Cómo Elegir una Metodología de Gestión de Proyectos Empresariales
Era a principios del año 2000. El temido problema del Y2K acababa de pasarnos sin mayores inconvenientes. En esos días, yo trabajaba para una empresa de servicios de TI. Nuestra empresa acababa de iniciar una iniciativa para actualizar la Metodología de Gestión de Proyectos Empresariales (EPMM) de acuerdo con el modelo CMM L5.
En ese momento, nuestra empresa estaba certificada en el Nivel 3 del CMM y ya estábamos utilizando nuestra propia metodología de gestión de proyectos desarrollada internamente basada en los procesos de CMM L3. Nuestro objetivo era mejorar los procesos de L3 y construir los procesos de L4 y L5.
Esto implicaba crear nuevas directrices así como modificar las existentes sobre la metodología basada en CMM L3. Desarrollé directrices y artefactos para la Gestión de Cambios Tecnológicos.
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Entonces, ¿qué es exactamente una metodología de gestión de proyectos empresariales (EPMM)?
¿Qué es la Gestión de Proyectos Empresariales?
Los métodos tradicionales de gestión de proyectos se centran en un solo proyecto con objetivos claramente definidos, mientras que la gestión de proyectos empresariales (EPM) es un esfuerzo para gestionar colectivamente todos los proyectos en una organización.
La EPM observa la organización en su conjunto y no como una suma de partes. Prioriza y resalta los objetivos estratégicos del negocio para elegir sólo aquellos proyectos que estén alineados con los objetivos de la organización. Gestiona todos los proyectos organizacionales juntos e implementa estrategias de gestión de proyectos para mejorar la efectividad y eficiencia a gran escala.
Los proyectos no se realizan de forma aislada en una organización. Generalmente se organizan bajo la gestión de carteras de proyectos (PPM). La gestión de carteras de proyectos empresariales (EPPM) alinea estratégicamente la gestión de carteras, programas y proyectos (usualmente con la ayuda de software EPPM) con el objetivo de crear sinergias para generar valor. Abarca todas las siguientes acciones:
- Implementación de software de gestión de proyectos empresariales o software de flujos de trabajo empresariales para ayudar a los gestores de proyectos a gestionar sus proyectos de manera eficaz, y para que los altos directivos puedan rastrear todos los proyectos de la empresa proporcionando una vista consolidada.
- Establecimiento de una oficina de gestión de proyectos empresariales (EPMO) para centralizar y coordinar el esfuerzo de gestión de proyectos.
- Elegir (o desarrollar) una EPMM e implementarla en toda la empresa.
- Formar a los gestores de proyectos para que utilicen eficazmente la EPMM y la herramienta de gestión de proyectos elegida.
- Crear un repositorio central para almacenar y recuperar diversas directrices y artefactos de gestión de proyectos.
- Mejorar continuamente las capacidades de gestión de proyectos de la empresa.
En resumen, el propósito de la EPM es aumentar la efectividad y calidad de la gestión de proyectos y garantizar que los proyectos aporten valor a la empresa.
¿Qué es una Metodología de Gestión de Proyectos Empresariales?
Existen cientos, si no miles, de formas de gestionar un proyecto. El estilo de gestión varía de una industria a otra y es diferente para cada gestor de proyectos individual. Una EPMM agiliza y unifica los diferentes estilos de gestión de proyectos bajo un solo paraguas.
Una EPMM es un conjunto de principios, procedimientos, directrices, flujos de trabajo y técnicas para gestionar proyectos en toda una organización. También incluye una colección de plantillas, listas de verificación, formularios y otros artefactos útiles que son utilizados por el gestor de proyectos empresariales asignado y el patrocinador del proyecto para la gestión de sus proyectos.
Una EPMM coordina, implementa y agiliza las prácticas estándar para todos los proyectos a nivel empresarial. Estandariza todos los siguientes elementos de gestión de proyectos:
- Identificación de riesgos, análisis, priorización, respuesta y control
- Estimación de duración, costos y recursos
- Monitoreo y control regular del proyecto
- Revisiones y evaluaciones periódicas del proyecto
- Gestión de recursos
- Gestión de incidencias y mecanismo de escalamiento
- Gestión de calidad y prevención de defectos
- Mejora continua
- Gestión de registros
- Gestión cuantitativa de proyectos
Beneficios de las metodologías de gestión de proyectos empresariales
Mientras que el 25% del Producto Interno Bruto (PIB) en países desarrollados se gasta en la realización de proyectos, normalmente no hay coherencia en la forma en que se gestionan los distintos proyectos dentro de una organización. Esto generalmente conduce a la duplicación y el desperdicio de esfuerzos. Las organizaciones a menudo pierden oportunidades rentables debido a la toma de decisiones inconsistente.
El informe Pulse of the Profession 2018 del Project Management Institute (PMI) encontró que más de 1.000.000 dólares se desperdician cada 20 segundos. Esta cifra equivale a aproximadamente 2 billones de dólares desperdiciados cada año. Las organizaciones pueden controlar este desperdicio implementando una EPMM.
