinear estratégicamente los proyectos entre sí e indicar a los directores de proyectos que sigan la misma metodología para evitar la repetición del trabajo, mejorar las tasas de éxito de los proyectos y reducir el fracaso de los proyectos.
Implementación de una metodología empresarial de gestión de proyectos
Implementar un nuevo método de gestión de proyectos no solo mejorará la eficiencia de una organización, sino que también la ayudará a aumentar sus capacidades. Sin embargo, es importante elegir la metodología adecuada.
Existen miles de metodologías de gestión de proyectos publicadas y puede haber decenas de miles de metodologías no publicadas y específicas de cada empresa. Además, no debemos olvidar que la gestión de proyectos es un campo en desarrollo en el que cada día se presentan nuevos enfoques.
Encontrar una metodología que se ajuste a una organización es como buscar una aguja en un pajar. No obstante, veamos algunas de las metodologías más populares.
En términos generales, las metodologías de gestión de proyectos se clasifican en tres categorías:
1. Metodologías predictivas
Estas metodologías son útiles cuando existe un alto grado de certeza respecto a los requisitos y la tecnología, y los proyectos presentan un riesgo bajo. Aunque el término predictivo es bastante popular, estas metodologías también se denominan dirigidas por el plan, secuenciales o en cascada.
En los proyectos que utilizan estas metodologías, los directores de proyectos crean la mayor parte del plan empresarial del proyecto al inicio de un proyecto y recopilan los requisitos de antemano.
Estas son algunas de las metodologías predictivas más populares:
PRINCE2 (Proyectos en entornos controlados)
PRINCE2 fue desarrollado inicialmente por el Gobierno del Reino Unido para ejecutar proyectos de TI. Sigue siendo adecuado para grandes iniciativas orientadas a TI. Es una metodología de gobernanza de proyectos y, al igual que cualquier marco de gestión de proyectos predictivo, divide todo el proyecto en múltiples etapas.
Ciclo de vida del desarrollo de software (SDLC)
SDLC generalmente se refiere a un grupo de metodologías tradicionales que siguen un enfoque por fases para desarrollar software nuevo o rediseñar software existente. En este caso, un proyecto generalmente se divide en cinco fases: requisitos, diseño, desarrollo, pruebas e implementación.
Las tareas son completamente lineales y siguen un enfoque estructurado, y cada fase comienza secuencialmente después de que se completa la fase anterior.
PRiSM (Proyectos que integran métodos sostenibles)
La gestión de proyectos PRiSM es una metodología orientada a principios basada en el estándar P5 de sostenibilidad en la gestión de proyectos. Se diferencia de diversas metodologías tradicionales porque incorpora ideas para gestionar el ciclo de vida completo de un activo y no solo el proyecto.
Su ciclo de vida tiene un enfoque de cinco fases que incluye la planificación previa al proyecto, la adopción del producto/servicio y la integración. Las fases posteriores al proyecto incorporan la materialización de los beneficios.
2. Metodologías ágiles
Una metodología ágil es útil cuando existe un bajo grado de certeza sobre los requisitos o la tecnología y los proyectos presentan un mayor riesgo. Los equipos que utilizan estas metodologías esperan que los requisitos cambien continuamente a lo largo del proyecto.
Por lo tanto, se utiliza un enfoque incremental e iterativo para proporcionar retroalimentación y mejorar la planificación de la siguiente parte del proyecto. Los planes se revisan y actualizan incrementalmente a medida que se dispone de más información a partir de la revisión de las entregas.
¿Qué organizaciones deberían utilizar la gestión ágil de proyectos?
- Proyectos que tienen equipos pequeños
- Los requisitos cambian con frecuencia
- Los requisitos no pueden definirse completamente de antemano
- Los equipos son maduros y autoorganizados
Algunas de las metodologías ágiles más populares son:
Scrum
El desarrollo con Scrum se lleva a cabo en torno a iteraciones cortas, llamadas sprints. Cada sprint entrega un producto funcional incremental que puede ser utilizado por los usuarios finales. La duración de un sprint es fija y normalmente muy corta. La duración de un sprint suele ser de 2-4 semanas, aunque también puede extenderse más allá de ese período.
Scrumban
Scrumban es un enfoque híbrido. Como su nombre indica, combina Scrum y Kanban. En este caso, los principios de Scrum se utilizan para la ejecución del proyecto, mientras que las tareas individuales se incorporan al plan del sprint desde los tableros Kanban.
Su principal ventaja es que permite a los miembros del equipo del proyecto extraer continuamente tareas de los tableros Kanban según su capacidad/aptitud. No tienen que decidir el trabajo de cada sprint al principio.
Programación extrema (XP)
La programación extrema se utiliza en proyectos de ritmo acelerado que tienen plazos estrictos. Este enfoque utiliza ciclos de desarrollo cortos, con lanzamientos al final de cada ciclo.
Esto permite una respuesta rápida y maximiza la productividad. Incorpora un conjunto definido de reglas que todos los miembros del equipo del proyecto deben seguir. Estas reglas se basan en cinco valores: simplicidad, comunicación, retroalimentación, respeto y valentía.
Crystal
A diferencia de otras metodologías, Crystal no se centra en las herramientas y los procesos. Fue diseñada por IBM para mejorar los resultados de los proyectos, concentrando los esfuerzos en las personas y en cómo interactúan entre sí.
En concreto, analiza las habilidades, la competencia, la capacidad y la colaboración entre los miembros del equipo. Es una metodología ligera que puede personalizarse fácilmente.
Es algo similar a Scrum porque el trabajo se realiza en un período de tiempo definido, que incluye ciclos de retroalimentación para impulsar el proyecto. Puede no ser adecuada para equipos virtuales porque requiere comunicación frecuente y sesiones periódicas de lluvia de ideas.
3. Metodologías para propósitos específicos
Además de las metodologías para el ciclo de vida completo de un proyecto, existen metodologías que son útiles para segmentos específicos de un proyecto, por ejemplo, la programación y la gestión de riesgos. Algunas de las metodologías populares de esta categoría son:
Método de la ruta crítica (CPM)
El CPM no es una metodología para todo el proyecto. Más bien, es una metodología de programación que ayuda a desarrollar y hacer seguimiento de un cronograma de proyecto optimizado. Funciona según el principio de la ruta crítica, que puede definirse como la ruta más larga para completar el proyecto en el menor tiempo posible.
Implica identificar las actividades predecesoras y sucesoras de una actividad del proyecto, y crear un diagrama de red para determinar la ruta crítica del proyecto. El CPM tiene algunas desventajas importantes: utiliza estimaciones de duración optimistas, hace un uso incorrecto de las holguras y asume un suministro ilimitado de recursos.
Gestión de proyectos mediante cadena crítica (CCPM)
Al igual que el CPM, el CCPM también es una metodología de programación. El CCPM utiliza el CPM como metodología subyacente, pero intenta eliminar sus desventajas. Evita las reservas de tareas, pero utiliza tres tipos de reservas para superar las desventajas del CPM: reservas de alimentación, reservas del proyecto y reservas de recursos.
Kanban
Kanban utiliza una serie de tableros para representar el flujo de trabajo del proyecto. Los tableros son elementos visuales que contienen una lista de tareas pendientes del proyecto definida previamente. Los miembros del equipo extraen continuamente el trabajo de la lista de tareas pendientes según su capacidad y aptitudes.
El trabajo se distribuye a través de una serie de columnas en el tablero. Cada columna representa una etapa del proceso general del proyecto. Kanban es excelente para supervisar el progreso de un proyecto, ya que proporciona una visión general visual de la situación de cada elemento de trabajo en un momento determinado.
Cómo elegir una metodología de gestión de proyectos empresariales para su organización
La gestión de proyectos empresariales se centra en las misiones fundamentales y los objetivos estratégicos de la organización. Por lo tanto, la elección de una EPMM comienza con una revisión detallada de los proyectos actuales de la empresa, la cultura organizativa y los factores ambientales empresariales.
No existe un único método óptimo de gestión de proyectos que pueda abordar todos los escenarios problemáticos, especialmente cuando se trata de grandes empresas. La elección de una EPMM variará según las necesidades de cada organización. Lo que puede funcionar bien en un sector puede no ser adecuado en otro.
Las empresas deben determinar qué metodología es la más adecuada para su trabajo. Deben centrarse en la coherencia y la repetibilidad de la gestión de proyectos y procesos.
Considere estas preguntas al finalizar una EPMM:
- ¿A qué sector pertenece su empresa y cuáles son las mejores prácticas generales de su sector?
- ¿Qué tipo de proyectos lleva a cabo su organización?
- ¿Qué tipo de habilidades y competencias tienen sus empleados y qué tipo de capacitación deberá proporcionarse antes de implementar una nueva metodología?
- ¿Con qué presupuesto y plazo de implementación cuenta?
- ¿Su organización suele asumir proyectos complejos?
- ¿Cuál es el tamaño de su organización? ¿Puede implementarse una única EPMM en toda la organización?
- ¿Cuál es la frecuencia habitual de los cambios en sus proyectos? ¿Pueden abordarse mediante metodologías tradicionales?
- ¿Cuál es la preferencia de la alta dirección, el director del proyecto y las demás partes interesadas del proyecto?
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