Además de controlar el desperdicio, la implementación de una EPMM puede conducir a:
- Reducción del retrabajo
- Producción de entregables de alta calidad
- Mejora en las habilidades y productividad de los recursos humanos
- Mejora en la predictibilidad y reducción de riesgos de proyecto
- Mejora en las entregas de proyectos
- Reducción global de los costos de proyecto y mejora de la rentabilidad organizacional
Según la Universidad de Villanova, las empresas que adoptan un modelo EPM aumentan sus ganancias hasta un 20%. Los altos directivos dentro de una organización deben alinear estratégicamente los proyectos entre sí e instruir a los project managers a seguir la misma metodología para evitar la repetición de trabajos, mejorar las tasas de éxito de los proyectos y reducir el fracaso de proyectos.
Implementación de una metodología de gestión de proyectos empresariales
Implementar un nuevo método de gestión de proyectos no solo mejorará la eficiencia de una organización, sino que también le ayudará a aumentar sus capacidades. Sin embargo, es importante elegir la metodología adecuada.
Existen miles de metodologías publicadas de gestión de proyectos y puede haber decenas de miles de metodologías no publicadas y específicas de compañías. Además, no hay que olvidar que la gestión de proyectos es un campo en desarrollo donde cada día surgen nuevos enfoques.
Encontrar una metodología que sea adecuada para una organización es como buscar una aguja en un pajar. Sin embargo, veamos algunas de las metodologías más populares.
De manera general, las metodologías de gestión de proyectos se agrupan en tres categorías:
1. Metodologías predictivas
Estas metodologías son útiles cuando hay un alto grado de certeza sobre los requisitos y la tecnología, y los proyectos tienen bajo riesgo. Aunque el término predictivo es bastante popular, estas metodologías también se denominan orientadas al plan, secuenciales o en cascada.
En los proyectos que utilizan estas metodologías, los project managers crean la mayor parte del plan de proyecto empresarial al inicio del proyecto, y recogen los requisitos desde el principio.
A continuación algunas de las metodologías predictivas más populares:
PRINCE2 (PRojects IN Controlled Environments)
PRINCE2 fue desarrollada inicialmente por el Gobierno del Reino Unido para ejecutar proyectos de TI. Sigue siendo adecuada para grandes emprendimientos orientados a TI. Es una metodología de gobernanza de proyectos y al igual que cualquier marco de gestión de proyectos predictiva, divide todo el proyecto en múltiples etapas.
Ciclo de Vida del Desarrollo de Software (SDLC)
SDLC generalmente se refiere a un grupo de metodologías tradicionales que siguen un enfoque por fases para desarrollar un nuevo software o reingenierizar uno existente. En este, un proyecto se divide generalmente en cinco fases: requerimientos, diseño, desarrollo, pruebas e implementación.
Las tareas son completamente lineales y siguen un enfoque estructurado y cada fase comienza secuencialmente después de que la anterior ha finalizado.
PRiSM (PRojects integrating Sustainable Methods)
La gestión de proyectos PRiSM es una metodología orientada a principios que se basa en el estándar P5 de sostenibilidad en la gestión de proyectos. Se diferencia de varias metodologías tradicionales porque incorpora ideas para gestionar el ciclo de vida completo de un activo y no solo del proyecto.
Su ciclo de vida tiene un enfoque en cinco fases que incluye planificación previa al proyecto, adopción del producto/servicio e integración. Las fases posteriores al proyecto incorporan la realización de beneficios.
2. Metodologías Ágiles
Una metodología ágil es útil cuando existe un bajo grado de certeza en torno a los requisitos o la tecnología y los proyectos tienen un mayor riesgo. Los equipos que utilizan estas metodologías esperan que los requisitos cambien continuamente a lo largo del proyecto.
Por ello, se utiliza un enfoque incremental e iterativo para proporcionar retroalimentación y mejorar la planificación de la siguiente parte del proyecto. Los planes se revisan y actualizan de forma incremental a medida que se dispone de más información tras la revisión de las entregas.
¿Qué organizaciones deberían usar la gestión ágil de proyectos?
- Proyectos con equipos pequeños
- El cambio de requisitos es frecuente
- Los requisitos no pueden definirse completamente desde el inicio
- Los equipos son maduros y auto-organizados
Algunas de las metodologías ágiles más conocidas son:
Scrum
El desarrollo en Scrum se lleva a cabo en iteraciones cortas, llamadas sprints. Cada sprint entrega un producto que funciona de forma incremental y que puede ser utilizado por los usuarios finales. La duración de un sprint es fija y suele ser muy corta. Generalmente, la duración de un sprint es de 2 a 4 semanas, pero puede extenderse más allá de eso también.
Scrumban
Scrumban es un enfoque híbrido. Como su nombre indica, mezcla Scrum y Kanban. En este, los principios de Scrum se utilizan para la ejecución del proyecto, mientras que las tareas individuales se incorporan al plan del Sprint desde los tableros Kanban.
Su principal ventaja es que permite a los miembros del equipo de proyecto tomar tareas continuamente de los tableros Kanban según su capacidad/habilidad. No tienen que decidir el trabajo de cada sprint al inicio.
Extreme Programming (XP)
Extreme Programming se usa en proyectos de ritmo rápido que tienen plazos estrictos. Este enfoque utiliza ciclos cortos de desarrollo con entregas al final de cada ciclo.
Esto ayuda a una rápida respuesta y a maximizar la productividad. Incorpora un conjunto definido de reglas que todos los miembros del equipo del proyecto deben seguir. Estas reglas están basadas en cinco valores: simplicidad, comunicación, retroalimentación, respeto y coraje.
Crystal
A diferencia de otras metodologías, Crystal no se centra en herramientas y procesos. Fue diseñada por IBM para mejorar los resultados de los proyectos enfocando energía en las personas y cómo interactúan entre ellas.
En concreto, analiza la habilidad, la competencia, la capacidad y la colaboración entre los miembros del equipo. Es una metodología ligera que puede personalizarse fácilmente.
Es algo similar a Scrum porque el trabajo se realiza en un período de tiempo definido, el cual incluye bucles de retroalimentación para llevar adelante el proyecto. Puede que no sea adecuada para equipos virtuales porque requiere comunicación frecuente y sesiones regulares de lluvia de ideas.
3. Metodologías de Propósito Especial
Además de las metodologías de ciclo de vida completo del proyecto, existen metodologías útiles para segmentos específicos de un proyecto, por ejemplo, planificación y gestión de riesgos. Algunas de las metodologías más conocidas en esta categoría son:
Método de la Ruta Crítica (CPM)
CPM no es una metodología de gestión de proyectos completa. Más bien, es una metodología de programación que ayuda a desarrollar y hacer seguimiento de un cronograma de proyecto optimizado. Funciona bajo el principio de la Ruta Crítica, que puede definirse como el camino más largo para completar el proyecto en el menor tiempo posible.
Implica identificar el predecesor y sucesor de una actividad del proyecto, y crear un diagrama de red para determinar la ruta crítica del proyecto. CPM tiene algunas desventajas importantes: utiliza estimaciones optimistas de duración, hace un uso inadecuado de las holguras y asume un suministro ilimitado de recursos.
Gestión de Proyectos por Cadena Crítica (CCPM)
Al igual que CPM, CCPM también es una metodología de programación. CCPM utiliza CPM como metodología base, pero trata de eliminar las desventajas de CPM. Evita los márgenes de las tareas, pero utiliza tres tipos de márgenes para superar los inconvenientes de CPM: márgenes de alimentación, márgenes del proyecto y márgenes de recursos.
Kanban
Kanban utiliza una serie de tableros para representar el flujo de trabajo del proyecto. Los tableros son elementos visuales que contienen un backlog de proyecto predefinido. El trabajo se extrae continuamente del backlog por parte de los miembros del equipo, en función de su capacidad y habilidad.
El trabajo se mueve a través de una serie de columnas en el tablero. Cada columna representa una etapa del proceso general del proyecto. Kanban es ideal para monitorear el avance de un proyecto ya que proporciona una visión visual de en qué punto se encuentra cada tarea en un momento determinado.
Cómo elegir una metodología de gestión de proyectos empresariales para tu organización
La gestión de proyectos empresariales se centra en las misiones principales y los objetivos estratégicos de la organización. Por lo tanto, la elección de una EPMM comienza con una revisión detallada de los proyectos actuales de la empresa, la cultura organizacional y los factores ambientales de la empresa.
No existe un único mejor método de gestión de proyectos que pueda enfrentarse a todos los escenarios problemáticos; especialmente cuando hablamos de grandes empresas. La elección de una EPMM variará en función de las necesidades de cada organización. Lo que puede funcionar bien en una industria puede no ser adecuado para otra.
Las empresas deben determinar qué metodología es la más adecuada para su trabajo. Deben enfocarse en la consistencia y la repetibilidad para la gestión de proyectos y procesos.
Ten en cuenta estas preguntas al definir una EPMM:
- ¿A qué sector pertenece tu empresa y cuáles son las mejores prácticas habituales en tu industria?
- ¿Qué tipo de proyectos lleva a cabo tu organización?
- ¿Qué tipo de habilidades y competencias tienen los empleados y qué tipo de formación será necesaria antes de implementar una nueva metodología?
- ¿Con qué presupuesto y plazo de implementación cuentas?
- ¿Tu organización suele asumir proyectos complejos?
- ¿Cuál es el tamaño de tu organización? ¿Se puede implementar una sola EPMM en toda la organización?
- ¿Cuál es la frecuencia habitual de cambios en tus proyectos? ¿Pueden afrontarse utilizando metodologías tradicionales?
- ¿Cuál es la preferencia de la alta dirección, el director de proyecto y otros interesados en el proyecto?
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